UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI BRESCIA

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1 GUIDA ALL'INSERIMENTO DEI PRODOTTI DELLA RICERCA IN OPENBS A cura del Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico OPENBS ED IRIS - COME ACCEDERE ALLA PAGINA PERSONALE... 2 DESKTOP PRODOTTI... 2 Personalizzazione del Desktop prodotti (funzioni di ricerca e visualizzazione)... 3 Stati di un prodotto... 4 Stati di invio di un prodotto al MIUR e tempistiche... 5 Azioni possibili sulle pubblicazioni... 5 Autoriconoscersi su un prodotto... 6 COME INSERIRE UN NUOVO PRODOTTO (step 1)... 6 Inserimento di una rivista (step 2)... 7 Effettuare il riconoscimento degli autori interni (step 3)... 8 Antiduplicazione... 9 Caricamento file e scelta della Policy (step 4)... 9 Verifica (step 5) Sottoscrizione licenza di deposito (step 6) Contatti Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 1

2 OPENBS ED IRIS - COME ACCEDERE ALLA PAGINA PERSONALE L' Open Archive dell'università degli Studi di Brescia (OPENBS), che sostituisce il catalogo U-GOV della ricerca, è l'archivio istituzionale dedicato alla raccolta e alla disseminazione della produzione scientifica dell'ateneo. OPENBS è integrato all'interno della nuova piattaforma IRIS (Institutional Research Information System) sviluppata da CINECA. OEPNBS è un archivio online "aperto" costituito da una pagina pubblica raggiungibile collegandosi al link: nella quale è possibile effettuare diverse interrogazioni ed estrazioni di dati utilizzando la maschera di ricerca, i filtri e la funzione Sfoglia. Solo il personale docente e ricercatore dell'ateneo ha l'accesso ad una propria pagina personale delle pubblicazioni. Per accedervi bisogna innanzitutto autenticarsi in iris cliccando su login in alto a destra ed inserendo le credenziali dell area intranet del personale. DESKTOP PRODOTTI A questo punto l'utente si trova già nella pagina principale chiamata "Desktop prodotti". L'icona "Apri/chiudi menù verticale" permette di nascondere o rendere visibile il menù a sinistra. Tale menù è costituito dalle seguenti sezioni: Portale pubblico (riporta alla pagina pubblica del catalogo) Prodotti (attraverso cui gestire le pubblicazioni) Reportistica e analisi Il "Desktop prodotti" è diviso in 3 tab principali con diverso significato: LE MIE REGISTRAZIONI: contiene tutti i prodotti per i quali l'utente è autore/co-autore riconosciuto oppure responsabile del dato (ovvero sono stati inseriti dall'utente stesso). PRODOTTI DA RICONOSCERE: contiene tutti i prodotti, individuati in automatico dal sistema, che potenzialmente appartengono all'utente, perchè compare nella stringa autori, ma nei quali non è stato riconosciuto come autore interno dell'ateneo. Per ognuno di essi l'utente può autoriconoscersi, evitando, così, di inserire nuovamente la pubblicazione e creare duplicati. Si consiglia di controllare con attenzione questo tab prima di procedere a nuove registrazioni di prodotti. Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 2

3 RICONOSCIMENTI DA VALIDARE: contiene i prodotti, di cui l'utente è responsabile del dato, sui quali altri co-autori hanno effettuato un autoriconoscimento e che aspettano di essere confermati o rifiutati. Quando un utente si autoriconosce su un prodotto, la richiesta di validazione in automatico viene inviata a: responsabile del dato, amministratore di sistema (Servizio Ricerca e TT) e key-user del Dipartimento. E' sufficiente che uno solo di essi proceda alla validazione perchè la richiesta sia accettata con esito positivo. Ogni tab presenta evidenziato il numero totale dei prodotti in esso contenuti, ove non vi siano prodotti il tab è grigio chiaro. Personalizzazione del Desktop prodotti (funzioni di ricerca e visualizzazione) Il desktop prodotti presenta, inoltre, una serie di funzioni: Show/hide columns: permette di aggiungere o eliminare colonne dalla visualizzazione. Si può anche modificare l'ordine delle colonne presenti semplicemente trascinandole nella posizione desiderata. Box "cerca": permette di cercare la parola o la frase all'interno dei campi presenti in tabella (ad eccezione di "stato" e MIUR"). Filtro: permette di filtrare l'elenco dei prodotti per tipologia e/o stato del prodotto (provvisorioriaperto-definitivo). Pulsante refresh: permette di forzare l'aggiornamento della visualizzazione scelta. Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 3

