Manuale di Aggiornamento BOLLETTINO. Rel D. DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

Transcript

1 KING Manuale di Aggiornamento BOLLETTINO Rel D DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

2 - 2 - Manuale di Aggiornamento Sommario 1 PER APPLICARE L AGGIORNAMENTO CONTABILITA Stampa scadenziario Clienti/Fornitori: stampa con Riferimenti Apertura Scadenze (nuova funzione) Impostazione date in Manutenzione ratei e risconti VENDITE ORDINI MAGAZZINO Consultazione schede articoli e cli/for da Lista prezzi Trasporto riferimenti da Offerte Clienti in Ordini Clienti Visualizzazione Note Su Schede Articoli MODULI AGGIUNTIVI LISTINI PLUS: Listini su Excel e prelevamento per Offerte/Ordini Clienti Gestione in Caricamento Ordine Cliente (e Offerte) Analisi del margine LISTINI PLUS: Creazione articoli dall importazione listini fornitori FORNITORI PLUS: Elementi per la qualità fornitori (nuova funzione) Elementi per qualità ordini fornitori Gestione Ordini Fornitore Consultazione dati qualità ASSISTENZA: Spaziatura righe nei Parametri interventi ASSISTENZA - Fatturazione contratti: parametri per descrizione in righe fatture ASSISTENZA (AVANZATE): Conto per visite ispettive nei Parametri interventi ASSISTENZA (AVANZATE) \ CONTR. GESTIONE: Gestione budget per rapporto di gestione 2 e importazione da file Excel... 46

3 Bollettino D PER APPLICARE L AGGIORNAMENTO L aggiornamento è disponibile tramite il sistema di aggiornamento automatico in remoto. 1. Per effettuare l aggiornamento, dal Desktop entrare nella funzione Da Avvio (Start) Programmi King 5.20 Aggiornamenti Aggiorna da Web 2. Appare la seguente maschera:

4 - 4 - Manuale di Aggiornamento 3. Scegliere la voce nel riquadro giallo: Per effettuare l aggiornamento è necessario aver installato il CD KING 5.20 e successivi aggiornamenti Gli aggiornamenti sono in ordine progressivo: la scelta dipende dalla versione di partenza: Se avete la versione C Se avete una versione 5.20 inferiore a C effettuare l aggiornamento selezionando la voce numero 5 effettuare l aggiornamento selezionando la voce D Aggiornamento storico. I passaggi successivi sono automatici, e cambiano in base alla configurazione adottata: nel caso i dettagli non fossero noti, potete richiedere all assistenza l invio della documentazione specifica (che varia secondo si aggiorni il programma in rete e/o in client).

5 Bollettino D CONTABILITA 2.1 Stampa scadenziario Clienti/Fornitori: stampa con Riferimenti Nella funzione Stampa Scadenziario sono state aggiunte 2 nuove opzioni nel campo Raggruppa per: Codice con Riferimenti: per visualizzare la stampa in ordine per Codice Cliente riportando per ogni cliente alcuni dati di contatto nell anagrafica del cliente. Ragione Sociale con i Riferimenti: per visualizzare la stampa in ordine di Ragione Sociale riportando per ogni cliente alcuni dati di contatto nell anagrafica del cliente. Le stampe con riferimenti sono abilitate se nel Tipo Stampa non è previsto il conto di collegamento, ma una delle seguenti tipologie:

6 - 6 - Manuale di Aggiornamento La stampa dello Scadenziario è predisposta nel seguente layout: Esempio di stampa con Opzione Raggruppa Per = Codice con Riferimenti Per ogni anagrafica viene riportata a destra una sezione dov è inserito l agente, il numero di telefono, l indirizzo e le note presenti nell anagrafica dei clienti (riquadro blu). Sotto ogni scadenza viene inoltre riportata una sezione vuota nella quale l utente può inserire delle annotazioni. Lo stesso caso vale anche per un estrazione di stampa Fornitori:

7 Bollettino D Apertura Scadenze (nuova funzione) Per sistemare eventuali disallineamenti presenti sulla tabella delle scadenze. Si accede dal Menù Contabilità Gestione Partite Apertura Scadenze Scegliere se lavorare su Clienti o Fornitori, selezionando il relativo campo; quindi scegliere: Codice: selezionare singolarmente un cliente o un fornitore Partita: selezionare una singola partita Stato Partita: scegliere se estrarre le sole Partite Aperte o le sole Partite Chiuse. Effettuate le selezioni, premere il pulsante Estrai : vengono visualizzati in griglia i dati corrispondenti ai parametri di scelta impostati. Sono presenti 2 griglie: la prima (Partitario) estrai i dati contabili relativi alla partita selezionata;, la seconda (Scadenzario) visualizza la situazione extracontabile dello scadenzario collegato alla partita estratta nella 1 griglia. Per ogni scadenza, è possibile così verificarne la situazione contabile, apportando eventuali correzioni nel caso di disallineamenti: a tal fine, è possibile intervenire in modo manuale nelle colonne Incassato e/o Giroconto e/o Stato della seconda griglia (Scadenzario) modificandone i valori proposti.

