Creazione Nuova Fattura Elettronica. Manuale operativo Versione

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1 Creazione Nuova Fattura Elettronica Manuale operativo Versione

2 Sommario 1 Note Generali Accesso Cedente/Prestatore Cessionario/Committente Dettaglio Fattura: Step di compilazione Step 1 Anagrafiche Step 2 Fattura Step 3 Riferimenti Step 4 Contributi Step 5 Pagamento... 8 Step 6 Allegati Step 7 Riepilogo Step 8 Anteprima Gestione Fatture Stato Fatture: Bozze/Definitive Modelli/Duplica Fattura Creazione Nuovo Modello Duplica Fattura Pannello Fattura Elettronica Attiva

3 1 Note Generali Le maschere di inserimento dati della piattaforma Fattura Elettronica sono costruite per indirizzare l utente sui campi da compilare obbligatoriamente. La compilazione della fattura è suddivisa in STEP nei quali sono presenti controlli sulla compilazione a 3 livelli: STEP con campi obbligatori o dati mancanti onde evitare lo scarto della FE.. Occorre completare i dati in questi step Area dello STEP in cui occorre procedure con l inserimento dati: Campi obbligatori: individuati come segue: Ogni STEP e relative area presenta il tasto. Le modifiche apportate sono salvate sul sistema solo se tale tasto viene selezionato al termine dell inserimento dei dati. 2 Accesso Menu Fattura Elettronica Effettuato l accesso alla piattaforma, dalla scrivania è possibile selezionare il Menu Fattura Elettronica e accedere alle seguenti funzionalità. Selezionando la voce Nuova Fattura Attiva sarà possibile iniziare la compilazione. 3

4 Le informazioni da inserire per iniziare a compilare una nuova fattura elettronica sono: formato documento (PA, B2B); tipo di documento (es: Fattura, Parcella, ecc..); data fattura; numero fattura; valuta (preimpostata su EUR); Dati anagrafici del Cedente Prestatore (se non pre-caricati); Dati anagrafici del Cessionario Committente. 4

5 2.1 Cedente/Prestatore Sarà possible come riportato nell help informativo a lato del campo denominazione, ricercare tramite digitazione di almeno 2 lettere, l anagrafica, precedentemente caricata, per la quale si vuole procedure con l emissione delle fattura. 2.2 Cessionario/Committente Per la selezione del Cessionario Committente, il sistema tutte le notti importa l Indice delle Pubbliche Amministrazioni (Indice PA). Tramite una semplice ricerca è possibile individuare l Ente Pubblico verso il quale deve essere emessa la fattura elettronica. Il campo RICERCA può essere utilizzato per ricercare in base al Comune, alla denominazione dell Ente, dell Ufficio, al Codice Fiscale e al Codice Ufficio L Indice PA non contiene i dati relativi alla Partita IVA degli Enti, pertanto tale dato dovrà essere inserito dall utente qualora sia necessario per l emissione della fattura. In particolare deve essere inserito il Codice Paese (IT) e la Partita IVA dell Ente. Terminato l inserimento dei dati anagrafici della fattura, selezionando il tasto Conferma ; l utente viene indirizzato alla pagina di compilazione dei dettagli della fattura. 5

6 2.3 Dettaglio Fattura: Step di compilazione La procedura prevede 8 STEP per la compilzione della fattura.. Non tutti i passi prevedono l obbligo di compilazione. La procedura assicura che tutti i campi obbligatori siano compilati, identificando con l icona tutti i Passi per i quali non sono state inserite delle informazioni obbligatorie. Inoltre, tra parentesi ( ) viene riportato anche il numero di campi da compilare per completare lo specifico Passo o una sotto area dello stesso Step 1 Anagrafiche Una volta inseriti i dati preliminari, il Passo 1 delle anagrafiche risulta completo a meno dell inserimento di specifiche informazioni che caratterizzano il Cedente Prestatore o il Cessionario Committente. In particolare si ricordano i seguenti obblighi: Di seguito immagini che mostrano l inserimento dei dati del Cedente Prestatore ed il dettaglio relativo all inserimento dei dati di Iscrizione REA o Iscrizione Albo Professionale. La valorizzazione dell Albo Professionale è obbligatorio nel caso in cui il cedente/prestatore sia soggetto a cassa e ritenuta. 6

7 2.3.2 Step 2 Fattura I dettagli delle righe della fattura potrebbero essere molti a seconda delle diverse casistiche. Tramite il tasto è possibile aggiungere nuove righe di dettaglio o informazioni facoltative aggiuntivo. I campi evidenziati in rosso sono i campi minimi obbligatori per l inserimento di una riga in fattura. Qualora l importo non sia soggetto ad IVA (selezione di 0 nel campo ALIQUOTA IVA), il sistema chiede di compilare obbligatoriamente la natura dell esenzione (e il Riferimento Normativo nello Step 7) Step 3 Riferimenti La sezione dei Riferimenti non è obbligatoria e può essere utilizzata per inserire dettagli eventualmente richiesti dalla Fattura e dal Cessionario Committente. Un tipico esempio di compilazione prevede l inserimento dei riferimenti dell Ordine fatto dall Ente, con compilazione dei corrispettivi codici CUP e CIG. 7