4 Frecce di ordinamento: sono presenti accanto al nome di ogni colonna (titolo, tipologia, ecc ) e permettono di ordinare l'elenco delle registrazioni in base al contenuto della colonna stessa. Pulsante Carica una visualizzazione : una volta impostati filtri e/o modifiche sulle colonne tramite questo funzione è possibile cliccare su "Salva visualizzazione : l'utente può salvare così la configurazione di visualizzazione applicata in modo da poterla richiamare velocemente in seguito. Si possono salvare più visualizzazioni, ognuna contraddistinta da un nome. Selezionando, invece, l opzione Visualizzazione base viene ripristinata la visualizzazione di default di sistema. Sconsigliamo l utilizzo del salvataggio di una visualizzazione come "di default", in quanto diventerà quella di base e si presenterà sempre all'apertura del desktop prodotti (comprensiva di filtri e modifiche varie). Pulsante esportazione: permette, una volta effettua una ricerca e filtrati i dati, di esportarli scegliendo tra diverse tipologie di file da salvare (menù a tendina). Stati di un prodotto Un prodotto può trovarsi nei seguenti stati: PROVVISORIO: quando l autore responsabile del dato ha iniziato ma non concluso l'inserimento. È possibile modificarlo o eliminarlo in qualsiasi momento; RIAPERTO: quando il key-user di Dipartimento o l'amministratore di sistema lo hanno riaperto a seguito di richiesta del docente o ricercatore, al fine di poter apportare delle modifiche; DEFINITIVO: quando l'inserimento di un prodotto è stato completato e concluso. Solo i prodotti definitivi vengono trasmessi al MIUR. Per eventuali modifiche si deve richiedere al proprio referente (key-user di Dipartimento) o all' amministratore del sistema (Servizio Ricerca e TT) di riaprirlo nuovamente. IN VALIDAZIONE (opzione non attiva per UNIBS). Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 4