8 - 8 - Manuale di Aggiornamento Effettuate eventuali modifiche manuali, premere il pulsante: Conferma Scad. : per confermare le modifiche effettuate alla 2 griglia (Scadenzario). Nel caso di più righe di scadenze modificate, premere il pulsante più volte (per ogni riga). In base alla tipologia di dati estratti ed alla scadenza selezionata, è presente anche il pulsante: Ripristina Scad. : è abilitato solamente se la partita ha una scadenza unica (selezionando quindi una partita con più scadenze, il pulsante è disabilitato). Permette di correggere automaticamente la scadenza in base al saldo del partitario, ed effettua direttamente il salvataggio della modifica (nel caso di più scadenze è necessario invece intervenire in modo manuale, per decidere quali sono le scadenze che devono essere riaperte). Entrambi i pulsanti descritti sono disabilitati se non esiste alcun disallineamento. Esempio di scadenzario disallineato In questa immagine, si può osservare una partita aperta in contabilità per 1.200,00: la scadenza correlata risulta invece erroneamente chiusa (con presenza di un Incassato e lo Stato C). In questa ipotesi, sarà possibile utilizzare direttamente il pulsante Ripristina Scad. (che risulta quindi attivo) Nel piede della maschera, oltre al pulsante Pulisci, sono presenti i pulsanti: Pulisci partita pulisce la griglia e lascia attivo il cliente/fornitore selezionato, per procedere all estrazione successiva. Excel per creare un file Excel con i dati del partitario Stampa per eseguire la stampa della griglia del partitario Per meglio descrivere le funzionalità, procediamo con degli esempi.

9 Bollettino D - 9 Esempio 1) Caso partita aperta e scadenza chiusa Supponiamo di avere la seguente situazione: Premendo Ripristina scadenze in modo automatico la scadenza viene corretta in base al saldo del partitario e viene effettuato il salvataggio nell archivio. In alternativa è possibile modificare in modo manuale l incassato o il giroconto ( in questo caso li metto a zero, ma potrei mettere un valore diverso se la scadenza rimane aperta per un determinato importo) ; automaticamente lo stato della scadenza verrebbe aggiornato, e per completare premere il pulsante Conferma Scad.

10 Manuale di Aggiornamento Esempio 2) Caso partita chiusa con più scadenze, di cui una aperta Si seleziona il cliente, la partita e come Stato partita Partite Chiuse e si effettua l estrazione. Supponiamo di avere una partita che risulta chiusa nel partitario, ma una o più scadenze sono aperte E possibile modificare l importo incassato e/o il giroconto (a seconda della natura del movimento contabile visualizzato nel Partitario); automaticamente lo stato viene impostato a C. Il pulsante Conferma Scad. permette di aggiornare i dati. Se l importo inserito per la scadenza non permette di quadrare la partita, appare il seguente messaggio :

11 Bollettino D - 11

12 Manuale di Aggiornamento Esempio 3) Caso partita chiusa con più scadenze, tutte aperte È possibile notare eventuali scadenze il cui importo risulta incassato ma, lo Stato è rimasto aperto (A) L utente può modificare lo stato della scadenza riportando la C nella colonna in esame. Quindi premere Conferma Scad. per aggiornare i dati.

13 Bollettino D - 13 Esempio 4) Caso partita a zero con scadenza aperta La funzione esaminata permette di modificare anche casi in cui vi sono fatture generate con importo zero ma lo stato risulta aperto (A). È possibile premere il Pulsante Ripristina scad. per correggere automaticamente lo stato (C).

14 Manuale di Aggiornamento 2.3 Impostazione date in Manutenzione ratei e risconti Questa implementazione permette di controllare e comprendere le date da utilizzare per la registrazione dei movimenti contabili generati dalla funzione Gestione Ratei e Risconti. Si accede alla funzione dal menù Contabilità Annuali Gestione Ratei e Risconti Di default, i movimenti contabili vengono generati sempre con la data di registrazione e la data di competenza coincidenti. Esempio Se il movimento di risconto o rateo viene generato con Data Reg. 10/06/2012, la stessa data sarà riportata sia come data di registrazione (Movconttest.DataMov) sia come data di competenza (Movconttest.DataComp). Nel mastrino viene riportata la registrazione in base alla data di registrazione, e anche stampando il bilancio in data 10/06/2012 il movimento di risconto o rateo viene compreso poiché ha la come data di competenza sempre 10/06/2012.

15 Bollettino D - 15 Gli utenti che utilizzano le date di registrazione differenti da quelle di competenza, possono utilizzare la funzione Fissa date di competenza a data di inizio/fine esercizio per ripresa/generazione rateo/risconto (flag): Esempio Se un movimento di risconto in corso viene generato con Data Reg. 10/06/2012, ma è attivo il flag Fissa date di competenza a data di inizio/fine esercizio per ripresa/generazione rateo/risconto, tale data sarà riportata solo come data di registrazione del movimento (Movconttest.DataMov) mentre come data di competenza (Movconttest.DataComp) sarà riportata la data di fine esercizio. Quindi nel mastrino viene riportata la registrazione in base alla data di registrazione, ma stampando il bilancio alla data del 10/06/2012 il movimento di risconto in esame non viene compreso poiché ha come data di competenza il 31/12/2012. Nel caso in cui venga impostata una data di registrazione che non coincide con l esercizio in corso, verrà visualizzato il seguente messaggio: Infatti, se la data impostata rientra nell esercizio successivo a quello di registrazione, sarà generato un movimento di rettifica che prevede come data di registrazione quella dell anno seguente a quello considerato, mentre, la competenza del movimento rimane quella dell esercizio attuale. Rispondendo Si sarà generato un movimento contabile con competenza anno 2006, ma sarà stampato nel registro bollato dell anno 2007.

