COMUNE DI GALATONE. Provincia di Lecce Settore Affari Generali LINEE GUIDA PER LA PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI ALL ALBO PRETORIO INFORMATICO

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1 LINEE GUIDA PER LA PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI ALL ALBO PRETORIO INFORMATICO EX ARTICOLO 32, LEGGE N.69/2009. Approvato con deliberazione G.C. n. del.. ************************************** 1

2 I N D I C E Articolo 1 - Oggetto delle Linee Guida. Articolo 2 - Istituzione e finalità dell Albo Pretorio Informatico. Articolo 3 - Atti da pubblicare all Albo Pretorio Informatico. Articolo 4 - Struttura dell Albo Pretorio Informatico. Articolo 5 - Modalità di pubblicazione. Articolo 6 - Tempi di pubblicazione Articolo 7 - Integralità della pubblicazione. Articolo 8 - Organizzazione del servizio. Articolo 9 - Registro per l annotazione delle pubblicazioni. Articolo 10 - Attestazione e certificazione di avvenuta pubblicazione. Articolo 11 - Pubblicazione per conto di soggetti esterni all Amministrazione comunale. Articolo 12 - Sicurezza e riservatezza della pubblicazioni. Articolo 13 - Disposizioni finali e norme di rinvio. Articolo 14 - Entrata in vigore Abrogazioni e disapplicazioni. 2

3 Articolo 1 Oggetto delle Linee guida 1. In ossequio ai principi di pubblicità e di trasparenza dell attività amministrativa di cui all art. 1 della legge 07/08/1990, n. 241 ed in attuazione dell art. 32 della Legge 18 giugno 2009, n. 69, le presenti Linee guida, disciplinano le competenze, le modalità, le forme ed i limiti con i quali il Comune di Galatone organizza e gestisce il proprio Albo Pretorio Informatico. Non rientrano nella presente trattazione le altre e diverse forme di pubblicità a qualsiasi titolo dovute, da attuarsi nei modi e nelle forme previste da specifiche normative. Articolo 2 Istituzione e finalità dell Albo Pretorio Informatico 1. E istituito l Albo Pretorio Informatico, il quale consiste nella parte dello spazio web del sito informatico istituzionale di questo Comune, indicato con il seguente indirizzo riservato esclusivamente alla pubblicazione degli atti per i quali disposizioni di legge e di regolamento prevedono l obbligo di pubblicazione avente effetto di pubblicità legale. 2. L Albo Pretorio Informatico è allocato nella prima pagina di apertura ( Home page ) del predetto sito informatico con un apposito collegamento ( link ) denominato Albo Pretorio. 3. Ai sensi dell art. 32, comma 1, L. n. 69/2009 e successive modifiche ed integrazioni, tutti i documenti per i quali sussiste l obbligo di pubblicazione conseguono la pubblicità legale soltanto con la loro pubblicazione all Albo Pretorio Informatico di questo Ente. 4. La pubblicazione di atti all Albo Pretorio Informatico è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a qualsiasi effetto giuridico specifico essa assolva (pubblicità notizia, dichiarativa, costitutiva, integrativa dell efficacia, ecc.). Articolo 3 Atti da pubblicare all Albo Pretorio Informatico 1. Sono pubblicati all Albo pretorio informatico gli atti adottati dagli organi di governo e di gestione nonché di controllo di questo Ente, da organi di altre pubbliche amministrazioni ovvero di soggetti privati purché la loro pubblicazione sia disposta rispettivamente dallo Statuto o da regolamenti di questo Ente o dagli Statuti dei soggetti cui questo Ente aderisce ovvero da una norma di legge o di regolamento. 2. Sono pubblicati all Albo pretorio informatico, ai fini della pubblicità notizia e/o della decorrenza della loro efficacia, i seguenti atti emessi o adottati dagli organi di questa Amministrazione comunale: a) lo Statuto ed i regolamenti comunali; b) gli avvisi di convocazione del Consiglio comunale e delle commissioni consiliari pubbliche; c) le deliberazioni del Consiglio comunale e della Giunta comunale; d) le determinazioni dirigenziali; e) le ordinanze sindacali e dirigenziali ed i provvedimenti con cui sono comminate sanzioni amministrative per la loro violazione; f) gli avvisi e i bandi di gara, le lettere di invito ed i capitolati d oneri e tecnici finalizzati all appalto di beni, servizi e lavori; gli esiti delle stesse gare; g) i bandi per l assunzione di personale; h) gli avvisi pubblici per l affidamento di incarichi esterni per collaborazioni, consulenze, studi e relazioni, di incarichi tecnici; i relativi provvedimenti di affidamento definitivo, i contratti ed i relativi corrispettivi; i) i permessi e le autorizzazioni di costruzione; 3

