LA GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI DELL IZSLER

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1 LA GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI DELL IZSLER DOTT.SSA LAURETTA COCCHI IZSLER - ISTITUTO ZOOPROFILATTICO SPERIMENTALE DELLA LOMBARDIA E DELL EMILIA ROMAGNA «B. UBERTINI» U.O. Affari Generali e Legali BERGAMO, Archivio di Stato 10 ottobre 2013

2 Agenda L IZSLER Il percorso dell Istituto Flussi digitali e dematerializzazione Problemi e soluzioni Focus sulla «Reingegnerizzazione degli Atti Amministrativi» I prossimi passi

3 L IZSLER -1- Sono quattro gli ambiti di attività che maggiormente impegnano l Istituto: Sanità Animale Sicurezza Alimentare Benessere Animale Ricerca I nostri Stakeholders

4 L IZSLER -2- Territorio di competenza Lombardia e Emilia-Romagna: kmq cittadini sul territorio di competenza stabilimenti di trasformazione sul territorio di competenza 665 dipendenti di cui 545 di comparto e 120 dirigenti 88 borsisti mq di laboratori e uffici analisi all anno 234 progetti di ricerca scientifica in corso per circa centri di referenza internazionali 13 centri di referenza nazionali 3 centri di referenza regionali Centro nazionale di referenza per la formazione in sanità pubblica veterinaria e provider ECM (circa 500 corsi di formazione erogati dal 2007 al 2012)

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6 Obiettivi Gestire i flussi documentali in sicurezza ed a piena norma di legge dalla formazione del documento fino alla sua conservazione. Lavorare, ed individuare strumenti, su tre piani: giuridico/archivistico organizzativo tecnologico. Rendere praticabili le soluzioni individuate: fattibilità tecnica, economica ed organizzativa.

7 I benefici attesi Semplificazione dei processi interni Consapevolezza e motivazione del personale all interno dei processi reingegnerizzati Maggiore efficacia ed efficienza gestionale interna Trasparenza interna e verso l esterno Risparmi sui costi diretti e sugli spazi fisici Possibilità di un miglior impiego delle risorse umane

8 Il percorso dell Istituto -1- Messa a norma del protocollo informatico con una soluzione centralizzata sull Ufficio Archivio-Protocollo per garantire la Qualità del sistema documentale e il contestuale riordino Archivio Storico e di Deposito Progressivo decentramento della protocollazione, mantenendo regole rigide ma svolgendo importanti azioni formative di coordinamento e supporto agli utenti Un sistema di protocollo integrato con i flussi documentali e con un modulo di Imaging e con gli Atti Amministrativi Introduzione di Strumenti informatici Riordino Archivi Cartacei

9 Il percorso dell Istituto -2- Dopo il riordino degli Archivi Cartacei Integrazione della PEC da/verso tutti: Cittadini, Imprese, Enti IPA Reingegnerizzazione degli Atti Amministrativi: iter completamente digitale degli Atti (Delibere e Determine) Albo online con documenti informatici, consultazione Intranet ed Extranet per Consiglieri e Revisori Conservazione a norma degli Atti Amministrativi Repertori digitali

10 L evoluzione dei flussi documentali IZSLER Protocollo centralizzato Uso ristretto del sistema documentale Flussi cartacei Protocollazione decentrata / distribuita Diffusione tra gli utenti Scansione / dematerializzazione e diffusione digitale documenti Comunicazione con l esterno tradizionale Comunicazione multicanale (PEC, mail,...) Comunicazione interna cartacea Documenti interni con FD scambiati con ArchiPRO

11 Problematiche (ostacoli alla diffusione) Ostacoli psicologico attitudinali Resistenza al cambiamento organizzativo Difficoltà nell abbandono della carta Difficoltà nell apprendimento di nuove tecniche Ostacoli organizzativi Definizione delle responsabilità Adeguamento delle tecnologie esistenti Capacità di valutazione della tecnologia che meglio risponde alle esigenze Individuazione del conservatore «ideale» Gestione del periodo di transizione dalle vecchie alle nuove tecnologie Ostacoli giuridici Si può fare completamente a meno della carta? Il documento digitale sostituisce perfettamente quello analogico? Abbiamo cercato di risolvere gli ultimi per superare i primi

12 Fasi della soluzione Analisi della filiera documentale (formazione, archiviazione, pubblicazione/comunicazione, conservazione) Reengineering di processo Adeguamenti organizzativi e regolamentari e individuazione dei referenti di processo (figure professionali qualificate) Tecnologie abilitanti sui posti di lavoro Aggiornamento dell infrastruttura tecnologica (Sistema Web dei Flussi documentali ArchiPRO-InfATTI, DB e repositorydocumentale, Extranet, sito Internet, Sistema di Conservazione, soluzione di DisasterRecovery) Definizione degli indicatori per il monitoraggio Formazione e fase pilota Avvio in produzione Risultati ottenuti e monitoraggio in itinere

