Linea Azienda. Lavori di Fine Anno

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1 Linea Azienda Lavori di Fine Anno I contenuti del presente manuale si riferiscono ad una specifica versione del prodotto e possono essere soggetti a modifiche senza preavviso. Le immagini che riproducono videate dei programmi o parte di esse, potrebbero non essere perfettamente identiche a quelle della versione che l utente sta utilizzando. Nessuna parte di questo manuale può essere riprodotta in qualsiasi modo e per alcun uso senza autorizzazione di Gruppo Buffetti Spa. - Revisione: novembre Copyright Gruppo Buffetti Spa - Tutti i diritti riservati. Tutti i nomi di prodotti sia software che hardware eventualmente citati nel presente manuale sono nomi e marchi registrati di proprietà dei rispettivi produttori.

2 - LINEA AZIENDA INDICE 1. LAVORI FINE ANNO CONTROLLI PRELIMINARI INVENTARI FASI PRELIMINARI CHIUSURA FASI RELATIVE AL MAGAZZINO FISCALE FASI DI AZZERAMENTO E SLITTAMENTO DATI STATISTICI Slittamento Dati Statistici Azzeramento Dati Contabili Prodotto Azzeramento Dati Fornitori Azzeramento Dati Agenti FASI DI CONSOLIDAMENTO Movimenti di Magazzino Documenti di Fatturazione Scadenze ed Effetti Movimenti Provvigioni Agenti Ordini e Offerte

3 LINEA AZIENDA 1. Lavori Fine Anno 1.1 Controlli Preliminari Inventari Questo paragrafo ha lo scopo di descrivere le operazioni da eseguire per la chiusura e riapertura dell esercizio contabile di magazzino, fatturazione, ordini ed agenti, dopo aver effettuato gli opportuni controlli sulla presenza d Inventari non consolidati all interno dell azienda che si andrà a chiudere. La lettura di questo paragrafo e rivolta a coloro che devono consolidare o rilevare un nuovo inventario. Vi ricordiamo che il momento ( data ) in cui l Inventario viene rilevato e consolidato può comportare problematiche relative al valori che assumono i campi Esistenza Iniziale e Esistenza Attuale all interno dell Articolo Gestione e consolidamento di un inventario periodico di fine esercizio (es. al 31/12) L inventario di tipo P Periodico è un inventario finalizzato a rilevare (o rettificare) l esistenza attuale dei prodotti in magazzino alla data indicata. Infatti, se a fine esercizio (fine anno) necessita apportare delle rettifiche alle esistenze rilevate per i prodotti in giacenza e quindi poter ottenere una stampa della valorizzazione delle rimanenze corretta si deve procedere con la creazione di un inventario periodico. In questi casi però è assolutamente indispensabile consolidare tale inventario prima di eseguire la chiusura di magazzino (Menù Chiusure \ Azzeramenti di fine anno \ Dati contabili prodotti) ed indicare quale data di consolidamento la stessa data a cui l inventario di riferisce, pena l errata rilevazione dell esistenza attuale di fine esercizio e quindi dell esistenza iniziale dei prodotti per il nuovo esercizio. Se ad esempio si crea un inventario con data 31/12 allora la data di consolidamento deve essere il 31/12 affinchè i movimenti di magazzino generati per rilevare le rettifiche in incremento e decremento dell esistenza attuale dei prodotti vengano generati con data 31/12 ed il consolidamento deve essere richiesto prima di eseguire la chiusura. Ma come si può risolvere l esigenza di creare un inventario al 31/12, iniziare a fatturare con il nuovo esercizio e nel contempo rilevare in inventario l esistenza attuale dei vari prodotti ad esercizio avviato anche se tali valori si riferiscono al 31/12 esercizio precedente? Se l esigenza è quella di gestire in parallelo sia l inventario di fine anno che la fatturazione per il nuovo esercizio dei prodotti inseriti in inventario allora occorre creare un inventario periodico al 31/12 selezionando l opzione blocco prodotti = NO (fig.1), quindi iniziare la regolare fatturazione a partire dal 02 gennaio senza eseguire la chiusura, ma soprattutto prestare particolare attenzione ai valori (esistenze dei prodotti) riportati sull inventario stesso in quanto riferiti al 31/12. Se ad esempio si crea un inventario periodico in data 31 dicembre, ma in data 3 gennaio si vende 1 pezzo del prodotto