COMUNICAZIONI AMMINISTRATIVE Guida alla redazione dei comunicati amministrativi

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1 COMUNICAZIONI AMMINISTRATIVE Guida alla redazione dei comunicati amministrativi

2 Scrivere un comunicato Scrivere un comunicato (per utenti autorizzati) Se l utente è abilitato come redattore, può scrivere e inviare un comunicato attivando il modulo Comunicati Amministrativi presente nella sezione Applicazioni Web del proprio PersonalDesk (Figura 1 - Applicazioni Web: Comunicati Amministrativi). Figura 1 - Applicazioni Web: Comunicati Amministrativi L ambiente di lavoro si presenta diviso in due parti: HelpDesk Amministrativo, predisposto per l invio di richieste di intervento al settore competente; Moduli Operativi, contenenti le funzionalità pertinenti alla gestione del comunicato. Figura 2 - Cruscotto Comunicati Amministrativi 2

3 Scrivere un comunicato Creare un comunicato Creare un comunicato Per la creazione di un nuovo comunicato, attivare Gestione Comunicati e Nuovo Comunicato nella sezione moduli operativi. Figura 3 - Gestione Comunicati: moduli operativi Viene presentato una form i cui campi obbligatori sono: tipologia del comunicato; oggetto; mittente; lista dei Destinatari; data di pubblicazione; N di protocollo; data protocollo; N di allegati. Sono presenti, inoltre, due campi che presentano una scelta a stati SI/NO: Ricevuta di Ritorno, dove lo stato SI attiva il sistema alla registrazione dell avvenuta lettura del comunicato da parte degli utenti abilitati (si veda lista dei destinatari ); In bozza, dove SI indica che il comunicato è ancora modificabile in tutte le sue parti e non è pubblicato, mentre lo stato NO attiva l immediata visualizzazione del comunicato agli utenti designati. Nel campo N di allegati va indicato il numero di documenti da allegare al comunicato. Una volta completata la fase di immissione, si passa al salvataggio del comunicato premendo Crea Comunicato (Figura 4 - Comunicati Amministrativi: creazione). Il sistema viene indirizzato ad una nuova pagina (Figura 5 - Comunicati Amministrativi: passaggio ai documenti) che segnala la correttezza della richiesta processata. Procedendo alla successiva FASE è possibile procedere al caricamento dei documenti allegati (Figura 6 - Comunicati Amministrativi: upload dei documenti). NB - Se il comunicato è in bozza e il formato elettronico dei documenti non è disponibile, questa fase può essere rinviata e si può riprendere successivamente nella fase di MODIFICA. Il modulo dei documenti è composto da un campo a scelta multipla Tipologia del documento (obbligatorio) nel quale si indica di che tipo è il documento, ed un campo con relativo bottone sfoglia per permettere di recuperare, dal computer in uso, il file da allegare (solo formato PDF). 3

4 Scrivere un comunicato Creare un comunicato NB - Il sistema verifica che il nome del file non contenga degli spazi, in tal caso non permette il salvataggio in quanto incompatibile con il campo che lo contiene nel database. Ogni documento caricato va salvato (cliccare su Salva documento ). A questo punto si procede con la chiusura della finestra (in alto a destra compare la scritta chiudi ), e di ritorno, sulla pagina del menu delle sotto funzioni, si clicca sul riquadro aggiorna che mostra l effettiva operazione di caricamento. Figura 4 - Comunicati Amministrativi: creazione Figura 5 - Comunicati Amministrativi: passaggio ai documenti Figura 6 - Comunicati Amministrativi: upload dei documenti 4

5 Scrivere un comunicato Modificare e cercare un comunicato Modificare un comunicato Per modificare un comunicato bisogna cliccare sul campo data del comunicato presente nella tabella elenco. Verrà attivata la stessa form predisposta nella fase di creazione. Tutti i campi sono modificabili ed è possibile, in caso di errore, eliminare totalmente (compresi anche i documenti allegati) il comunicato. NB - Le operazioni di modifica e cancellazione vengono rese disponibili dal sistema se e solo se il comunicato si trova in stato BOZZA. Cercare un comunicato L esecuzione del link Ricerca Comunicati conduce l operatore alla pagina di ricerca dei comunicati che si presenta come segue: I filtri di ricerca sono i seguenti: Figura 7 - Ricerca Comunicati Protocollo Mittente Oggetto Mese e Anno numero di protocollo (campo compilabile anche parzialmente); ufficio che ha commissionato l invio del comunicato (selezionabile dalla lista degli uffici amministrativi); oggetto del comunicato (il testo digitato può essere anche parziale); data di pubblicazione del comunicato. Scegliendo solo il mese, il sistema predispone come anno di riferimento quello corrente. La ricerca è di tipo multiplo, ossia, consente l applicazione contemporanea di uno o più dei criteri visti in precedenza per filtrare la richiesta. Impostati i parametri, cliccando sul bottone AGGIORNA, viene visualizzata una tabella, contenente la lista dei comunicati che soddisfa i parametri scelti, indicante su ogni riga, N del comunicato; data di pubblicazione; oggetto; tipologia e l ultimo redattore. (Figura 8 - Ricerca Comunicati: risultato). 5

