STAMPA REGISTRI CONTABILI - SANZIONI

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1 S TUDIO BALLARDINI STAMPA REGISTRI CONTABILI - SANZIONI Circolare un po lunga, ma di attualità Come noto, la Finanziaria 2008 ha modificato il termine per la stampa dei registri contabili, in riferimento alla stampa cartacea dei registri tenuti con sistemi meccanografici ; in particolare, detta stampa va effettuata entro l ultimo giorno del 3 mese successivo al termine per l invio delle dichiarazioni annuali. Considerato che il termine di presentazione delle dichiarazioni è scaduto lo scorso 30/09/2015, la stampa sui registri della contabilità riferita al 2014 dovrà essere effettuata, entro il 31/12/2015. Ne consegue che la tenuta dei registri è considerata regolare qualora siano rispettate le seguenti condizioni: a) al momento dello svolgimento dell'attività di controllo, i libri risultano aggiornati sugli appositi supporti magnetici entro 60 gg.; b) in sede di ispezione o controllo, i libri sono stampati contestualmente alla richiesta degli organi verificatori competenti e in loro presenza. Registri interessati La suddetta disposizione assume carattere generale ed opera nei confronti di tutti i registri contabili tenuti con sistemi meccanografici ai fini dell Iva e dei redditi; si tratta in particolare: dei registri IVA: per le contabilità semplificate ed ordinarie; del libro giornale e libro inventari: per le contabilità ordinarie. L unico registro contabile che non deve rispettare il termine del 31/12 è il registro dei beni ammortizzabili. Per tale registro il termine di redazione continua a coincidere con quello di invio delle dichiarazioni; tuttavia, l art.16 del DPR 600/73 contiene solo l obbligo della compilazione del registro e non della sua stampa. Stampa registri contabili 1

2 Gli altri libri sociali delle società di capitali obbligatori in base al codice civile (libro verbali delle assemblee, del consiglio di amministrazioni, libro soci per le Spa, ecc..) vanno invece tenuti aggiornati periodicamente (sarebbe consigliabile entro 30 gg dalla data dell operazione). Numerazione progressiva Sia i libri tenuti a ai fini civilistici (Libro giornale e libro inventari) sia quelli previsti dalle norme fiscali devono essere numerati progressivamente: prima della stampa e per ciascun anno (non è più prevista alcuna numerazione preventiva per blocchi di pagine); indicando pagina per pagina l anno di riferimento; anno 2014 (e non l anno in cui la stampa è eseguita). Tenuta registri Tutti i libri contabili (sia obbligatori che facoltativi) vanno tenuti seguendo le regole di una ordinata contabilità, ovvero: senza spazi in bianco, interlinee e trasporti a margine; senza abrasioni e cancellazioni (eventuali correzioni vanno effettuate in modo che le parole cancellate siano leggibili). Conservazione I libri contabili obbligatori devono essere conservati per 10 anni dalla data dell ultima registrazione presso la sede della società. Dal punto di vista fiscale, tali libri vanno conservati: in assenza di accertamento: fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi ai corrispondenti periodi d imposta (o sia scaduto il termine per effettuarli, generalmente 4 anni decorrenti dal 31/12 dell anno in cui è stata presentata la dichiarazione cui si riferiscono le registrazioni); in presenza di accertamento: fino alla sua definizione (anche oltre il termine previsto dal codice civile). La loro conservazione può essere validamente effettuata anche mediante archiviazione elettronica, purché: le registrazioni corrispondano ai documenti e questi possano essere resi leggibili in qualsiasi momento; i file generati abbiano le caratteristiche di immodificabilità, integrità ed autenticità. Libro giornale Come noto, il libro giornale deve indicare cronologicamente, giorno per giorno, tutte le operazioni relative alla gestione aziendale; in particolare, detto registro deve contenere: la data dell'operazione; la descrizione dell'operazione; la rappresentazione dell'operazione con indicazione dei conti di mastro; gli importi delle operazioni distinti per ciascun conto di mastro. Inoltre, il libro giornale può essere suddiviso tra più libri sezionali, sui quali vengono rilevate le operazioni appartenenti a diverse categorie ovvero a diversi rami d'azienda. Stampa registri contabili 2