5 Stati di invio di un prodotto al MIUR e tempistiche La colonna "MIUR" indica lo stato di invio al Sito Ministeriale delle pubblicazioni, le possibilità sono: SUCCESSO: il prodotto è stato correttamente inviato al MIUR; DA (RE)INVIARE: sono state apportate modifiche sul prodotto e la richiesta di invio deve essere ancora elaborata dal sistema; ERRORE: il prodotto inviato al MIUR presenta errori (ad esempio: autori erroneamente riconosciuti come interni o numero autori non coerente con stringa) per cui non viene accettato dal MIUR fino a che non vengono corretti; N/A: il prodotto è in stato provvisorio per cui non può essere inviato al MIUR. DISATTIVATO: per il prodotto l autore riconosciuto ha in autonomia disattivato la sincronizzazione con il Sito Ministeriale al fine di non rendere effettivo l invio al MIUR. E sempre possibile modificare questo stato agendo dalla scheda di dettaglio del prodotto. Cliccando sul simbolo della "i" accanto allo stato è possibile visualizzare il messaggio che lo accompagna, per cui anche verificare quale sia l'errore di invio, se presente. N.B.: a differenza di quanto avveniva U-GOV, in cui l'elaborazione dell'invio al MIUR veniva effettuata ogni 10 minuti circa, in IRIS l invio al MIUR dei prodotti avviene tipicamente una volta al giorno (h 23:30). E comunque possibile, in casi di necessità (esempio: imminenti scadenze ministeriali) forzare l invio al MIUR cliccando su Re-invia (Sito docente) nel menù azioni accanto al prodotto. Azioni possibili sulle pubblicazioni Accanto ad ogni pubblicazione (ultima colonna) è presente il menù "Azioni" che elenca le possibili operazioni disponibili per quel prodotto a seconda del suo stato. Cliccando sulla freccia vicino al simbolo si possono visualizzare. Per prodotti provvisori o riaperti: Completa inserimento; Elimina,; Visualizza; Cambia responsabile della scheda: uno degli autori riconosciuti può prendersi in carico il prodotto diventandone responsabile del dato o darlo in carico ad altro autore. Consigliamo, comunque, di avvertire l attuale responsabile del dato prima di prendere in carico una qualsiasi pubblicazione; Vedi storico; Contatta responsabile della scheda; Per prodotti definitivi: Re-invia (Sito docente); Visualizza; Vedi versione pubblica; Cambia responsabile della scheda; Vedi storico; Contatta responsabile della scheda. Altre azioni possibili (riconoscimento o disconoscimento) si possono visualizzare solamente entrando nel dettaglio delle schede, quindi aprendo la pubblicazione (clic sul titolo). Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 5

6 Autoriconoscersi su un prodotto Vi sono due modi per aggiungere il proprio nominativo tra gli autori interni dell'ateneo: Nel desktop prodotti dove il tab "prodotti da riconoscere" presenta le possibili pubblicazioni su cui riconoscersi. Per ognuna di esse, si può cliccare su riconosci o scarta nel menù azioni; Nel dettaglio di una scheda prodotto attraverso il pulsante "Riconosci". COME INSERIRE UN NUOVO PRODOTTO (step 1) Per iniziare un nuovo inserimento cliccare su "Nuovo prodotto" nella pagina personale. Esistono tre diverse modalità di inserimento: 1. REGISTRAZIONE MANUALE La prima operazione da compiere consiste nel selezionare la tipologia del documento tra quelle proposte. Cliccare poi sul pulsante Inserimento manuale. E' sempre possibile, durante l'inserimento, cambiare la tipologia di prodotto, basterà selezionare quella desiderata dal menù a tendina e cliccare su "Cambia" per rendere operativa la scelta. Vi sono diverse schermate da completare per concludere l'inserimento di una nuova pubblicazione. In fondo ad ognuna si può scorrere tra le pagine tramite i tasti "Indietro" e "Successivo", mentre il pulsante "Chiudi" permette di abbandonare temporaneamente l'inserimento riprendendolo più avanti, eliminare l'inserimento o proseguire. Solo i campi contrassegnati con asterisco verde sono obbligatori. Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 6

7 2. IMPORTAZIONE DA IDENTIFICATIVO E' possibile cercare la pubblicazione della quale si conosce un identificativo (DOI, SCOPUS, Pubmed ) e selezionare ricerca per trovarla, dopo averlo inserito nel box corrispondente. Nella schermata successiva si dovranno flaggare i prodotti interessati e, per ciascuno di essi, specificare la tipologia e cliccare sul tasto "Importa i record selezionati". Si possono importare più pubblicazioni contemporaneamente, inserendo più identificativi dello stesso tipo (separati da virgola) o anche identificativi di tipo diverso. Se una pubblicazione viene trovata in più banche dati, viene operata un integrazione delle informazioni recuperate. Per ogni record importato il sistema crea un prodotto in stato provvisorio che dovrà essere completato inserendo i pochi campi mancanti. 3. IMPORTAZIONE DA FILE BIBLIOGRAFICI Si può scegliere dal menù a tendina la tipologia di file (ad es. pubmed, crossref, ISI ), quindi allegarlo, selezionare la tipologia e cliccare su "Elabora". Una volta importati i prodotti in automatico verrà proposto il primo per il completamento delle informazioni richieste. Per ogni record importato il sistema crea un prodotto in stato provvisorio che dovrà essere completato inserendo i pochi campi mancanti. Inserimento di una rivista (step 2) Per inserire una rivista nella scheda prodotto, l utente deve cliccare sul tasto ANCE e cercare la rivista di suo interesse digitando nel box il titolo o parte di esso o inserendo l'issn o il codice ANCE. Il sistema cerca indifferentemente riviste e serie. IRIS aggiunge in automatico un asterisco all inizio e alla fine di ciò che si digita in modo da ritrovare anche tutti gli elementi simili alla parola cercata. Inoltre viene Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 7

