Istruzione operativa aziendale per il trasporto dei campioni biologici.

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1 Pagina 1 di 11 Istruzione operativa aziendale per il trasporto dei campioni Copia in distribuzione controllata Copia in distribuzione non controllata Codice Documento Rev. N Data emissione Motivo revisione Verificato Approvato 00 29/12/2011 Nuova istruzione per omogeneizzazione e coordinamento della stessa procedura a livello aziendale Aggiornamento normativa ADR 2011 Resp. Sist. Qualità Resp. Area Diagnostica di Laboratorio Direzione Generale

2 Pagina 2 di 11 SOMMARIO 1. SCOPO APPLICABILITA DEFINIZIONI Modalità Operative... 4 Premessa... 4 Caratteristiche del contenitore primario e secondario... 4 Caratteristiche generali dei contenitori:... 4 Contenitore primario, secondario e di trasporto... 4 Tabella delle caratteristiche dei contenitori... 5 Modalità di confezionamento:... 5 Caratteristiche e indicazioni d uso dei contenitori, materiale assorbente e decontaminante, DPI Trasporto interno di piccoli volumi... 6 Trasporto interno di volumi medi, esterno intraaziendale ed interaziendale... 6 Materiale assorbente e decontaminante... 6 D.P.I. ed attrezzature... 6 Modalità di confezionamento per il trasporto interno al presidio ospedaliero... 6 Modalità di Trasporto Interno... 7 Modalità di trasporto esterno al presidio ospedaliero... 7 Disposizioni per l etichettatura... 7 Campioni biologici classificati come MATERIE INFETTANTI... 7 Disposizioni per il personale... 8 Modalità di trasporto esterno al presidio ospedaliero con mezzi aziendali o del volontariato o a ditte di spedizione RESPONSABILITA' DELL INTERPRETAZIONE DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO DISTRIBUZIONE DELLA PROCEDURA Allegato : Circolare del ministero n 3 del 2003 Componenti del gruppo di lavoro: Luciano Lippi Servizio Prevenzione e Protezione Coordinatore progetto Claudia Pili Zona Distretto VDN Elena Carucci Direzione Presidio Ospedaliero Pescia Elisabetta Sensoli Direzione Presidio Ospedaliero di Pistoia Giuditta Niccolai Direzione Presidio Ospedaliero di Pistoia Sara Melani Zona Distretto Pistoia Wanda Wanderling Dipartimento della Prevenzione Integrazione e collaborazione Responsabile Area Diagnostica di laboratorio RINGRAZIAMENTI: la direzione aziendale ringrazia le persone dei gruppi di lavoro e tutti coloro che hanno contribuito all elaborazione dei documenti ed alla definizione delle procedure

3 Pagina 3 di SCOPO Lo scopo del presente documento è quello di definire comportamenti, azioni e misure di prevenzione, controllo relativamente al trasporto e alla spedizione di materiale biologico. In particolare si vogliono indicare: i riferimenti normativi per il trasporto dei materiali biologici; il personale interessato ed il campo d applicazione; e garantire: corrette modalità di confezionamento del materiale biologico da sottoporre a trasporto o spedizione; l adozione di idonee misure atte a salvaguardare la salute degli operatori addetti; adeguate istruzioni relative ai corretti comportamenti da adottare in caso di rottura dei contenitori o di sversamento del materiale biologico. Data la rilevanza dello scopo è fondamentale che il personale che, a vario titolo, svolge attività di trasporto del materiale biologico o effettua operazioni di supporto alle stesse nell azienda USL n 3 di Pistoia, sia esso personale dipendente o meno, deve attenersi al presente documento ed alle specifiche procedure aziendali e di presidio per prevenire la diffusione delle patologie infettive e per ridurre al minimo il rischio biologico occupazionale. 2. APPLICABILITA La presente istruzione deve essere applicata in tutte le strutture e servizi dell Azienda USL3 di Pistoia durante lo svolgimento delle fasi di trasporto dei campioni biologici interni ed esterni. La corretta prevenzione della trasmissione degli agenti infettivi costituisce un preciso dovere ed obbligo per tutti gli operatori che, a vario titolo, svolgono le attività istituzionali nell ambito interno ed esterno delle strutture dell Azienda USL3 di Pistoia. Le disposizioni della presente istruzione devono essere recepite e applicate, per quanto di loro competenza, anche dal personale delle ditte appaltatrici, lavoratori autonomi, tirocinanti o comunque dai soggetti che a qualsiasi titolo svolgono attività che possono essere esposte al rischio biologico. 3. DEFINIZIONI Prodotto biologico: materiale biologico finito ad uso umano ; Campioni diagnostici: tutti i materiali di origine umana, quali secreti,escreti, sangue, tessuti, fluidi tissulari, prelevati a scopo diagnostico; Sostanze infette: materiale contenente microrganismi viventi o loro tossine, di cui sia certa o sospetta la possibilità di indurre malattia nell'uomo. Recipiente primario esso contiene il campione o la sostanza infetta. Può trattarsi di provette, tubi, ampolle, in ogni caso deve essere di materiale impermeabile, a tenuta stagna, con chiusura ermetica, etichettato. Recipiente secondario è un contenitore di materiale resistente, impermeabile, a tenuta stagna, adatto a contenere e proteggere il recipiente primario. Esso può contenere anche più recipienti primari purché adeguatamente collocati e singolarmente avvolti in materiale assorbente. All esterno del secondo recipiente devono essere applicate le schede riportanti i dati identificativi e descrittivi del contenuto ed i dati riguardanti il destinatario e lo speditore. Recipiente esterno o di trasporto è il contenitore più esterno in cui collocare il recipiente secondario per evitare danneggiamenti causati da fattori esterni quali agenti fisici o acqua. Il contenitore esterno può essere di plastica, legno, metallo o altri materiali resistenti ad urti ed intemperie.