6 Scrivere un comunicato Modificare e cercare un comunicato Figura 8 - Ricerca Comunicati: risultato Cliccando sul collegamento ipertestuale predisposto sull ID del Comunicato si attiva la form di dettaglio: suddivisa in quattro sezioni: Figura 9 - Ricerca Comunicati: dettaglio 1. mostra i dettagli del comunicato; 2. documenti allegati: ogni comunicato può essere composto da uno o più documenti, tali documenti sono selezionabili su righe separate e per la loro visualizzazione è necessario possedere l applicativo relativo; 3. indica all operatore quanti utenti hanno letto il comunicato (attivo anche per i comunicati non legati ad una ricevuta di ritorno); 4. il sistema predispone la creazione di un file in formato Microsoft Excel, che riporta la data di apertura, il nominativo e la struttura di appartenenza di chi ha letto il comunicato. Tale finestra ha il solo compito di visualizzare le informazioni. 6

7 Scrivere un comunicato Gestione delle ricevute di ritorno Gestione delle ricevute di ritorno (per utenti autorizzati) Nel caso in cui l utente svolge una mansione all interno dell Amministrazione come Capo Ufficio, Capo Area o Coordinatore, gli viene abilitata un ulteriore funzione nella sezione Strumenti Gestionali [punto 4]. Figura 10 - Comunicati Amministrativi: ricevute di ritorno Cliccando sull icona Comunicati Ricevute di Ritorno si accede all area di monitoraggio sulle ricevute di ritorno per i comunicati aventi come mittente la struttura di appartenenza. Nel procedere all utente appare la seguente pagina di ricerca: Figura 11 - Utenti con incarico: ricerca con la possibilità di incrociare uno o più dei criteri elencati di seguito: 7

8 Scrivere un comunicato Gestione delle ricevute di ritorno Ufficio Oggetto Tipo Mese e Anno ufficio mittente (selezionabile dalla lista degli uffici su cui sussiste un incarico); oggetto del comunicato (il testo digitato può essere anche parziale); tipologia del comunicato (circolare, ordine di servizio); data di pubblicazione del comunicato. Scegliendo solo il mese, il sistema predispone come anno di riferimento quello corrente. Impostati i parametri, cliccando sul bottone AGGIORNA, viene visualizzata una tabella, contenente la lista dei comunicati che soddisfa i parametri scelti, indicante su ogni riga ID del comunicato; data di pubblicazione; oggetto; tipologia. Inoltre, alla fine della riga, viene indicato il numero totale di utenti in lettura e la possibilità di creare un file in formato Microsoft Excel che riporta la data di apertura, il nominativo e la struttura di appartenenza di chi ha letto il comunicato selezionato. Figura 12 - Utenti con incarico: dettaglio 8

9 Interazione con Titulus97 Registrazione di un protocollo in partenza Interazione con Titulus97 Registrazione di un protocollo in partenza Cliccando sul pulsante di Protocollo PARTENZA nella sezione Registrazione si apre la maschera per protocollare i documenti in partenza. Figura 13 - Sezione Registrazione: Protocollo in partenza La maschera che si presenta per l inserimento protocolli in partenza è personalizzata sulla base dei diritti che l'operatore ha; essa è divisa in quattro sezioni: partenza inserimento; responsabilità; altro; documenti Informatici. Sezione Partenza Inserimento Figura 14 - Sezione Partenza - Inserimento Nella sezione Partenza Inserimento è possibile inserire le informazioni esplicite ed implicite dettate dal documento che si vuol protocollare, in particolare i seguenti campi: Formato bozza; Sigla struttura; Anno; A mezzo; Destinatari; Destinatario; alla c.a. ; cc; Voce di indice; Oggetto; Allegato; 9

10 Interazione con Titulus97 Registrazione di un protocollo in partenza Classif. (Classificazione); Scarto; Visibilità; [Pubblico]; [Riservato fino al]; [Altamente confidenziali]; I campi Sigla Struttura e Anno vengono compilati in automatico dall'applicativo. Sezione Responsabilità Figura 15 - Sezione per l'assegnazione di protollo in partenza ai suoi destinatari interni La sezione Responsabilità individua i responsabili del documento, chi lo ha in copia conoscenza e chi ne è l'operatore (se l'opzione è preimpostata). Nella sezione Responsabilità è possibile valorizzare i seguenti campi: Invia di notifica Destinatario (Ufficio e Persona responsabili del documento) Conferenza di Servizi (È possibile indicare più persone e/o più uffici) Copie Conoscenza (È possibile indicare più persone e/o più uffici) Sezione Altro Figura 16 - Sezione Altro: informazioni aggiuntive sul documento La sezione Altro serve per inserire qualsiasi tipo di informazione aggiuntiva che meglio definisca la funzione del documento all'interno dell'ente e/o informazioni utili ad aumentare la rispondenza in fase di ricerca. Nella sezione Altro è possibile valorizzare i seguenti campi: Riferimenti, per segnalare riferimenti ad altri documenti correlati o a disposizioni di Legge Tipologia Note Parole chiave 10

11 Interazione con Titulus97 Registrazione di un protocollo in partenza Sezione Documenti Informatici Figura 17 - Sezione per l'associazione di file e immagini al record protocollato La sezione Documenti informatici serve per allegare file e immagini al record. Nella sezione Documenti informatici è possibile valorizzare i seguenti campi: File associati (Nome file / Descrizione) Immagini (Nome file / Descrizione) N.B. - Questa sezione è di fondamentale importanza per l interazione con il sistema Comunicazioni Amministrative. Ad avvenuta registrazione del documento in partenza si potrà procedere con il salvataggio della documentazione da trasmettere. Figura 18 - Salvataggio dei documenti generati in Titulus97 in formato immagine tif Una volta dato un nome ai files tif generati si dovrà procedere alla conversione degli stessi in formato pdf (Comunicazioni Amministrative accetta solo tale formato); al salvataggio in una cartella locale del proprio computer dei pdf ottenuti, per procedere successivamente al caricamento in Comunicazioni Amministrative nella sezione destinata agli allegati. 11