8 effettuata un operazione di pulizia rispetto a caratteri speciali che potrebbero essere male interpretati dal Sito Ministeriale. Se si utilizza la funzione Ricerca esatta, tali meccanismi vengono disattivati. Una volta trovata, cliccare su "Seleziona". Se la ricerca risulta troppo generica e restituisce troppi risultati, il sistema lo segnala all utente ed è opportuno affinarla. Se la rivista non è presente l'utente può cliccare su "Inserisci manualmente" e viene inviata la richiesta di inserimento della rivista in ANCE al MIUR, è necessario attendere conferma dell accettazione della rivista prima di poter concludere la creazione del record. Il mittente della richiesta è per default l dell utente corrente. Effettuare il riconoscimento degli autori interni (step 3) Questo step è fondamentale per poter attribuire correttamente la pubblicazione a tutti i co-autori dell'ateneo. Cliccando sul pulsante Effettua il riconoscimento multiplo automatico compare un box di testo, ove è possibile inserire tutti gli autori della pubblicazione così come compaiono nella stringa autori della stessa. Cliccare poi su "Elabora" ed il sistema compilerà in automatico i campi Personale interno, Autore/i e Numero autori, proponendo tutti gli autori che riconosce come interni. E' possibile che si verifichino errori (es.: autori riconosciuti ma non interni), per cui si consiglia di controllare sempre l'elenco restituito dal sistema. Se i dati non dovessero essere corretti, si può intervenire manualmente modificando, aggiungendo o rimuovendo i riconoscimenti. In alternativa al riconoscimento multiplo automatico l'utente può indicare manualmente gli autori di Ateneo. Alla voce "Personale interno", digitare il nominativo del primo autore e selezionare dall'elenco quello desiderato. Per aggiungere altri autori, cliccare sul pulsante "Aggiungi ancora". In questo caso, però, il nome dovrà essere inserito anche nella stringa "Autore/i", non vi sarà completamento automatico. Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 8

9 Antiduplicazione Quando il sistema rileva un nuovo inserimento con titolo uguale a quello di una pubblicazione già catalogata propone una schermata con i possibili duplicati e per ogni record individuato l utente deve decidere l azione da intraprendere cliccando sull icona corrispondente. Le operazioni possibili sono: crea duplicato: si tratta effettivamente di un duplicato, ma esigenze impreviste ne richiedono l inserimento forzato. La situazione potrà essere sanata a posteriori da un amministratore che unirà le schede in una unica; non è un duplicato: permette di marcare la proposta come un falso positivo, evitando che la segnalazione venga riproposta in seguito; autoriconosciti: nel caso in cui l utente non sia un autore riconosciuto nella scheda individuata, gli viene offerta la possibilità di sospendere l inserimento e procedere all autoriconoscimento sul prodotto esistente. Diversamente da U-GOV tale operazione avviene all'inizio e non al termine dell'inserimento del prodotto. Caricamento file e scelta della Policy (step 4) Terminato l'inserimento dei dati bibliografici, l'utente ha la possibilità di completare caricando l'allegato della pubblicazione. E' necessario rispettare la policy dell'editore prima di caricare il file, solo se essa lo permette si può procedere. Per verificare quale versione del PDF sia possibile archiviare si può consultare la banca dati SHERPA/RoMEO che contiene una raccolta piuttosto completa delle policy dei maggiori editori internazionali in materia di auto-archiviazione. Tale pagina viene visualizzata in automatico a destra nella schermata di inserimento del file. Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 9

