INDICE 0. PREMESSA 1. PROCEDURA OPERATIVA. 1.1 Scopo. 1.2 Campo d applicazione. 1.3 Riferimenti e definizioni

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1 INDICE 0. PREMESSA Scopo 1.2 Campo d applicazione 1.3 Riferimenti e definizioni 1.4 Responsabilità, fasi e modalità di svolgimento delle attività Prescrizione Prenotazione Erogazione Monitoraggio Pagina 1 di 10

2 0. PREMESSA In applicazione alla DGR 1118 del 26/7/2010 Piano straordinario per il contenimento dei tempi di attesa. Recepimento atti aziendali e ridefinizione CUP si adotta il seguente manuale operativo regionale per la gestione dei RAO. La Regione Umbria garantisce l assistenza specialistica ambulatoriale attraverso punti di erogazione territoriali e ospedalieri delle diverse aziende sanitarie. Particolare attenzione è posta all abbattimento dei tempi di attesa, al fine di garantire un adeguato supporto diagnostico-terapeutico ai medici di medicina generale, alternativo al ricovero. Il formarsi di liste di attesa rappresenta peraltro un fenomeno assai diffuso in tutti i sistemi sanitari dei paesi avanzati, presenta caratteristiche di elevata complessità/ imprevedibilità ed è influenzato dall'interazione di molti diversi fattori relativi alla domanda e all'offerta. Contrariamente a quanto si sia propensi a ritenere, le liste di attesa non si autoregolano, né si abbattono con il mero aumento dell offerta, ma vanno gestite con interventi di razionalizzazione dell accesso, per fare fronte al cronico eccesso di domanda ed al fatto che i cittadini percepiscono le lunghe liste di attesa come un importante disservizio. L esperienza internazionale ha dimostrato, infatti, che il semplice aumento dell offerta non costituisce una soluzione definitiva al problema, ma determina semmai una riduzione dei tempi di attesa di breve durata, mentre, nel tempo, all aumento dell offerta si accompagna generalmente un aumento della domanda. Appare, pertanto, evidente che il problema delle liste di attesa si deve affrontare mettendo in campo, oltre ad un mirato incremento dell offerta, anche la capacità di selezione della domanda, per tutelare un pronto accesso alle prestazioni per i pazienti che ne hanno più bisogno e che possono più opportunamente trarne beneficio, attraverso l'implementazione di azioni organizzative che aumentino equità, adeguatezza, appropriatezza ed efficienza della risposta. Gli sforzi della ricerca si sono quindi concentrati nella definizione di espliciti criteri di priorità nelle prenotazioni, adottando meccanismi che consentano di dare un ordine di selezione e di accesso alle prestazione, sia territoriali che ospedaliere. Tra i vari meccanismi sperimentati, buoni risultati si sono ottenuti con la metodologia RAO, che prevede criteri d inserimento all interno delle liste di attesa, esclusivamente relativi alla gravità della patologia e all urgenza d intervento, metodologia che si sta ormai diffondendo sia livello nazionale che regionale. Pertanto la Regione Umbria, anche in applicazione alla DGR 1118 del 26/7/2010 Piano straordinario per il contenimento dei tempi di attesa. Recepimento atti aziendali e ridefinizione CUP adotta la metodologia RAO per migliorare l appropriatezza Pagina 2 di 10

3 prescrittiva e governare le liste d attesa per le prestazioni specialistiche per le quali si verificano le maggiori criticità. Pagina 3 di 10

4 Scopo Per migliorare l accesso alle prestazioni specialistiche ambulatoriali è stata definita prevedendo un accordo con specialisti, medici di medicina generale (MMG) e pediatri di libera scelta (PLS) - una modalità prescrittiva, basata su tempi di attesa differenziati per singola prestazione in base al bisogno clinico dell utente. Tale modalità prescrittiva si fonda sull individuazione di Raggruppamenti di Attesa Omogenei (RAO) per l accesso alle prestazioni specialistiche ambulatoriali, definendo classi di priorità affini per le diverse situazioni cliniche. L applicazione dei RAO prevede il monitoraggio continuo delle prescrizioni al fine di effettuare la revisione periodica delle classi di priorità. 1.2 Campo d applicazione La procedura si applica alle prestazioni specialistiche ambulatoriali, di primo accesso, per utenti non ricoverati erogate presso le strutture delle aziende sanitarie della Regione Umbria, prescritte da tutti i medici dipendenti e convenzionati. Le indicazioni della procedura operativa si applicano alle prestazioni specialistiche ambulatoriali per le quali sono state individuate le classi di priorità clinica riportate nel Piano Regionale per il Contenimento dei Tempi di Attesa e che verranno pubblicate nel sito Internet della Regione e nei Internet delle Aziende sanitarie ai seguenti indirizzi: Pagina 4 di 10