13 Analisi di processo: delibere e determine ANALISI GIURIDICA: - INDIVIDUAZIONE DI RUOLI, INDIVIDUAZIONE DI RESPONSABILITA NELL AMBITO DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO E CORRISPONDENZA NELL AMBIENTE DIGITALE STANDARDIZZAZIONE E TRACCIABILITA DI FASI E PROCESSI. ANALISI ARCHIVISTICA: MAPPATURA E DEFINIZIONE DEL PATRIMONIO DI DATI E METADATI GARANZIA DI CONSERVAZIONE

14 Delibere e Determine Ogni fase del procedimento amministrativo è rilevata da azioni standardizzate e gestite dal processo e dalla produzione di documenti autonomi che tracciano il ruolo di tutti gli attori garantendone la conservazione.

15 Delibere proc. amm.vo/ attore azione documento Parere del responsabile del procedimento relativo alla completezza dell istruttoria Parere di regolarità tecnica del dirigente responsabile Pareri di competenza del Direttore Sanitario e Amministrativo Pareri di regolarità contabile del dirigente dell UO Economico Finanziaria Adozione della delibera firma del responsabile del procedimento firma del dirigente responsabile firma dei direttori firma del dirigente dell UO Economico Finanziaria firma del Direttore generale, firma del Presidente del CDA e DA documento bozzadel responsabile del procedimento documento proposta di delibera documento delibera Esecutività della delibera firma del Direttore Amministrativo documento foglio dell esecutività Attestazione dell avvenuta pubblicazione Verbale della seduta firma del responsabile della pubblicazione firma del Direttore Generale firma del Presidente del CDA e DA documento relata di pubblicazione documento verbale

16 Determine proc. amm.vo/ attore azione documento Parere del responsabile del procedimento relativo alla completezza dell istruttoria Adozione della determina Visto di regolarità contabiledel dirigente dell UO Economico Finanziaria (eventuale) Attestazione dell avvenuta pubblicazione firma del responsabile del procedimento firma del Dirigente Responsabile firma del Dirigentedell UO Economico Finanziaria firma del responsabile della pubblicazione documento bozzadel responsabile del procedimento documento determinazione dirigenziale documento visto di regolarità contabile documento relata di pubblicazione

17 La soluzione tecnologica: InfATTIWeb 1) Integrazione con il sistema di gestione dei documenti e dei flussi InfATTI Web 2) Produzione di documenti in originale esclusivamente informatico 3) Utilizzo firma digitale per pareri e sottoscrizione degli Atti 4) Pubblicazione albo online dei provvedimenti digitali 5) Produzione relata di pubblicazione informatica

18 Dal documentale al Web Amministrazione trasparente Albo online Fruibilità delle informazioni: consultazione Intranet Ricerca integrata su tre menu (atti/sedute/pregresso) Per campi: Fascicolazione Tipologia atto Struttura proponente Numero atto Oggetto Data di adozione

19 La Conservazione -1- E parte integrante del ciclo di vita del documento digitale Va gestita da subito assumendo decisioni ed approntando soluzioni sia applicative che organizzative. Conservare correttamente per garantire domani la validità giuridica dell azione amministrativa di oggi

20 la Conservazione -2- pubblico Individuazione di un conservatore affidabile Valutazione dei costi di conservazione privato CONSERVATORE PUBBLICO PARER Stipulata convenzione che disciplina gli aspetti giuridici generali e il quadro delle responsabilità. Servizio erogato gratuitamente fino al 2013 (in corso di rinnovo)

21 La scelta del PARER per la Conservazione Archivio unico di concentrazione, dedicato alla conservazione della memoria digitale di più soggetti produttori Polo archivistico regionale dell Emilia Romagna PARER Evita la dispersione in tanti sistemi non interoperabili; Assicura la conservazione di un adeguato set di metadati; Esplicita le esigenze in termini di accessibilità, riservatezza, tempo minimo di conservazione; Pianifica il processo di conservazione in modo da preservare l integrità e la valenza giuridica dei documenti informatici

22 La definizione dei disciplinari tecnici Predisposizione disciplinari tecnici per il versamento Identificatividescrittivi di configurazione del profilo archivistico delle unità collegate di struttura Definizione degli aspetti di dettaglio e delle modalità operative con cui vengono erogati i servizi, in particolare Referenti Tipologie di documenti Formati Sistemi di interfaccia METADATI Cosa vogliamo mantenere e cosa possiamo perdere?