10 Per quanto riguarda gli editori nazionali esiste una sezione, sempre in SHERPA/RoMEO, cui si accede tramite la funzione di ricerca avanzata e selezionando Italy come "Country". Nel campo Tipologia specificare se si tratta di pre-print, post-print, abstract, full text (versione editoriale) o altro materiale allegato. E necessario specificare poi la policy di accesso al file: Open Access; Embargo (periodo richiesto dall'editore prima di rendere visibile il prodotto); Utenti riconosciuti (il file è visibile a tutti gli autori riconosciuti); Solo gestori archivio (il file è visibile ai key-user del proprio Dipartimento e all'amministratore di sistema). Quando viene caricato un file pdf è necessario specificare se si desidera attivare l invio al Sito Ministeriale o no. Tale specifica si applicherà al solo file, non all'intera pubblicazione. Il box tipologia di licenza permette di aggiungere eventuali altre licenze associate alla pubblicazione (es.: creative commons). Nel caso non presenti indicare DRM non definito. Verifica (step 5) La schermata ricapitola tutti i dati inseriti, per consentirne la verifica ed un eventuale correzione. Se è tutto a posto cliccare su "Successivo, altrimenti su "Modifica" per tornare alle schermate precedenti. Sottoscrizione licenza di deposito (step 6) L'ultima schermata prevede l'adesione alla licenza di deposito dell'ateneo, si tratta di un accordo non esclusivo tra l'utente e l'università degli Studi di Brescia in merito al rispetto dei diritti all'interno dell'archivio. E' necessario sottoscriverla per poter archiviare le pubblicazioni in OPENBS. Per sottoscrivere la licenza clicca sul pulsante Concludi. Se si accetti la licenza, si dichiara che le informazioni inserite nel record e quelle contenute nell'eventuale allegato sono corrette e non violano i diritti di nessuno, in particolare quelli relativi a Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 10

11 privacy e copyright. La licenza conferisce all'università anche la possibilità di modificare i record ai soli fini di preservazione. Nel caso di non concessione della licenza la registrazione del prodotto non viene eliminata, ma non può considerarsi pubblicato in OPENBS: rimane in stato provvisorio. A questo punto si conclude la registrazione e verrà inviata una mail automatica di conferma di avvenuto inserimento prodotto. Contatti Per supporto su OPEBS è possibile rivolgersi ai key-user di Dipartimento (vedi elenco sotto) e al Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico (valentina.chirico@unibs.it; stefania.venturi@unibs.it) Key user di Dipartimento: Dipartimento di Medicina Molecolare e Traslazionale Cristina Mazzi Dipartimento di Medicina Molecolare e Traslazionale Arianna Fabi Dipartimento di Specialità Medico-Chirurgiche, Scienze Radiologiche e Sanità Pubblica Andrea Festa Dipartimento di Specialità Medico-Chirurgiche, Scienze Radiologiche e Sanità Pubblica Carmen Russomanno Dipartimento di Scienze Cliniche e Sperimentali Eva Fantoni Dipartimento di Scienze Cliniche e Sperimentali Donatella Bencini Dipartimento di Ingegneria Civille, Arrchitettura, Territorio, Ambiente e Matematica Luisa Mazzi Dipartimento di Ingegneria Meccanica ed Industriale Chiara Motta Dipartimento di Ingegneria dell'informazione Stefania Venturelli Dipartimento di Economia e Managament Chiara Luppi Dipartimento di Giurisprudenza Raffaella Franchi Servizio Ricerca e Trasferimento Tecnologico 11