LAZIOSANITÀ AGENZIA DI SANITÀ PUBBLICA. Rete anatomie patologiche

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1 LAZIOSANITÀ AGENZIA DI SANITÀ PUBBLICA Rete anatomie patologiche Rete delle anatomie patologiche regionali: gestione dei referti e condivisione informatizzata delle informazioni Definizione della rete e implementazione del registro tumori regionale. Ministero della Salute

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3 Descrizione ed analisi del problema I Servizi di Anatomia Patologica hanno un ruolo insostituibile nell iter diagnostico di numerose patologie, in particolare di quelle tumorali: tramite tali Servizi è infatti possibile porre diagnosi di certezza di patologie oncologiche oltre che consentire la determinazione della morfologia, topografia, stadio e grado della malattia. L 84% dei malati con neoplasia ha la diagnosi fatta tramite l esame istologico. Negli ultimi tempi stanno inoltre assumendo sempre maggiore rilievo la qualità e la completezza delle indagini di marcatori biomolecolari e genetici che hanno un ruolo sempre maggiore nel configurare l approccio terapeutico e, di conseguenza, il quadro prognostico. I referti prodotti dai Servizi di Anatomia Patologica costituiscono inoltre il principale flusso informativo per il Registro Tumori regionale. Allo stato attuale in Regione Lazio non esiste però nessun sistema di integrazione degli archivi presenti nei 24 Servizi di Anatomia Patologica pubblici attivi: tale carenza rende impossibile descrivere l epidemiologia del fenomeno tumorale limitando, inoltre, la possibilità di effettuare corrette valutazioni di efficienza dei percorsi diagnostico-terapeutici, di efficacia degli approcci terapeutici e delle strategie di screening nonché, infine, di verificare in modo sistematico l adeguatezza delle stesse prestazioni offerte dai laboratori di cito-istopatologia. L assenza di tale sistema costituisce anche un elemento di inefficienza del servizio sanitario. Infatti spesso l esame istologico viene effettuato in un centro diverso rispetto a quelli degli interventi terapeutici successivi e la mancata disponibilità del referto costringe il paziente ad adoperarsi per il reperimento del referto stesso e troppo spesso genera la ripetizione di esami invasivi. In questa chiave l assenza di standardizzazione nella refertazione e nella codifica topografica e morfologica dei prelievi e dei pezzi operatori si presenta come una criticità sia per la ricostruzione dell epidemiologia dei vari tumori, sia per la pianificazione e la valutazione sanitaria, sia infine per favorire lo scambio di informazioni e rendere più omogenee le prestazioni anatomo-patologiche nel territorio regionale. Al fine di superare questa realtà anacronistica ed inefficiente il progetto si propone di aprire la strada alla costruzione, alla implementazione ed al mantenimento di una rete informativadei Servizi di Anatomia Patologica, attraverso i seguenti passi: definizione di un comune set di variabili, tracciato record, e allestimento della piattaforma informatica che renda le informazioni fruibili da parte dei soggetti coinvolti nell iter diagnostico del paziente adattamento dei sistemi informativi dei Servizi di Anatomia Patologica affinché possano alimentare correttamente la rete, standardizzazione, in maniera condivisa tra gli operatori, della compilazione dei referti per le patologie più rilevanti; costituzione presso l Agenzia di Sanità Pubblica della Regione Lazio della Banca Dati alimentata dal flusso della Rete delle Anatomie costituzione della casistica incidente e prevalente dei casi di tumore per mezzo di algoritmi di codifica dei referti di anatomia patologica. 1

