Linee Guida per trattamenti dati relativi al rapporto banca clientela

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1 CORSO: PRIVACY E SICUREZZA NEL TRATTAMENTO DEI DATI (VERS. 1.1) Unità didattica: Linee Guida per trattamenti dati relativi al rapporto banca clientela 1

2 SOMMARIO PRESENTAZIONE... 3 Lezioni... 3 Obiettivi PREMESSA Le linee guida per il trattamento dati relativi al rapporto banca clientela IL RISPETTO DEI PRINCIPI DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI Il trattamento dei dati personali L'identificazione della clientela Il trattamento dei dati e gli obblighi di legge COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI Le regole per la comunicazione dei dati e le comunicazioni autorizzate Le comunicazioni lecite Il caso della cessione dei sportelli bancari TUTELA DEI PROPRI DIRITTI DA PARTE DELLA BANCA L'utilizzo dei dati in sede giudiziale ESERCIZIO DEI DIRITTI PREVISTI DALL'ART. 7, D.LGS. 196/ La richiesta dei clienti Il riscontro alle richieste L'accesso ai dati del defunto e il caso del fallito

3 PRESENTAZIONE Lezioni 1. Premessa 2. Il rispetto dei principi di protezione dei dati personali 3. Comunicazione dei dati personali 4. Tutela dei propri diritti da parte della Banca 5. Esercizio dei diritti previsti dall'art. 7, D.Lgs. 196/03 Obiettivi Al termine di questa unità didattica sarai in grado di descrivere le caratteristiche generali delle "Linee guida per il trattamento dei dati relativi al rapporto banca Clientela" emanate dal Garante della Privacy nel

4 1. PREMESSA 1.1 Le linee guida per il trattamento dati relativi al rapporto banca clientela Le Linee guida per trattamenti dati relativi al rapporto banca clientela sono state emanate dal Garante per la protezione dei dati personali nel Il documento redatto dal Garante si articola in cinque sezioni/articoli: 1. Premessa; 2. Il rispetto dei principi di protezione dei dati personali; 3. Comunicazione dei dati personali; 4. Tutela dei propri diritti da parte della banca; 5. Esercizio dei diritti previsti dall'art. 7 del Codice. Nella Premessa viene chiarito lo scopo delle Linee guida e in particolare che il loro fine e quello di fornire indicazioni utili circa le modalità con cui le banche devono trattare i dati personali della Clientela, ai sensi del D.Lgs. 196/03 (Codice in materia di protezione dei dati personali). 4

5 2. IL RISPETTO DEI PRINCIPI DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI 2.1 Il trattamento dei dati personali Nel secondo articolo, dal titolo Il rispetto dei principi di protezione dei dati personali, il Garante ha stabilito che: la banca può trattare i dati personali soltanto per perseguire finalità legittime quali, ad esempio, soddisfare obblighi derivanti dalla Legge o dare esecuzione al rapporto contrattuale; gli incaricati effettuano il trattamento limitatamente alle istruzioni ricevute; prima di procedere al trattamento, gli interessati devono essere adeguatamente informati circa le finalità e le modalità e il loro consenso deve essere richiesto solo quando previsto; i dati devono essere sempre esatti e aggiornati, devono essere trattati in osservanza delle prescrizioni del Garante (dati sensibili) e adottando misure di sicurezza tali da prevenire accessi e utilizzazioni indebite. 2.2 L'identificazione della clientela Sempre nell articolo Il rispetto dei principi di protezione dei dati personali è previsto che: le banche hanno l obbligo di identificare la clientela chiedendo l esibizione di un documento di riconoscimento, di cui deve essere acquisita copia fotostatica nel caso si tratti di nuovi clienti; inoltre, sono tenute a rilevare e tenere in evidenza i dati identificativi, compreso il codice fiscale, di ogni soggetto che intrattenga con loro qualsiasi rapporto o effettui qualsiasi operazione di natura finanziaria. 2.3 Il trattamento dei dati e gli obblighi di legge Un altra indicazione prevista nell articolo due è quella secondo la quale: quando i dati sono trattati in base ad un obbligo di Legge, per eseguire obblighi derivanti da un contratto o per adempiere a specifiche richieste dell interessato non è necessario acquisire il consenso al trattamento, ma è sufficiente fornire l informativa ex art. 13 D.Lgs. 196/

6 L articolo due Il rispetto dei principi di protezione dei dati personali si conclude con due indicazioni: nel dare esecuzione agli ordini di pagamento impartiti da un cliente nell ambito di rapporti interbancari, la banca del debitore, prima di dare esecuzione all ordine, è tenuta a verificare l esattezza e la completezza dei dati trattati; al fine di tutelarsi in caso di controversie e per tutti i servizi di telephone banking, la banca può registrare il contenuto delle conversazioni telefoniche volte a ricevere ordini e istruzioni dalla clientela, purché abbia provveduto ad informare l interessato in sede di conclusione del contratto o, al più tardi, all inizio della prima conversazione telefonica. Memo La registrazione non può essere conservata per un tempo superiore a quello necessario. 6