5 1.3 Riferimenti e definizioni Definizioni Classi di priorità: categorie che differenziano il tempo di accesso alle prestazioni Nel ricettario regionale sono riportate quattro possibili classi di priorità che il medico curante può assegnare alla richiesta, a seconda di quanto tempestiva deve essere, a suo avviso, l esecuzione della prestazione. Le classi sono indicate con lettere maiuscole: U - URGENTE DIFFERITA quando la prestazione deve essere garantita entro 3 giorni 1 B - BREVE quando la prestazione deve essere garantita entro 10 giorni D - DIFFERITA quando la prestazione deve essere garantita entro 30 o 60 giorni 2 P - PROGRAMMATA è programmabile e comunque non oltre i 300 gg. Si sottolinea che il 70% dei pazienti deve avere la garanzia di avere la prestazione entro 180 gg., il 20% entro i 240 gg. e il restante 10% entro i 300 gg. Concordanza: La richiesta è ritenuta ragionevole (in altre parole: il medico prescrittore ed il medico erogatore sono concordi) considerati: 1) quesito clinico posto dal richiedente (ovvero combaci con una delle situazioni cliniche elencate nella griglia di riferimento) 2) il RAO scelto (ovvero combaci con la classe evidenziata per la situazione clinica di cui al punto precedente) 3) solo nel caso di assenza di sufficienti informazioni può essere utilizzato il risultato della prestazione. CUP: Centro Unico (o Unificato) Prenotazioni MMG: Medico di Medicina Generale PLS: Pediatra di Libera Scelta 1 Per quanto riguarda questa casella è da ricordare che la classe U in questo caso è da intendersi come prestazione da erogare come urgenza differita richiesta dal medico prescrittore, che non ha nulla a che fare con l urgenza che si deve garantire entro un limitato numero di ore, che accede tramite Pronto soccorso con modalità diverse. 2 Per quanto riguarda questa casella le prestazioni in classe D possono essere suddivise in due sottogruppi, D30 e D60, se è prevista la differenziazione tra 30 o 60 giorni di attesa. In questo caso l indicazione della scelta va inserita accanto alla indicazione del sospetto diagnostico e va sempre comunque barrata la casella D. Pagina 5 di 10

6 Priorità clinica di attesa: Situazione clinica che consente al medico di attribuire ad un paziente un tempo di attesa ritenuto ragionevole per ottenere una prestazione specialistica senza per questo compromettere la prognosi RAO: Raggruppamenti di Attesa Omogenei per priorità clinica di attesa SSR: Servizio Sanitario Regionale Documenti di riferimento DPCM : Linee guida sui criteri di priorità per l accesso alle prestazioni diagnostiche e terapeutiche e sui tempi massimi d attesa. Gazzetta Ufficiale, Serie Generale, n. 122 del Ministero della Sanità, Commissione di studio sulle liste di attesa istituita con DM : Analisi e Proposte in tema di lista di attesa nel SSR. Relazione Finale Roma, Maggio Presidenza del Consiglio dei Ministri, Conferenza Stato Regioni, seduta dell 11 Luglio 2002: Accordo tra il Governo, le Regioni e le province di Trento e Bolzano sul documento di indicazioni per l attuazione del punto a) dell accordo Stato Regioni del 14 Febbraio 2002 ( repertorio atti n ), sulle modalità di accesso alle prestazioni diagnostiche e terapeutiche ed indirizzi applicativi sulle liste di attesa. Delibera Giunta Regionale n. 192 del : Prime misure a supporto del governo clinico: costituzione del centro interaziendale per la sperimentazione sistemi innovativi nella gestione delle liste di attesa presso la ASL di Terni Delibera Giunta Regionale n del : Piano Regionale sul contenimento dei tempi di attesa per le prestazioni di specialistica ambulatoriale ed il ricovero di cui all art. 1 C 280 legge n. 266 Nota interpretativa regionale: Indicazioni compilazione classi RAO, trasmessa alle Aziende sanitarie n. 1, 2, 3, 4 e Aziende Ospedaliere di Perugia e Terni con Prot. n del 22/01/2008 dalla Direzione regionale sanità e servizi sociali - Servizio sistema informativo e mobilità sanitaria Piano Sanitario Regione Umbria DGR 1118 del 26/7/2010 Piano straordinario per il contenimento dei tempi di attesa. Recepimento atti aziendali e ridefinizione CUP Nuovo Piano Nazionale Governo Liste di Attesa Ministero della Salute Dipartimento della Qualità approvato con Accordo della Conferenza dello Stato e delle Regioni e Province Autonome il 28 ottobre 2010 Linee Guida Nuovo Piano Nazionale Governo Liste di Attesa Ministero della Salute NSIS Pagina 6 di 10