3 Stampa partitari La stampa dei partitari è opportuno che sia abbinata alla stampa del libro giornale; deve contenere le movimentazioni contabili per ciascun conto (ivi compreso ogni singolo cliente e fornitore) del piano dei conti utilizzato nell anno. In particolare, le schede mastro: vanno stampate dopo la chiusura dei conti; non devono essere numerati progressivamente, né bollati o vidimati; vanno firmate. Riguardo quest ultimo punto, la sentenza n. 2250/2003 della Cassazione ha infatti legittimato l amministrazione finanziaria all accertamento induttivo se i partitari non sono sottoscritti dall imprenditore o dal legale rappresentante. Per evitare di firmare ogni singola scheda contabile, si consiglia di produrre e sottoscrivere apposita dichiarazione (che attesti di aver preso visione e controllato che i partitari conformi alle scritture contabili) da allegare alla stampa dei partitari per ogni anno. L obbligo della stampa discende dal fatto che vanno considerate scritture ausiliarie (art c. 2 C.C. e art. 14 DPR 600/73). La Cassazione (sent. n /2010 e n /2010) ha, tuttavia, assunto una posizione contraria, negando la natura di scrittura ausiliaria (in tal senso anche la CTP Milano sent. 20/01/1999, n. 407, nella quale è stato ritenuto inoppugnabile l'aggiornamento dei mastrini nei sistemi meccanizzati, senza procedere ad alcuna stampa). Libro inventario Entro la fine dell anno (31 dicembre 2015) si è anche tenuti alla redazione e sottoscrizione dell inventario. Detto documento permette di dare evidenza della situazione economica e patrimoniale dell impresa con riferimento ad un determinato periodo, fornendo un'informazione dettagliata delle attività/passività dell impresa. Nello specifico, il libro degli inventari: deve contenere annualmente l indicazione analitica degli elementi patrimoniali attivi e passivi relativi all impresa e la loro valutazione; va redatto all inizio dell esercizio d impresa e successivamente ogni anno; va sottoscritto: dal titolare dell impresa individuale; dal rappresentante legale della società (es: amministratore unico, presidente del CdA, ecc.) che in tal modo assume la responsabilità del suo contenuto; la mancata sottoscrizione rende inesistente, ai fini giuridici, il documento. Registro beni ammortizzabili La tenuta del registro dei beni ammortizzabili (cd libro cespiti ) è discrezionale ai fini civilistici, ma obbligatoria ai fini fiscali. I soggetti obbligati: soggetti Ires; società di persone e società ad esse equiparate; enti pubblici e privati soggetti ad Ires; persone fisiche che esercitano attività d impresa o arti e professioni. Stampa registri contabili 3

4 Tuttavia, il registro viene tenuto al fine di poter dedurre dal reddito d'esercizio le quote di ammortamento, le quali devono inoltre risultare imputate a conto economico. Pertanto, la mancata annotazione delle quote di ammortamento sull'apposito registro, comporta, quale sanzione accessoria, la loro indeducibilità dal reddito d'impresa. Si osserva, inoltre, che gli ammortamenti vanno registrati, in alternativa: per i soggetti in contabilità ordinaria: sul libro inventari per i soggetti in contabilità semplificata: sul registro IVA degli acquisti, purché il contribuente sia in grado di fornire, su richiesta dell Amministrazione, gli stessi dati che sarebbero indicati nel libro cespiti. Nel suddetto registro vanno indicati beni immobili e i beni mobili iscritti in pubblici registri. Per ciascun immobile e per ciascuno dei beni iscritti in pubblici registri: l'anno di acquisizione; il costo originario; le rivalutazioni e le svalutazioni; il fondo di ammortamento nella misura raggiunta al termine del periodo d'imposta precedente; il coefficiente di ammortamento effettivamente praticato nel periodo d'imposta; la quota annuale di ammortamento; le eliminazioni dal processo produttivo. Per gli altri beni mobili ammortizzabili (es. impianti, macchinari, attrezzature, mobili, arredi ecc.), che possono essere distintamente indicati ovvero raggruppati per: categorie di beni omogenee; anno di acquisizione; coefficiente di ammortamento. Si rammenta, inoltre, che: se le quote annuali di ammortamento sono inferiori alla metà di quelle risultanti dall'applicazione dei coefficienti stabiliti dell'art. 68 del DPR 597/73 il minor ammontare va distintamente indicato nel registro; nel suddetto registro vanno indicati anche i costi di manutenzione, riparazione, ammodernamento e trasformazione dei beni strumentali e le spese relative all acquisto di beni il cui costo unitario non è superiore a 516,46, deducibili integralmente nell esercizio in cui sono sostenute. Registri Iva L'art.14, comma 1 lett.b) del DPR 600/73 stabilisce che le società, gli enti e gli imprenditori commerciali devono (indipendentemente dal tipo di contabilità tenuta) in ogni caso tenere i registri prescritti ai fini Iva e aggiornati nei 60 giorni. Si tratta, in particolare, dei seguenti registri: fatture emesse liquidazione Iva gruppo Iva per l'editoria corrispettivi sistema analitico Iva del margine Stampa registri contabili 4

