C O P I A DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE. OGGETTO:Linee di indirizzo in ordine all'uso della posta elettronica

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1 C O P I A DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE L anno duemilaotto, addì ventidue del mese di luglio alle ore nella sala delle adunanze della sede Comunale si è riunita la Giunta Comunale con la partecipazione dei Signori: CALEO Massimo BELLETTATO Renzo BOTTIGLIONI Roberto CAVARRA Alessio GUASTINI Antonella MILANO Stefano Sindaco Risultano assenti i Sigg.: PICCIOLI Luca PITTIGLIO Rosanna Assume la presidenza il Sig. Massimo CALEO Sindaco Partecipa il Segretario Generale Avv. Marisa Vittoria MONTELEONE incaricato della redazione del verbale. Il Presidente, dato atto della regolare costituzione della adunanza, dichiara aperta la seduta ed invita gli intervenuti a deliberare in ordine all argomento in oggetto. Atto trasmesso ai seguenti Uffici: ( ) Segreteria ( ) Ragioneria ( ) Economato ( ) Tributi ( ) Cultura.. ( ) Turismo ( ) Sport ( ) P.I. ( ) Biblioteca.. ( ) Polizia Municipale ( ) Serv. Demograf ( ) Serv. Sociali ( ) CRT.. ( ) Personale ( ) Contratti ( ) Commercio (..) URP - 1 -

2 LA G I U N T A C O M U N A L E Visto il D.Lgs. 267/2000 e, in particolare, gli articoli 107 e 108. Visto il Regolamento sull ordinamento degli Uffici e dei Servizi del Comune di Sarzana e, in particolare, gli articoli 2 e 3. Visto il D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell amministrazione digitale) e, in particolare, gli articoli 20, 34, 43, 45, 47, 48. Visto il DPR 28 dicembre 2000, n Vista la Direttiva Presidente Consiglio dei Ministri del 27 novembre Visto il Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio Vista la Direttiva Presidente Consiglio dei Ministri del 18 novembre 2005, n. 68 Visto il DLgs. 4 aprile 2006, n Rilevato che la normativa contenuta nel DLgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale, è finalizzata a promuovere ed intensificare l uso della posta elettronica come strumento per eliminare inutili formalismi e conseguire notevoli risparmi di risorse. Dato atto che gli artt. 2 e 12 del DLgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale, prevedono che, per la formazione, gestione e sottoscrizione di documenti informatici, aventi rilevanza esclusivamente interna, ciascuna amministrazione può adottare, nella propria autonomia organizzativa, regole diverse da quelle contenute nelle regole tecniche di cui all art. 71. Visto il parere favorevole, relativo alla regolarità tecnica del provvedimento, espresso dagli uffici competenti, ai sensi e per gli effetti dell art. 49 co.1 D.Lgs. n. 267 del e che si allega al presente atto per formarne parte integrante e sostanziale, dando atto che non è stato acquisito il parere del responsabile della ragioneria, in quanto il provvedimento non comporta oneri contabili. Accertata la competenza a provvedere ai sensi dell art. 48 D.Lgs. n. 267 del A voti unanimi favorevoli

3 D E L I B E R A 1. Che la posta elettronica riportante le generalità dell autore, indicate in calce con la dicitura firmato da (nome e qualifica), inviata dalla casella con dominio comune.sarzana.org o comune.sarzana.sp.it, sia equivalente al documento cartaceo firmato in originale. 2. Che la posta elettronica, in sostituzione della documentazione cartacea, debba essere sempre usata per le comunicazioni interne, non protocollate. 3. Che ogni dipendente, di conseguenza, controlli la propria casella di posta elettronica, con dominio comune.sarzana.org o comune.sarzana.sp.it, con frequenza quotidiana. 4. Che, per lo scambio di comunicazioni con destinatari esterni, si ricorra, con la maggiore frequenza possibile, all uso della posta elettronica certificata in sostituzione delle raccomandate con ricevuta di ritorno. 5. Che i Dirigenti ed i Responsabili dei Servizi dell Ente diano la più ampia comunicazione delle suddette disposizioni ai Dipendenti dei propri settori. 6. Di approvare l allegata nota informativa, che forma parte integrante e sostanziale del presente provvedimento

4 Allegato alla delib. G.C. n. 125 del 22/07/2008 Breve nota informativa sull uso della posta elettronica e sul documento informatico NOTA GIURIDICA La posta elettronica è insieme documento informatico (in quanto rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, art. 1 del DLgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale) e strumento di trasmissione di documenti informatici. Per quanto riguarda la posta elettronica come documento informatico: 1. Il comma 1-bis dell art. 20 del DLgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale, stabilisce che: l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e' liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualita', sicurezza, integrita' ed immodificabilita', fermo restando quanto disposto dal comma 2 1. La posta elettronica è considerata firma elettronica leggera o semplice, cioè strumento idoneo ad attribuire forma scritta ai documenti informatici cui è apposto ma con validità giuridica discrezionale, su libera valutazione del giudice. Si può usare in ambiti definiti in cui i soggetti diversi coinvolti siano d accordo nel riconoscerle attendibilità per l identificazione del firmatario (manca infatti di interoperabilità). Con determina dirigenziale il Comune di Sarzana ha attribuito alla posta elettronica riportante le generalità dell autore, indicate in calce con la dicitura firmato da (nome e qualifica), inviata dalla casella istituzionale o, nei casi di pertinenza, da quella personale, con dominio sarzana.org o sarzana.sp.it, equivalenza al documento cartaceo firmato in originale. È opportuno indicare in calce alle inviate al posto di copia cartacea la dicitura: La seguente comunicazione di posta elettronica equivale a documento firmato in originale, come da determina n. del ; non seguirà pertanto invio di copia cartacea della stessa. 2. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è una particolare tipologia di posta elettronica che equivale a notificazione per mezzo di posta (art. 48 del DLgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale). 3. Perché la PEC abbia valore legale è necessario che sia il mittente che il destinatario siano dotati di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata. 1 Il comma 2 del DLgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale, precisa che il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma ai sensi dell'articolo 21, comma 2, e soddisfa comunque il requisito della forma scritta, anche nei casi previsti, sotto pena di nullità, dall'articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12 del codice civile

