Il protocollo federato e la gestione documentale

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1 Il protocollo federato e la gestione documentale L esperienza della Provincia autonoma di Trento Pietro Moretti Daniela Zocchi

2 Storia del progetto Nel 2006 la Provincia Autonoma di Trento vara un progetto di sistema per rendere disponibile a tutte le pubbliche amministrazioni del Trentino un Sistema di Protocollo Informatico Federato e di Gestione dei Flussi Documentali Obiettivi: migliorare l efficienza interna promuovere il colloquio e la cooperazione fra le istituzioni pubbliche aumentare l efficacia nell erogazione e fruizione dei servizi per i cittadini e le imprese promuovere progetti di investimento comuni, realizzando sinergie ed economie di scala

3 Il progetto: i protagonisti Gruppo di lavoro multi-ente: Provincia Autonoma di Trento Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari Università degli Studi di Trento Consorzio dei Comuni Trentini Istituto Trentino per l Edilizia Abitativa Informatica Trentina e multidisciplinare: aspetti archivistici aspetti organizzativi aspetti informatici aspetti giuridici

4 Il progetto P.I.TRE.: caratteristiche Interazione e cooperazione tra gli Enti aderenti al progetto definizione e condivisione del modello e dei requisiti del prodotto SW interoperabilità a norma CNIPA tramite PEC esposizione agli altri Enti di organigramma, informazioni istituzionali condivisione di rubriche di corrispondenti istituzionali Autonomia di ciascun Ente configurazione e parametrizzazione specifica per ogni Ente impostazione del proprio modello organizzativo e procedurale Gestione Documentale gestione del flusso documentale all interno dell Ente gestione del fascicolo digitale protocollo informatico strettamente integrato Gestione della dinamicità organizzativa degli Enti gestione abilitazioni e visibilità in funzione di ruoli e funzioni gestione multi-aoo, organigramma e funzionigramma Disponibilità di un Motore di WorkFlow

5 Perché P.I.TRE.: Obiettivi Adeguamento alla normativa vigente Riduzione dei flussi cartacei a favore dei flussi elettronici Razionalizzazione degli archivi Maggiori capacità di gestione e controllo Alti livelli di sicurezza Reperibilità immediata dei documenti Accessibilità contemporanea ai documenti Risparmi di tempi, materiali, risorse

6 Funzionalità Protocollazione a norma CNIPA Gestione di contenuti e metadati Acquisizione da scanner e/o file system Stampa etichette segnature con bar-code Stampa ricevute Ricerche per date, per campi, per metadati, per mittente, full text, ecc. Gestione dei documenti digitali e dei fascicoli digitali Funzionalità temporale integrate di firma digitale e di marcatura Funzioni centralizzate di conversione in formato PDF/A Funzioni schedulate per la stampa giornaliera del registro di protocollo in formato PDF/A, con possibilità di firma digitale e di marcatura temporale del registro (dematerializzazione dei registri di protocollo)

7 Funzionalità Trasmissioni ed assegnazioni di documento e/o fascicoli a ruoli o strutture Notifica via all utente di assegnazione di nuovi documenti o fascicoli Trasmissione di documenti urgenti su blackberry o iphone Gestione integrata delle caselle di PEC di struttura Creazione assistita dei documenti, versioning, check-in check-out Funzioni di workflow collaborativo (gestione destrutturata dei processi) Gestione dell archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico Sistema per la conservazione sostitutiva Interoperabilità tra gli Enti, a norma CNIPA, tramite PEC Funzioni di pubblicazione su siti Web di specifiche tipologie documentali

8 AOO unica Condivisione unico registro di protocollo dell Ente condivisione metodo di registrazione dei documenti condivisione anagrafica (rubrica) condivisione piano di classificazione (titolario) condivisione dell organigramma completo dell Ente Semplificazione dei flussi documentali l originale cartaceo rimane alla struttura che lo ha originato vengono condivisi sul sistema P.I.TRE. documenti elettronici: non vengono fatte copie cartacee per i vari uffici si semplifica lo scambio di documenti tra le strutture interne (singolo protocollo) Visibilità controllata il sistema realizza un unico deposito condiviso dei documenti e dei fascicoli, controllando opportunamente la visibilità ogni struttura, salvo particolari necessità, ha accesso ai propri documenti la visibilità di documenti e fascicoli ad altre strutture viene data solo a seguito di specifica trasmissione

