ISTRUZIONI OPERATIVE PER GESTIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA NUOVO STUDIO COMMERCIALISTA

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1 ISTRUZIONI OPERATIVE PER GESTIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA NUOVO STUDIO COMMERCIALISTA Indice 1. PRIMO ACCESSO ALLA PIATTAFORMA DOPO IL RICEVIMENTO DELLE CREDENZIALI DI ATTIVAZIONE... 2 a. Descrizione del menu scrivania CREAZIONE E GESTIONE OPERATORI DI STUDIO... 5 a. Operatori di studio per accesso alla piattaforma... 5 b. Operatori di studio per accesso alla conservazione digitale a norma... 8 c. Configurazione PEC ricezione fatture per ciclo passivo CONFIGURAZIONE PER ACCESSO AI CLIENTI DELLO STUDIO (ASIT) a. Creazione ed attivazione clienti alla fatturazione elettronica b. Creazione e gestione referenti CONFIGURAZIONE FATTURA ELETTRONICA a. Gestione contratti tra lo studio e i suoi clienti b. Invio mail di notifica fattura ricevuta ai referenti PAG. 1

2 1. PRIMO ACCESSO ALLA PIATTAFORMA DOPO IL RICEVIMENTO DELLE CREDENZIALI DI ATTIVAZIONE Il soggetto intestatario del DB o il suo rappresentante legale in caso di società o Studio Associato, dovrà effettuare il primo accesso alla piattaforma tramite le credenziali ricevute; gli verrà richiesto il cambio password Terminato il cambio password accedendo alla piattaforma con le nuove credenziali, verrà proposta la presa visione e l accettazione dei contratti. Premendo sul titolo di ciascun documento, verrà effettuato il download del documento stesso nella cartella predefinita del browser oppure verrà richiesto dove effettuarne il salvataggio. Così facendo, l icona relativa alla visualizzazione del contratto diventerà da gialla a verde. Sarà inoltre necessario accettare le clausole che vengono esposte per ciascun contratto. PAG. 2

3 Per procedere, utilizzare l azione Conferma presente alla fine del dialogo. Così facendo sarà possibile utilizzare la piattaforma. Contestualmente, verrà inviata una mail all indirizzo specificato in fase di creazione del DB che contiene i dettagli relativi all accettazione dei contratti stessi con in allegato i documenti stessi. Attenzione: gli altri utenti non avranno la possibilità di accedere alla piattaforma fino a quando tale utente non avrà accettato i contratti PAG. 3

4 a. Descrizione del menu scrivania Terminata l accettazione dei contratti l operatore accede alla schermata di lavoro denominata scrivania. All interno della scrivania saranno visibili tutte le funzionalità attivate. E possibile definire quali funzionalità visualizzare all interno della scrivania di ogni operatore tramite la funzione Gestione operatori E inoltre possibile effettuare il cambio della propria password di accesso alla piattaforma tramite la funzione Utente PAG. 4

5 2. CREAZIONE E GESTIONE OPERATORI DI STUDIO a. Operatori di Studio per accesso alla piattaforma Accedendo al punto di menu Studio/Gestione operatori è possibile creare ulteriori operatori tramite l azione Inserisci operatore che si trova in alto a destra della maschera Gestione operatori. + figura La finestra di gestione, richiede l inserimento dei dati anagrafici, ecc. ecc. dell operatore da creare. In particolare non indicare nulla nel campo Luogo di Nascita ma posizionarsi nel campo Descrizione luogo di nascita e digitare il comune di nascita. Verrà automaticamente visualizzato la tabella dei comuni e dovrà essere confermata la riga corrispondente cliccando sull icona mettere immagine. Per rendere definitivo l inserimento bisogna utilizzare la scelta Inserisci presente in fondo alla maschera. L operatore sarà poi visibile all interno dell elenco degli operatori, con lo stato Non attivo. Eventuali dati non precedentemente inseriti potranno essere successivamente integrati selezionando l icona in corrispondenza dell operatore già creato. Per attivare l operatore sarà necessario selezionare l icona in corrispondenza dell operatore appena creato e selezionare la sezione Gestione utenti. Dovranno essere attivate le funzionalità relative alla fatturazione elettronica. Le funzionalità sono aggregate per Classi utente, di seguito la descrizione di quelle relative alla fattura elettronica: Operatori gestione clienti: Permette le funzioni di inserimento di nuove anagrafiche clienti dello Studio ai fini di permettere la gestione della fattura elettronica (v.sezione gestioni clienti per fattura elettronica ). Operatori fatture attive: Permette di attivare all operatore le funzionalità di creazione e invio di fatture elettronice per conto dei clienti dello studio. Operatori fatture ricevute: Permette di attivare all operatore le funzionalità di gestione e importazione delle fatture ricevute Importazioni fattura elettronica: Permette all operatore di attivare le funzionalità di importazione delle fatture elettroniche attive e passive da inviare al SDI e per la conservazione e contabilizzazione. Tramite il link Anteprima Menu Classi Collegate è possibile visualizzare l elenco delle singole voci di menu attivate in base alle classi utente selezionate. PAG. 5