8 2.3.4 Step 4 Contributi La sezione dei contributi deve essere utilizzata qualora sia stata indicata la ritenuta in almeno una riga della fattura e qualora sia necessario l inserimento dei dati della Cassa Previdenziale ai fini del calcolo del contributo di cassa. Il Passo è suddiviso in tre aree: Cassa Previdenziale, Ritenuta e Bollo (per l eventuale inserimento dei dati del Bollo Virtuale). NB: nel caso in cui si selezioni come Tipo documento = PARCELLA in automatico sulle righe riportate in fattura (Step 2) il campo ritenuta viene valorizzato a SI. Sia nella Cassa Previdenziale che nella Ritenuta i calcoli si basano sui valori inseriti nel Passo2 relativo alle righe di dettaglio della fattura. In entrambe le sotto sezioni, l eventuale selezione della GESTIONE MANUALE consente invece di gestire liberamente la valorizzazione di tutti i campi Step 5 Pagamento Lo step del pagamento non risulta essere obbligatorio ai fini dell accettazione della fattura elettronica da parte dello SdI, ma consente ad esempio l inserimento di tutti gli estremi di pagamento necessari. Nella parte in alto dello schermo vengono riportati i totali calcolati in funzione delle informazioni inserite nei passi precedenti. 8

9 Step 6 Allegati Nella sezione Allegati (non obbligatoria) è possibile eventualmente allegare dei documenti alla fattura Step 7 Riepilogo La sezione di riepilogo (obbligatoria) è suddivisa in tre sotto aree: IVA, Sconti/Maggiorazioni, Generale La sotto area IVA riporta i dati inseriti nei passi precedenti e richiede la selezione della tipologia di Esigibilità IVA. La sotto area Generali presenta invece la selezione degli estremi del documento, qualora questi dati non siano stati inseriti nel passo iniziale di compilazione della fattura. In questa sezione è inoltre possibile inserire la causale del documento. 9/16 9

10 2.3.7 Step 8 Anteprima E possibile avere l anteprima della fattura sia nel formato XML previsto dalla normativa, sia in un formato.pdf leggibile. NB: L anteprima viene proposta solo nel caso in cui tutti gli Step abbiano il check verde progressivo viene assegnato nel momento in cui viene salvata la fattura in bozza. Il E possibile procedere con il salvataggio della fattura in stato bozza per eventuali modifiche o incertezze sulla compilazione, oppure mettere la fattura in stato definitiva per consentire il successivo invio. Il passaggio a Definitiva risulta abilitato solamente se sono stati compilati tutti i campi obbligatori. 10

11 3 Gestione Fatture Accedendo alla voce di menù Gestione Fatture o in seguito al salvataggio di una fattura in stato Bozza o Definitiva, il sistema presenta l elenco delle fatture in lavorazione. La Colonna Utente serve a visualizzare l operatore o il referente che ha fatto operazioni su quella fattura. 3.1 Stato Fatture: Bozze/Definitive Le fatture in stato bozza sono visualizzate come nell esempio sotto riportato: Tramite le funzionalità messe a disposizione dal sistema, su una fattura in stato Bozza sono consentite le seguenti operazioni: Per una fattura in stato Definitiva è inoltre presente la funzionalità che consente l Invio della fattura al Sistema di Interscambio: Qualora una Fattura risulti Scartata dallo SdI oppure Rifiutata dalla PA, tramite una opportuna funzione, caratterizzata dall icona, è possibile sbloccare la fattura per apportare le correzioni necessarie. 3.2 Modelli/Duplica Fattura Analogamente alla gestione delle Bozze fattura, esiste la possibilità di creare dei Modelli di fattura richiamabili quando è necessario emettere una fattura. All interno di un modello si possono quindi pre-compilare dei campi (ad esempio gli estremi di pagamento, i dati di Iscrizione REA o di Iscrizione all Albo Professionale, l aliquota relativa al contributo di cassa, ecc ) per non doverli inserire ogni volta che si predispone una fattura elettronica. Il Modello rappresenta il prototipo di fattura richiamabile. 11

12 A partire da un modello è quindi possibile creare una nuova fattura, selezionando il link Nuova Fattura da Modello presente nella sezione Gestione Fatture Attive, oppure selezionando il tasto presente sulla riga di ogni modello Creazione Nuovo Modello La creazione di un nuovo modello può essere fatta partendo dal link in alto a destra Nuovo Modello e segue gli stessi passi di creazione di una fattura Duplica Fattura E possibile procedere con la duplicazione di una fattura già creata tramite il pulsante presente nella colonna Funzioni. Selezionando l apposita icona viene richiesta conferma se si vuole procedere con la duplicazione. Verrà replicato lo stesso documento di origine ad eccezione del numero e data documento (da riportare allo Step 7 >> Area Generale). 12

13 4 Pannello Fattura Elettronica Attiva La sezione Pannello Fattura Elettronica Attiva consente di vedere tutte le fatture elettroniche che sono state inviate allo SdI. Per ogni fattura viene riportato lo stato secondo la legenda riportata più avanti in questo capitolo. L icona presente per ogni fattura consente di vedere tutti gli scambi avvenuti con lo SdI e di accedere ai dettagli delle notifiche (ad esempio notifiche di rifiuto della fattura) tramite la pressione dell icona di visualizza dettaglio. Ad esempio, in caso di Scarto o di Rifiuto PA di una fattura, la visualizzazione del dettaglio può aiutare nell individuare le correzioni da apporre alla fattura prima di inviarla nuovamente. Legenda stati della fattura: 13