LA FORMAZIONE E LA CONSERVAZIONE DELLA MEMORIA DIGITALE

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1 Prof. Stefano Pigliapoco LA FORMAZIONE E LA CONSERVAZIONE DELLA MEMORIA DIGITALE ANAI, Cagliari 6 marzo 2006

2 L Amministrazione Pubblica Digitale Il complesso delle norme di recente emanazione spingono le pubbliche amministrazioni verso la digitalizzazione dei processi e dei documenti Testo unico sulla documentazione amministrativa Codice dell amministrazione digitale Posta elettronica certificata Sistema Pubblico di Connettività Di conseguenza, la realizzazione di sistemi per la conservazione a lungo termine delle unità documentarie e delle unità archivistiche digitali è un esigenza assoluta

3 Alcune considerazioni di base Il documento archivistico deve essere considerato come parte costitutiva di un fondo, come elemento unico di un complesso organico, e non solo come un entità singola. Di conseguenza, la conservazione dei documenti archivistici comporta la conservazione, oltre che dei documenti stessi, anche delle relazioni che li legano ai loro precedenti e susseguenti, ai dati descrittivi delle unità archivistiche che li contengono, delle relazioni tra queste e le altre unità di pari livello o di livello superiore Ciò equivale a dire che non si può garantire la conservazione della memoria digitale se non si assicura preventivamente la formazione dei fascicoli informatici

4 Alcune considerazioni di base La conservazione della memoria digitale richiede una precisa volontà e un forte impegno del soggetto produttore, il quale deve creare le condizioni per renderla possibile. Al minimo sono necessari: Il titolario di classificazione e il massimario di scarto o selezione Il manuale di gestione dei documenti Un sistema di protocollo informatico conforme alla normativa vigente

5 Le principali problematiche connesse alla conservazione digitale Obsolescenza delle tecnologie Supporti, Formati, Sistemi Obsolescenza delle firme elettroniche I certificati elettronici sono conservati presso il certificatore fino a un massimo di 10 anni dalla data di scadenza o revoca vulnerabilità degli algoritmi crittografici Difficile valutazione dell autenticità e dell integrità dei documenti informatici Campi dinamici, Dipendenza dall ambiente di visualizzazione

6 I moduli che compongono un sistema per la formazione e la conservazione della memoria digitale sono: Soggetto produttore Produzione dei documenti Gestione informatica dei documenti Conservazione e fruizione della memoria digitale Database & storage management Amministrazione del sistema

7 I fondi archivistici deve essere ricollegati ai rispettivi soggetti produttori. Uno strumento di ricerca fondamentale come l inventario deve essere sempre preceduto da un introduzione che comprenda un cenno storico sull istituzione che ha prodotto l archivio per evidenziare le sue funzioni, l organizzazione dei suoi uffici e i relativi mutamenti nel tempo Di conseguenza, con il modulo soggetto produttore, si dovranno registrare: i metadati identificativi; i metadati sul contesto storicoistituzionale; i metadati sul contesto organizzativo; i metadati sul contesto archivistico; i metadati sul contesto procedurale e i metadati sul contesto tecnologico

8 Produzione dei documenti Utilizzo di formati elettronici standard e documentati Modulistica elettronica predefinita Attivazione di canali sicuri di comunicazione digitale via Web Ricezione dei documenti informatici attraverso l indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale Interoperabilità e cooperazione applicativa tra i sistemi utilizzati per l automazione di processi verticali ed esterni al protocollo informatico

9 Gestione informatica dei documenti Protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenti Gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi Gestione del processo di spedizione dei documenti informatici Chiusura dei fascicoli e versamento dei documenti nell archivio di deposito

10 Conservazione e fruizione della memoria digitale Poiché con la registrazione di protocollo il documento informatico entra nella memoria del soggetto produttore, contestualmente devono prendere avvio le attività finalizzate al mantenimento delle sue caratteristiche di autenticità, integrità, accessibilità, leggibilità e riservatezza.