4 j) i dati relativi agli immobili e alle opere realizzati abusivamente, oggetto dei rapporti degli ufficiali ed agenti di polizia giudiziaria e delle relative ordinanze di sospensione; k) le autorizzazioni e le concessioni a qualunque titolo rilasciate; l) l Albo dei beneficiari di provvidenze e contributi comunali di qualsiasi natura; m) i provvedimenti che incidono sull organizzazione, sulle funzioni, sugli obiettivi e sui procedimenti amministrativi del Comune nei rapporti con i cittadini; n) ogni altro atto per il quale disposizioni di legge e/o di regolamento ne prevedono la pubblicazione. Articolo 4 Struttura dell Albo Pretorio Informatico 1. La struttura, le dimensioni e la disposizione dell Albo Pretorio Informatico, nonché le modalità di accesso allo stesso, devono essere tali da consentire una agevole conoscenza dell intero contenuto dei documenti pubblicati. 2. Al fine di facilitare l accessibilità all albo informatico la consultazione potrà essere effettuata per tipologia di atto, per oggetto, per numero e per data di pubblicazione, compatibilmente con le prerogative dello specifico software utilizzato. 3. Una apposita sezione è, in ogni caso, riservata all archivio storico dell Albo contenente tutti gli atti per i quali è già trascorso il periodo di pubblicazione previsto. Articolo 5 Modalità di pubblicazione 1. La pubblicazione avviene per giorni interi, naturali e continuativi, comprese le festività civili. 2. Con i termini di affissione e defissione, si intendono l inserimento o la rimozione di un documento informatico nel o dall Albo Pretorio Informatico. 3. La durata della pubblicazione ha inizio nel giorno della materiale affissione, fatta eccezione per delibere e determinazioni la cui pubblicazione ha inizio dal giorno successivo a quello di inserimento, ed ha termine il giorno precedente a quello della materiale defissione del documento. 4. Durante il periodo di pubblicazione è vietato sostituire e/o modificare, informalmente, il contenuto dei documenti. 5. Le eventuali sostituzioni o modifiche apportate devono formalmente risultare dallo stesso documento sostituito o modificato ovvero da altro atto allegato allo stesso. In tal caso il termine di pubblicazione ricomincia a decorrere ex novo dalla data dell avvenuta sostituzione o modifica. 6. Su motivata richiesta scritta dell organo competente, la pubblicazione può essere interrotta. Detto evento deve essere annotato sia sul repertorio e sia sul documento, unitamente agli estremi del soggetto che lo ha disposto e del soggetto che ha eseguito l interruzione. 7. L Albo Pretorio Informatico deve essere accessibile tutti i giorni dell anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore ovvero da manutenzioni delle infrastrutture e dei programmi necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito informatico e dell albo. 8. Tutti gli atti citati nei provvedimenti pubblicati sono da questi ultimi richiamati senza esserne materialmente allegati e rimangono agli atti degli uffici. Tali atti sono identificati dal provvedimento pubblicato in modo da garantirne la loro individuazione. 4

