Allegato C Questionario informativo per la redazione / aggiornamento del D.P.S.
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- Tommaso Fumagalli
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1 Allegato C Questionario informativo per la redazione / aggiornamento del D.P.S. Premessa Le schede che seguono vengono utilizzate per la rilevazione delle attività svolte dalle Strutture Responsabili del Trattamento dei Dati. La rilevazione deve essere effettuata per ognuna delle articolazioni organizzative afferenti alla stessa Struttura / Funzione (es.: degenza, ambulatorio, personale, ecc). Ultimata l attuale fase di rilevazione per l aggiornamento del DPS al 31/12/2005, le schede debbono essere aggiornate ogni qualvolta si rileva una modifica rispetto alla precedente elaborazione e, in presenza di nuova attività rilevante ai fini del trattamento dei dati personali, ne deve essere prodotta una nuova. Le schede di aggiornamento e quelle di nuova rilevazione debbono essere trasmesse tempestivamente all Ufficio Privacy Aziendale. Per ciascun trattamento sono riportate le seguenti informazioni: Servizio di riferimento: indica la struttura (o reparto, funzione, ufficio, ecc.) all interno della quale viene realizzato il trattamento. Ad esempio, in caso di strutture complesse, è possibile indicare la macrostruttura (direzione del personale) e gli uffici specifici (uff. paghe, ufficio sviluppo risorse, ufficio controversie sindacali, ecc.) Descrizione attività: descrive il trattamento svolto dai singoli dipartimenti/uffici. Categorie di Interessati: categorie di persone cui i dati si riferiscono (clienti o utenti, dipendenti e/o collaboratori, fornitori, ecc.). Natura dei dati trattati: dovrà essere indicato se, tra i dati oggetto del singolo trattamento elencato, sono presenti dati sensibili o giudiziari, oltre ad altri dati personali. Dati Sensibili: Dati personali idonei a rilevare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale. Dati Giudiziari: Dati personali idonei a rilevare provvedimenti di cui all art. 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli artt. 60 e 61 del codice di procedura penale. Dati comuni: Dato personale comune qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale. Incaricati del trattamento: le persone che svolgono materialmente i compiti loro assegnati. Compiti della struttura: contiene una descrizione sintetica dei compiti assegnati alla struttura in ciascuno dei trattamenti di competenza. Ad esempio: acquisizione e caricamento dei dati, consultazione, comunicazione a terzi, manutenzione tecnica dei programmi utilizzati nel trattamento, gestione tecnica operativa della base dati (salvataggi, ripristini, ecc.). Modalità di trattamento: Indica la tipologia del trattamento dei dati: elettronico e/o cartaceo. Strumenti elettronici utilizzati: va indicata la tipologia di strumenti elettronici impiegati (elaboratori o p.c. anche portatili, collegati o meno in una rete locale, geografica o Internet; sistemi informativi più complessi) e i programmi utilizzati. Denominazione banca dati: il nome o l identificativo dell eventuale banca dati (ovvero del data base o dell archivio informatico) in cui sono contenuti i dati che sono trattati. Uno stesso trattamento può richiedere l utilizzo di dati che risiedono in più di una banca dati. In tal caso elencare le banche dati. Ubicazione fisica: contiene l indicazione del luogo in cui risiedono fisicamente i dati, cioè dove si trova (in quale sede, centrale o periferica, presso quale fornitore di servizi, etc.) l elaboratore su cui i dati sono memorizzati. h Tipologia di interconnessione: descrizione sintetica e qualitativa della rete informatica che collega i dispositivi d accesso utilizzati dagli incaricati ai dati: rete locale, Extranet, Internet, ecc. Strutture esterne che trattano i dati: indicazione dei soggetti esterni in caso di trattamenti di dati personali affidati all esterno della struttura del Titolare, con indicazione dell attività esternalizzata e della natura dei dati trattati (sensibili e/o giudiziari).
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3 Questionario informativo utile alla redazione del Documento Programmatico sulla Sicurezza e della modulistica generale in materia di privacy Il sottoscritto Servizio di riferimento: Tel. Fax. Descrizione attività: Categoria interessati: Natura dei dati: Dati comuni Dati sensibili Dati giudiziari Incaricati del trattamento Compiti della Struttura Raccolta Registrazione Organizzazione Conservazione Elaborazione Modificazione Selezione Estrazione Utilizzo Interconnessione Blocco Comunicazione Distruzione Diffusione Consultazione Cancellazione Raffronto Altro Modalità di trattamento Con strumenti elettronici Con strumenti cartacei Trattamento con strumenti elettronici Strumenti elettronici utilizzati: Denominazione banca dati: Ubicazione fisica: Tipologie di interconnessione: Rete Lan Intranet Internet Extranet Rete Rupa Altre Trattamento con strumenti cartacei Archivio di riferimento: Ubicazione fisica dell'archivio: Armadio munito di serratura Strutture esterne che trattano i dati:
4 Misure minime di sicurezza
5 Il sottoscritto Servizio di riferimento: Tel. Fax. Strumenti di difesa informatica - antivirus Aggiornamento semestrale antivirus Aggiornamento annuale (almeno semestrale in caso di dati sensibili) dei programmi e dei sistemi operativi Strumenti di difesa informatica - username e password Strumenti di difesa informatica - password composta da otto caratteri o nel caso in cui lo strumento elettronico non lo permetta da un numero di caratteri pari al massimo consentito. Modifica delle password ( ogni 6 mesi, 3 mesi nel caso di dati sensibili o giudiziari) Disattivazione User-name e password in caso di mancato utilizzo da almeno sei mesi Sistema operativo utilizzato Disattivazione User-name e password in caso di perdita delle qualità che consente l'accesso. Periodicità backup, soggetto addetto, tipo di supporto (CD-ROM, DAT, floppy, ecc.) e luogo conservazione.
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Chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano
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