Novità operative. Data Ufficio S.p.A

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1 Data Ufficio S.p.A

2 2 1 Summa Professionisti <VERSIONE> SUMMA

3 2 3 Di seguito sono spiegate le principali implementazioni relative al software. 2.1 Novità Operative Le novità introdotte nella versione sono le seguenti: introduzione di un'anagrafica unica dei clienti-fornitori nuovo tasto "fatture" all'interno dell'anagrafica clienti e integrazione con il modulo "fatturazione" piano dei conti: nuova funzionalità "copia conto su altre aziende" nuovi tasti di scelta per la funzione "Ricerca Rapida dei Conti" ottimizzazione della visualizzazione dei conti CEE nuovo box di ricerca per la funzione "Aggancio conti ai modelli fiscali" nuova scheda "Elenco aziende" nella schermata "Passaggio Dati" nuova opzione "Statistica Elaborazioni Contabili" nella gestione contabile riepilogo sintetico delle registrazioni contabili riepilogo analitico delle registrazioni contabili riepilogo mensile delle registrazioni contabili archiviazione ottica dei documenti contabili nuova opzione "Visualizza Immagine Documento" nuova opzione "Associa Immagine Documento" indicazione del volume di affari visualizzazione in tempo reale del saldo contabile nuova Stampa Registri Iva e Liquidazioni periodiche Modifica report di stampa in contabilità generale e in contabilità analitica Vediamo di seguito le varie procedure Anagrafiche Clienti Fornitori E' stata predisposta l'anagrafica unica dei clienti-fornitori. La funzione consente, nel caso si inserisca un nuovo cliente-fornitore, di aggiungere in un'anagrafica unica i dati anagrafici purché non risulti vuota la partita iva oppure il codice fiscale o la partita iva CEE. Ciò permette, in fase di imputazione di un nuovo cliente-fornitore, di effettuare la ricerca dall'anagrafica unica che, se presente, consentirà di non digitare i dati anagrafici e di completare l'elaborazione inserendo le informazioni contabili (contropartite, codici iva utilizzati, modalità di pagamento, etc.). Queste ultime non vengono riportate in automatico perché si presuppongono diverse da soggetto a soggetto.

4 4 Summa Professionisti <VERSIONE>

5 5 Per aggiornare i dati già esistenti è stata inserita la funzionalità "Area Servizi" che deve essere lanciata una volta sola. In questo modo l'anagrafica comune verrà alimentata in automatico con i dati di tutte le aziende gestite nel sistema informatico. Una volta completato l'aggiornamento dell'anagrafica comune, in fase di imputazione di un nuovo cliente-fornitore l'utente potrà prelevare i dati anagrafici dalla stessa anagrafica. ANAGRAFICA CLIENTI All'interno dell'anagrafica è stato inserito il tasto "Fatture" che consente all'utente di visualizzare/stampare le fatture elaborate all'interno del modulo "Fatturazione".

6 6 Summa Professionisti <VERSIONE>

7 2.1.2 Piano dei Conti Istruzioni dettagliate sulla funzionalità "Copia conto su altre aziende" 7

8 8 Summa Professionisti <VERSIONE> La funzione "Copia conto su altre aziende" è particolarmente utile per gli studi commerciali al fine di uniformare la gestione contabile delle varie aziende. Viene visualizzata solo quando l'utente è posizionato su conti diversi da clienti-fornitori e da conti finanziari (ad esempio banche).