4 Criticità Fra le criticità maggiori per la completa realizzazione della rete si individuano le seguenti: Eterogeneità dei dati. Questo problema ovvero la grande disomogeneità nelle classificazioni e nei testi dei referti rende problematiche sia la conduzione di studi epidemiologici, sia la valutazione dei percorsi diagnostico terapeutici. Naturalmente tale eterogeneità condiziona anche la possibilità di integrare i dati in una rete informativa Diversi livelli di informatizzazione. Anche questo è un punto cruciale, si sono infatti osservate disomogeneità dei software utilizzati, alcuni home-made, alcuni non integrati con il sistema informatico dell Ospedale, altri integrati. Non è secondario il lavoro necessario per rendere i software dei singoli ospedali compatibili con il sistema regionale. Diversa accuratezza nella raccolta dei dati, problema che si registra sia per i dati anagrafici, sia per la codifica, sia per il tipo di dato, sia per la completezza e l accuratezza con cui viene registrato il set di dati ritenuto utile dai vari centri. Diversificazione dei contenuti. Le scelte possono essere molto diverse e ne possono risultare differenti gli stili e l'adeguatezza dei referti per l esame macroscopico, per la morfologia, per la stadiazione, per l immunoistochimica, per la caratterizzazione biologica, per i test genetici e le indagini biomolecolari. Problemi di privacy. La costruzione del flusso di anatomia patologica prevede l implementazione delle misure di protezione dei dati individuali previste dalle normative di legge per la gestione dei dati sensibili con finalità di valutazione dell assistenza sanitaria a fini di sanità pubblica. A tale riguardo sono stati studiati sistemi di protezione ed è stata allestita una scheda ad hoc per il consenso del paziente ad inserire i propri dati nella rete. Necessità di valutare l incidenza e prevalenza a partire dal flusso informativo dei referti di Anatomia Patologica e creazione di una vera e propria casistica regionale. In questo senso ha lavorato il Registro Tumori di Popolazione della Provincia di Latina che ha studiato gli algoritmi per la valutazione. Obiettivi e attività In base alla situazione descritta sopra sono stati predisposti i seguenti gruppi di lavoro: 1. Valutazione (Coordinatore Laziosanità ASP) 2. Informatizzazione (Coordinatore Laziosanità ASP) 3. Istopatologia (AO San Camillo Forlanini - AO San Giovanni Addolorata IFO Regina Elena ASL LT /Università La Sapienza) 4. Registro Tumori (ASL LT) Il Progetto ha perseguito i seguenti obiettivi. 2

5 OBIETTIVO SPECIFICO 1. Definizione della rete e del sistema informativo regionale dei Servizi di Anatomia Patologica, tramite la definizione delle variabili, dei criteri di qualità e delle modalità di trasmissione. Il gruppo di lavoro ha approntato un tracciato record in formato XML ed ha presentato il progetto a tutte le anatomie patologiche della Regione Lazio. E stata richiesta un adesione formale al progetto. Tutte le Anatomie Patologiche che hanno manifestato la volontà di iniziare ad implementare il sistema hanno ricevuto assistenza per rendere i propri sistemi compatibili con quello regionale. Hanno aderito alla rete le seguenti Anatomie Patologiche: Asl Roma E (4) Asl Roma H (3) Asl Latina La Sapienza (2) Asl Rieti (5) Asl Viterbo (5) Asl Frosinone (5) San Camillo Forlanini (2) San Giovanni - Addolorata (1) San Filippo Neri (5) Bambino Gesù(5) Istituti Fisioterapici Ospitalieri (1) Lazzaro Spallanzani (5) Sant'Andrea (3) Campus biomedico (4) A.O. Gemelli (5) Tor Vergata (5) (1) Coautore del progetto attualmente implementa la rete (2) Coautore del progetto ancora non implementa per problemi tecnici (3) Attualmente implementa la rete (4) Attualmente in corso la soluzione dei problemi tecnici per l implementazione (5) Aderente al progetto in attesa di avvio Sono stati inoltre definiti i criteri di qualità della codifica e si è predisposto il flusso 3