16 Manuale di Aggiornamento 3 VENDITE ORDINI MAGAZZINO 3.1 Consultazione schede articoli e cli/for da Lista prezzi È ora possibile richiamare dalla maschera della funzione Lista Prezzi, sia la Consultazione schede per articolo che la Consultazione schede articoli cli/for. Esempio Lista Prezzi da Ordini Clienti Dai documenti (Ordini Clienti, Ordini Fornitori e documenti di vendita), in seguito alla valorizzazione del Cliente/Fornitore e del codice Articolo, con il tasto F9 si può accedere alla maschera della Lista Prezzi in cui sono stati integrati due pulsanti: - Sk Art : permette di attivare la funzione Consultazione schede per articolo. - Sk Cli/For : permette di attivare la funzione Consultazione schede articoli Cli/For valorizzando sia il codice dell articolo sia quello del cliente/fornitore con i valori correnti.

17 Bollettino D Trasporto riferimenti da Offerte Clienti in Ordini Clienti Negli Ordini Clienti generati da Offerte Clienti vengono automaticamente riportati i riferimenti dell Offerta da cui essi sono stati generati. È stato aggiunto un flag per evitare il riporto di tali riferimenti. La scelta avviene all interno della tabella dei Definizione Legami Documenti: E stata aggiunta la colonna: Evitare Riporto Riferimento (flag): attivabile per i legami che hanno come Codice Raggruppamento 04 Da Off.Cli a Ord.Cli per evitare che su ordini clienti generati da offerte vengano riportate i riferimenti dell offerta di origine. Esempio di dettaglio di un ordine cliente generato da offerta con riporto dei riferimenti (flag Evitare Riporto Riferimento non attivo) Esempio di dettaglio di un ordine cliente generato da offerta senza riporto dei riferimenti (flag Evitare Riporto Riferimento attivo)

18 Manuale di Aggiornamento 3.3 Visualizzazione Note Su Schede Articoli La funzione di questa implementazione consente di visualizzare le note per la Consultazione Schede per Articolo (Depositi) e la Consultazione Scheda Articoli Cli/For. Si accede alle seguenti funzioni mediante il menù Magazzino Consultazione Schede per Articolo / Consultazione Scheda Articoli Cli/For. Inserendo un movimento di magazzino indicando una nota in testata e/o in dettaglio, questa viene successivamente visualizzata dalla Consultazione Scheda per Articolo (Depositi) e/o Consultazione Scheda Articoli Cli/For Esempio Su entrambe le funzioni, la colonna visualizza le note di testata e/o di dettaglio della riga del movimento di magazzino, suddivise tra di loro da un trattino. Nel caso in cui il campo fosse troppo stretto rispetto alla nota, è possibile visualizzarla interamente mediante il pop-up, posizionandosi sopra la stessa con il cursore del mouse.

19 Bollettino D MODULI AGGIUNTIVI 4.1 LISTINI PLUS: Listini su Excel e prelevamento per Offerte/Ordini Clienti È stata realizzata una nuova modalità di inserimento righe in Offerte/Ordini Clienti, la cui funzionalità prevede di gestire il prezzo di vendita utilizzando lo stesso prezzo proposto dai listini dei fornitori: è il caso di articoli che vengono venduti a prezzo imposto, dove in fase di vendita si applica il prezzo dato dal fornitore, ed in fase di acquisto si acquista applicando a questo prezzo uno sconto predefinito. Il fornitore può così fornire i listini ufficiali su file Excel: l azienda potrà leggere dal gestionale tali file, e codificare gli articoli in magazzino esclusivamente quando gli stessi vengono effettivamente proposti ai clienti. Ne consegue che l ordine fornitore avverrà solo in caso di necessità (ovvero a seguito di un ordine cliente). In questo modo è possibile operare con diversi fornitori e mantenere il database aziendale di ridotte dimensioni escludendo quindi tutti quei prodotti che sono a listino ma che non verranno mai acquistati. Per questa gestione, l utente deve mantenere aggiornati i files Excel di base che hanno un tracciato prestabilito, prelevandoli dai files che arrivano dai fornitori, attraverso l utilizzo di funzionalità presenti all interno di Excel. Sono richiesti i seguenti parametri: Dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Vendite Principali abilitare i parametri: Attiva Listino Forn. Excel in Ord. Cli. (flag): se attivo, sarà visualizzato nel Caricamento Ordini Clienti un pulsante di ricerca articoli su file Excel; Percorso Cartella Listino Fornitori Excel: indicare il percorso dove sono presenti i files Excel dei fornirori Nella cartella indicata, deve essere presente un file Excel per ogni fornitore (il quale, come meglio descritto in seguito, conterrà una sigla univoca di 2 caratteri che identifica in fornitore.