9 Esempio: Protocollo in ingresso Il documento perviene alla segreteria della struttura Il documento viene protocollato, acquisito, classificato, fascicolato Viene effettuata una trasmissione virtuale ai funzionari (per competenza, conoscenza, ecc.). Non vengono fatte copie cartacee. Gli utenti ricevono notifica via (per alcuni casi rilevanti ricevono il documento su blackberry o iphone) Registrazione di Protocollo Il documento è immediatamente consultabile dall utente sul sistema P.I.TRE. Scansione Classificazione Fascicolazione Smistamento

10 Il progetto: le dimensioni, gli attori, la governance

11 Dimensioni del progetto Enti Aderenti PAT (oltre 110 strutture) APSS (11 Distretti, 7 Ospedali, 8 Direzioni) Università degli Studi di Trento Regione Autonoma Trentino Alto Adige Consiglio Provinciale Consorzio dei Comuni Trentini 75 Comuni 7 Comunità di Valle 6 Musei 6 altri Enti Oltre 150 sedi collegate distribuite geograficamente sul territorio Utenti configurati ed attivi: Nel 2009: documenti protocollati immagini acquisite fascicoli procedimentali creati

12 Enti Aderenti

13 Volumi documenti e fascicoli trattati Fascicoli procedimentali aperti Files acquisiti (documenti principali + allegati + versioni) Documenti non protocollati Documenti protocollati (*) 2011 (*) 2012 (*) 2013 (*)

14 La Governance del Progetto PAT & Enti Informatica Trentina Value Team Indirizzo Strategico Comitato Guida P.I.TRE Comitato Direzione Progetto Comitato di Direzione Governo Progetto Comitato Tecnico Referenti PAT & Enti Project Management Direzione Progetto PAT Team APSS Team Università Team ITEA Team Consorzio Comuni Trentini Team Area Data Center Area Gestione Servizi Area Consulenze Area Sviluppi Area Supporto

15 Governo delle attività relative a ciascun Ente CABINA DI REGIA E DEFINIZIONE LINEE STRATEGICHE PER L ENTE CENTRO SERVIZI COORDINAMENTO PROGETTO INDICAZIONI TECNICHE FORMAZIONE MONITORAGGIO SERVIZI DI ASSISTENZA UTENTE MONITORAGGIO DEL CONTRATTO COORDINAMENTO PIANO D AZIONE PAT DEFINIZIONE DEGLI INTERVENTI FORMATIVI SUPERVISIONE CONTENUTI DELLA FORMAZIONE DEFINIZIONE LINEE GUIDA E DIRETTIVE ARCHIVISTICHE PRESIDIO ASPETTI NORMATIVI MONITORAGGIO SERVIZI DI ASSISTENZA UTENTE DEFINIZIONE NUOVI REQUISITI CONSULENZA STRATEGICA CONSULENZA ORGANIZZATIVA CONSULENZA DI PRODOTTO CONSULENZA ARCHIVISTICA ANALISI DEL RISCHIO FORMAZIONE AFFIANCAMENTO UTENTI ASSISTENZA E MANUTENZIONE ANALISI, PROGETTAZIONE E SVILUPPO

16 Governo delle attività relative a ciascun Ente CABINA DI REGIA E DEFINIZIONE LINEE STRATEGICHE PER L ENTE CENTRO SERVIZI COORDINAMENTO PROGETTO INDICAZIONI TECNICHE FORMAZIONE MONITORAGGIO SERVIZI DI ASSISTENZA UTENTE MONITORAGGIO DEL CONTRATTO COORDINAMENTO PIANO D AZIONE PAT DEFINIZIONE DEGLI INTERVENTI FORMATIVI SUPERVISIONE CONTENUTI DELLA FORMAZIONE DEFINIZIONE LINEE GUIDA E DIRETTIVE ARCHIVISTICHE PRESIDIO ASPETTI NORMATIVI MONITORAGGIO SERVIZI DI ASSISTENZA UTENTE DEFINIZIONE NUOVI REQUISITI CONSULENZA STRATEGICA CONSULENZA ORGANIZZATIVA CONSULENZA DI PRODOTTO CONSULENZA ARCHIVISTICA ANALISI DEL RISCHIO FORMAZIONE AFFIANCAMENTO UTENTI ASSISTENZA E MANUTENZIONE ANALISI, PROGETTAZIONE E SVILUPPO

