Regione Emilia Romagna: nuove modalità per la gestione dei buoni celiachia

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1 Regione Emilia Romagna: nuove modalità per la gestione dei buoni celiachia Febbraio 2009 Premessa La Regione Emilia Romagna a partire dal 1 gennaio 2009 ha introdotto una nuova modalità di gestione per la dispensazione a carico dell Asl dei prodotti per celiaci tramite la consegna di quattro buoni mensili. In particolare, ad ogni paziente vengono assegnati quattro buoni da spendere nel mese di competenza singolarmente oppure abbinati. L Asl rimborserà alla farmacia il valore degli alimenti dispensati fino alla somma degli importi dei buoni, l eventuale differenza in eccesso verrà pagata dall assistito sottoforma di quota. Esempi: 1 buono da 24,75 euro con spesa di 23,90 0 a carico del paziente e rimborso di 23,90; 1 buono da 24,75 euro con spesa di 25,10 0,35 a carico del paziente e rimborso di 24,75; 2 buoni per un totale di 49,5 euro con spesa di 51 1,5 a carico del paziente e rimborso di 49,50. A partire dal mese di competenza di gennaio, con la chiusura delle ricette ad inizio febbraio 2009, viene inoltre richiesto alle farmacie di procedere all invio alle Asl in modalità elettronica dei dati relativi ai buoni ed ai prodotti dispensati. Le nuove modalità operative di vendita, di contabilizzazione e di invio dati di seguito riportate verranno adottate nelle province di Parma, Reggio Emilia, Modena, Bologna, Ferrara, Forlì/Cesena, Rimini. Infine si precisa che a Forlì/Cesena per il solo mese di gennaio 2009 è previsto l utilizzo di un unico buono di fornitura mensile, ma verrà utilizzata la nuova procedura con invio del flusso informatico. Tali modalità non interessano la provincia di Piacenza visto l utilizzo del sistema Webcare per la gestione della celiachia. 1. Vendita al banco: inserimento dei buoni La nuova procedura di vendita dei prodotti celiachi sostituisce la modalità precedentemente adottata (es. emissione di ddt durante la vendita) e deve essere effettuata utilizzando il tipo di Vendita 1 celiachia e buoni (creato appositamente) e specificando all inizio della vendita il valore dei buoni in base a tre possibili modalità operative: 1. rilevare tramite penna ottica il barcode presente nella parte alta del buono. Il barcode contiene il valore del buono, il codice paziente e l Asl di appartenenza. Verrà quindi chiesta conferma per l aggiunta del valore del buono attraverso la seguente schermata Confermare selezionando Sì. A seguire verrà chiesto se ricercare il paziente corrispondente in anagrafica Per proseguire nella vendita rispondere No. DTIF079_celiachia_Emilia Pagina 1 di 5

2 2. inserire manualmente il valore esatto del buono digitando nel campo giallo Codice o descrizione la dicitura C=nn,nn 3. incrementare manualmente il valore del buono ad uno precedentemente indicato digitando nel campo giallo Codice o descrizione la dicitura C+nn,nn dove nn,nn è il valore in Euro dell importo Una volta indicato il valore del buono o dei buoni, è necessario procedere alla rilevazione dei prodotti dispensati e nella schermata verrà riportato il riquadro riepilogativo che evidenzia il valore totale del buono, il valore dei prodotti ritirati e l eventuale importo a carico del paziente, come di seguito evidenziato: Il conteggio dei prodotti ritirati tiene in considerazione solo i prodotti dispensati nel tipo di vendita utilizzato per la celiachia, eventuali altri prodotti venduti come vendita libera o altre ricette non verranno considerate. Al superamento del valore del buono, l importo eccedente verrà considerato a carico dell assistito e verrà mostrato il seguente messaggio: DTIF079_celiachia_Emilia Pagina 2 di 5

3 In fase di chiusura della vendita (dopo aver digitato F1 F1) verrà mostrata una videata per completare i dati relativi alla dispensazione in regime celiachia. Successivamente occorre rilevare il barcode presente sul buono o sui buoni dispensati per completare automaticamente tutti i dati richiesti: Confermando con INVIO:conferma dati celiachia, i dati verranno memorizzati in un archivio apposito che registra tutti i dati relativi alla gestione celiachia Emilia Romagna. 2. Gestione dei buoni celiachia inseriti Tutti i dati inseriti in fase di Vendita al banco, possono essere consultati tramite l apposita funzione presente nel menù Utilità denominata Gestione Celiachia: DTIF079_celiachia_Emilia Pagina 3 di 5

4 Tramite questa funzione è possibile visualizzare i dati dei buoni in base al mese di competenza (Mese precedente, Mese successivo), eliminare un singolo buono (Elimina buono) ed effettuare l invio dei dati mensili (Creazione archivio). 3. Modalità di contabilizzazione dei buoni celiachia A seconda della provincia di appartenenza, le farmacie sono tenute ad applicare diverse modalità di contabilizzazione, in particolare viene richiesta: - l emissione di fattura dettagliata per le provincia di Parma; - la presentazione di una stampa separata su singola pagina tipo distinta per le province di Reggio Emilia, Modena, Ravenna, Forlì, Cesena e Rimini; - la presentazione di una stampa valori divisi per iva + sconto 10% all Asl per le province di Bologna e Imola. Per effettuare la contabilizzazione occorre eseguire dalla funzione di gestione celiachia la seguente procedura : - selezionare funzione Totalizza buoni - verificare la correttezza del numero di buoni contabilizzati rispetto al numero di buoni cartacei a disposizione; - selezionare l ASL da totalizzare se diversa dall ASL di riferimento della farmacia; - per le farmacie di Parma deve essere emessa una fattura per ogni distretto gestito, pertanto occorre selezionare il distretto per il quale si vuole emettere la fattura; - selezionare la funzione Stampa distinta in caso di richiesta di distinte; - selezionare la funzione Fattura in caso venga richiesta l emissione di una fattura dettagliata (solo per la provincia di Parma). In tal caso la procedura richiede l impostazione della Data di emissione del documento (Data Fattura), la selezione del Cliente (Asl legata al distretto) e del tipo Documento Fattura. DTIF079_celiachia_Emilia Pagina 4 di 5

5 Verrà avviata la classica funzione di emissione di una fattura immediata, che consentirà di emettere una fattura all ASL dove verranno riportati per ogni buono i prodotti per celiaci consegnati durante il mese e registrati in vendita al banco con l apposita procedura di gestione dei buoni. 4. Invio dei dati Selezionare l opzione Creazione archivio per effettuare l invio del file tramite all ASL. Sono stati preimpostati gli indirizzi dell ASL di Parma e Rimini, per le rimanenti ASL per le quali avete registrato dei buoni cliccate sul corrispondente pulsante Modifica per inserire l indirizzo . Cliccate sul pulsante Crea ed invia per avviare la spedizione ad ogni ASL interessate dell archivio dei buoni registrati di loro competenza. Supporto Per chiarimenti relativi alle novità introdotte è possibile contattare l Assistenza Tecnica di Vega SpA sezione Informatica e Farmacia all indirizzo supporto.if@vegaspa.it. DTIF079_celiachia_Emilia Pagina 5 di 5