9 9 Attraverso questa schermata viene data la possibilità di selezionare tutte le aziende (o soltanto una parte). Altra operazione possibile riguarda la sostituzione dei codici, ove già esistenti. Sono state inoltre apportate le seguenti implementazioni e modifiche: - è stata ottimizzata la visualizzazione dei conti CEE collegati (prima non erano allineati, come si può notare dalle immagini del confronto)

10 10 Summa Professionisti <VERSIONE> - sono stati eliminati i tasti per la "Ricerca Rapida dei Conti" che erano posizionati sotto la griglia e sono stati sostituiti, mantenendo le stesse funzionalità, con nuovi tasti di scelta (come mostrato nell'immagine)

11 - 11 La funzionalità "Aggancio conti ai modelli fiscali" è stata così sostituita: è presente un nuovo box di ricerca in cui inserire l'anno cui i redditi si riferiscono La schermata che si ottiene dopo aver effettuato la ricerca raggruppa adesso in un'unica interfaccia tutte le funzionalità connesse al collegamento tra contabilità e modelli fiscali, funzionalità che in precedenza venivano richiamate in modo separato (anagrafica azienda, menu a tendina, etc. ). Tutte le vecchie funzionalità sono tuttora presenti.

12 12 Summa Professionisti <VERSIONE> La schermata "Passaggio Dati" consente di gestire le varie fasi attraverso tre schede: la seconda e la terza già note, la prima invece è di nuova concezione. Con la scheda "Elenco aziende" viene ora data la possibilità all'utente di visualizzare tutti i dati in capo ai singoli soggetti e ai relativi modelli fiscali. Questi ultimi possono quindi essere gestiti in modo semplice e diretto attraverso tale funzionalità. L'utente potrà, con i fiscali Data Ufficio: lavorare direttamente sui contribuenti: la password di accesso verrà richiesta una sola volta gestire in maniera integrata tutti i modelli facenti capo al medesimo contribuente Statistiche elaborazioni contabili Nella Contabilità generale è stato aggiunto il tasto "Statistica Elaborazioni Contabili". Questa funzione consente, dopo le opportune selezioni, di ottenere un resoconto delle elaborazioni effettuate nei dati contabili dell'azienda gestita.

13 13

14 14 Summa Professionisti <VERSIONE> Nel "Tool di Contabilità" è stata aggiunta l'opzione "Statistiche Elaborazioni Contabili", come mostrato dall'immagine. Tale opzione consente all'utente di selezionare: il periodo le aziende il tipo di stampa che può essere: analitica (come quella evidenziata in precedenza)

15 15 sintetica mensile Vediamo nel dettaglio le diverse opzioni disponibili, cui accedere attraverso il box sotto riportato: Stampa Sintetica: consente di ottenere un riepilogo sintetico delle registraioni contabili

16 16 Summa Professionisti <VERSIONE> Stampa analitica (saldo pagina per ogni azienda): consente di ottenere un riepilogo analitico delle registrazioni contabili

17 Statistica mensile (un foglio per ogni azienda): consente di ottenere un riepilogo mensile delle registrazioni contabili Contabilità MODIFICHE E IMPLEMENTAZIONI APPORTATE ALLA CONTABILITA' GENERALE ARCHIVIAZIONE OTTICA DEI DOCUMENTI CONTABILI Con la versione è stata introdotta la possibilità di collegare alle registrazioni contabili l'immagine del documento a partire dai formati più diffusi di file (pdf, jpg, 17