4 Pagina 4 di Modalità Operative Premessa Per il trasporto sono sempre necessari almeno due contenitori: 1. un contenitore primario (provetta, busta, barattolo, bottiglia, etc.) per il contenimento del singolo prodotto o campione diagnostico o sostanza; 2. un contenitore secondario per il contenimento di uno o più contenitori primari. In caso di trasporto di diversi contenitori secondari o di trasporto all'esterno, i contenitori secondari vanno posti nel contenitore di trasporto (vedere definizioni). I documenti relativi ai campioni (richieste, etc.) devono essere riposti nell apposito scomparto impermeabile del contenitore secondario, o in mancanza, in una busta impermeabile di plastica che va collocata all interno del contenitore secondario. Durante il confezionamento: ð usare sempre i guanti e gli altri D.P.I. in dotazione; ð verificare che la superficie esterna dei contenitori non sia contaminata da materiale biologico; ð controllare la tenuta dei contenitori primari prima di riporli nel contenitore secondario. ð utilizzare contenitori di capienza adeguata al volume del materiale da trasportare: Non Superare Mai i Quantitativi Previsti (vedi tabella contenitori secondari); ð porre sempre il materiale assorbente nei contenitori secondari. Il materiale assorbente (fogli) deve essere sempre in quantità adeguata al volume da assorbire e comunque alla capienza del contenitore (vedi tabella materiale assorbente); ð Il trasporto di un solo contenitore secondario può essere effettuato senza l ausilio del carrello; le mani devono sempre essere protette da guanti. ð Il trasporto di più contenitori secondari deve sempre essere effettuato con l ausilio del carrello. ð In caso di materiale sicuramente infetto, usare sempre contenitori secondari rigidi. Caratteristiche del contenitore primario e secondario Caratteristiche generali dei contenitori: Sono necessari almeno due contenitori; 1. un contenitore primario per il contenimento del singolo prodotto o campione diagnostico o sostanza; 2. un contenitore secondario per il contenimento di uno o più contenitori singoli; 3. in caso di trasporto di diversi contenitori secondari o di trasporto all'esterno i contenitori secondari andranno posti in un terzo contenitore rigido (tipo frigo portatile). Contenitore primario, secondario e di trasporto Entrambi i due contenitori devono avere queste caratteristiche: 1. essere a tenuta stagna; 2. avere una chiusura ermetica; 3. non essere facilmente danneggiabili dai liquidi.