XX ed in data 05 gennaio si contano per il prodotto XX 10 pezzi in magazzino allora nell inventario (che ricordiamoci si riferisce al 31/12) occorre rilevare 11 pezzi e non 10 (la lista dei movimenti del nuovo esercizio può facilitare questi controlli). Solo dopo aver completato tutte le rilevazioni inventariali si DEVE procedere con il consolidamento inventario indicando quale data il 31/12 ed utilizzando le causali previste per la rettifica esistenza attuale da inventario (quelle standard sono la 502 e 503) e solo dopo procedere con la chiusura ovvero eseguire l azzeramento dati contabili prodotto alla data indicando quale data di chiusura il 31/12 (fig.2). In questo modo, l esistenza iniziale del nuovo esercizio sarà corretta ovvero corrispondente all esistenza attuale rilevata in inventario al 31/12 e l esistenza attuale (sempre per il nuovo esercizio) terrà conto dell esistenza iniziale determinata al 01 gennaio e di tutti i movimenti registrati con data successiva il 01 gennaio. Fig.1 Fig.2 3

4 - LINEA AZIENDA Gestione e consolidamento di un inventario di inizio esercizio (es. al 01/01) L inventario di tipo I Inizio attività o inizio esercizio si deve gestire al solo scopo di rilevare sia l esistenza iniziale che l esistenza attuale ad inizio esercizio o inizio anno. In questi casi è assolutamente indispensabile CREARE tale inventario DOPO aver eseguito la chiusura di magazzino relativa all esercizio precedente (Azzeramento dati contabili prodotti). Anche in questi casi si può decidere non bloccare la movimentazione dei prodotti che sono in inventario avendo l accortezza di rilevare l esistenza (che è quella di inizio anno) senza considerare eventuali movimentazioni effettuate con una data successiva alla data di creazione inventario. La creazione di un inventario di inizio attività è sconsigliata in tutti i casi in cui necessita apportare delle correzioni all esistenza attuale di fine esercizio precedente utili ad ottenere la stampa valorizzazione di magazzino di fine anno da esporre in bilancio. Utile invece è la creazione di un inventario di tipo I nei casi di nuova installazione del programma e quindi di inizio attività di una azienda o nei casi in cui non interessa ottenere la stampa della valorizzazione delle rimanenze finali dell esercizio in chiusura. 1.2 Fasi Preliminari Chiusura Per gestire correttamente le informazioni presenti nel magazzino contabile, nel magazzino fiscale e nelle statistiche di vendita, è necessario effettuare nell ordine le operazioni di chiusura di seguito elencate: Fasi preliminari, relativa al salvataggio dei dati e creazione delle causali movimenti nel caso in cui non si disponesse delle stesse; Fasi relativa alla gestione del Magazzino Fiscale; Fasi di azzeramento e slittamento dati statistici (necessarie); Fasi di consolidamento (facoltative). La fase preliminare fa riferimento alle seguenti operazioni: Prima di procedere con qualunque operazione relativa alle chiusure, suggeriamo di effettuare una copia di salvataggio degli archivi in modo tale da poter ripristinare la situazione archivi in tutti quei casi in cui si rende necessario. Per poter effettuare correttamente tutte le operazioni di chiusura e riapertura di magazzino e fatturazione è necessario creare delle nuove causali movimenti da utilizzare per la generazione dei movimenti di rettifica e consolidamento movimenti. Per facilitare la fase di creazione delle nuove causali è stata prevista una funzionalità che consente di creare un nuovo codice causale copiandolo dall archivio causali precaricate, fornite con l aggiornamento. Le causali precaricate alle quali è possibile accedere per la copia sono: Causali da utilizzare per l'azzeramento dati contabili prodotto 600 RETT. POS. ES. INIZ. DA CHIUSURA 601 RETT. NEG. ES. INIZ DA CHIUSURA 602 RETT. POS. ES. ATT. DA CHIUSURA Causali da utilizzare per il consolidamento movimenti di magazzino di fine anno 710 ES. INIZIALI DA CONSOL. FINE ANNO 711 ES. ATTUALE DA CONSOL. FINE ANNO 720 C/VISIONE DA CONSOL. MOVIMENTI La numerazione dei documenti di vendita e di consegna merce (ddt, fatture, ecc.) riparte automaticamente da 1 al cambio anno di emissione. Con ebridge è disponibile la nuova stampa valorizzazione ed esistenze di magazzino alla data, che consente di ottenere, in qualsiasi momento (quindi sia prima che dopo la chiusura di magazzino) la stampa del tabulato 4