20 Manuale di Aggiornamento Dal menù Archivi Anagrafica Fornitori: attivato il parametro Attiva Listino Forn. Excel in Ord. Cli., vengono visualizzati i seguenti campi: Sigla Fornitore: specificare una sigla di 2 caratteri per i fornitori per i quali si vuole gestire il listino. La sigla deve essere univoca: all inserimento, viene eseguito un controllo sull unicità della sigla per ciascun fornitore, e se viene inserita la stessa sigla per un altro fornitore, viene visualizzato un messaggio bloccante. Sconto Fornitore: per il calcolo del margine contributivo, specificare nel fornitore lo sconto sul prezzo di listino; lo sconto è impostato come fisso sul fornitore, ma potrebbe essere diversificato e in sede di analisi delle vendite si dovranno considerare i costi di acquisto (in tal caso questo campo non deve essere compilato perché non significativo). È importante associare la Sigla del Fornitore selezionato, con 2 caratteri a scelta, al fine di rendere più rapida la verifica in fase di trattamento dati e per verificarne la coerenza tra il nome del file e il nome del fornitore. Dal menù Archivi Anagrafica Articoli: sarà necessario codificare gli articoli di riferimento per ogni fornitore. A tale fine, il codice articolo dovrà iniziare con i 2 caratteri corrispondenti alla sigla del fornitore di riferimento, e procedere con la codifica assegnata dal fornitore allo stesso articolo. Esempio: Sigla e nome del Fornitore RO Rossi Mario Articolo codificato dal fornitore: AZ116 Cavo Video n 116 Articolo codificato nell anagrafica del gestionale: ROAZ116 Cavo Video n 116

21 Bollettino D - 21 I file Excel, contenuti nel Percorso Cartella Listino Fornitori Excel (Parametri Procedura) dovranno avere nel nome del file nei primi 2 caratteri la sigla del fornitore, mentre il resto dei caratteri è a discrezione dell utente. Esempio: ho due file Excel, dove RO = sigla di ROSSI, LP = sigla di Lippi, seguite dal nome del fornitore e la data del listino (a scelta dell utente). Internamente, ogni file Excel deve avere il seguente tracciato: Sigla fornitore: (2 caratteri) la sigla deve essere caricata con quella del fornitore in quanto, in sede di trattamento dei dati viene verificato che sia coerente con il nome del file; Codice articolo: (max 18 caratteri) gli articoli verranno codificati in automatico nel gestionale, inserendo come prefisso la sigla del fornitore (essendo la lunghezza massima di 20 caratteri e 2 sono utilizzati per la Sigla, ne rimangono disponibili 18); Descrizione 1: (40 caratteri) è possibile inserire tutta la descrizione in questa colonna; Descrizione 2: (40 caratteri) in fase di creazione del codice articolo nel gestionale, viene prelevata automaticamente la Descrizione 1; se questa risulta essere superiore a 40 caratteri, l eccedenza viene inserito in questa colonna; Unità di misura: (2 caratteri) l unità di misura può non essere caricata nel file. Se nel file non è stata indicata alcuna unità di misura o ne è stata indicata una non valida per le impostazioni del gestionale, il campo dovrà essere compilato dall utente; Prezzo di vendita: (numero con decimali) prevede l inserimento di un valore con decimali Settore: (4 caratteri): come per l Unità di misura, il campo dovrà essere compilato manualmente in fase di creazione dell articolo, se non presente o non valido nel file Excel. Il campo può essere utilizzato per ricercare gli articoli appartenenti al raggruppamento per settore, per cui se disponibile è consigliabile caricare questo dato nel file Excel; Categoria merceologica: (4 caratteri) come per l Unità di misura, il campo dovrà essere compilato manualmente in fase di creazione dell articolo, se non presente o non valido nel file Excel. Il campo può essere utilizzato per ricercare gli articoli appartenenti al raggruppamento per categoria, per cui se disponibile è consigliabile caricare questo dato nel file Excel.

22 Manuale di Aggiornamento Gestione in Caricamento Ordine Cliente (e Offerte) Attivate le impostazioni descritte, in Caricamento Ordine Cliente (e Offerta Cliente) viene abilitato il pulsante Listino Fornitore Excel. Premendo il pulsante, si attiva la maschera di Selezione listini fornitori da Excel: In alto a sinistra viene visualizzata una griglia di elenco dei Fornitori Con Listino con la relativa Sigla assegnata. E possibile selezionare il fornitore con il doppio click del mouse nella griglia stessa, oppure si può scrivere nel campo Fornitore selezionato una parte del nome e in automatico all INVIO viene effettuata la selezione del primo che corrisponde. Nel Percorso files listini viene visualizzato il percorso dal quale viene prelevato il file Excel del fornitore; è possibile filtrare gli articoli presenti nel file excel per Settore: identifica il settore associato all articolo di magazzino Categoria: categoria merceologica associata all articolo di magazzino. Con il pulsante Estrai Articoli si estraggono in griglia tutti gli articoli presenti nel file, eventualmente selezionati in base ai filtri precedenti.