6 Il flag Notifica ricezione fatture B2B permette all operatore, di ricevere una mail per ciascuna fattura elettronica ricevuta. In automatico viene proposta una password d ufficio, che può essere modificata contestualmente togliendo il flag Password d ufficio. Diversamente, al primo accesso alla piattaforma da parte dell operatore creato, verrà richiesta il cambio password. Dopo aver cambiato la password, sarà possibile accedere al servizio. All accesso verrà proposta la presa visione e accettazione dei contratti. PAG. 6

7 Premendo sul titolo di ciascun documento, verrà effettuato il download del documento stesso nella cartella predefinita del browser oppure verrà richiesto dove effettuarne il salvataggio. Così facendo, l icona relativa alla visualizzazione del contratto diventerà da gialla a verde. Inoltre, sarà necessario accettare le clausole che vengono esposte per ciascun contratto. Per procedere, utilizzare l azione Conferma presente alla fine del dialogo. Così facendo sarà possibile utilizzare la piattaforma. Contestualmente, verrà inviata una mail all indirizzo specificato in fase di creazione del DB che contiene i dettagli relativi all accettazione dei contratti stessi con in allegato i documenti stessi. Con tale configurazione, l operatore avrà la seguente scrivania: PAG. 7

8 b. Operatori di studio per accesso alla conservazione digitale a norma E possibile dare un accesso dedicato al Portale della conservazione a norma agli operatori precedentemente inseriti come Collaboratori di Studio. 1. Accedere dalla home page, alla sezione Gestione Operatori CDAN. 2. Inserire il nome dell operatore che si vuole abilitare (la procedura in automatico propone in elenco quelli esistenti) 3. Premere su Aggiungi 4. L operatore viene riportato nell elenco con lo stato abilitato ma sarà necessario premere su + per profilare l operatore e renderlo effettivamente attivo per operare. La configurazione minima prevede che venga selezionata la voce Abilitato all'accesso ai documenti informatici conservati ed alla richiesta di pacchetti di distribuzione in questo modo il Collaboratore potrà accedere per visualizzare e scaricare i pacchetti di distribuzione di ciò che è stato portato in conservazione. Una volta fatte le opportune selezioni cliccare su salva. PAG. 8

9 Per inviare all operatore le istruzioni per accedere al Portale della conservazione cliccare su invia XML (verrà inviata una con il link al portale e le credenziali per accedere) In fase di primo accesso al portale della conservazione sarà necessario: 1. collegarsi al sito e selezionare Sezione amministratore 2. inserire nome utente e password ricevute via e cliccare su accedi 3. verrà richiesto di cambiare la password e accettare le condizioni previste per il tipo di accesso che è stato impostato su quell operatore. N.B. Se non vengono riportati messaggi di errore, a questo punto si è già autenticati con la nuova password impostata anche se viene proposta sempre la videata di cambio password 5. per accedere alle funzioni previste per le proprie abilitazioni premere su gestione nella barra degli strumenti del portale. PAG. 9

10 c. Configurazione PEC Studio ricezione fatture per ciclo passivo Per attivare la ricezione delle fatture Fornitori (Ciclo passivo) dello Studio e dei clienti dello studio (cedenti prestatori) è necessario accedere dalla scrivania di WebTec in Gestione Studio. quindi selezionare il nominativo dello studio e cliccare sull icona per modificare i parametri dello studio. Selezionare nella maschera, la voce. Compare la maschera di gestione degli indirizzi di posta elettronica. Impostare la videata come nell esempio e confermare con Inserisci: PAG. 10

11 ATTENZIONE!! - L indirizzo PEC proposto nell esempio, va ovviamente cambiato se diverso. - Nel caso in cui si decidesse di utilizzare il codice identificativo WY7PJ6K non deve essere inserito nulla nella configurazione della pec. - Vi ricordiamo che la scelta effettuata deve essere corrispondente con quanto indicato nell area FC del sito Agenzia delle Entrate. Selezionare poi il pannello compare Nel campo SMTP HOST selezionare per visualizzare la lista dei certificatori. A seconda del provider fornitore del servizio PEC utilizzato, i relativi parametri verranno prelevati dalla lista cliccando sull icona : PAG. 11