5 LINEA AZIENDA valorizzazione di magazzino in base al criterio di valorizzazione scelto e la stampa esistenze con riferimento alla data selezionata. Per ottenere il calcolo corretto dei valori ed esistenze alla data, è necessario però aver registrato correttamente tutte le movimentazioni di magazzino corrispondenti alle movimentazioni delle esistenze. Inoltre per poter effettuare la stampa valorizzazione con riferimento all anno precedente e successivamente alla chiusura di magazzino, è necessario effettuare tutte le operazioni di fine anno che garantiscono la generazione dei movimenti di magazzino corrispondenti alle rettifiche esistenze generate dalle fasi di chiusura. 1.3 Fasi Relative al Magazzino Fiscale Nel caso di gestione del magazzino fiscale e nel caso in cui la valorizzazione delle rimanenze debba essere fatta in base al criterio LIFO o FIFO, prima di effettuare gli azzeramenti e consolidamenti del magazzino contabile, è necessario effettuare le seguenti operazioni relative al magazzino fiscale: Verificare che sia stato consolidato e storicizzato l anno fiscale precedente a quello in chiusura. Se non è stato ancora consolidato richiamare dal menu "Magazzino - Magazzino Fiscale", la voce Consolidamento Archivio Fiscale. In questo modo viene storicizzato l anno precedente a quello in chiusura e viene predisposta la gestione dei valori per l anno in chiusura. Trasferire i valori relativi all anno in chiusura dal magazzino contabile al magazzino fiscale, tramite l apposita chiamata Passaggio Dati dal Magazzino Contabile presente nel menu Magazzino Fiscale. Nel caso in cui il nuovo esercizio sia già stato avviato (esercizio di magazzino successivo a quello in chiusura) è possibile richiedere il Passaggio dati specificando il periodo da considerare per il calcolo delle esistenze e valori di magazzino da riportare al magazzino fiscale (opzione "Calcolo esistente e valori alla data). La funzione per il "Passaggio dal magazzino contabile trasferisce, quindi, nell archivio fiscale i dati contabili presenti nel magazzino contabile relativi all Esistenza attuale (che diventa esistenza finale nel magazzino fiscale), al numero carichi a quantità, al valore Carichi, al Costo medio ponderato. Queste informazioni concorreranno alla determinazione in base al metodo Lifo o Fifo della valorizzazione fiscale del proprio magazzino per l anno in chiusura. 1.4 Fasi di Azzeramento e Slittamento Dati Statistici Dal menù Chiusure è possibile effettuare i lavori di Slittamento dati Statistici Prodotto, Clienti e Agenti; L'azzeramento dei Dati Contabili Prodotto, L'azzeramento dei Dati Fornitori e dei Dati Agenti. Nello specifico è necessario effettuare: Slittamento Dati Statistici Azzeramento Dati Contabili Prodotti Azzeramento Dati Fornitori Azzeramento Dati Agenti Slittamento Dati Statistici Questa procedura deve essere eseguita dalle aziende che, nel corso dell anno da consolidare (anno in chiusura) abbiano gestito le informazioni statistiche. I dati vengono così mantenuti come informazioni storiche delle proprie vendite in modo da poterle consultare nel corso degli anni. Le informazioni interessate sono quelle presenti nella gestione degli archivi clienti e prodotti, visibili dai programmi di immissione/variazione clienti e prodotti all'interno dei tasti funzione "Statistiche". Lo slittamento dei dati statistici può essere eseguito sia a fine esercizio, generalmente il 31/12, prima di iniziare con la gestione del nuovo anno, che in un momento successivo selezionando l'apposita opzione di elaborazione. 5