23 Bollettino D - 23 Qualora non venisse trovato il file corrispondente al fornitore, nella cartella dei listini, apparirà il un messaggio che avvisa che il file non esiste; allo stesso modo, se il file non fosse congruente con la struttura prevista, verrà visualizzato un apposito messaggio. Estratti gli articoli, in griglia vengono visualizzati tutti i campi presenti nel file Excel (in particolare, il campo Descrizione visualizza una stringa associa le due singole descrizioni presenti nel file di origine): La selezione degli articoli può avvenire spostandosi nella griglia oppure mediante ricerca parziale dei campi, impostando un Filtro Articolo, scegliendo tra le seguenti opzioni: E scrivendo nel campo successivo la stringa ricercata. Esempio: Scrivendo, ad esempio, la parola cavo nel Filtro Articolo vengono visualizzati gli articoli che contengono la parola digitata:

24 Manuale di Aggiornamento Per eliminare il filtro e tornare alla visualizzazione completa di tutti gli Articoli estratti per il fornitore selezionato, premere il pulsante Ripristina : Selezionando un articolo con doppio click, la colonna Sel viene visualizzata con sfondo verde L articolo selezionato, è automaticamente inserito nella cartella Articoli Selezionati, dove è visibile la colonna Presente in Anagrafica che indica se l articolo in esame è già presente nell anagrafica di magazzino; ma mano che si selezionano articoli dalla cartella Selezione, l elenco degli Articoli Selezionati si aggiorna con gli articoli scelti: In fondo alla maschera è presente il pulsante Nuovo Fornitore che permette di accedere ai listini di differenti fornitori, senza necessariamente chiudere la maschera in uso. La selezione di un altro fornitore permette di ri-estrarre gli articoli presenti e procedere con le funzionalità precedentemente descritte. Al termine dell elaborazione, scelti tutti gli articoli interessati, premere il pulsante Inserisci nel documento : viene visualizzato un messaggio che chiede la conferma dell operazione. Cliccando su Si gli Articoli Selezionati vengono inseriti nel documento, accodandoti a quelli eventualmente già esistenti.

25 Bollettino D - 25 Il Codice articolo viene composto inserendo come prefisso la sigla del fornitore seguita dal codice articolo fornitore: Le righe vengono riportate con la Quantità uguale a 1 e con il prezzo di listino; l utente potrà modificare la riga variando i dati nelle colonne. Dal Caricamento Offerte Clienti è possibile riaprire la maschera del listino con il pulsante Listino Fornitore Excel : Nella riga del dettaglio Offerta/Ordine viene anche salvato il costo del fornitore, calcolato in automatico dal sistema partendo dal prezzo di vendita indicato (in questo caso a sua volta ricavato dal file Excel) e applicando lo Sconto definito sul fornitore di riferimento (in base alla Sigla del fornitore\articolo), in modo da essere utilizzato successivamente per un analisi puntuale del margine.

26 Manuale di Aggiornamento Gli articoli non presenti in magazzino, vengono codificati automaticamente: I codici IVA e il conto dei ricavi utilizzati, sono invece quelli standard previsti per la società. Per creare l articolo è necessario verificare che siano valorizzati i seguenti campi: Unità di misura Settore Categoria merceologica Se nel file Excel tali dati non sono presenti o sono diversi da quelli codificati nel gestionale, i campi non sono valorizzati e andranno compilarli manualmente prima di procedere alla creazione dell articolo. L utente avrà a disposizione dai campi le liste per selezionare il valore corretto (nell esempio, CANC CANCELLERIA); lo stesso avviene se i campi sono compilati ma se non sono corretti. Solo dopo aver indicato il valore, la riga di articolo è selezionabile. Selezionando un articolo precedentemente trattato, nella cartella Articoli Selezionati viene riportato che è presente in anagrafica e quindi l articolo non verrà creato e viene invece aggiornato solo il prezzo di listino nell anagrafica degli articoli:

27 Bollettino D Analisi del margine La funzione di Controllo Offerte/Ordini permette di controllare il margine di vendita. Si accede alla funzione dal menù Ordini Clienti Controllo Offerte/Ordini Tra le opzioni di Valorizzazione, se è abilitata questa gestione, è possibile scegliere anche il Costo Fornitore (opzione attiva di default): In questa ipotesi, il valore del costo viene prelevato dalla riga di ordine, dove in fase di caricamento, se è stata la gestione dei Listini su Excel è presente il valore di costo puntuale. Eseguendo la stampa, la colonna dei Costi viene intestata come Costo Fornitore Unitario, riportando il costo netto salvato nel dettaglio Offerta/Ordine calcolando, di conseguenza, il margine:

28 Manuale di Aggiornamento 4.2 LISTINI PLUS: Creazione articoli dall importazione listini fornitori. Per creare l anagrafica di un nuovo articolo durante la fase di importazione dei listini da file Excel, nel caso in cui non esista in anagrafica. Per rendere possibile la generazione degli articoli, occorre definire dal menù Archivi Parametri Parametri della Procedura nella cartella Gestione Acquisti della funzione è stato inserito un campo: Articolo alias per importazione listini fornitori: inserire un codice articolo (già presente in anagrafica) da utilizzare come riferimento. Dal campo è possibile accedere con F5 alla lista dell Anagrafica Articoli e scegliere quindi un codice già presente. Attivando dal menù Magazzino Listini e Sconti Importazione Listini Fornitori, nel caso in cui nel Tipo operazione si sia scelto Importazione da Excel al listino fornitore si entra nella modalità di Seleziona articoli. Se l articolo presente nella tabella sorgente non risulta in anagrafica, la colonna Codice Anagrafica risulta vuota ma è presente il pulsante di creazione:

29 Bollettino D - 29 Alla pressione del pulsante il sistema propone automaticamente la creazione di un articolo andando a duplicare l Articolo alias definito nei parametri: Se l utente conferma la creazione dell anagrafica questa viene automaticamente assegnata alla riga corrente sulla maschera di partenza.

30 Manuale di Aggiornamento 4.3 FORNITORI PLUS: Elementi per la qualità fornitori (nuova funzione) Nell operatività quotidiana, il livello di soddisfazione aziendale verso il prodotto\servizio offerto da un fornitore, viene valutato attraverso una combinazione di fattori, quali ad esempio: il rispetto dei tempi di consegna, la flessibilità e velocità delle risposte, etc Con il fine di elaborare una valutazione il più possibile obiettiva, nel sistema è possibile definire quali sono gli elementi qualitativi che caratterizzano l operato di un fornitore, ed attribuire ad ognuno di questi in fase di gestione di ogni Ordine Fornitore un giudizio positivo o negativo, così da ottenere una valutazione complessiva della qualità del fornitore stesso. Chiaramente il numero di questi elementi e il loro significato è estremamente soggettivo (dipende dal settore di attività, dalla tipologia i prodotto/servizio richiesto, etc.): a tale fine, è stata predisposta una procedura che permette dapprima l inserimento delle singole caratteristiche, quindi la loro valutazione a posteriori. Per abilitare la gestione, attivare dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Gestione Acquisti il flag Abilita Dati Qualità Ordini Fornitori: Abilitata la gestione, sono rese disponibili diverse funzioni.

31 Bollettino D Elementi per qualità ordini fornitori Per inserire gli elementi qualitativi, che rappresentano e sintetizzano l operato di ogni fonitore. Si accede alle funzioni dal menù Ordini Fornitori Elementi per la qualità fornitori Sono presenti i campi: Posizione: indica l ordine con cui si vuole vedere l elemento nelle maschere di impostazione e di consultazione; se l utente non indica nulla, il numero viene assegnato in automatico e può essere variato successivamente, purché non vengano inseriti numeri doppi. Descrizione: si deve indicare la descrizione per i singoli elementi. Valore iniziale (flag): si deve stabilire se quando si carica un nuovo ordine, l elemento in esame deve essere considerato di default come positivo o negativo. In particolare: Flag attivo: l elemento sarà inizialmente impostato come positivo Flag disattivo: l elemento sarà inizialmente impostato come negativo Ad esempio: indichiamo tra gli elementi qualitativi il Rispetto tempi di consegna ed attiviamo questo flag. Caricando un ordine fornitore, si suppone che il fornitore rispetterà il tempo di consegna concordato, e solo nel caso in cui nella pratica ciò non avvenga, si andrà a modificare (per il singolo ordine) il valore da positivo a negativo. Sospeso (flag): per sospendere criteri di valutazione che nel frattempo sono diventati obsoleti (pur mantenendoli in archivio in quanto già usati negli ordini). È possibile cancellare righe con SHIFT + CANC solo se non sono ancora state utilizzate.

32 Manuale di Aggiornamento Esempio di maschera compilata I dati inseriti in griglia sono visualizzati in ordine di Posizione. Si possono inserire righe solo alla fine della griglia; se si vuole inserire una riga che deve essere visualizzata prima si inserisce in ogni caso in fondo e poi si modifica in modo manuale la posizione delle altre righe. In fondo alla maschera, oltre ai tasti Conferma ed Esci, sono presenti i pulsanti: Stampa : per stampare il contenuto della griglia Esporta in Excel : per esportare i dati in Excel.

33 Bollettino D Gestione Ordini Fornitore Abilitata la gestione dei dati qualità sugli ordini fornitori, nella funzione di Caricamento Ordini Fornitore viene visualizzato il pulsante Dati qualità Tramite il pulsante è possibile richiamare l elenco degli elementi qualitativi:

34 Manuale di Aggiornamento Sono presenti i seguenti campi: Descrizione: riportate gli elementi caricati in Elementi per qualità ordini fornitori Stato (flag): per indicare se la qualità corrispondente è stata rispettata (campo attivo) o meno (campo non attivo). Il campo è di difetto attivo se in Elementi per qualità ordini fornitori è stato attivato il campo Valore Iniziale per l elemento corrispondente. Valore: per inserire un ulteriore criterio di valutazione per classificare l elemento; il campo è completamente libero e potrebbe ad esempio essere utilizzato per un punteggio numerico o una sigla. Note: è possibile indicare delle note descrittive sia che lo stato sia vero sia che lo stato sia falso. Esempio di dati variati Inserite le valutazioni, premere il tasto Conferma; nel caso in cui l ordine sia stato evaso è comunque possibile richiamare la maschera degli Elementi per qualità ordini fornitori, dove pulsante Conferma viene modificato in Conferma e Salva dati in modo da effettuare direttamente il salvataggio dei soli dati di qualità:

35 Bollettino D Consultazione dati qualità Attraverso questa funzione è possibile eseguire l estrazione dei dati della qualità in base ad una serie di filtri. Se non si imposta nessun filtro vengono estratti tutti gli ordini per i quali sono inseriti i dati della qualità. Si accede alla funzione dal menù Ordini Fornitori Consultazione dati qualità Possono essere impostati i parametri di estrazione valorizzando i rispettivi campi: Fornitore: selezionando da multi lista; Da/ A Data: per delimitare l estrazione ad un periodo limitato; Visualizza Valore/ Note (flag): per scegliere se visualizzare in griglia anche le colonne relative al Valore/Note, per ogni elemento predefinito. Impostati gli eventuali filtri, premere il pulsante Estrai. Esempio di maschera con flag Visualizza Valore e Visualizza Note attivi. Nella maschera vengono visualizzate, oltre alle colonne Fornitore, Numero Ordine e Data Ordine, tante colonne quanti sono gli elementi predefiniti.

36 Manuale di Aggiornamento Se il valore attribuito al singolo elemento è positivo, la cella si colora di verde e viene indicata la dicitura SI; altrimenti il colore è rosso e la dicitura diventa NO. Esempio di maschera con flag Visualizza Valore e Visualizza Note non attivi. Premendo il tasto Elementi qualità è possibile eseguire una ricerca selettiva in base allo stato dell elemento; si apre la maschera di impostazione del filtro: Nella sezione Tipo di confronto specificare se nella ricerca si vuole estrarre Almeno uno degli elementi qualità che sia vero o falso Tutti gli elementi qualità che siano veri o falsi. Nella sezione Valore stato specificare se si vogliono estrarre gli elementi per i quali è impostato: Falso ovvero è stato dato un parere negativo Vero ovvero è stato dato un parere positivo Di default viene proposto falso in quanto si suppone che si vogliano ricercare gli ordini per i quali gli elementi di qualità non sono veri, cioè che non sono stati rispettati. Vengono poi elencati tutti gli elementi codificati, selezionabili singolarmente. Di fatto, tramite la maschera di Filtro elementi qualità è possibile filtrare e ragionare sui dati della griglia: la funzione può essere riaperta più volte. Vengono mantenuti i filtri impostati precedentemente, modificabili per aggiornare l estrazione premendo il pulsante Conferma.

37 Bollettino D - 37 Esempi di Consultazione dati qualità con Filtro elementi qualità In riferimento all esempio della figura precedente, con i filtri impostati come nell immagine sopra, notiamo che non viene estratto l ordine F che ha tutti gli elementi della qualità corretti. Se invece avessimo impostato come Tipo di confronto Tutti, il sistema non avrebbe estratto niente in quanto non sono presenti (nel nostre esempi di partenza) ordini con tutti gli elementi negativi. Possiamo anche selezionare un solo elemento e indicare Tutti con stato Falso: verranno estratti i due ordini per i quali l elemento indicato è Falso Impostando la ricerca su due elementi, ed indicando Tutti con stato Falso, viene estratto l unico ordine che ha entrambi gli elementi falsi:

38 Manuale di Aggiornamento In fondo alla maschera sono presenti inoltre i pulsanti Stampa, per stampare il contenuto della griglia Esporta in Excel, per esportare i dati estratti in Excel

39 Bollettino D ASSISTENZA: Spaziatura righe nei Parametri interventi È ora possibile spaziare in fattura le sezioni relative ai singoli interventi, in modo da ottenere una maggiore leggibilità della fattura. Nella maschera dei Parametri per generazione documento da intervento può essere quindi impostato opzionalmente il campo Caratteri per riga terminazione 1 : Si può inserire una qualsiasi stringa che verrà inserita dopo un blocco di righe intervento come riga di note. È necessario inserire almeno un carattere (anche un punto), poiché non è possibile stampare una riga vuota. 1 Per l abilitazione del campo è necessario attivare i moduli Gestcontr e Gestcontr2 in licenza.

40 Manuale di Aggiornamento Esempio Registriamo due interventi per lo stesso cliente e procediamo con la generazione dell addebito e quindi con l emissione della fattura: al termine di ogni blocco intervento è stata riportata la riga con i caratteri della terminazione. Se non si impostassero questi parametri, il risultato sarebbe il seguente:

41 Bollettino D ASSISTENZA - Fatturazione contratti: parametri per descrizione in righe fatture È possibile rendere parametrizzabile la stampa di alcune diciture per descrivere gli estremi dell addebito nella fattura. Nella maschera della Tipologia dei Contratti sono stati inseriti due nuovi campi : Dicitura per Canone Dicitura per Contratto Alla maschera della Tipologia dei Contratti si può accedere mediante il menù Archivi Tabella Società Assistenza: Tipologie Contratti. E possibile variare le diciture per entrambi i campi oppure singolarmente per gli stessi. Se si vuole omettere la dicitura non considerando quella di default, nel primo campo Dicitura alternativa Canone si deve impostare il carattere #.