5 Istruzione operativa aziendale per il trasporto dei campioni Pagina 5 di 11 Tabella delle caratteristiche dei contenitori Contenitore primario Per contenitore primario si intende la provetta o il contenitore in cui normalmente vengono raccolti i campioni diagnostici ed il materiale biologico. ( vedere anche il capitolo definizioni) Contenitore secondario Deve avere le seguenti caratteristiche: þ permettere l'ispezione visiva dello stato del contenuto prima della sua apertura; þ essere in grado di resistere ad urti di media intensità nel caso in cui sia destinato al trasporto di più campioni þ avere dimensioni e forma tali da non essere facilmente rovesciabile; þ essere dotato di una etichettatura indicante il contenuto, il mittente, il destinatario; þ essere dotato di uno scomparto separato ed impermeabile in cui riporre i documenti relativi ai campioni (richieste, etc.) Contenitore di trasporto Deve avere le seguenti caratteristiche: þ essere provvisto di manicotti idonei al trasporto manuale; þ essere dotato di una etichettatura indicante il contenuto e, se infettante, il mittente, il destinatario; þ essere dotato di uno scomparto separato ed impermeabile in cui riporre i documenti relativi ai campioni (richieste, etc.). þ essere adattabile ad un sistema di mantenimento (thermos, materiale refrigerante) e di rilevazione e/o registrazione della temperatura (termometro di massima e minima, termoregistratore), nel caso che si tratti di materiale conservabile solo entro un preciso range termico Modalità di confezionamento: Norme generali: 1. durante il confezionamento usare sempre i D.P.I. in dotazione; 2. verificare che la superficie esterna dei contenitori non sia contaminata da materiale biologico; 3. controllare la tenuta dei contenitori primari; Caratteristiche e indicazioni d uso dei contenitori, materiale assorbente e decontaminante, DPI. Dei contenitori secondari si riportano indicativamente le caratteristiche di quelli attualmente in uso che appaiono idonei per i trasporti interni al presidio e esterni tra i vari presidi della ASL; per materiale di altre ditte i dati dovranno essere corretti:

6 Pagina 6 di 11 Trasporto interno di piccoli volumi Sacchetti in polietilene trasparente "Trans bag", cod. 9590, dimensione 160 x 245, per volumi non superiori a 50 ml. Sacchetti in polietilene trasparente "Trans-bag eco", cod.14913, dimensioni 150 x 175 x 230, per volumi fino a 150 ml. Trasporto interno di volumi medi, esterno intraaziendale ed interaziendale Sistema monouso EMO-EXPRESS, cod , in polipropilene trasparente rigido infrangibile, per volumi fino 200 ml. Cestello "Bioprotection Ser" in policarbonato cod , dimensioni 368x178x170, per volumi non superiori a 300 ml 66 provette da 13mm diametro). Contenitore terziario ( o per volumi superiori a 300 ml) Contenitore di trasporto "Ermetico". Materiale assorbente e decontaminante Fogli assorbenti BIO SCREEN, capacità di assorbimento per foglio 100 ml. Granuli assorbenti BIONIL GRANULI vedere procedura disinfezione PA.DS.11 scheda in allegato DA 6 1. Disinfettante: ipoclorito di sodio ( antisapril tanica vedere PA.DS 11). D.P.I. ed attrezzature Guanti DPI classe 3 Guanti in PVC tipo domestico Occhiali o visiere Camici monouso Paletta Spazzolino Pinze per raccogliere frammenti di vetro (Il materiale assorbente, decontaminante e i D.P.I. sono contenuti in una valigetta). Modalità di confezionamento per il trasporto interno al presidio ospedaliero Il personale addetto al prelievo e al confezionamento del campione deve: verificare che la superficie esterna del contenitore primario non sia contaminata dal materiale biologico; in caso contrario effettuare un nuovo prelievo. Se il prelievo non può essere ripetuto, decontaminare la superficie del contenitore; collocare il/i contenitore/i primario/i all'interno del contenitore secondario, fissandolo/i stabilmente controllare la presenza del materiale assorbente e che sia in quantità tale da poter trattenere i liquidi presenti nel campione in caso di sversamento (dove necessario); verificare che la superficie esterna del contenitore secondario non sia contaminata dal materiale biologico; in caso contrario cambiare contenitore o decontaminare la superficie Il trasporto dei campioni urgenti viene di norma garantito tramite posta pneumatica. 1 I granuli devono essere usati solo per cospargere eventuali sversamenti esterni al contenitore secondario