12 Quando tutti i campi della videata saranno compilati Selezionare premere sul bottone per eseguire la verifica delle configurazione e se il risultato è positivo per terminare l inserimento. Da questo momento WebTec preleverà, cancellandoli, dal server PEC dell indirizzo PEC indicato in configurazione, SOLO i messaggi provenienti da SDI relativi a fatture fornitori. Tutti gli altri messaggi saranno ignorati. PAG. 12

13 3. CONFIGURAZIONE PER ACCESSO AI CLIENTI DELLO STUDIO (ASIT) CREAZIONE ED ATTIVAZIONE CLIENTI ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA (Cedenti/Prestatori) Dalla scrivania di WebTec selezionare la scelta Nella videata successiva va scelto se si tratta di inserire una Ditta Individuale o una Società Compilare poi tutti campi necessari alla compilazione della scheda anagrafica e confermare con il bottone "Inserisci". PAG. 13

14 Nella sezione vanno configurati i vari indirizzi mail. Non va compilata la parte PEC, se l'indirizzo/codice Destinatario indicato nell'area FC al quale SDI consegnerà tutte le fatture fornitori (Ciclo Passivo) è quella di Sicom ( sifattb2b@legalmail.it / WY7PJ6K o una PEC creata appositamente dallo studio e precedentemente configurate nell Anagrafica dello studio). L'inserimento delle anagrafiche dei clienti è possibile eseguirla in automatico, anche in maniera massiva, utilizzando l'apposita scelta creata in Easy accedendo dal menù e selezionando la scelta evidenziata compare il messaggio Confermare con OK e nella videata successiva impostare tramite F1 nella colonna Seleziona il valore X. Sempre con il tasto F1 è possibile deselezionare la scelta effettuata. PAG. 14

15 Premendo F5 partirà la fase di inserimento in Webtec. Al termine verrà generato un report in Excel con il riepilogo delle anagrafiche create. Nel campo Esito il valore S indica che il soggetto è stato inserito correttamente; in caso di anomalie viene prodotta una lista delle anagrafiche errate per le quali sarà possibile la relativa visualizzazione degli errori. NB: Vi ricordiamo di procedere all'inserimento solo dei clienti per i quali si è certi che andranno gestiti in WebTec. Ogni anagrafica attivata implica la fatturazione a consuntivo da parte di Sicom. Per poter gestire la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche, è necessario accedere al punto di menù: Fattura elettronica/gestione/utilità/gestione Soggetti Fattura Elettronica e impostare il flag in corrispondenza della colonna Abilita FE Attiva. In automatico verrà impostata anche l abilitazione alla ricezione delle fatture. Per rendere definitiva l operazione, selezionare utilizzare la scelta Conferma. NB. Non effettuando il presente passaggio, sarà possibile inserire le fatture attive in stato Bozza, ma sarà impedita la trasformazione della fattura in stato Definitiva e il suo relativo invio. Accanto alla denominazione del cedente/prestatore sarà visibile un icona di divieto che evidenzia l impossibilità di trasmissione della fattura. Nel caso in cui lo studio utilizzi la gestione contratti per i suoi clienti all abilitazione tali anagrafiche verranno marcate come contratto da accettare, PAG. 15

16 Attenzione: per gestire correttamente i contratti l anagrafica del cliente dovrà avere anche l indicazione del Legale Rappresentante nel caso di società altrimenti se la gestione contratti non è attiva tale informazione sarà assente. E possibile consentire l'accesso alla piattaforma ad uno o più clienti dello studio (tramite la creazione dei referenti). L accesso di tali soggetti alla piattaforma dello studio, avviene in un area di condivisione denominata Azienda Sempre In Tasca (ASIT) L ASIT è configurabile e per ogni referente: sarà possibile definire quali funzionalità saranno attive. E possibile personalizzare le funzionalità disponibili all interno del menu Azienda Sempre in Tasca Andare in modifica del raggruppamento Fatture elettroniche inviate di tipo azienda come da utilizzando il baffo di spunta come da figura PAG. 16

17 Selezionare Referente FE e premere la freccia con punta verso destra. Ripetere la stessa cosa selezionando Referente FE invio SDI Infine premere Conferma a. Creazione e gestione referenti Passi per la corretta configurazione 1. Configurazione indirizzo mail mittente Accedere al punto di menu Configurazione Referenze e indicare la mail che verrà utilizzata come indirizzo mittente per l invio delle credenziali di accesso al cliente selezionando una delle caselle censite all interno dell anagrafica dello studio o degli operatori. 2. Scegliere il modello mail per l abilitazione del referente Occorre selezionare il modello di mail per l abilitazione dei referenti indicando il valore Invio credenziali referenti. Il sistema invierà una mail per ciascun referente censito con il link per l accesso alla piattaforma e le relative credenziali; Indicare nel campo: Modello mail abilitazione referente indicare il valore Notifica invio credenziali. PAG. 17

