FATTURA ELETTRONICA INTEGRAZIONI CON PROMOFARMA

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1 FATTURA ELETTRONICA INTEGRAZIONI CON PROMOFARMA SOMMARIO CONFIGURAZIONE Pag. 2 INVIO A PROMOFARMA Tramite sito Web Pag. 3 Diretto Pag. 7 VISUALIZZAZIONE ESITI FATTURE SPEDITE Pag. 11 ELENCO STATI DOCUMENTI Emessi Pag. 15 Ricevuti Pag di 15

2 CONFIGURAZIONE Richiamare la seguente voce di Menù FARMA + Bolle/Fatture PROMOFARMA Configurazione Verrà visualizzata una videata come in figura Inserire le credenziali di accesso al portale Promofarma facendo molta attenzione a rispettare i caratteri maiuscoli e minuscoli. 2 di 15

3 INVIO A PROMOFARMA TRAMITE SITO WEB Aprendo il programma di bolle/fatture verrà visualizzato il tabellone con l'elenco di tutti i documenti emessi dalla farmacia. Cliccare sul pulsante Digitare F6 da tastiera per aprire il programma di generazione file xml. Verrà visualizzato un elenco di tutte le fatture/note credito/note debito emesse dalla farmacia. 3 di 15

4 Selezionare il documento desiderato e cliccare sul pulsante Selezionare il documento desiderato e digitare F1 da tastiera Compare la maschera Compare la maschera Cliccare sul pulsante Digitare S se si vuole spedire all interno del file xml anche il PDF della fattura se si vuole spedire all'interno del file xml anche il PDF della fattura E in seguito con E in seguito con Cliccare sul pulsante Digitare S se il cliente ha richiesto di allegare altri documenti (ad esempio il prospetto della fornitura). Si aprirà la schermata per la selezione degli allegati se il cliente ha richiesto di allegare altri documenti (ad esempio il prospetto della fornitura). Si aprirà la schermata per la selezione degli allegati 4 di 15

5 Posizionarsi sull allegato selezionato e cliccare sul pulsante L'ultima colonna del tabellone cambierà valore da N a S Posizionarsi sull allegato selezionato e digitare F2 da tastiera. L'ultima colonna del tabellone cambierà valore da N a S Una volta selezionati tutti i documenti desiderati confermare digitando F1 da tastiera una volta selezionati tutti i documenti desiderati confermare con ATTENZIONE!!! Questa schermata presenta a video tutti i documenti salvati con la procedura da concordare con i tecnici FARMALINE 5 di 15

6 Al termine della procedura compare la maschera Posizionarsi su PROMOFARMA SITO WEB cliccare sul pulsante E digitare invio Sul server farmacia il file xml della fattura elettronica è disponibile sul Desktop nella cartella PROMOFARMA. A questo punto aprire il browser e accedere al portale e caricare il file seguendo le istruzioni della piattaforma. 6 di 15

7 INVIO A PROMOFARMA DIRETTO Seguire le istruzioni del presente manuale da pagina 4 a pagina 6. Al termine della procedura compare la maschera Posizionarsi su PROMOFARMA DIRETTO cliccare sul pulsante E digitare invio Al termine dell invio, in caso di esito positivo, verrà visualizzato un messaggio come in figura Nel caso di errore verrà visualizzato un messaggio come nell esempio in figura con l indicazione del motivo dello scarto 7 di 15

8 VISUALIZZAZIONE ESITI FATTURE SPEDITE Richiamare la seguente voce di Menù FARMA + Bolle/Fatture PROMOFARMA Documenti inviati Verrà visualizzata una videata come in figura in cui sono elencanti tutti gli invii dei documenti emessi caricati sulla piattaforma Promofarma, con le procedure descritte nelle pagine precedenti. Nell elenco sono visualizzate i documenti emessi e in dettaglio Numero Data Data/Ora Stato Il numero del documento all'interno del gestionale con l'indicazione dell eventuale Protocollo di Numerazione La data di emissione del documento all'interno del gestionale La Data/Ora di registrazione sul portale di Promofarma del documento in oggetto Lo stato in cui si trova il documento emesso. (Vedi appendice degli stati dei documenti emessi. Pag. ) 8 di 15

9 Da questa videata sono disponibili le seguenti funzioni PER CHI UTILIZZA IL PROGRAMMA PER CHI UTILIZZA IL PROGRAMMA Permette di visualizzare il dettaglio delle informazioni sul documento presente sul portale Promofarma. Viene visualizzata una videata come nell esempio (uguale nella versione Farma+) Digitando F1 da tastiera Digitando F2 da tastiera In dettaglio sono visualizzate : o Tipo A Indica Documento ATTIVO (Documento Emesso) o ID Codice identificativo documento Documento assegnato dalla piattaforma Promofarma o Numero Numero del documento all'interno del Documento gestionale con l'indicazione dell'eventuale Protocollo di Numerazione o Data Data di emissione del documento Documento all'interno del gestionale o Data Ora Data/Ora di registrazione sul portale di Ricezione Promofarma del documento in oggetto o Codice/ Stato in cui si trova il documento Descrizione emesso. Vedi appendice degli stati dei Stato documenti emessi. Pag. 15) o Tipo Tipo Documento (Fattura, Nota Credito, Documento etc) o Nome file Nome del file XML con cui è stato Documento inviato il File Permette di aggiornare lo stato del documento 9 di 15