23 La Conservazione PARER Il servizio di conservazione prevede la trasmissione, attraverso appositi web service, dei documenti e dei metadati dai sistemi documentali degli enti produttori a PARER. Al momento del versamento, PARER esegue controlli relativi al formato dei file e alla firma digitale, di cui dà riscontro immediato all ente versante. I documenti sono poi inseriti in blocchi, ovvero aggregazioni logiche costituite da un file in xml dove sono riportati gli estremi dei documenti e l impronta dei file che li compongono. Tali blocchi sono marcati temporalmente e firmati dal responsabile della conservazione, che attesta il corretto svolgimento del processo. PARER Sistema InfATTIWeb L ente produttore ha la possibilità di accedereai documenti inviati e di scaricare le prove di conservazione, ovvero il blocco firmato dal conservatore corredato da tutti gli elementi utili a testimoniare, anche al di fuori del sistema di conservazione, il corretto svolgimento del processo.

24 Risultati -1- Iter cartaceo degli Atti Albo pretorio Repertori cartacei contratti Archiviazione cartacea Iter interamente digitale, basato sul modello a filiere documentali e ciclo di vita del documento (formazione, gestione, pubblicazione, archiviazione, conservazione) Albo online Repertori informatici con consultazione Intranet Conservazione digitale sostitutiva

25 risultati -2- Riduzione dei costi per stampa, fotocopie, distribuzione interna, spedizioni postali. Riduzione del tempo speso per la ricerca di documenti persi o archiviati non correttamente (Fonte NetConsulting: il 40% del tempo di ogni impiegato (in media) viene speso in attività di gestione documentale). Velocizzazione dei processi di approvazione degli Atti (Fonte AIIM: la firma digitale evita le interruzioni per la stampa e la firma autografa, la scansione e l archiviazione che richiedono 2-3 copie stampate solo per la firma e allungano di 3,1 gg la durata dell iter (in media)). Automatizzazione di attività interne (es. pubblicazione e defissione all Albo online, relata di pubblicazione, ecc.). Riuso della metodologia per altre filiere documentali.

26 Evoluzione del contesto Il quadroche di sta delineando è quello di Una Pubblica Amministrazione altamente informatizzata e che dialoga con i cittadini quasi prevalentemente attraverso l utilizzo delle tecnologie digitali Una Pubblica Amministrazione «trasparente» che utilizza come principale strumento di pubblicità i siti internet Un collegamento diretto con il ciclo della performance e la valutazione del merito L opportunità per le amministrazioni di capitalizzare il «dividendo di efficienza» che l innovazione digitale consente Per evitare che il cittadino debba fornire più volte gli stessi dati, le amministrazioni titolari di banche dati predisporranno apposite convenzioni aperte per assicurare l accessibilità delle informazioni in proprio possesso da parte delle altre pubbliche amministrazioni, assicurando la gratuità dell accesso e la pubblicazione dei dati in formato aperto in modo che possano essere rielaborabili da terzi OPEN DATA

27 Prossimi sviluppi -1- Progettazione e realizzazione di un intervento trasversale all organizzazione dell Istituto: finalizzato alla dematerializzazione della documentazione ed alla digitalizzazione dei processi; realizzato attraverso interventi sul piano normativo, organizzativo e tecnologico, attuati anche attraverso partnership e con la collaborazione strategica della Soprintendenza Archivistica della Lombardia; attento e sensibile all impatto sull organizzazione e sulle singole persone; mirato ad un contenimento dei costi ed alla realizzazione di significative economie di gestione, individuando un set di indicatori che permettano di verificare il grado di dematerializzazione raggiunto. Ripensamento dell azione amministrativa, dei modelli organizzativi e dei processi di gestione documentale

28 Prossimi sviluppi -2- Articolazione dell intervento sui sotto-obiettivi di: Dematerializzazione dei flussi documentali interni Interoperabilità e comunicazione digitale con l esterno (servizi online e feedback digitale) «dare voce ai cittadini» Dematerializzazione dei documenti e digitalizzazione dei processi: Rapporti di prova (rdp) Gestione contabile-amministrativa Personale Ricerca Registri (es. registri di protocollo) Contratti... Conservazione sostituiva e a lungo termine della documentazione digitale

29 Prossimi sviluppi -3- Stakeholders SISI Contabile EXTRANET Sito IZSLER Personale Protocollo e Flussi doc. ArchiPROWeb Gestione Atti InfATTIWeb DOCUMENTALE INTRANET 10) Versamento PARER

30 GRAZIE DELL ATTENZIONE