Indicatori di occorrenza Indica la presenza facoltativa (0-1) dell'elemento

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1 Nelle righe che seguono si cercherà di dar conto delle scelte operate nella definizione del modello attraverso una descrizione puntuale delle unità informative (elementi della DTD) in cui è stata segmentata la struttura logica degli inventari 1. Per agevolare la comprensione della struttura elaborata si è scelto di rappresentarla attraverso una convenzione maggiormente intuitiva che rappresenta il modello del documento in modalità grafica, come una struttura ad albero composta da "foglie" (elementi), che vi appaiono come rettangoli all interno dei quali è inserito il loro nome. La presenza di eventuali attributi, ovvero di ulteriori specificazioni dell elemento, è segnalata da un segno ~ posto dopo il nome dell'elemento. Si fornisce di seguito una legenda illustrante l interpretazione dei simboli grafici utilizzati Indicatori di occorrenza Indica la presenza facoltativa (0-1) dell'elemento Rappresenta la ripetibilità facoltativa (0-n) dell'elemento Indica che l'elemento da esso contraddistinto deve essere presente almeno una volta (1-n). Connettori tra gli elementi Indica che gli elementi del modello devono ricorrere (se presenti) nell ordine indicato dalla successione Gli elementi preceduti da tale simbolo grafico si trovano in OR logico tra di loro: non c è quindi obbligatorietà nella successione 1 La DTD si limita a prendere in considerazione gli elementi strutturali ed informativi strumentali al recupero informatico degli inventari per consentirne una lettura e una fruizione uniforme.

2 Gli elementi della DTD Strumento-di-ricerca: è l elemento radice nel quale sono contenuti sia l elemento che individua la parte denominata Metadati che il vero e proprio Inventario. In esso confluisce anche l elemento Appendice. A) Metadati Attraverso questo elemento sono state codificate tutte quelle informazioni riguardanti la produzione dell inventario, distinte dalle informazioni relative alla documentazione archivistica inventariata. Esso è composto dai seguenti elementi: Titolo: è il titolo dello strumento di ricerca Responsabilità: è la persona e/o l ente responsabile a qualche titolo dell inventario in oggetto Luogo: nel nostro caso è sempre Roma, perché è il luogo dove verrà conservato l inventario presso la Soprintendenza Data-consegna: è la data di consegna dell inventario alla Soprintendenza B) Inventario Questo elemento costituisce il nucleo della descrizione archivistica e contiene sia le note storiche e archivistiche sia i dati inventariali. Introduzione: contiene l elemento Introduzione-storica ovvero una breve storia istituzionale del soggetto produttore (o dei soggetti produttori), seguito dall elemento Introduzione-

3 archivistica dove vengono fornite le indicazioni in merito alla storia archivistica della documentazione e ai criteri utilizzati per l ordinamento e la descrizione. La parte introduttiva è accompagnata dagli elementi Avvertenze, in cui confluisce l informazione sulla delibera della regione che ha dato avvio al lavoro di inventariazione e sulle responsabilità generali del lavoro e Bibliografia (composto, a sua volta, da uno o più elementi Unita-bibliografica ). Unita-di-descrizione: si tratta dell elemento descrittivo centrale del modello. Questo elemento è definito in termini volutamente generici in maniera tale da poter essere utilizzato per la marcatura di livelli diversi che presentano però elementi informativi simili (Fondo, Serie, Sottoserie e livelli successivi, ma anche Raggruppamento fondi e Raggruppamento serie). Il livello verrà specificato nell attributo Unita-didescrizione-livello contenente una lista controllata di denominazioni (Fondo, Serie, Sottoserie, Raggruppamento-fondi, Raggruppamento-serie, Sezione). La definizione del livello in sede di attributo risponde alla esigenza di conservare e/o esplicitare l informazione relativa alla specificazione dei livelli gerarchici. É obbligatorio, infatti, esprimere il valore di questo attributo. L attributo Unita-di-descrizione-tipo fornisce indicazioni relative all unità di descrizione che si sta presentando e codifica l organizzazione tipica di un archivio comunale. La lista dei valori possibili rispetta pertanto questa differenziazione tipologica: Diplomatico, Archivio-comunale, Altri-archivi 2, Ufficio. L elemento Unita-di-descrizione si presenta articolato nei seguenti elementi informativi: Soggetto Produttore: nome del Soggetto che ha prodotto le carte che si stanno analizzando (Comune, Giudice conciliatore, etc.). Tale informazione viene fornita solamente a livello fondo. Descrizione: informazioni relative all unità di descrizione in oggetto. Si tratta, anche in questo caso, di un elemento 2 Comprende anche i c.d. Archivi aggregati

4 contenitore in cui trovano collocazione le seguenti metainformazioni: - Codice-id: è il codice identificativo dell Unità di descrizione e comprende l eventuale Sigla del fondo (CON, ECA etc. 3 ) o del periodo cronologico di riferimento (ARE, PFR, RGN, REP) e il Numero Identificativo dell Unità stessa. - Categoria: questo elemento indicato a livello di unità di descrizione serve a marcare il numero corrispondente alla categoria del titolario eventualmente in uso nei casi in cui la serie sia organizzata per categorie 4. - Denominazione: denominazione del fondo, della serie o di ogni altro livello descrittivo. Contiene un attributo Denominazione normalizzata per permettere l indicazione, auspicata dalla Sovrintendenza, di eventuali denominazioni normalizzate. - Estremi cronologici: contiene due elementi Data e Notealla-data. - Consistenza: elemento in cui si riportano, ove presenti, le informazioni sulla quantità delle unità archivistiche di cui fondo, serie, sottoserie etc. sono costituiti. - Introduzione archivistica: elemento in cui vengono fornite annotazioni archivistiche relative all unità di descrizione considerata (fondo, serie, raggruppamento di fondi etc.) e ai criteri utilizzati per l ordinamento e la descrizione. Può essere costituita o da Testo o da paragrafi in successione. Partizione-cronologica: si tratta di un elemento contenitore caratteristico (e obbligatorio) della descrizione delle carte comunali. L elemento Denominazione-Periodo serve a marcare uno dei quattro periodi cronologici (Antico regime, Periodo francese e 3 Per le sigle dei fondi vedi pag. 212 del volume lezioni d Archivistica. 4 È il caso del carteggio amministrativo del Comune.