6 - LINEA AZIENDA Prodotti Questa elaborazione trasferisce i progressivi di vendita dell anno in chiusura nell archivio storico come anno precedente, ridefinisce i valori storici negli anni e azzera i progressivi per la gestione del nuovo anno (che diventa l anno in corso). Per la determinazione storica e corretta dell esistenza finale dell'anno in chiusura è opportuno richiamare questa funzione prima di effettuare l'azzeramento dei Dati Contabili Prodotto. Clienti Questa procedura trasferisce i valori di vendita dall anno in chiusura come dati dell anno precedente, ridefinisce i valori storici negli anni e azzera i valori per il nuovo anno. Agenti Questa elaborazione comporta lo slittamento dei valori statistici dell anno in corso nei dati valori statistici dell anno precedente e, di conseguenza, l azzeramento finale dei valori dell anno in corso Azzeramento Dati Contabili Prodotto Ultimata la fase precedente, relativa allo slittamento dei dati statistici, procedere con l'azzeramento dei dati contabili dei prodotti che rappresenta l effettiva fase di chiusura e riapertura esercizio contabile i magazzino per effetto dello slittamento esistenze finali (cioè attuali dell esercizio in chiusura) in esistenze iniziale del nuovo esercizio considerando anche eventuali quantità in conto visione. Prima di avviare la suddetta fase è necessario accertarsi di aver eseguito la fase di creazione delle causali movimento. L'elaborazione procede a: Determinare l esistenza iniziale di ciascun prodotto per il nuovo anno in base al valore dell esistenza attuale dell esercizio in chiusura incrementata dalla quantità merce in C/Visione. Le variazioni delle esistenze saranno gestite attraverso la generazione dei relativi movimenti di magazzino. A tal proposito verranno richieste la causali movimento per rilevare l incremento o decremento dell esistenza iniziale. Si consiglia di utilizzare le causali precaricate con codice 600 e 601 per generare rispettivamente i movimenti di incremento o decremento esistenza iniziale. Se si seleziona l opzione Azzera le esistenze negative, saranno azzerate le esistenze iniziali ed attuali di tutti i prodotti con esistenza attuale negativa, generando gli appositi movimenti di rettifica. Per la rettifica all esistenza attuale (da valore negativo a valore zero) utilizzare la causale precaricata con codice 602. Azzerare i valori relativi ai progressivi numerici a quantità e valore di seguito elencati per una corretta gestione del nuovo anno. Durante l elaborazione è richiesta la data di chiusura dell'anno di esercizio contabile ed automaticamente sarà proposta la data di apertura che è uguale alla data chiusura + 1 giorno. Entrambe le date saranno memorizzate tra i parametri azienda Azzeramento Dati Fornitori Questa procedura prevede l'azzeramento dei campi Numero Arrivi Merce e Totale Valore Acquisti. Può essere eseguita sia a fine esercizio, generalmente il 31/12, prima di iniziare con la gestione del nuovo anno, che in un momento successivo specificando la data di chiusura di riferimento Azzeramento Dati Agenti Questa elaborazione comporta l azzeramento dei seguenti campi nell anagrafica agenti: Imponibile Merce, Importo Provvigioni, Imponibile Provvigioni, Totale Importo Pagato, Numero Documenti, Data ultimo pagamento. 6

7 LINEA AZIENDA Può essere eseguita sia a fine esercizio, generalmente il 31/12, prima di iniziare con la gestione del nuovo anno, che in un momento successivo specificando la data di chiusura di riferimento. 1.5 Fasi di Consolidamento Le funzioni presenti nel menu Chiusure - Consolidamenti Periodici e di Fine anno, consentono di eliminare i movimenti di magazzino, i documenti di vendita, gli effetti, gli ordini e le offerte registrati ed emessi nell anno in chiusura. Le fasi di consolidamento degli archivi non sono obbligatorie, ma utili per eliminare le registrazioni emesse in anni precedenti e quindi per recuperare spazio sul disco fisso. Le fasi di consolidamento riguardano : Movimenti di Magazzino Documenti di Fatturazione Scadenze ed Effetti Movimenti Provvigioni Agenti (solo per chi utilizza il modulo Agenti) Ordini e Offerte (solo per chi utilizza il modulo Ordini) Movimenti di Magazzino Prima di effettuare il consolidamento dei movimenti si raccomanda di effettuare la stampa del giornale di magazzino in quanto, in seguito all eliminazione movimenti, non sarebbe più possibile richiederne la stampa. Inoltre, si ricorda che in