5 Per quanto riguarda l uso della posta elettronica come mezzo di trasmissione di documenti informatici: 4. L art. 45 del DLgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale, precisa che i documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore. 5. Per accertare la provenienza della posta elettronica possono valere i parametri stabiliti nell art. 47, in merito allo scambio di posta elettronica tra Pubbliche Amministrazioni: ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; ovvero sono dotate di protocollo informatizzato 2 ; ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n L art. 47 del DLgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale prescrive che le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. NOTE PRATICHE 1. È buona regola spedire i messaggi evitando di allegare, se non strettamente necessari, immagini o lunghi file di testo. Qualunque attività che appesantisca il traffico o i servizi sulla rete, quali per esempio il trasferimento di archivi voluminosi o l'invio di messaggi di posta elettronica contenenti grossi allegati ad un gran numero di destinatari, deteriora il rendimento complessivo della rete. Si raccomanda pertanto di effettuare queste operazioni in modo da ridurre il più possibile l'impatto sulla rete, per esempio indicando (ove possibile) la locazione (URL) dei dati nel messaggio, rendendoli disponibili per il prelievo o la consultazione sulla rete. 2. I messaggi di posta elettronica di provenienza esterna sconosciuta o incerta, soprattutto se correlati da allegati, devono sempre essere valutati con attenzione in quanto potrebbero essere vettori di attacchi al sistema informatico. 3. E fatto divieto di: inviare o memorizzare messaggi di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica; 2 Si intende qui in realtà probabilmente la presenza di segnatura di documento informatico

6 installare o utilizzare strumenti software e/o hardware atti ad intercettare, falsificare, alterare o sopprimere il contenuto di comunicazioni e/o documenti informatici; utilizzare l indirizzo di posta per la partecipazione a forum e chat salvo diversa ed esplicita autorizzazione. 4. I documenti elettronici (allegati, file, tabelle) contenuti nei singoli archivi di posta elettronica sono documenti del Comune di Sarzana, come ogni altro documento cartaceo conservato negli archivi di ciascun ufficio. In questo senso, i responsabili dei Settori/Servizi/Uffici, per esigenze di servizio, potranno chiedere copia degli stessi documenti, eventualmente anche chiedendo al CED di accedere alla base dati documentali. Il detentore di tali documenti verrà informato dell accesso, per quanto possibile, preventivamente. 5. Uso della casella nominativa o di caselle istituzionali La casella personale/nominativa verrà utilizzata in tutti i casi in cui i dipendenti devono comunicare in modo rapido, economico ed efficace con altri dipendenti. A titolo esemplificativo si ricordi la richiesta e concessioni di permessi, la convocazione di riunioni, le comunicazioni di servizio, la diffusione di circolari, ecc. La casella istituzionale verrà utilizzata in tutti i casi in cui i dipendenti o le diverse organizzazioni istituzionali (Settori, Servizi, Uffici ecc.) devono effettuare comunicazioni e/o trasmissioni di documentazione verso l interno o l esterno. 6. Si invitano i dipendenti a consultare la propria casella di posta elettronica almeno una volta al giorno

7 Allegato alla deliberazione G.C. OGGETTO: Linee di indirizzo in ordine all'uso della posta elettronica Le sottoscritte Dott.ssa Rita Maria Di Casale e Dott.ssa Patrizia Rossi, in qualità di responsabili dei servizi ai sensi e per gli effetti dell art. 49 comma 1 D.Lgs. n. 267 del , esprimono PARERE FAVOREVOLE in ordine alla regolarità tecnica della proposta di provvedimento indicata in oggetto. Sarzana, lì IL RESPONSABILE F.to Dott.ssa Maria Rita DI CASALE IL RESPONSABILE F.to Dott.ssa Patrizia ROSSI 7

8 Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto IL SINDACO F.to Massimo CALEO IL SEGRETARIO GENERALE F.to Avv. Marisa Vittoria MONTELEONE CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Il presente atto registrato al n. del R.C. è pubblicato in copia all ALBO PRETORIO per 15 gg. dal al IL MESSO COMUNALE F.to ( ) F. ISOPPO F.to ( ) P. GUASTINI IL SEGRETARIO GENERALE F.to Avv. Marisa Vittoria MONTELEONE F.to Dott. Franco BERTOLANI La presente è copia conforme all originale in carta libera per uso amministrativo e d ufficio. Sarzana, lì IL SEGRETARIO GENERALE CERTIFICATO DI ESECUTIVITA ( ) Art. 134 co. 3 D.Lgs. n. 267/2000 esecutiva 10 gg. dopo la pubblicazione il ( ) Art. 134 co. 2 D.Lgs. n. 267/2000 divenuta esecutiva a seguito di controllo di un quarto dei consiglieri il ( ) Annullata il ( ) Ratificata il Sarzana, lì IL SEGRETARIO GENERALE