18 18 Summa Professionisti <VERSIONE> bmp, excel, word), tutti facilmente gestibili dal proprio personal computer. I vantaggi di tale soluzione sono molteplici, importanti e indiscutibilmente pratici in quanto consentono all'utente una moderna gestione dei fatti aziendali. Spesso la documentazione cartacea viene memorizzata in formato digitale nei computer aziendali, ma in modo non ottimale. La stessa documentazione cartacea è poi spesso archiviata in diversi contenitori, fotocopiata e comunque distribuita in varie copie ai diversi responsabili delle singole pratiche, per consentirne la gestione. Poter consultare e condividere tutta la documentazione necessaria in un dato momento, in formato digitale e con tempi rapidi di accesso, costituisce quindi un'opportunità di fondamentale importanza. A tal proposito, l'archiviazione ottica dei documenti è una condizione indispensabile e determinante per realizzare questi obiettivi di efficacia e efficienza. Prima di spiegare nel dettaglio in che modo è stata introdotta questa nuova funzionalità è bene ricordare in modo sintetico quali sono i principali vantaggi di questa moderna soluzione operativa: possibilità di raggruppare documenti acquisiti da scanner, documenti in formato Microsoft Office e messaggi di posta elettronica; le recenti normative in materia di documenti informatici hanno assegnato piena validità legale al documento elettronico (pensiamo alla firma digitale) e hanno quindi reso possibile la piena sostituzione della variante cartacea con il nuovo e pratico formato elettronico maggiore ordine sulla scrivania: l'utilizzo del formato elettronico libera la scrivania da inutili copie di documenti cartacei riduzione degli spazi fisici dedicati all'archivio dei documenti cartacei (ad esempio negli studi commerciali) reperibilità immediata dei documenti digitalizzati che rimangono nel tempo uguali agli originali (la copia digitale è esattamente identica al file di origine) e non possono essere smarriti accidentalmente, come invece spesso accade con le copie cartacee condivisione di archivi e singoli documenti: interi archivi o singoli documenti possono essere consultati contemporaneamente da più persone collegate in rete (attraverso intranet locali o su maggiori distanze, attraverso Internet). In tal modo si evitano inutili passaggi di documentazione e la creazione di copie cartacee dello stesso documento, mettendo invece a disposizione delle persone autorizzate tutte le informazioni necessarie in un dato momento in modo rapido, integrato, controllato e organizzato risparmi in termini di "costi di fruizione dei documenti": sono il risultato dell'immediatezza di consultazione e dell'abbattimento dei costi di gestione dei documenti (ad esempio: verranno praticamente eliminati i costi per le fotocopie o la spedizione dei documenti stessi) Per poter utilizzare le funzionalità di archiviazione ottica dei documenti è ovviamente necessario dotarsi di uno scanner da collegare al proprio pc. I costi di acquisizione e di

19 19 manutenzione di uno scanner sono in ogni caso decisamente bassi. Il secondo passaggio fondamentale consiste nell'indicare al sistema informatico Summa il percorso dell'immagine o del file da associare a ogni movimento contabile. La videata principale di contabilità è stata conseguentemente modificata nel seguente modo:

20 20 Summa Professionisti <VERSIONE> Alcune opzioni particolari che prima erano riportate su tasti sequenziali riportati in basso sono stati trasformati ed inseriti nella parte bassa a destra, come mostrato dall'immagine. Questi tasti conservano le stesse funzionalità già presenti nella precedente versione.

21 21 Sulla destra sono state inserite 2 immagini di cui una fissa, quella dello scanner, e l'altra (contenitori) che viene visualizzata soltanto se il movimento contabile su cui si è posizionati è stato associato ad un file digitale. Per convertire un documento cartaceo e ottenerne una copia digitale da associare al movimento contabile basta cliccare sull'icona dello scanner. Questa operazione consente di lanciare l'acquisizione dell'immagine digitale del documento interessato (fattura attiva, fattura ricevuta, assegno, versamento, F24, bonifico ricevuto o emesso, etc.). Deve essere innanzitutto individuato e selezionato lo scanner che si desidera utilizzare. A questo punto si potrà procedere all'acquisizione digitale del documento.

22 22 Summa Professionisti <VERSIONE> Qualora l'utente decidesse di fare copia digitale della documentazione in momenti precedenti o successivi alla registrazione contabile, la procedura consente di accedere a 2 diverse opzioni semplicemente utilizzando il tasto destro del mouse in corrispondenza della data di registrazione del movimento contabile:

23 23 - Visualizza Immagine Documento: se presente, l'immagine può essere recuperata anche facendo click sull'immagine dei contenitori - Associa Immagine Documento: l'immagine è già presente nel sistema informatico e l'utente desidera associarla al movimento contabile. Una volta individuato il corretto percorso del file, occorrerà semplicemente cliccare sul tasto "Conferma". E' consigliabile come percorso fisso da memorizzare con il tasto "Salva percorso immagine alternativo" quello riportato nella figura precedente (creando cioè all'interno della cartella dell'azienda, una nuova cartella "DOCUMENTIPDF"). Questo è il percorso completo per raggiungere la cartella creata: \SUMMA\GESTAZI\DATA\DEMO\DOCUMENTIPDF In tal modo i documenti relativi ad ogni singola azienda saranno memorizzati all'interno della stessa cartella che la riguarda. Inoltre, per agevolare la creazione e l'archiviazione dei file, in questa prima fase la procedura assegna in automatico un nome al file creato. Tale nome conterrà i seguenti dati: Numero di movimento, tipologia di prima nota anno di riferimento FA

24 Summa Professionisti <VERSIONE> 24 causale contabile Gli utenti che utilizzano il modulo FATTURAZIONE con stampa PDF del documento emesso potranno usufruire della possibilità di registrazione automatica dell'informazione del file immagine in corrispondenza del movimento contabile generato. Nelle prossime fasi di aggiornamento della procedura verrà applicato lo stesso sistema nella - Gestione dichiarativi Gestione scadenzari Gestione Cespiti Gestione ritenute Gestione degli ordini Emissione DDT Movimenti di magazzino MODIFICHE CONTABILITA' GENERALE - Indicazione del volume di affari: qualora venga emessa una fattura verso non Enti con iva ad esigibilità differita; se il limite del volume di affari previsto dalla specifica normativa entrata in vigore nel 2009 venga superato nel corso dell'anno, la procedura informerà l'utente ed in ogni caso impedirà allo stesso una registrazione non consentita

25 - corretta in modo semiautomatico l'anomalia esistente quando si cancellava una riga di contabilità che interessava anche la contabilità analitica In caso di discordanza si dovrà intervenire direttamente in contabilità analitica per ripristinare gli importi corretti. - inserita la possibilità di visualizzare in tempo reale, automaticamente, in fase di correzione di un movimento contabile il saldo con riferimento alla data di competenza del conto su cui l'utente è posizionato 25

26 26 Summa Professionisti <VERSIONE> Dati di dettaglio - Stampa Registri Iva e Liquidazioni periodiche Sono state modificate le stampe dei registri Iva e delle liquidazioni periodiche come segue:

27 E' prevista ora una visualizzazione diversa delle colonne con l'aggiunta della causale e con l'inserimento al posto della % iva il codice iva associato alla riga, in quanto precedentemente per le esenzioni non si otteneva alcun dato visualizzato. Liquidazione 27

28 28 Summa Professionisti <VERSIONE>

29 29

30 Summa Professionisti <VERSIONE> 30 - Modifica report di stampa Sono state inoltre modificate una serie di stampe riferite prevalentemente all'area contabile Contabilità generale: - CONTAB.FRX CONTABFIN.FRX LISANAMC.FRX BILVER.FRX BILANCIO.FRX Liste di controllo varie dei movimenti di contabilità Lista di controllo movimenti finanziari Lista di controllo completa movimenti contabili Bilancio di verifica Bilancio a sezioni contrapposte Contabilità Analitica - BILANALI.FRX BIANALIG.FRX BILANALIC.FRX BILANALIGC.FRX DEIMMOV3.FRX DEIMMOV2.FRX DEIMMOV1.FRX DEIMMOV5.FRX DEIMMOV6.FRX Bilancio di verifica per centri di costo Bilancio di verifica con raffronto analitica-coge Bilancio per commessa/centro di costo Bilancio per centro di costo/commessa Situazione analitica e sintetica dei conti Situazione dei conti per commessa Situazione dei conti per centro di costo Situazione centri di costo per commessa Situazione commesse per centri di costo con possibilità di stampa dei bilanci in formato PDF

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