18 Il sistema invierà una mail all indirizzo dell azienda cliente riepilogando per quali suoi referenti è stato fornito un accesso ASIT. E possibile personalizzare e visualizzare il testo dei modelli attraverso il menu Modelli Abilitazioni 3. Inserimento del referente Accedere al menu gestione clienti e accedere all anagrafica cliente di studio al quale si vuole dare un accesso referente tramite l icona Accedere alla sezione Gestione referenze E cliccare in corrispondenza dell inserimento di un nuovo referente. Se il referente non è già censito all interno della piattaforma si dovrà procedere all inserimento tramite apposito pulsante Inserisci Persona Fisica compilando i dati richiesti e soprattutto un valido indirizzo mail aziendale. Se il soggetto è già censito digitando il cognome si potrà selezionare tra quelli presenti. Nel campo Tipo Referenza occorre possono essere inseriti: Referente azienda : se il referente avrà la sola possibilità di visualizzare le fatture elettroniche inviate e ricevute dalla sua azienda Referente FE : se il referente oltre alla possibilità di visualizzazione delle fatture potrà anche crearne di nuove senza però aver la possibilità di inviarle a SDI Referente FE invio SDI : se il referente oltre alla possibilità di visualizzazione delle fatture potrà anche crearne di nuove e potrà inviarle a SDI Infine richiamare con la lente posta accanto al campo Indirizzo mail l indirizzo mail inserito in fase di creazione dell anagrafica del referente. A tale indirizzo saranno inviate le credenziali di accesso. Impostando il flag Abilita accesso referente, alla conferma dell inserimento, viene inviata una mail al referente contenente il link di accesso alla piattaforma e le relative credenziali. PAG. 18

19 Attenzione: qualora il pulsante inserisci referente non sia visibile significa che non è stato configurato l indirizzo mail mittente delle credenziali (v. passo 1) ACCESSO REFERENTE AZIENDA Il referente dell azienda accederà all area Azienda sempre in tasca (ASIT) tramite il link ricevuto via mail asit.cloudwebtec.it/wt0000xxxx con le relative credenziali. Il referente configurato potrà quindi accedere alla visualizzazione delle fatture elettroniche ricevute e inviate. Inoltre, se è stata attivata la possibilità di creare le fatture attive, tramite il + presente all interno della funzionalità Fatture elettroniche inviate PAG. 19

20 si verrà reindirizzati sulla pagina di inserimento manuale della fattura 4. CONFIGURAZIONE FATTURA ELETTRONICA Accedere al punto di menu configurazione fattura elettronica PAG. 20

21 a. Gestione contratti tra lo studio e i suoi clienti Lo studio/associazione ha la possibilità di avere la gestione dei contratti tramite Point&click per l erogazione del servizio di fatturazione elettronica ai suoi clienti Tale scelta si trova nel menu Configurazione fattura elettronica. Tramite apposito flag sarà possibile: Se attivo obbligare il cliente dello studio all accettazione dei contratti al primo accesso come referente in ASIT Se non attivo il cliente dello studio non dovrà accettare alcun contratto all accesso in ASIT. La pre-impostazione di questo campo è attiva perché pensiamo che tale funzionalità semplifichi e aiuti lo studio alla dematerializzazione e alla semplificazione del rapporto contrattuale con il proprio cliente, nel caso lo studio non voglia usufruire di tale servizio disattiverà tale impostazione. b. Invio mail di notifica fattura ricevuta ai referenti E possibile decidere se notificare al referente la ricezione di una fattura elettronica tramite una mail automatica inviata dal sistema all indirizzo mail censito. L inviata ai referenti dei clienti in caso di ricezione di una fattura, sarà la seguente: PAG. 21

22 Gentile #ClienteStudio#, la informiamo che nella sua area riservata sono disponibili #NumeroFatture# nuove fatture per #SoggDenominazione#. Cordiali Saluti #Studioxxx# (consultabile e personalizzabile dal Menu Commercialisti > Comunicazione > Gestione Modelli Comunicazioni > Comunicazioni ( -Pec-Sms). Selezionando la comunicazione Notifica Fattura B2B Passiva e successivamente l icona di modifica ). PAG. 22