5 Articolo 6 Tempi di pubblicazione 1. Di seguito si elencano, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i principali atti con indicazione dei tempi di pubblicazione: TIPOLOGIA DI ATTI Abusi edilizi Albo dei Beneficiari Appalto esito gara aggiudicazione definitiva Avvisi ad opponendum Avvisi aste pubbliche Avvisi e bandi di gara Avvisi convocazioni Consigli Comunali Avviso ai creditori Avviso di deposito Bandi Alloggi Bandi per l assunzione di personale Cambio di nome Deliberazioni del Consiglio Comunale e della Giunta Comunale(art. 124 T.U. Dlgs. 267/200) Determinazioni (fatta salva l esclusione della pubblicazione disposta dal Dirigente Responsabile per motivi di privacy) Elenco annuale e triennale delle opere pubbliche Espropri Regolamenti Ordinanze Permessi di costruire Statuto comunale (art. 6 D. Lgs. 267/2000) Elenchi di albi giudici popolari Varianti al P.U.G. Leva: elenco iscritti Pubblicazioni matrimonio Tutti gli ulteriori atti che su richiesta devono essere pubblicati ufficialmente TEMPI DI PUBBLICAZIONE 30 giorni per entrambi Almeno 30 giorni prima del giorno fissato per l incanto Almeno 30 giorni prima della scadenza del termine fissato per la presentazione delle offerte Sino alla data fissata per il Consiglio Comunale 60 giorni Da 1 a 8 gironi in base alle richieste Sino alla scadenza del termine per la presentazione delle offerte Sino alla scadenza del termine per la presentazione delle domande 30 giorni salvo specifiche norme di legge 60 giorni Per il periodo di validità. Ove non previsto, salvo specifica disposizione di legge o regolamento 30 giorni 10 giorni 30 giorni 8 giorni Tempi stabiliti dal richiedente 2. Qualora norme sopravvenute modificassero i termini di cui sopra, gli stessi troveranno immediata applicazione, senza necessità di modifica delle presenti linee guida. 3. Gli atti per i quali non è previsto alcun termine saranno pubblicati per, salvo espressa disposizione contraria. I documenti ed i relativi allegati sono inoltre consultabili presso l Ufficio competente per il periodo di tempo in cui i documenti sono pubblicati. 5

6 Articolo 7 Integralità della pubblicazione 1. Gli atti sono, di norma, pubblicati nel loro integrale contenuto comprensivo di tutti gli allegati. 2. In deroga al principio di integralità, qualora la tipologia (es. cartografie/ planimetrie) e/o la consistenza e/o il numero degli atti da pubblicare, anche se contenuti su supporto informatico, non ne consentono l integrale affissione all Albo Pretorio Informatico, si procede secondo il successivo comma Il soggetto o l ufficio competente ad eseguire la pubblicazione, unitamente agli atti da pubblicare, pubblica un apposito avviso all Albo Pretorio Informatico in luogo e/o in aggiunta dell /degli atto/atti da pubblicare, dal quale si evincano tutti gli elementi essenziali soggettivi ed oggettivi (ente ed organo da cui promana, l oggetto, il numero di protocollo e/o identificativo e la data di adozione, il destinatario, ogni altro elemento utile) attraverso cui sia possibile individuare esattamente il documento e sinteticamente il contenuto, nonché l Ufficio presso il quale lo stesso documento è consultabile integralmente durante il periodo di pubblicazione del relativo avviso. Articolo 8 Organizzazione del servizio 1. La gestione del servizio consiste nelle seguenti funzioni essenziali: a. Formale istituzione, tenuta e conservazione del repertorio informatico delle pubblicazioni; b. Effettuazione delle pubblicazioni con le modalità previste; c. Attestazione e/o certificazione di avvenuta pubblicazione; d. Controllo e vigilanza sul corretto funzionamento del servizio. 2. La responsabilità della gestione del servizio compete al che vi provvede con l ufficio di Segreteria e l ufficio Messi, a supporto delle funzioni del Segretario Generale del Comune. 3. Per i seguenti atti: Deliberazioni del Consiglio Comunale; Deliberazioni della Giunta Comunale; Determinazioni dei Responsabili di Settore; ogni centro di responsabilità (settore, servizio o ufficio) dovrà trasmettere in formato digitale gli atti prodotti dal settore di pertinenza direttamente all ufficio di Segreteria il quale, espletati gli ulteriori adempimenti richiesti, provvederà alla loro trasmissione all ufficio Messi per la pubblicazione. 4. Per ogni diversa tipologia di atti (Ordinanze, disposizioni e provvedimenti diversi del Sindaco, convocazioni/ordini del giorno del Consiglio/Giunta, avvisi, bandi, elenchi, pubblicazioni matrimonio, atti provenienti da altre pubbliche amministrazioni o da altri soggetti abilitati, ecc.) ogni centro di responsabilità che lo ha emesso provvederà alla trasmissione in formato digitale direttamente all ufficio Messi ai fini della pubblicazione. 5. In ogni caso la responsabilità circa i contenuti di tutti gli atti pubblicati resta in capo al soggetto che li propone e/o che li adotta. 6. All interno di ogni Settore il Responsabile può individuare una o più unità lavorative abilitate alla trasmissione degli atti che devono essere pubblicati all Albo Informatico. 7. I soggetti autorizzati ad effettuare la pubblicazione sull Albo Informatico sono anche i soggetti competenti a rilasciare l attestazione dell avvenuta pubblicazione degli atti di cui al successivo articolo 10. 6