7 3. COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI 3.1 Le regole per la comunicazione dei dati e le comunicazioni autorizzate Il terzo articolo Comunicazione dei dati personali delle Linee guida emanate dal Garante prevede che: i dati di un cliente possono essere comunicati a terzi solo se l interessato vi acconsente o se ricorrono i casi previsti dall art. 24 del Codice; la comunicazione di informazioni presso un recapito non autorizzato dall interessato è una comunicazione indebita. Sono comunicazioni dovute o autorizzate: quelle richieste dalla Legge e volte a contrastare il riciclaggio, il terrorismo, la commercializzazione del materiale pedopornografico e le violazioni tributarie; quelle alla Centrale Rischi della Banca d Italia, al Servizio Centralizzato di rilevazione dei rischi di importo contenuto e alla Centrale d Allarme Interbancaria (al fine di prevenire l inserimento di nominativi delle vittime del furto d identità, prima di procedere alla segnalazione, è necessario prestare la massima cautela nell accertare l esattezza e la completezza dei dati personali trattati); quelle fornite in riscontro all istanza di accesso alla documentazione bancaria ai sensi dell art. 119 TUB. 3.2 Le comunicazioni lecite L articolo Comunicazione dei dati personali specifica inoltre che sono lecite: le comunicazioni ai gestori di sistemi di informazioni creditizie per effettuare il trattamento dei dati in conformità al Codice di deontologia e di buona condotta per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di credito al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti ; la comunicazione al soggetto garante di alcune informazioni personali (pertinenti al rapporto di garanzia in essere) riferite al debitore garantito; 7

8 il benefondi, purché le informazioni siano fornite ai soli soggetti legittimati all incasso e alla negoziazione dell assegno e siano esatte, aggiornate e non eccedenti rispetto allo scopo per il quale tale prassi interbancaria è utilizzata. 3.3 Il caso della cessione dei sportelli bancari Nella cessione di sportelli bancari, la banca cedente non provvede ad informare ciascuno degli interessati circa la comunicazione dei dati personali alla banca cessionaria, in quanto rendere l informativa singolarmente implicherebbe un impiego di mezzi sproporzionato rispetto all interesse tutelato dall art. 13 del Codice: l informativa viene pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, contestualmente all avviso previsto dall art. 58 TUB, e il cessionario, alla prima occasione utile successiva all avvenuta cessione, fornisce l informativa agli interessati. 8

9 4. TUTELA DEI PROPRI DIRITTI DA PARTE DELLA BANCA 4.1 L'utilizzo dei dati in sede giudiziale Il quarto articolo Tutela dei propri diritti da parte della banca emanato dal Garante stabilisce che: la banca può utilizzare in sede giudiziaria informazioni relative ai rapporti intrattenuti con la clientela per tutelare i propri diritti, limitandosi, però, a produrre in giudizio solo i dati pertinenti. 9

10 5. ESERCIZIO DEI DIRITTI PREVISTI DALL'ART. 7, D.LGS. 196/ La richiesta dei clienti Nell articolo cinque, dal titolo Esercizio dei diritti previsti dall'art. 7, il Garante ha stabilito che: la banca, in quanto titolare del trattamento, è tenuta a fornire riscontro alle richieste di accesso ai dati personali presentate dai clienti ai sensi dell art. 7 del D.Lgs. 196/2003, estrapolando dai propri archivi e dai documenti conservati tutti i dati personali relativi all interessato e comunicandoli in modo intelligibile nei modi previsti dall art. 10 del Codice. Qualora l estrazione dei dati fosse particolarmente difficoltosa, il riscontro può essere fornito anche attraverso l esibizione o consegnando le fotocopia degli atti e dei documenti contenenti i dati richiesti, purché siano stati precedentemente oscurati quelli riferiti a terze persone, anche se la normativa sulla privacy non obbliga il titolare ad allegare copia di ciascun documento contenente i dati dell interessato. 5.2 Il riscontro alle richieste Il riscontro alle richieste ex art. 7 è di norma gratuito, tuttavia, è lecito chiedere all interessato un contributo spese qualora si determini un notevole impiego di mezzi in relazione alla complessità o all entità della richiesta. Un Cliente (analogamente a colui che gli succede a qualunque titolo o subentra nell amministrazione dei suoi beni) può esercitare il diritto di accesso anche ai sensi dell art. 119 TUB. In questo caso non ci sono limitazioni rispetto all estensibilità delle informazioni contenute nella documentazione richiesta, che non deve essere oscurata neppure parzialmente se riferibile al cliente, che è tenuto al pagamento delle spese. 10

11 5.3 L'accesso ai dati del defunto e il caso del fallito Le linee guida si chiudono con le ultime due precisazione previste dall articolo 5 e riguardanti l accesso ai dati dei defunti e il diritto di accesso ai dati del soggetto fallito: ai sensi dell art. 9 del Codice, il diritto di accesso ai dati dei defunti (inclusi i rapporti bancari e finanziari) può essere esercitato da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. Di conseguenza, la banca è tenuta a comunicare a tali soggetti, in modo chiaro e comprensibile, la informazioni relative alla consistenza patrimoniale del defunto, le movimentazioni bancarie, i saldi riferiti a depositi al portatore, anche se estinti da terzi successivamente al decesso, la data in cui è stata disposta l estinzione del conto o il trasferimento del saldo ad altro conto. Salvo che ricorra un ipotesi di cointestazione con il defunto, non devono, invece, essere comunicate le informazioni riferite a terzi (ad esempio, il nome del percettore del saldo di deposito) né l identità della persona delegata a compiere determinate operazioni bancarie per conto del medesimo; il fallito può esercitare il diritto di accesso ai sensi dell art. 7 del Codice, in quanto è privato esclusivamente dell amministrazione e della disponibilità dei suoi beni. 11