6 Infine sulla base dell'analisi di circa referti di anatomia patologica delle unità operative AO San Camillo Forlanini - AO San Giovanni Addolorata IFO Regina Elena è stato preparato un primo rapporto di qualità. OBIETTIVO SPECIFICO 2. Implementazione del sistema informativo regionale: sia localmente, sia tramite la costituzione della Banca Dati Dopo aver definito la struttura logica del Sistema informativo e della base dati, si è proceduto con l implementazione del sistema informativo regionale: sia localmente, presso i singoli laboratori nelle Aziende ospedaliere, sia tramite la costituzione della Banca Dati presso l ASP Regione Lazio. E stata sviluppata la banca dati centrale presso Laziosanità ASP e il sistema informativo web di condivisione dei referti. La banca dati centrale è stata sviluppata in conformità al tracciato record definito e successivamente aggiornata all ultima revisione del tracciato stesso. E operativo un sistema periodico di monitoraggio per i controlli di qualità delle informazioni contenute. I Centri che hanno già iniziato ad implementare la banca dati centrale sono: IFO-Regina Elena, AO Sant Andrea, AO San Giovanni-Addolorata, Ospedale di Marino. I Referti presenti in banca dati al 30 marzo 2013 sono OBIETTIVO SPECIFICO 3. Definizione della piattaforma informativa che consenta ai soggetti responsabili del percorso diagnostico la fruibilità dei referti anatomo-patologici del singolo paziente e le modifiche nei criteri da applicare nei singoli sistemi informativi aziendali. E stata definita la struttura logica dell interfaccia e realizzato il portale del sistema. Il sistema Web, di condivisione dei referti, è stato presentato alle anatomie patologiche del Lazio. Ai referti presenti nella banca dati centrale potranno accedere, tramite il sistema Web, sia le anatomie patologiche responsabili del percorso diagnostico del paziente che gli oncologi responsabili del percorso di cura del paziente. L accesso viene garantito con credenziali personali su canale di comunicazione criptato. Ogni accesso viene monitorato da ASP Laziosanità. E stata preparata una scheda per la richiesta del consenso informato con cui il paziente autorizza l inserimento dei propri dati nel sistema. Laziosanità ASP funge da amministratore di sistema, tuttavia per le proprie elaborazioni accede esclusivamente a dati non nominativi. Uno dei problemi principali per il pieno funzionamento della rete è rendere compatibili i software utilizzati dai vari centri di anatomia patologica con il sistema regionale, si è iniziato con i software più diffusi. Per ogni Anatomia Patologica che vorrà iniziare a implementare la banca dati, occorrerà prioritariamente rendere il sistema informatico in uso compatibile con quello regionale. 4

7 OBIETTIVO SPECIFICO 4. Standardizzazione della struttura dei referti di Anatomia Patologica per tutti i centri della regione, compilazione di raccomandazioni specifiche per le principali neoplasie, sensibilizzazione alla codifica sistematica SNOMED e definizione dei criteri di valutazione. I partecipanti al gruppo di lavoro dell Azienda Ospedaliera San Giovanni, dell Azienda Ospedaliera San Camillo, e dell IFO Regina Elena hanno elaborato una proposta di standard della refertazione dopo aver analizzato ciascuno per una specifica sede neoplastica l adeguatezza dei referti prodotti dal proprio centro. Gli standard elaborati sono disponibili e dovranno essere condivisi con gli altri centri. Al fine di completare la definizione di standard di refertazione almeno sulle principali sedi tumorali è stata coinvolta la società scientifica di riferimento (SIAPeC), che si è dichiarata disponibile a portare avanti l iniziativa. I Centri suddetti hanno lavorato sulle seguenti neoplasie: mammella e prostata San Giovanni, polmone e colon retto San Camillo-Forlanini, neoplasie ematologiche e Timo IFO-Regina Elena. Le strutture hanno poi classificato i referti secondo una scala condivisa di accuratezza e completezza, ed in particolare: - Mammella 493 referti analizzati (S.Giovanni) - Prostata 368 referti analizzati (S.Giovanni) - Polmone 442 referti analizzati (S.Camillo-Forlanini) - Colon e retto 280 referti analizzati (S.Camillo-Forlanini) - Ematologici 287 referti analizzati (IFO-Regina Elena) - Timo 24 referti analizzati (IFO-Regina Elena) Gli standard formulati per la refertazione sono disponibili (V. Allegato 3) OBIETTIVO SPECIFICO 5. Definizione e messa a punto degli algoritmi per la definizione dei casi incidenti/prevalenti del Registro Tumori, integrazione delle fonti dei Servizi di Anatomia Patologica aziendali e dei flussi derivanti dalle Aziende Ospedaliere e IFO. La casistica, generata con algoritmi previamente definiti, è stata sottoposta alla validazione del software checkairtum per la verifica della qualità. 5

8 grafica a cura di Barbara De Masi