7 Articolo 9 Registro per l annotazione delle pubblicazioni 1. Su apposito registro informatico, cui è conferito valore di prova legale della procedura eseguita, sono annotati i seguenti dati relativi alla procedura di pubblicazione all Albo Pretorio Informatico: a) il numero cronologico progressivo relativo a ciascun anno; b) la data in cui l atto è stato pubblicato; c) la natura e l oggetto dell atto da pubblicare; d) l autorità o il soggetto che ha emanato l atto da pubblicare ed i suoi estremi identificativi; e) la data e la durata di pubblicazione all Albo Pretorio; f) il soggetto che ha proceduto alla pubblicazione. 2. Dal registro deve risultare quale dipendente comunale abbia provveduto alla pubblicazione. 3. Entro il mese di febbraio di ogni anno si procederà alla stampa del registro cartaceo o, in alternativa, alla copia su supporto digitale che sarà conservato presso l ufficio del messo comunale. Articolo 10 Attestazione e certificazione di avvenuta pubblicazione 1. L avvenuta pubblicazione deve essere attestata con apposita relata di pubblicazione, che viene generata in automatico dal sistema informatico alla fine del periodo di pubblicazione e trasmessa all ufficio competente ed all ufficio di Segreteria Generale, che provvederà ad allegare all originale o ad una copia dell atto. 2. La relata di pubblicazione contiene il nominativo del dipendente responsabile della pubblicazione, la tipologia, il numero e la data dell atto, l oggetto, il periodo durante il quale l atto è rimasto affisso ininterrottamente all albo e la data di trasmissione all ufficio competente. 3. Eventuali certificazioni dell avvenuta pubblicazione, richieste a vari fini anche successivamente, sono sottoscritte dal soggetto che ha provveduto alla materiale pubblicazione e controfirmata dal Segretario Generale, sulla base della relata di pubblicazione allegata all atto o alla copia dell atto conservata nella disponibilità del Comune. Articolo 11 Pubblicazione per conto di soggetti esterni all Amministrazione Comunale 1. Il Comune di Galatone provvede alla pubblicazione all Albo pretorio di documenti provenienti da altre pubbliche amministrazioni o da altri soggetti abilitati. La pubblicazione sul web dei documenti dovrà essere preceduta da specifica richiesta con assunzione di responsabilità ai sensi del D.Lgs. 196/ A tal fine gli atti da pubblicare all Albo pretorio on-line devono pervenire in formato digitale unitamente ad una richiesta che deve contenere: l oggetto dell atto da pubblicare; il termine iniziale e finale di pubblicazione richiesti; la richiesta di pubblicazione sul web con assunzione di responsabilità, ai fini del codice della privacy, sulla pertinenza e non eccedenza dei dati contenuti negli atti da pubblicare; l eventuale urgenza per l affissione e la restituzione. 3. Nei casi in cui il documento perviene solo in formato cartaceo si provvederà alla pubblicazione del solo avviso dal quale si evincano tutti gli elementi essenziali soggettivi ed oggettivi (ente ed organo da cui promana, l oggetto, il numero di protocollo e/o identificativo e la data di adozione, il destinatario, ogni altro elemento utile) attraverso cui sia possibile individuare esattamente il documento e sinteticamente il contenuto, nonché l Ufficio presso il quale lo stesso documento è consultabile integralmente durante il periodo di pubblicazione del relativo avviso. 7