5 Restaurazione, Regno d Italia, Repubblica italiana) coincidenti con le diverse fasi istituzionali in cui le carte sono state prodotte. All interno dell elemento Partizione-cronologica si annidano l elemento Unita-di-descrizione e l elemento Unita-archivistica che consentono, rispettivamente, di aprire la descrizione di serie e sottoserie o direttamente di unità archivistiche (che risultano così inserite all interno di un determinato periodo). Unita-archivistica: è composto da un elemento contenitore denominato Descrizione-UA, che contiene, oltre agli elementi descrittivi dell unità archivistica in oggetto, un ulteriore elemento Unita-archivistica qualora fossero presenti delle sotto unità (ad es. dei sotto-fascicoli), ed un elemento Unitadocumentaria, nel caso fossero stati schedati invece i singoli documenti. L attributo Unita-archivistica-tipo ha lo scopo di specificare la natura della UA. Gli altri elementi che compongono l Unitaarchivistica sono: - Segnatura: viene riportata la segnatura archivistica, sulla base di come essa si presenta sull inventario originario. In particolare, gli elementi che la compongono sono: Numero-Busta Numero-UA è l unico elemento obbligatorio Numero-sottoUA - Classificazione: è un elemento contenitore che può essere presente 0-n volte e che contiene al suo interno una successione obbligatoria di Categoria e Classe. Ha lo scopo di mantenere unite le informazioni tra la categoria e la classe. Una volta presente la Classificazione, almeno la Categoria è obbligatoria.

6 - Segnatura originaria: indica la antica segnatura eventualmente presente. - Titolo-Oggetto: in questo elemento confluiscono le informazioni che all interno degli inventari originali erano fornite come Intestazione, Titolo e Oggetto, fatta eccezione per quel genere di informazioni che, pur trovandosi originariamente di seguito al Titolo o all Oggetto, fanno riferimento ad annotazioni relative al contenuto dell unità archivistica, alla sua descrizione estrinseca o alla presenza di allegati. In questo caso, tali informazioni vengono separate dal Titolo-Oggetto e inserite all interno dell elemento Nota-archivistica - Descrizione archivistica: con questo elemento si intende l elaborazione di un esatta rappresentazione di una unità di descrizione e delle parti che eventualmente la compongono attraverso la raccolta, l analisi, l organizzazione e la registrazione di informazioni che permettano di identificare, gestire, localizzare ed illustrare il materiale documentario e il contesto ed i sistemi di archiviazione che lo hanno prodotto 5 - Estremi cronologici: vedi sopra - Consistenza: indica, quando presente, il numero delle carte di cui si compone la singola unità archivistica. Non è un elemento obbligatorio. - Note: è un elemento opzionale utilizzabile per esprimere informazioni per le quali non è stato previsto un elemento specifico. Unita-documentaria: sebbene, negli inventari comunali, i casi in cui la descrizione raggiunga il livello dei singoli documenti siano rari nondimeno è stato previsto un elemento per queste eccezioni. Essa presenta un attributo Tipo (obbligatorio) in cui va descritta con un solo termine la tipologia dell unità documentaria descritta (es. fotografia, mappa, pergamena, allegato, lucido, microfilm, manoscritto, dattiloscritto, cartolina, circolare, lettera, manifesto, volantino, disegno ) Al suo interno sono presenti altri elementi per la identificazione di: 5 ISAD (G), Glossario dei termini associati alle regole generali.

7 - Numero: indica la posizione dell unità documentale - Oggetto: elemento in cui vengono riportate le informazioni relative al contenuto dell unità documentale - Trascrizione-Regesto: elemento in cui può essere inserita l eventuale trascrizione, il regesto o l abstract dell unità documentale esaminata - Data-topica: vi viene indicato il luogo di produzione del documento - Data: vedi sopra - Consistenza: in questo elemento viene riportato il numero di fogli o di carte di cui l unità documentale si compone - Note: contiene informazioni aggiuntive di varia natura non definite all interno degli altri elementi - Segnalazioni: vedi sopra C) Appendice Si tratta di un elemento che contiene tutte le informazioni che negli inventari originali si trovano in appendice. In dettaglio, esso è composto dai seguenti elementi: Titolario: in questo elemento vengono inseriti i vari titolari (riportati in appendice negli inventari originali) utilizzati per la classificazione del carteggio amministrativo o della documentazione in generale. In una fase successiva di elaborazione della DTD, si potrebbe pensare di descrivere in dettaglio i vari titolari, prevedendo dei tag per marcare il numero e la denominazione delle categorie (o dei titoli) e delle classi (o degli articoli). In questo modo, si potrebbe creare un sistema di link ipertestuali che metta in relazione queste sezioni del titolario con le rispettive categorie e classi marcate nell inventario. Scarto: serve a marcare eventuali elenchi di scarto riportati nelle appendici degli inventari originali Repertorio: serve a marcare eventuali repertori riportati nelle appendici degli inventari originali Testo: elemento non obbligatorio che ha lo scopo di marcare sia delle porzioni di testo caratterizzate fortemente da una formattazione particolare, come tabelle, liste puntate sia elementi quali Toponimo, Antroponimo e Nome-ente necessari per l indicizzazione.

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