7 Pagina 7 di 11 Il personale addetto al trasporto deve: in caso di trasporto di diversi contenitori secondari, porre i contenitori secondari nel contenitore metallico destinato al trasporto; controllare che per il trasporto siano presenti i D.P.I. previsti. Modalità di Trasporto Interno Il trasporto di un solo contenitore secondario può essere effettuato senza l ausilio del carrello; le mani devono sempre essere protette da guanti. Il trasporto di più contenitori secondari deve sempre essere effettuato con l ausilio del carrello. Modalità di trasporto esterno al presidio ospedaliero Per trasporto esterno si intende l insieme di pratiche che prevedono il trasferimento su strada dei campioni es. da un ambulatorio prelievi del territorio all ospedale o da un ospedale ad un altro. Per il trasporto su strada dei campioni biologici è necessario rispettare anche la normativa ADR, la quale classifica il trasporto in questione. La normativa ADR ribadisce che i contenitori per il trasporto dei campioni biologici devono essere tre: 1. contenitore primario a tenuta (es. provetta per sangue) avvolto con sufficiente materiale antiurto ed assorbente, 2. contenitore secondario di confezionamento che serve a proteggere il recipiente primario 3. contenitore esterno di trasporto per la protezione da agenti esterni durante il trasporto completo di etichette identificative. Disposizioni per l etichettatura Campioni umani destinati ad analisi routinarie presentano un basso rischio di contenere agenti patogeni ( prelievi di sangue o urina, tessuti etc ) e non sono sottoposti alle disposizioni ADR se sono trasportati in un imballaggio concepito per evitare ogni perdita e recante la dicitura: Istruzioni di imballaggio: CAMPIONE UMANO ESENTE - Il collo completo è costituito da tre elementi: a. uno o più recipienti primari a tenuta ( tra il primo e il secondo imballaggio interporre sempre materiale assorbente ) b. un imballaggio secondario a tenuta ( tra il secondo imballaggio e quello esterno, se necessario, interporre materiale di riempimento) c. un imballaggio esterno sufficientemente resistente in funzione della sua capacità, della sua massa e uso al quale è destinato, con un lato che misuri almeno 100 mm x 100 mm; Campioni biologici classificati come MATERIE INFETTANTI In caso di spedizione di materiale biologico con infettività conclamata è necessario definire la categoria alla quale appartiene la sostanza infettante. Le sostanze infettanti da trasportare sono suddivise per l ADR in: Categoria A (non oggetto di questa procedura, in quanto colture diagnostiche ad alta infettività non trattate dai nostri laboratori) e Categoria B. ( tutte le materie che possono causare infezioni, ma che non rientrano nella categoria A, vedi allegato)

8 Pagina 8 di 11 I campioni umani che presentano il rischio di contenere agenti patogeni di categoria B ( prelievi di sangue o urina, tessuti ect ) non sono sottoposti alle disposizioni ADR qualora imballati secondo le istruzioni sotto riportate e etichettati con: - Etichetta romboidale ( dimensioni rombo 10x10 cm.) contenente UN 3373 UN scritta: SOSTANZA BIOLOGICA CATEGORIA B Istruzioni di imballaggio: - il collo completo è costituito da tre elementi: a. uno o più recipienti primari a tenuta ( tra il primo e il secondo imballaggio interporre sempre materiale assorbente ) b. un imballaggio secondario conforme alle istruzioni di imballaggio P650 : le buste o i contenitori utilizzati devono riportare direttamente o essere accompagnati da dichiarazioni di conformità. c. un imballaggio esterno rigido con dimensioni minime 100 mm x 100 mm, sul quale dovrà essere posizionata l etichetta a rombo UN3373 e la designazione ufficiale Materia biologica Categoria B. ( interporre tra l imballaggio secondario e quello esterno materiale di riempimento) d. si consiglia di accompagnare ogni trasporto con un documento che riporti: descrizione del contenuto, numero e la descrizione dei colli, la quantità totale di ogni merce, il nome e l indirizzo dello speditore e il nome, l indirizzo e il numero di telefono del destinatario. Disposizioni per il personale 1. Il personale addetto al prelievo e al confezionamento del campione deve: verificare che la superficie esterna del contenitore primario non sia contaminata dal materiale biologico, in caso contrario effettuare un nuovo prelievo; porre i documenti relativi ai campioni in busta impermeabile all interno del contenitore secondario; controllare la presenza del materiale assorbente nei contenitori secondari e che sia in quantità adeguata a trattenere i liquidi presenti nel campione in caso di sversamento verificare che la superficie esterna del contenitore secondario non sia contaminata dal materiale biologico; in caso contrario cambiare contenitore o decontaminare la superficie. porre sul fondo del contenitore terziario materiale assorbente in quantità adeguata al volume di sostanza da trasportare (vedi tabella); 2. Il personale addetto al trasporto deve: verificare dall'esterno che il confezionamento sia corretto fissare stabilmente il contenitore terziario al veicolo; controllare che sul veicolo per il trasporto siano presenti i D.P.I. ed il materiale assorbente e/o decontaminante necessario per il trattamento dei campioni in caso di rottura dei contenitori, oltre a sacchetti o contenitori in materiale plastico ed impermeabile di dimensioni adeguate in cui introdurre i contenitori danneggiati;