42 Manuale di Aggiornamento All interno delle righe nei movimenti del contratto è stato integrata una nuova colonna Descrizione per Fattura nella quale è possibile inserire manualmente una nota resa visibile in fattura e che sostituisce le colonne d intervallo delle date, data Inizio e data Fine. Esempio Nella procedura di rinnovo non è previsto l inserimento automatico dei campi ma è necessario che l utente li inserisca manualmente.

43 Bollettino D - 43 Procedendo con la fatturazione è possibile notare che la dicitura del Contratto è sostituita dalla dicitura Contratto di Servizio, mentre la dicitura del Canone è sostituita con la diciture del carattere #. (Per l identificazione dell operazione, il numero del contratto viene sempre stampato.)

44 Manuale di Aggiornamento 4.6 ASSISTENZA (AVANZATE): Conto per visite ispettive nei Parametri interventi Con l attuale Release è ora possibile utilizzare un conto di ricavo/centro di costo apposito per le visite ispettive degli organismi certificati. Nella maschera dei Parametri per generazione documento da intervento possono essere quindi impostati opzionalmente i seguenti campi: Conto per visite ispettive: se non viene specificato nulla, viene utilizzato (come di consueto) il conto degli intereventi cliente/telefonico/sede; Centro di Costo 2 : se non viene specificato nulla, viene utilizzato (come di consueto) il centro di costo degli intereventi cliente/telefonico/sede; 2 Per l abilitazione dei campi Conto per visite ispettive e Centro di Costo è necessario attivare il modulo Gestcontr2 in licenza.

45 Bollettino D - 45 Esempio Registriamo due interventi per lo stesso cliente e procediamo con la generazione dell addebito e quindi con l emissione della fattura. Per quanto riguarda le contropartite, vediamo che per il secondo intervento relativo alle Visite Ispettive è stato usato il nuovo conto/centro di costo definiti nei parametri degli interventi: Se non si impostassero questi parametri, il risultato sarebbe il seguente:

46 Manuale di Aggiornamento 4.7 ASSISTENZA (AVANZATE) \ CONTR. GESTIONE: Gestione budget per rapporto di gestione 2 e importazione da file Excel È ora possibile caricare i dati del budget dal file Excel 3, attraverso il nuovo pulsante Carica da Excel presente nella funzione Gestione Budget per rapporto di gestione 2: (Si ricorda che la funzione Gestione Budget per rapporto di gestione 2 deve essere estrapolata con la Personalizzazione del menù.) 3 La funzione è attiva solo in presenza del modulo Gestcontr2 in licenza.

47 Bollettino D - 47 Specificato il Codice Unità Operativa, premere il pulsante Carica da Excel per caricare il file da Excel Automaticamente, i dati caricati vengono visualizzati in griglia, sovrascrivendo i dati eventualmente già presenti:

48 Manuale di Aggiornamento Se nel file non sono state previste tutte le voci presenti nella struttura, viene visualizzato il seguente messaggio: Il file Excel è così strutturato: Nella prima riga deve apparire l intestazione delle colonne, così impostate: Colonna A: per inserire l unità operativa (viene controllata quella impostata in maschera) Colonna B: per inserire il codice della voce Colonna C: per l inserimento dell anno (viene controllato quella impostata in maschera) Colonna D: può essere vuota, in quanto la descrizione viene poi prelevata dal codice; è comunque utile per l utente averla a disposizione per il caricamento manuale dei dati nel foglio Excel. Seguono le colonne dei 12 mesi.

49 Bollettino D - 49 Proprietà letteraria riservata by DATALOG SRL E vietata la riproduzione totale e/o parziale del presente manuale. Datalog potrà apportare, senza effettuare nessuna comunicazione ed in qualsiasi momento, modifiche alle caratteristiche descritte, aggiunta o eliminazione di parti della procedura, per ragioni di natura tecnica o commerciale. Le componenti dei programmi descritti si riferiscono al prodotto completo di tutti i moduli integrabili presenti e futuri, non sempre quindi installati con la procedura di base. Le informazioni contenute nel presente possono essere modificate senza preventivo avviso o comunicazione. La comunicazione di tali informazioni e/o la loro utilizzazione da parte degli utenti non comporta l assunzione, nemmeno in forma implicita, di alcuna obbligazione da parte della DATALOG S.r.l. verso tali utenti. In particolare la DATALOG S.r.l. non si assume nessuna responsabilità per qualsiasi errore che possa apparire in questo documento. Qualsiasi altro utilizzo sarà considerato come una violazione della licenza d uso. Non viene assunta nessuna responsabilità per l uso e l affidabilità del software ovvero il suo utilizzo per uno specifico scopo.tutti i marchi citati sono registrati dai legittimi proprietari.