Condivisione documentale tra avvocati e terze parti: 5 modi per mitigare i rischi sicurezza

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1 Condivisione documentale tra avvocati e terze parti: 5 modi per mitigare i rischi sicurezza Giuseppe Polimeni Sales & Marketing Manager Legal Software giuseppe.polimeni@wolterskluwer.com

2 Condivisione documentale La condivisione documentale non è un concetto nuovo per gli avvocati. L esigenza di trasmettere e ricevere documenti e files da parte di clienti e/o colleghi esiste da sempre. Nel mondo Digitale: e servizi Cloud per condividere informazioni e documenti oggi rappresentano la modalità più diffusa. Proprio per questo, i rischi connessi a queste modalità di trasmissione dati sono aumentati notevolmente. Che impatti può avere? Confidenzialità Segreto professionale Protezione dati terze parti 2

3 Le più diffuse cause di furto/perdita dati Fonte : Ponemon institute Allegati Memorie PC Dispositivi USB Dropbox 71 % 68 % 62 % 57 % 3

4 5 modi per mitigare i rischi sicurezza

5 Rischio 1: Invio documenti ai clienti 5

6 Rischio1: Invio documenti ai clienti Mitigare il rischio: utilizzo del Cloud per scambiare file protetti con sistemi di crittazione dei dati e password robuste. Stampare copie cartacee di documenti legali confidenziali può esporre l'utente a una serie di rischi tra cui manomissione, contraffazione, perdita/furto e violazioni dei dati. La violazione dei dati può avere conseguenze disastrose per la professione legale. Utilizzando un servizio sicuro con crittografia e password assicura che solo gli utenti registrati - clienti o terzi - sono in grado di accedere alle informazioni condivise. 6

7 Rischio 2: Collaborazione con i colleghi 7

8 Rischio 2: Collaborazione con i colleghi Mitigare il rischio: Invitare i colleghi a revisionare alcuni documenti accedendo a essi solo attraverso un servizio Cloud che ti consente di monitorare e gestire i permessi E difficile da ammettere, ma violazioni della sicurezza e fughe di dati possono avvenire internamente e per errore umano! Limita l accesso ai file. Non avrai mai il 100% del controllo sugli accessi ai tuoi documenti se li trasmetti via o li carichi su uno spazio web sul quale altri, non autorizzati, potrebbero accedere 8

9 Rischio 3: Archiviazione dei documenti 9

10 Rischio 3: Archiviazione dei documenti Mitigare il rischio: Archivia i files al sicuro e su uno spazio Cloud garantito contrattualmente, per sapere esattamente dove sono i tuoi dati. Le politiche di gestione dei documenti devono prevedere la raccolta, trasmissione, manutenzione e conservazione delle informazioni sui clienti, inclusi i documenti memorizzati in formato cartaceo, elettronico, o da remoto, o coperti da accordi di riservatezza, per ogni cliente. L archiviazione Cloud-based mantiene tutti i documenti sotto controllo e rende facile la configurazione delle procedure di conservazione dei documenti. 10

11 Rischio 4: Verifica di ricezione del documento 11

12 Rischio 4: Verifica di ricezione del documento Mitigare il rischio: Ricevi alerts automatici e monitora l accesso ai documenti condivisi Inviare copie cartacee o condividere documenti confidenziali via ti espone a rischi informatici elevati, dal momento che non puoi avere il totale controllo della comunicazione e sapere con certezza chi vi accede. Usare un portale Cloud per condividere i tuoi documenti ti da il pieno controllo su di essi e sai esattamente chi li riceve e chi vi accede, attraverso un sistema di notifiche automatiche e una procedura di accesso gestita attraverso permessi facilmente configurabili. 12

13 Rischio 5: Accesso remoto ai documenti 13

14 Rischio 5: Accesso remoto ai documenti Mitigare il rischio: usare un portale Cloud personale per accedere ai documenti in totale sicurezza e da qualunque luogo. Aprire un tuo documento sul PC di un altra persona ti espone a grossi rischi di sicurezza informatica. Usando un portale Cloud eviti questi rischi. Inoltre, se il sistema adottato è troppo complicato e non è accessibile al di fuori dell ufficio o sul cellulare, i tuoi utenti sono scoraggiati, perché vogliono metodi sicuri e semplici per condividere e accedere ai file. 14

15 E tempo di passare al Cloud! Un modo intelligente e tecnologicamente evoluto di condividere documenti e informazioni. Condivisione sicura garantita e senza limiti di spazio Stop alle non sicure e ottimizzazione della collaborazione Connect 15

16 E tempo di Kleos Connect

17 E tempo di Kleos Connect Semplice condivisione dall interno di Kleos Ricevi notifiche e mantieni il controllo totale sui tuoi documenti condivisi Conserva i dati al sicuro grazie alla gestione dei permessi e all autenticazione robusta Nessun limite di spazio per lavorare in tutta libertà e da qualunque luogo

18 Kleos Connect, ossessione sicurezza! Servizi comuni di condivisione file KLEOS CONNECT Incluso in Kleos

19 Kleos Connect, ossessione sicurezza! Trasferimento Dati Virus, malware e phishing puntualmente intercettati dai nostri sistemi di protezione McAfee and Norton. Connessione sicura con protocollo https Dati crittati certificati da Norton. Archiviazione Dati Datacenter certificato e conforme ai più elevati standard di sicurezza: ISO 27001; SAS-70 Type II. Tier IV level Datacenter conforme alla legislazione Europea sulla privacy Backup dei dati e sistema di disaster recovery. Gestione Dati I dati non possono essere consultati da persone non autorizzate Certificazione ISO di tutti I processi e le procedure adottate da Wolters Kluwer. 19

20 Usare Kleos Connect

21 Usare Kleos Connect Condividi da Kleos Tutti i documenti conservati nel tuo gestionale Kleos possono essere condivisi con un semplice click. 21

22 Usare Kleos Connect Controllo Totale della comunicazione Tutti i tipi di documenti (memorie, contratti, bozze, lettere) condivisi, sono organizzati e facili da trovare. 22

23 Usare Kleos Connect Controlli in ogni istante cosa ricevono e vedono gli interlocutori che autorizzi all accesso Vedi tutti i documenti condivisi e ricevi una notifica ad ogni modifica effettuata. 23

24 Usare Kleos Connect Solo le persone da te autorizzate accedono ai documenti condivisi Attraverso il tuo portale Cloud, solo chi dispone delle credenziali di accesso da te fornite può accedere ai documenti condivisi. 24

25 Usare Kleos Connect Alerts via I tuoi clienti ricevono le notifiche personalizzate con i dati del tuo studio, ogni volta che condividi con loro dei documenti. 25

26 Grazie. Visita il sito per scoprire la bellezza di Kleos!