9 Pagina 9 di Istruzioni in caso di rottura dei contenitori o di sversamento: A. indossare sempre i guanti e gli occhiali prima di rimuovere il materiale e detergere le superfici; B. rimuovere il materiale tagliente usando la pinza; C. rimuovere il restante materiale solido usando la paletta e lo scopino; D. in caso di mancanza di pinze o paletta, raccogliere il materiale proteggendo le mani con i guanti da cucina e utilizzando per la raccolta asciugamani o materiale simile; E. spargere sul liquido sversato la polvere assorbente o utilizzare i fogli assorbenti fino a completo assorbimento del liquido; F. eliminare tutto il materiale negli appositi contenitori; G. versare il prodotto decontaminante sulle superfici contaminate avvisare il laboratorio, il reparto che ha inviato i campioni, la direzione sanitaria in caso di campioni sicuramente infetti; H. completare la detersione delle superfici. Modalità di trasporto esterno al presidio ospedaliero con mezzi aziendali o del volontariato o a ditte di spedizione 2 Il personale addetto al trasporto deve: 1. conoscere il tipo di materiale da trasportare; 2. conoscere le istruzione sul comportamento da seguire in caso di rottura o perdita dello stesso e la destinazione; 3. verificare di avere a bordo del mezzo i D.P.I. ed il materiale assorbente necessario per il trattamento dei campioni in caso di rottura dei contenitori, oltre a sacchetti o contenitori in materiale plastico ed impermeabile di dimensioni adeguate in cui introdurre i contenitori danneggiati, scopino e paletta; 4. assicurare i contenitori al veicolo in modo stabile. L'addetto al trasporto, una volta giunto a destinazione, deve: 1. segnalare alla U.O. ricevente gli eventuali inconvenienti ed incidenti verificatisi durante il trasporto ed i provvedimenti presi; 2. in caso di rottura dei contenitori, contattare comunque la U.O. mittente. 2 non è opportuno spedire materiale biologico con mezzi pubblici addetti al trasporto di persone salvo che sia assicurato il collocamento del collo in uno scomparto (bagagliaio) separato fisicamente da quello addetto al trasporto delle persone.

10 Pagina 10 di RESPONSABILITA' DELL INTERPRETAZIONE La responsabilità dell interpretazione e della corretta applicazione della presente istruzione operativa è demandata alla Direzioni sanitaria di Presidio ospedaliero o territoriale, con riferimento agli ambiti di competenza, con la collaborazione dell U.O. Servizio di prevenzione e protezione, dell Area diagnostica di laboratorio e delle strutture coinvolte nel processo specifico. Soggetti coinvolti nella responsabilità: DMP Direttore Medico di Presidio DUO Direttori UU.OO. /SS.AA. CPSE Operatore /Infermiere Coordinatore delle varie UU.OO. SPP Servizio Prevenzione e Protezione Elaborazione procedura Diffusione della procedura Attuazione modalità operative previste Verifica dell effettiva applicazione DMP DUO CPSE SPP C/A R R C C C C R C R C C Revisione della procedura Archiviazione della procedura R A/C R R = Responsabile azione; C = collaboratore; A = approvazione

11 Pagina 11 di 11 6.DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO Direttiva del Consiglio della Comunità Europea n. 679 del DECRETO LEGISLATIVO 9 aprile 2008, n. 81 Attuazione dell'articolo 1 della legge 3 agosto 2007, n. 123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro Circolare n 16 del del Ministero della Sanità, prot. n.400.2/ /3193. Circolare n. 3 dell 8 maggio 2003 del Ministero della Sanità: Raccomandazioni per la sicurezza del trasporto di materiali infettivi e di campioni diagnostici ; ADR 2011 Accordo Europeo relativo al trasporto delle merci pericolose su strada PA.DS.04: Procedura aziendale per la gestione dei materiali organici e relativi 7. DISTRIBUZIONE DELLA PROCEDURA La presente procedura è distribuita a: Direttori di macrolivello Direttori di tutte le strutture organizzative aziendali Caposala e/o preposti di tutte le UU.OO. e Servizi aziendali Direttore delle professioni tecnico sanitarie, della riabilitazione e della prevenzione Direttore delle professioni infermieristiche e ostetriche Medici Competenti RLS aziendali Responsabile Ditta Appaltatrice del Servizio di Pulizia Responsabile Ditta Appaltatrice del Servizio smaltimento rifiuti