7 Piano Regionale per il Contenimento dei Tempi di Attesa DGR n. 48 del 24/01/ Fasi, modalità di svolgimento delle attività e responsabilità, Prescrizione (fase 1) Si indicano di seguito le modalità di compilazione della ricetta da parte del medico prescrittore: a. Contenuto della prescrizione: il prescrittore deve specificare sul ricettario del SSR, oltre alle informazioni già di norma comunicate: la casella indicante la classe di priorità in base alla scheda RAO: - U per la priorità entro 3 giorni (urgenza differibile) - B per la priorità entro 10 giorni - D, inserendo accanto alla indicazione del sospetto diagnostico, ove previste dalla scheda RAO, la voce D30 o D60 per la priorità rispettivamente entro 30 o entro 60 giorni barrando comunque la casella D. - P programmabile indicativamente entro i 180 gg. il quesito diagnostico b. Prescrizioni multiple di prestazioni RAO: è ragionevole ritenere che la richiesta di prestazione in primo accesso riguardi una singola prestazione perché collegata con il quesito diagnostico della classe di priorità; tuttavia in casi eccezionali di prescrizioni multiple il prescrittore deve tener presente che la ricetta individua sempre una sola classe RAO. Per esempio ecocolordoppler dei Tronchi Sovraortici priorità D + ecocolordoppler degli Arti inferiori priorità B il prescrittore deve indicare una delle 2 classi per entrambe le prestazioni. c. Prescrizioni multiple di prestazioni di cui una non RAO: valgono le considerazioni fatte al punto precedente e ovviamente la classe di priorità è valida per la sola prestazione soggetta a RAO. d. Prestazioni urgenti: Nel caso di prestazioni in regime d urgenza non differibile (urgenza) il prescrittore deve indirizzare il cittadino all accesso diretto in Pronto Soccorso; non è necessaria la richiesta su ricettario regionale ma un eventuale nota di accompagnamento del medico inviante e. Prestazioni urgenti differibili: Il prescrittore che biffa la casella U per una prestazione da erogare entro 3 giorni deve informare il proprio assistito che è necessario presentarsi nel più breve tempo possibile al CUP per la prenotazione. A tal proposito si invitano i Pagina 7 di 10