17 Essenza del progetto Il progetto si caratterizza, fin dalla sua definizione, per una costante componente di equilibrio

18 Equilibrio tra. Gestione documentale, nella pubblica amministrazione, significa ricerca dell'equilibrio tra: esigenze di efficienza requisiti di trasparenza spesso in contrasto tra loro

19 Equilibrio tra. aspetti tecnologici e di innovazione ICT aspetti archivisti a garanzia della integrità e conservazione degli archivi

20 Equilibrio tra. Differenze tra gli Enti per: dimensione complessità organizzativa livelli di informatizzazione grado di approfondimento dei processi implementazione della dematerializzazione

21 Equilibrio tra. Le diversità tra gli Enti in merito a: differenti velocità di cambiamento diversi obiettivi da conseguire differenti aspettative

22 Equilibrio tra. differenti bacini di utenza utenti interni cittadini imprese professionisti medici studenti professori ecc. con diversi livelli di interazione con il sistema

23 Punti di attenzione Relativamente alla soluzione applicativa, il protocollo è solo la punta dell iceberg del sistema; le componenti essenziali e rilevanti sono: la gestione documentale (i documenti digitali, la gestione dei fascicoli) le funzioni per garantire validità giuridica (firma digitale e marcatura temporale) l archiviazione e conservazione (conservazione sostitutiva, gestione degli archivi correnti, di deposito e storici)

24 Fattori di criticità e fattori abilitanti Gli aspetti tecnologici sono solo una parte minore rispetto agli aspetti di impatto sull organizzazione e di adeguamento ai processi interni all Ente: Adeguare il sistema in funzione dell organizzazione e non il viceversa BPR e processo continuo: interazione reciproca e sinergia tra organizzazione e soluzione applicativa: è necessario un processo di analisi dell organizzazione e dei processi interni all Ente (as is) per configurare al meglio il sistema e adeguarlo all organizzazione. con l utilizzo del sistema e l automazione di questi processi si manifesta l esigenza di apportare miglioramenti (to be) e efficientamento all organizzazione ed ai processi stessi

25 Metodologia di intervento La ricerca del giusto equilibrio comporta l analisi delle esigenze di ciascuna unità organizzativa Analisi organizzativa e dei flussi documentali per la configurazione del Sistema Validazione del modello di intervento Configurazi one Formazione e sperimenta zione Affiancam ento Supporto / Monitoraggio PAT e fornitore Rilevazione dell organizzazione funzionale della Struttura ( funzionigramma ) Rilevazione del flusso di gestione della corrispondenza/documenti operativi Fornitore Elaborazioni delle informazioni PAT e fornitore Condivisione dei risultati

26 Metodologia di intervento ORGANIGRAMMA ISTITUZIONALE Analisi organizzativa e dei flussi documentali MODELLO ORGANIZZATIVO PER LA GESTIONE DOCUMENTALE

27 Metodologia di intervento Analisi organizzativa e dei flussi documentali RIDISEGNO DEI FLUSSI DOCUMENTALI ANALISI AS IS

28 Metodologia di intervento Analisi organizzativa e dei flussi documentali RIDISEGNO DEI FLUSSI DOCUMENTALI RIDISEGNO TO BE

29 Mantenendo gli equilibri precedentemente espressi, e nonostante la cospicua massa di enti, utenti, richieste, funzioni, ecc il progetto ha raggiunto gli obiettivi fissati ecco alcune best practice

30 Esempio 1: Interoperabilità tra PAT e APSS SPERIMENTAZIONE DEMATERIALIZZAZIONE PROCESSO PILOTA: Interoperabilità tra Servizio Organizzazione e Qualità della Attività Sanitaria della Provincia e la Direzione Generale della A.P.S.S. PAT APSS PEC Protocollazione e trasmissione Protocollazione e assegnazione Firma Digitale Verifica validità, fascicolazione, gestione documentale

31 Esempio 2: domanda on-line per contributi alle imprese DOCUMENTAZIONE DI SPESA IN ORIGINALE DOCUMENTAZIONE CARTACEA SPORTELLO APIAE/CONFIDI ISTRUTTORIA CONGIUNTA RICHIEDENTE POSTA ORDINARIA ACQUISIZIONE DELLA DOMANDA PROTOCOLLAZIONE CONCESSIONE EROGAZIONE E LIQUIDAZIONE DOMANDA ELETTRONICA PEC ISTRUTTORIA SMS, MAIL, PEC,. SPORTELLO IMPRESA STATO AVANZAMENTO E NOTIFICHE

32 Esempio 3: sperimentazione interoperabilità tra Comuni, Comunità di Valle, Consorzio Comuni e APSS Formazione Documento Protocollazione in Uscita Invio Ricezione Protocollazione in Ingresso Assegnazione Operatività prima del sistema federato P.I.TRE.