10 Digitando F3 da tastiera Permette di aggiornare l elenco con i nuovi documenti emessi. Viene visualizzata una videata con la richiesta del periodo da aggiornare come nell esempio (uguale nella versione Farma+) Inserire quindi l anno e il mese per il quale si vuole aggiornare l elenco e confermare con F1 o con il tasto 10 di 15

11 VISUALIZZAZIONE FATTURE RICEVUTE Richiamare la seguente voce di Menù FARMA + Bolle/Fatture PROMOFARMA Documenti ricevuti Verrà visualizzata una videata come in figura in cui sono elencanti tutti i documenti ricevuti dalla piattaforma Promofarma. Nell elenco sono visualizzate i documenti ricevuti e in dettaglio Numero Data Data/Ora Stato Il numero del documento del fornitore La data di emissione del documento La Data/Ora di registrazione sul portale di Promofarma del documento in oggetto Lo stato in cui si trova il documento ricevuto. (Vedi appendice degli stati dei documenti emessi. Pag. 15) 11 di 15

12 Da questa videata sono disponibili le seguenti funzioni PER CHI UTILIZZA IL PROGRAMMA PER CHI UTILIZZA IL PROGRAMMA Permette di visualizzare il dettaglio delle informazioni sul documento presente sul portale Promofarma. Viene visualizzata una videata come nell esempio (uguale nella versione Farma+) Digitando F1 da tastiera Digitando F2 da tastiera In dettaglio sono visualizzate : o Tipo P Indica Documento PASSIVO (Documento Ricevuto) o ID Codice identificativo documento Documento assegnato dalla piattaforma Promofarma o Numero Numero del documento del fornitore Documento o Data Data di emissione del documento Documento o Data Ora Data/Ora di registrazione sul portale di Ricezione o Codice/ Descrizione Stato Promofarma del documento in oggetto Stato in cui si trova il documento emesso. Vedi appendice degli stati dei documenti emessi. Pag. 15 ) o Tipo Tipo Documento (Fattura, Nota Credito, Documento etc) o Nome file Nome del file XML con cui è stato Documento inviato il File Permette di visualizzare la fattura ricevuta in un formato fac-simile a un documento effettivo. Insieme alla fattura se nel file xml sono presenti dei file allegati vengono visualizzati anche quelli. Vedi Esempio Pag di 15

13 Digitando F3 da tastiera Permette di aggiornare l elenco con i nuovi documenti ricevuti. Viene visualizzata una videata con la richiesta del periodo da aggiornare come nell esempio (uguale nella versione Farma+) Inserire quindi le date per le quali si vuole aggiornare l elenco e confermare con F1 o con il tasto 13 di 15

14 VISUALIZZAZIONE FATTURA ELETTONICA NEL FORMATO FAC-SIMILE 14 di 15

15 ELENCO STATI DOCUMENTI (Come da estratto della documentazione fornita da Promofarma in data EMESSI STATO DESCRIZIONE 1 Presa in carico 2 Trasferimento in corso 20 Il SDI non riesce a recapitare la fattura alla PA. Il SDI replicherà il tentativo per 10 giorni e in caso di esito negativo, invierà una notifica di "Attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito". Al ricevimento di tale notifica il 21 Documento preso in carico in attesa di risposta dal SDI 3 Trasferita alla PA. In attesa di risposta. (La PA ha 15 giorni di tempo per rispondere). 4 Accettata dalla pubblica amministrazione 5 Rifiutata dalla Pubblica Amministrazione. Per verificare i motivi del rifiuto clicca su EsitoPA e su Visualizza Esito 6 La PA non ha segnalato alcun esito negli ultimi 15 gg - Per conoscerne l'esito contattare l'ente Pubblico destinatario. 7 Documento non consegnabile dal SDI all'amministrazione destinataria - Contattare il destinatario -1 Scartata dal sistema di interscambio -2 Documento rifiutato e non inviabile al SDI - Il documento non ha superato i controlli di valida-zione. Verificare i contenuti del file XML. -3 Annullata RICEVUTI STATO DESCRIZIONE 1 Documento non ancora lavorato 2 Documento esitato 3 Risposta in invio a SOGEI 4 Esito inviato a SOGEI 5 Errore invio esito a SOGEI 6 L'esito è stato rigettato da SOGEI 7 Non è stata fornita alcuna risposta entro 15 giorni 15 di 15