11 Il legislatore italiano si è orientato sul metodo della migrazione, emanando la Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico Per l archiviazione ottica dei documenti sono utilizzabili qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione digitale che consenta la registrazione mediante la tecnologia laser (Worm, CD-R, magneto-ottici, DVD). Tuttavia, è consentito l impiego di supporti anche non ottici purché siano idonei a garantire la conformità dei documenti agli originali

12 La conservazione dei documenti digitali si realizza attraverso la loro memorizzazione su supporti ottici e l apposizione, sull insieme dei documenti registrati, o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

13 I documenti analogici si possono presentare in stato di originale o di copia; gli originali a loro volta possono essere unici o non unici. Questi ultimi sono rappresentati dai documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi Solo per i documenti analogici originali unici è richiesta l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, oltre che del responsabile della conservazione, anche da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità al documento d origine.

14 La distruzione dei documenti analogici è consentita dopo il completamento della procedura di conservazione digitale, salvo i «poteri di controllo del Ministero per i Beni e le Attività Culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi dei privati dichiarati di notevole interesse storico».

15 Per far fronte all obsolescenza dei formati, il legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che consiste nel convertire i documenti archiviati in nuove versioni e nell apporre, all insieme dei documenti trattati, o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, il riferimento temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo In presenza di documenti informatici sottoscritti con firma digitale o di documenti analogici originali unici (conservati digitalmente) è inoltre richiesta l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale di un pubblico ufficiale per attestare la conformità al documento d origine

16 Nelle pubbliche amministrazioni il ruolo del pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati. Per l apposizione delle firme di autenticazione è richiesto l intervento di «soggetto diverso della stessa amministrazione»

17 Database & storage management comprende gli strumenti che realizzano la gestione dei dati e la loro memorizzazione su supporti idonei insieme agli oggetti informativi digitali a cui si riferiscono È richiesto il più alto livello di standardizzazione e di indipendenza dalle piattaforme tecnologiche poiché questi strumenti sono soggetti ad obsolescenza tecnologica e quindi a migrazioni

18 Amministrazione del sistema Comprende gli strumenti che rendono disponibili le funzioni per la registrazione delle informazioni che permettono di accertare il regolare funzionamento del sistema di conservazione digitale, nonché l integrità di ogni oggetto informativo in esso memorizzato File di log Audit trail

19 Centro di conservazione digitale Il complesso delle attività da svolgere, i requisiti giuridici da soddisfare e le competenze professionali necessarie per la corretta formazione e conservazione della memoria digitale non sono alla portata della maggior parte delle amministrazioni pubbliche di piccola e media dimensione Per questo motivo è opportuna la costituzione di centri di conservazione digitale, ovvero di strutture dedicate alla conservazione della memoria digitale di più soggetti produttori e dotate di tecnologie avanzate e personale archivistico e informatico altamente qualificato

20 Centro di conservazione digitale La formazione della memoria digitale avviene presso l ente produttore Il Responsabile del servizio di protocollo informatico deve garantire la puntuale esecuzione delle operazioni di registrazione di protocollo, classificazione e formazione dei fascicoli informatici, predisponendo i necessari strumenti archivistici ed organizzativi

21 Centro di conservazione digitale La conservazione della memoria digitale dei singoli enti avviene presso il centro di conservazione digitale attraverso: La gestione di un deposito digitale per ogni ente produttore L acquisizione sistematica delle unità documentarie Il controllo dell autenticità, integrità e compatibilità delle unità documentarie acquisite L acquisizione sistematica delle unità archivistiche La descrizione archivistica del patrimonio documentario digitale conservato secondo gli standard internazionali La fruizione dei depositi digitali e la riproduzione delle unità archivistiche e documentarie, nel rispetto della privacy e del diritto di accesso

22 Centro di conservazione digitale Il Responsabile della conservazione (digitale): garantisce la corretta e puntuale esecuzione delle procedure di conservazione di cui alla normative vigente; definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione; verifica periodicamente l effettiva leggibilità dei documenti conservati ed esegue, se necessario, le operazioni di riversamento diretto o sostitutivo; stabilisce le necessarie misure di sicurezza logica e fisica del sistema; definisce e documenta quanto previsto dalla normativa vigente per il riferimento temporale.

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