5 movimentazione beni da e per altri stati UE a titolo non traslativo di proprietà acquisti sistema globale Iva del margine omaggi (facoltativo se ci sono le bolle di consegna) bollettario madre e figlia annotazione consegne a terzi in lavorazione, comodato, deposito, ecc.(facoltativo se ci sono le bolle di consegna utile per i beni che transitano in Comunità Europea) depositi Iva dichiarazioni intento emergenza per misuratore fiscale corrispettivi agenzie viaggio Al riguardo, si rammenta che i registri IVA: vanno stampati entro 3 mesi dal termine di invio della dichiarazione; sono numerati progressivamente nell ambito di ciascun registro e non di ciascun anno. Imposta di bollo Come di consueto, l imposta di bollo si applica limitatamente al libro giornale e libro inventari, mentre ne restano esclusi i registri Iva. Questa è dovuta nella seguenti misure: 1. SOCIETÀ DI CAPITALI (tenute al versamento della Tassa di concessione governativa) 16,00 ogni 100 pagine o frazione; 2. PERSONE FISICHE e SOCIETÀ DI PERSONE 32,00 ogni 100 pagine o frazioni. Si rammenta che detta imposta va assolta: mediante l apposizione di marche ( contrassegni telematici ) sulle pagine effettivamente utilizzate ovvero versando il dovuto mediante il modello F23 (codice tributo 458T); in via preventiva, ossia prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina o sulle successive cento (CM 92/2001). Gli estremi di versamento (o le marche) vanno apposti sulla prima pagina numerata del libro (o sulla prima pagina numerata di ogni blocco di 100) oppure sull ultima pagina purché l imposta di bollo sia assolta prima che il libro sia posto in uso. A far data dal giugno 2007 il pagamento (DM ): dell'imposta di bollo; della tassa di concessione governativa; si effettua tramite contrassegni (in precedenza avveniva mediante le cd. marche ) rilasciati telematicamente dagli intermediari convenzionati con l'agenzia delle Entrate (Lottomatica Italia Servizi Spa, Federazione Italiana Tabaccai, Poligrafico dello Stato, ecc.). L interessato, pagato all'esercente l'importo dovuto, riceve un tagliando adesivo stampato da uno specifico terminale (i dati vengono trasmessi telematicamente all'agenzia delle Entrate dal gestore). I contrassegni vanno debitamente annullati al momento dell utilizzo (con un timbro, una firma, ecc.). Come noto, i contrassegni telematici riportano la data di loro emissione; tuttavia, in caso di tardivo versamento dell imposta di bollo (es.: acquisto tardivo della marca) è possibile regolarizzare la propria posizione mediante il ricorso all istituto del ravvedimento operoso. Stampa registri contabili 5

6 In tal caso, la sanzione del 100% sarà ridotta a: 1/10 (10%) nel caso in cui si procede alla regolarizzazione entro i 30 giorni dalla scadenza ordinaria (su 16 è di 1,60); 1/8 (12,5%) in caso di ravvedimento successivo i 30 giorni ma entro un anno dalla scadenza ordinaria (su 16 è 2). Detta sanzione si versa in F23 con il codice tributo 675T; l imposta, invece, è già assolta con l apposizione della marca. Si rammenta che, entro il medesimo termine, dovranno essere versati anche gli interessi calcolati a giorno nella misura del tasso legale. Aspetti sanzionatori Come noto, ai sensi dell art. 9 del D.Lgs.471/97 è punito con la sanzione amministrativa da ,00 a ,00 chi non tiene o non conserva: le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di IVA; ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria. Detta sanzione si applica altresì a chi, in sede di accesso, rifiuta di esibire o dichiara di non possedere o comunque sottrae all ispezione e alla verifica i documenti, i registri e le scritture indicati, ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti certa l esistenza. Inoltre, ai sensi dell art. 9, comma 3 del citato D.Lgs., la sanzione: può essere ridotta fino alla metà del minimo, qualora le irregolarità rilevate nei libri e nei registri o i documenti mancanti siano di scarsa rilevanza, sempreché non ne sia derivato ostacolo all accertamento delle imposte; è irrogata in misura doppia, se vengono accertate evasioni di imposte dirette e Iva complessivamente superiore nell'esercizio a ,00 euro. Stampa registri contabili 6