33 Esempio 3: i vantaggi dell interoperabilità Ricezione Conferma Ricezione Invio Conferma Ricezione Formazione Documento Protocollazione in Uscita Invio Ricezione Protocollazione in Ingresso Assegnazione Nr /09/2000 APSS Consorzio Comuni Trentini Comunità del Primiero 7 Comuni pilota Più Efficienza Meno Costi Trasmissione istantanea Trasparenza totale

34 I prossimi passi Integrazione con form interattive per semplificazione rapporti con cittadini e imprese ed automazione back office Integrazione con i sistemi legacy degli Enti e con gli applicativi di settore Estensione funzioni del sistema di conservazione sostitutiva per gestione specifiche tipologie di flussi di documenti digitali (mandato e liquidazione informatica, delibere e determinazioni, fatture) Funzionalità di innovazione tecnologiche (insieme ai centri di ricerca del territorio)

35 Il modello federato Realizzazione di una rete di cooperazione tra la pubblica amministrazione trentina caratterizzato da: dimensione territoriale sinergie di sistema funzionalità innovative condivisione delle informazioni infrastruttura abilitante Benefici economici riduzione dei costi e dei tempi per lo svolgimento di un procedimento amministrativo interazione digitale con la Pubblica Amministrazione riduzione dei costi di infrastruttura e dei servizi

36 Il modello federato Cittadini Professionisti Imprese Centro Servizi Territoriale UNITN ARCHIVIO ELETTRONICO DEI DOCUMENTI FIRMA DIGITALE PEC INTEROPERABILITÀ PAT CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI COMUNI APSS

37 Benefici per l Ente Avere a disposizione: un sistema unico adattabile alla dimensione, complessità ed esigenze dell Ente un repository documentale, completo di metadati, per tutti i documenti in ingresso/uscita ed interni e degli allegati un sistema di smistamento interno, con regole di visibilità ed accesso in funzione dei ruoli e dell organigramma, con tracciatura degli eventi (trasparenza interna e verso il cittadino) un sistema di workflow collaborativo per la gestione di iter procedimentali funzioni di interoperabilità con il sistema della PA Trentina i servizi messi a disposizione dal Centro Servizi Territoriale (Conservazione sostitutiva, archiviazione, gestione infrastruttura, consulenza specialistica, formazione, ecc.)

38 Benefici di Sistema Interoperabilità tra gli Enti utilizzo PEC archiviazione delle ricevute di PEC nel sistema informazioni relative alla protocollazione da parte del destinatario funzioni integrate di firma e/o verifica validità dei certificati accesso ai diversi Enti per utenti multi-ente Rubrica Comune condivisa ed aggiornata dagli Enti stessi Condivisione di funzioni, strumenti ed esperienze titolario di classificazione per i comuni bozza di manuale di gestione condivisione delle best practice tra gli Enti Centro Servizi per la conservazione conservazione di lotti di documenti e fascicoli verifica validità certificati, estensione validità riversamento sostitutivo produzione supporti per esibizione

39 Gestione su scala territoriale La gestione dei documenti informatici nelle PA solleva problematiche nuove. La esperienza in Trentino ci ha insegnato che è inimmaginabile pensare che possano essere gestite su piccola scala: Sistema di gestione documentale, adeguato alle esigenze dei diversi Enti, conforme alla normativa, in costante evoluzione secondo le innovazioni ICT sistema di conservazione dei documenti digitali presidio delle evoluzioni e degli adeguamenti normativi e tecnologici gestione tecnica del sistema di Document Management Store gestione dei processi di evoluzione riconciliazione delle esigenze di interoperabilità tra gli attori della federazione

40 Le tecnologie browser Web Application FE Admin Tool Web services FE Web services BE RDBMS DMS

41 Prima di chiudere... Domande e Risposte

42 Ringrazio colleghe e colleghi behind the scene Grazie per l attenzione Dr. Pietro Moretti Informatica Trentina S.p.A. Direzione Centro Servizi Territoriali Per informazioni: infotn@infotn.it Tel. 0461/800111