8 Articolo 12 Sicurezza e riservatezza delle pubblicazioni 1. Le modalità di pubblicazione all Albo Pretorio Informatico degli atti e dei dati personali in essi contenuti, devono avere caratteristiche di sicurezza ed inviolabilità conformi alle misure previste dagli articoli 31 e seguenti del D.Lgs. n. 196/2003 e dalle disposizioni emanate dal Garante per la privacy, in particolare dalla linee guida in materia di trattamento di dati personali per le finalità di pubblicazione e diffusione di atti e documenti di Enti Locali (Deliberazione Garante n.17 del 19 aprile 2007). 2. L accesso agli atti pubblicati all Albo Pretorio Informatico dovrà essere consentito in modalità di sola lettura, al fine di evitare che gli stessi possano essere modificati o cancellati dallo spazio web. Potranno essere scaricabili dall Albo Pretorio Informatico, gli atti pubblicati in un formato elettronico tale da impedire qualsiasi alterazione del medesimo. 3. La pubblicazione di atti all Albo pretorio informatico, costituendo operazione di trattamento di dati personali, consistente, ai sensi dell art. 4, lettera m), del D.Lgs. 30/06/2003, n. 196, nella diffusione degli stessi dati, deve essere espletata nel rispetto delle specifiche norme previste dal citato decreto legislativo, di cui precipuamente: a) tutti i dati personali possono essere oggetto di una o più di operazioni di trattamento purché finalizzate allo svolgimento di funzioni istituzionali e nel rispetto dei presupposti e dei limiti previsti dal D.Lgs. 196/2003, da ogni altra disposizione di legge o di regolamento, dai provvedimenti del Garante per la privacy, di cui precipuamente la deliberazione n. 17 del 19/04/2007 Linee guida in materia di trattamento di dati personali per finalità di pubblicazione e diffusione di atti e documenti di enti locali. b) sono da rispettare i principi di necessità e di proporzionalità dei dati personali diffusi rispetto alla finalità della pubblicità-notizia che con la pubblicazione si persegue; c) la diffusione dei dati sensibili e giudiziari è lecita soltanto se la stessa sia realmente indispensabile (art. 3, 4, comma 1, lettere d) ed e), 22, commi 3, 8 e 9 del D.Lgs. n. 196/2003) e pertinenti rispetto al contenuto del provvedimento e non eccedenti rispetto al fine che con esso si intende perseguire; d) i dati sensibili possono essere oggetto di diffusione soltanto se tale operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o dall apposito regolamento approvato dal consiglio comunale di questo Ente o da un provvedimento del Garante della privacy (ex art. 20 D.Lgs. 196/2003); e) i dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono mai essere diffusi (ex art. 22, comma 8, D.Lgs. 196/2003); f) i dati giudiziari possono essere oggetto di diffusione, soltanto se siffatta operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o da un provvedimento del Garante della privacy (ex art. 20 D.Lgs. 196/2003); g) i dati personali diversi dai dati sensibili e giudiziari possono essere oggetto di diffusione se siffatta operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o di regolamento. 4. Al contenuto integrale degli atti sarà comunque consentito l accesso da parte dei soggetti titolari di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale é richiesto l'accesso come previsto dall art. 22 della legge n. 241/1990 e dall art. 2 del D.P.R. n. 184/ Il rispetto dei principi e delle disposizioni in materia di riservatezza dei dati personali, anche in relazione alla pubblicazione obbligatoria all Albo Pretorio Informatico, è assicurato con idonee misure o accorgimenti tecnici da attuare in sede di redazione dell atto stesso da parte del soggetto competente. 6. Del contenuto degli atti pubblicati in relazione al rispetto delle norme per la protezione dei dati personali, anche con riguardo alla loro diffusione per mezzo della pubblicazione dei rispettivi atti all Albo Pretorio Informatico, è responsabile il soggetto, l ufficio o l organo che ha adottato e/o che propone l atto da pubblicare e/o il soggetto (esterno o interno) che richiede la pubblicazione. 8

9 Articolo 13 Disposizioni finali e norme di rinvio 1. A decorrere dalla data prevista dall art.32 della Legge n 69/2009 e successive modifiche ed integrazioni, la pubblicazione degli atti al previgente Albo Pretorio cartaceo non ha più efficacia di pubblicità legale e, quindi, non fornisce agli stessi atti la presunzione di conoscenza legale. 2. Per quanto non espressamente previsto dalle presenti disposizioni si rinvia alle disposizioni legislative in materia, anche sopravvenute, se ed in quanto applicabili. Articolo 14 Entrata in vigore Abrogazioni e disapplicazioni 1. Le presenti disposizioni entrano in vigore con decorrenza immediata, ai sensi della Legge n. 69/2009 ed successive modifiche ed integrazioni. 2. Dalla data di entrata in vigore delle presenti Linee guida, si intende abrogata e/o disapplicata ogni altra norma avente natura regolamentare in materia, non compatibile con la presente disciplina. 9