Vantaggi e strumenti della dematerializzazione

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1 Vantaggi e strumenti della dematerializzazione Luca Brusutti Roma, 22 maggio 2007

2 InfoCamere Il know how Outsourcer della rete e delle applicazioni mission critical delle Camere di Commercio italiane: Registro delle Imprese, Alti standard di sicurezza fisica e logica Scalabilità: gestione di elevati volumi di dati Le infrastrutture Data Center e infrastrutture di rete ridondati Alta affidabilità dell'architettura Back-up e disaster recovery 2

3 Dematerializzazione dei documenti Si può fare: Norme, Il Codice dell Amministrazione Digitale e altre norme specifiche che sanciscono il pieno valore legale della firma digitale, della posta elettronica certificata, della conservazione dei documenti in formato elettronico 3

4 Dematerializzazione dei documenti Si può fare: Norme, Strumenti, per firmare per spedire e ricevere per protocollare per conservare Firma digitale Posta Elettronica Certificata Protocollo informatico Conservazione a norma e Fatturazione Elettronica 4

5 Dematerializzazione dei documenti Si può fare: Norme, Strumenti, agli strumenti basilari di certificazione si possono aggiungere, come avviene nell offerta di InfoCamere, altri strumenti: sistemi di gestione documentale sistemi di gestione dei processi (workflow) sistemi dedicati a procedimenti particolari: mandati di pagamento, delibere e determine, 5

6 Dematerializzazione dei documenti Si può fare: Norme, Strumenti, Vincoli culturali (è un passaggio epocale) organizzativi in diminuzione incertezze sulla normativa costi scarsa conoscenza dell offerta 6

7 Dematerializzazione dei documenti Si può fare: Norme, Strumenti, Vincoli Si deve fare: prescrizioni generali: CAD, obblighi specifici: Registro delle imprese Indagini finanziarie Notifiche al Garante della privacy Comunicazioni di soggetti sottoposti a controlli (esempio: settore gas) 7

8 Dematerializzazione dei documenti Si può fare: Norme, Strumenti, Vincoli Si deve fare: Obblighi Si deve fare: per godere di notevoli vantaggi per migliorare processi e servizio offerto per aumentare la sicurezza e l efficienza per realizzare un sistema competitivo 8

9 I vantaggi del documento digitale Personale il 40% del tempo degli impiegati è dedicato alla gestione di documenti: creazione, condivisione interna, firma / approvazione, invio / ricezione, archiviazione, ricerche e consultazione Ottimizzazione dei processi, miglioramento del servizio offerto e dell efficienzaefficienza grazie a flussi procedurali automatici condivisione semplice ricerche veloci e sicure superamento delle distanze geografiche 9

10 I vantaggi del documento digitale Produzione dei documenti 19,5 miliardi di pagine stampate ma inutilizzate in Italia, all anno duplicazione documenti: da 9 a 11 volte costi: carta, stampanti Fonte: Osservatorio documento digitale - Netconsulting 2006 Risparmi: si evita di produrre la carta 10

11 I vantaggi del documento digitale Trasmissione raccomandate, fax, lettere Posta Elettronica certificata: maggiore trasmissione velocità e sicurezza certificazione superiore alle raccomandate AR: invio, consegna e contenuto risparmi: costo annuo molto contenuto di 11

12 I vantaggi del documento digitale Gestione degli archivi cartacei molto spazio, vicino agli uffici gestione e sorveglianza degli spazi sicurezza degli archivi, dei loro accessi documenti archiviati erroneamente (3%) costo di recupero del documento: 120 Fonte: Osservatorio documento digitale - Netconsulting 2006 La gestione elettronica dei documenti può garantire alti standard di sicurezza e protezione del patrimonio informativo Risparmi: la conservazione digitale richiede spazi estremamente ridotti non necessariamente vicini agli uffici 12

13 ulteriori vantaggi del digitale oltre al portafoglio qualcun altro sarà contento se useremo i documenti digitali al posto di quelli cartacei 13

14 Come cogliere i vantaggi In molti casi sono necessarie e utili delle evoluzioni organizzative, più o meno estese: razionalizzare e semplificare i processi adattare i profili professionali Focus sui processi più significativi, dove sono più alti i ritorni in termini di risparmio ed efficienza Un processo completamente digitale garantisce ritorni più alti di un processo misto (che permette le alternative: carta o digitale) 14

15 Come cogliere i vantaggi Scelta delle soluzioni per la dematerializzazione: garanzia di alta sicurezza ed affidabilità garanzia di un adeguamento costante alla normativa e all evoluzione tecnologica Il fornitore delle soluzioni deve offrire garanzie di esperienza e solidità 15

16 Vantaggi dell offerta di InfoCamere Offerta completa e modulare dalla scansione del cartaceo alla protocollazione con gestione organigramma e titolario di classificazione alla conservazione sostitutiva gestione documentale e workflow, delibere e determine, mandati di pagamento trasmissioni certificate, firma digitale, marche temporali integrabile e personalizzabile nei diversi contesti Offerta già integrata con altri servizi e soluzioni di partner di varia natura: centri servizi per il trattamento del cartaceo, GED di varia natura, 16

17 Il l processo Documenti informatici o analogici digitalizzati Flussi provenienti da applicazioni esistenti Acquisizione/Formazione della documentazione Firma e Spedizione della documentazione 17

18 LegalDoc: conservazione a norma Affidamento ad InfoCamere della responsabilità, delle complessità tecniche e organizzative previste dalla normativa sulla conservazione Un servizio gestito in remoto velocità di attivazione facile integrabilità: LegalDoc è richiamabile da qualsiasi applicativo certezza dei costi 18

19 Insieme ad InfoCamere molte P.A. hanno già fatto questi passi Tra i Clienti di InfoCamere, oltre a tutte le Camere di Commercio, sono presenti: pubbliche amministrazioni centrali regioni, province, comuni, ASL, e altri enti 19

20 Grazie per l'attenzione Luca Brusutti