caso di consolidamento movimenti non sarà più possibile utilizzare la nuova stampa valorizzazione ed esistenze di magazzino alla data in quanto le esistenze ed i valori non potrebbero essere determinati. Prima di avviare la suddetta fase è necessario accertarsi di aver creato le causali movimento necessarie alla chiusura. Il consolidamento movimenti può essere periodico o di fine anno. Il consolidamento movimenti eseguito subito dopo la fase di azzeramento dati contabili prodotto è denominato consolidamento di fine anno. Il consolidamento di fine anno procede ad effettuare le seguenti operazioni: Visualizzare la Data chiusura esercizio Contabile registrata dalla precedente fase di azzeramento dati contabili prodotto, la data ultimo consolidamento e la data ultima apertura esercizio anch essa registrata dalla fase di azzeramento dati contabili ed infine. Richiedere la Data movimenti di consolidamento per la generazione dei movimenti di consolidamento. La data proposta coincide con la data ultima apertura visualizzata. Eliminare i movimenti di magazzino dell azienda selezionata sino alla data di chiusura esercizio riportata dalla precedente fase di azzeramento dati contabili prodotto; Eliminare i movimenti di rettifica esistenza iniziale ed attuali generati dalla fase di azzeramento dati contabili prodotto per evitare la sovrapposizione degli stessi con quelli generati dal consolidamento; Generare alla data indicata (data movimenti di consolidamento) i movimenti di riepilogo relativi all esistenza iniziale, attuale e conto visione di ciascun prodotto o magazzino/prodotto. Per consentire la generazione dei movimenti si consiglia di utilizzare le seguenti causali movimenti precaricate: Causale 710 per la generazione dei movimenti di riepilogo esistenza iniziale da consolidamento fine anno. Causale 711 per la generazione dei movimenti di riepilogo esistenza attuale da consolidamento fine anno. Causale 720 per la generazione dei movimenti di riepilogo quantità in conto visione da consolidamento. Ultimata l elaborazione, tra i parametri azienda, sarà azzerato il campo Data di Chiusura Esercizio Contabile ed aggiornato il campo Data ultimo consolidamento che corrisponde alla data ultima chiusura registrata dalla precedente fase di azzeramento. 7

8 - LINEA AZIENDA Il consolidamento periodico può essere eseguito in corso d esercizio e solo se non è stata effettuata una precedente fase di azzeramento dati contabili. Anche il consolidamento movimenti periodico ha lo scopo di annullare i movimenti di magazzino sino alla data indicata e generare i corrispondenti movimenti di riepilogo esistenze iniziali, attuali e conto visione, in maniera analoga a quanto previsto per i consolidamenti di fine anno. Anche in questo caso occorre specificare le apposite causali movimenti. Si consiglia a tal proposito di utilizzare le causali precaricate 700, 701 e Documenti di Fatturazione E' possibile eliminare le registrazioni relative a documenti di vendita emessi nell anno in chiusura richiamando il programma di consolidamento documenti di vendita Scadenze ed Effetti Solo nel caso in cui non sia prevista l'integrazione con le procedure di contabilità aziendale e di prima nota e scadenzario, è possibile eliminare gli effetti presenti sul sistema relativi a documenti di vendita consolidati. L operatore ha l opportunità di eliminare le scadenze fino a una certa data Movimenti Provvigioni Agenti Nel caso in cui sia prevista l'integrazione con la Procedura Gestione Agenti è possibile eliminare le movimentazioni relative agli agenti. L operatore ha l opportunità di effettuare diversi filtri: da agente ad agente, stato movimento, tipo movimento, tipo pagamento, da data a data, da data maturazione a data maturazione, da data pagamento a data pagamento, da codice cliente a codice cliente Ordini e Offerte E' possibile consolidare e quindi eliminare gli ordini e le offerte richiamando la procedura di Consolidamento dal menu Ordini e Offerte. Anche in questo caso lo scopo del programma è quello di recuperare spazio su disco e di eliminare le registrazioni relative all anno o agli anni passati. 8