8 prescrittori a tenere in debita considerazione gli intervalli festivi nel richiedere una classe U. Si richiama l attenzione all obbligatorietà di scegliere sempre una classe di priorità al fine di garantire al cittadino la prestazione nei tempi dovuti e anche al fine di evitare biffature anomale. Si invitano i Medici Prescrittori ad informare il cittadino al momento della prescrizione che, indipendentemente dalla classe di priorità indicata, è bene che si rechi ad effettuare la prenotazione nel più breve tempo possibile, perché la garanzia del rispetto dei tempi dovuti, per l erogazione della prestazione, si riduce proporzionalmente con l aumento dell intervallo di tempo fra la data di prescrizione e la data di presentazione allo sportello fino a scomparire completamente se il cittadino si presenta allo sportello oltre il tempo previsto nella classe di priorità Prenotazione (fase 2) Premesso che in applicazione a quanto previsto dalle linee di indirizzo regionali anche per le prestazioni RAO l operatore deve: - proporre, in prima battuta, l offerta riferita al bacino di utenza dell assistito individuato a partire dalla ASL di assistenza dello stesso e, nel caso in cui il cittadino lo chieda, o in caso di tempi di attesa incongrui, proporre ulteriori disponibilità nel resto del territorio regionale; - tenere traccia dell eventuale impossibilità di rispettare i tempi di attesa si dettagliano le modalità di prenotazione: a. Al momento della prenotazione l operatore, nella maschera di prenotazione, oltre alle informazioni richieste di prassi, provvede a: modificare, se diversa da quella indicata in impegnativa, la data nel campo DATA EMISSIONE come indicato in ricetta, inserire la tipologia di prestazione, in assenza di indicazioni la prestazione va intesa sempre come primo accesso inserire la classe di priorità. Nel caso in cui non viene biffata nessuna casella la prestazione sarà comunque prenotata con i tempi previsti dalla classe P e sarà registrata come prenotazione RAO senza biffatura della classe di priorità (Priorità Non Indicata) b. La prenotazione per l accesso entro tre giorni viene garantita se l assistito si presenta il giorno stesso o entro 24 ore dalla data di prescrizione e l utente dovrà essere invitato dall operatore CUP a tornare dal Medico Prescrittore per la valutazione del caso. c. Nel caso in cui l utente si presenti al CUP oltre il tempo previsto nella classe di priorità (per esempio oltre 3 giorni dalla data della prescrizione in fascia U, oppure oltre 10 giorni dalla Pagina 8 di 10

9 prescrizione in fascia B.) la prestazione non potrà essere prenotata nei tempi previsti e l utente dovrà essere invitato dall operatore CUP a tornare dal Medico Prescrittore per la valutazione del caso. d. Nel caso di biffatura di priorità non prevista nella scheda RAO, l utente verrà reinviato al Medico Prescrittore per la correzione. e. Nel caso in cui l utente rifiuti l appuntamento entro i termini previsti in una sede di erogazione non di suo gradimento, l operatore CUP offre le altre disponibilità e prenota per un altra sede dove è possibile garantire la prestazione nei tempi dovuti rispetto alla classe prescritta. Comunque bisogna tenere traccia delle scelte del cittadino (tracciare la rinuncia del cittadino ad un appuntamento ). f. Nel caso in cui l operatore di front office si trovi nella impossibilità temporanea di prenotare entro i termini previsti dalle priorità U, B, D può contattare, il Back-Office CUP dell Azienda di residenza dell utente Erogazione (fase 3) Le prestazioni di cui al punto precedente vengono erogate dagli Specialisti (dipendenti e convenzionati) che operano nei servizi dei Punti di Erogazione territoriali e/o Ospedalieri. della Regione Umbria. Alla modalità di erogazione secondo RAO collabora anche il personale sanitario non medico e il personale amministrativo, ove coinvolto. a. I medici specialisti ricevono i piani di lavoro (modalità cartacea o on-line) con indicati gli utenti prenotati secondo la «prioritarizzazione» di cui al punto precedente. b. Il medico specialista erogatore che effettua la prestazione deve attribuire il codice RAO al paziente sulla base della valutazione clinico-anamnestica effettuata prima dell esecuzione della prestazione, nel rispetto della scheda RAO di riferimento, annotando sul piano di lavoro, in corrispondenza dell utente, la fascia di priorità clinica che avrebbe assegnato al paziente, per la verifica della concordanza con la prescrizione. c. Le Aziende nell ambito dell attività di validazione dell erogato provvedono a registrare la priorità indicata dallo specialista per tutte le prestazioni erogate secondo la metodologia RAO Monitoraggio (fase 4) a. Il monitoraggio dei tempi d attesa viene effettuato nel rispetto delle disposizioni regionali. b. Il monitoraggio della adesione dei prescrittori e degli erogatori alla procedura RAO viene effettuato da ogni Azienda con modalità operative specifiche definendo obiettivi e indicatori di misura. Pagina 9 di 10

10 c. Contestualmente al monitoraggio della adesione dell erogatore viene effettuato da ogni Azienda con modalità operative specifiche anche il monitoraggio della concordanza fra classi di priorità assegnate dal prescrittore e dall erogatore definendo obiettivi e indicatori di misura. Pagina 10 di 10