A.Ra.N. Agenzia per la Rappresentanza Negoziale delle pubbliche amministrazioni

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1 Agenzia per la Rappresentanza Negoziale delle pubbliche amministrazioni Guida alla registrazione per l accesso all Area Riservata alle Pubbliche Amministrazioni VERSIONE 2.1 DEL 25 NOVEMBRE 2014

2 Sommario 1. Premessa Ruoli e responsabilità Procedura per l accreditamento Istruzioni di dettaglio Compilazione del modulo on-line Conferma dei dati Invio del modulo all Aran Conclusione della procedura

3 1. Premessa L Area Riservata alle Pubbliche amministrazioni (di seguito Area Riservata) è una sezione del sito istituzionale dell ARAN attraverso la quale le Amministrazioni potranno adempiere agli obblighi di trasmissione dati all Agenzia quali, ad esempio, il censimento delle deleghe per il versamento dei contributi sindacali, i verbali delle elezioni delle RSU o i contratti integrativi. Per poter accedere all Area Riservata è necessario accreditarsi. La presente guida - relativa all attuale versione del sistema - è finalizzata ad agevolare le Amministrazioni nel processo di accreditamento. 2. Ruoli e responsabilità La procedura di accredito dovrà essere effettuata dal RESPONSABILE LEGALE dell Ente (RLE). Per RLE si intende il rappresentante legale dell Ente o, in alternativa, il soggetto funzionalmente preposto alla gestione, munito dei necessari poteri. In tale ultimo caso la persona che procede ad accreditarsi deve essere in possesso, per delega o funzione ricoperta, dei poteri necessari ad impegnare l amministrazione. Il RLE garantisce l affidabilità delle comunicazioni trasmesse via web all Aran. Esso è tenuto a custodire con cura le credenziali di accesso al sito, della cui conservazione ed utilizzo sarà ritenuto unico responsabile. Le credenziali inviate al RLE consentiranno a quest ultimo di accedere in una Consolle di controllo, mediante la quale potrà: Aggiornare l anagrafica della PA Nominare il Responsabile del Procedimento (RP) di ogni singola procedura 3. Procedura per l accreditamento Per potersi accreditare il RLE dovrà OBBLIGATORIAMENTE: 1. COMPILARE l apposito modulo on-line presente nel sito Web:

4 2. CONFERMARE i dati indicati e stampare su carta intestata il modulo di richiesta di accredito 3. INVIARE via fax la stampa del modulo, firmato, datato e protocollato, unitamente ad una fotocopia leggibile di un documento di identità in corso di validità del dichiarante, al numero di fax indicato nel modulo stesso 4. Istruzioni di dettaglio 4.1. COMPILAZIONE DEL MODULO ON LINE COLLEGARSI al sito Cliccare, per accedervi, sulla scritta Accedi posta alla destra dell Home Page, nella sezione denominata - Area Riservata Amministrazioni - -4-

5 Ciccare su Registrazione delle Amministrazioni -5-

6 Compilare i campi Nome Utente e Password con le credenziali generiche. Nota Bene: le credenziali generiche sono state inviate alle amministrazioni con la circolare 1/2011 (nota prot 13469/2011 del ) e con la circolare../2014. Entrambe le circolari sono anche disponibili sul sito internet dell Agenzia. Cliccare sul pulsante - OK - -6-

7 Si aprirà una nuova schermata Scegliere il Comparto di appartenenza. Proseguire selezionando il Comparto di appartenenza. Poiché la procedura di registrazione si differenzia a seconda della tipologia di Amministrazione, queste ultime sono state ripartite, sulla base dei Comparti, in tre gruppi: Gruppo 1: Agenzie Fiscali Ministeri Enti pubblici non economici Ricerca PCM Gruppo 2: Regioni ed autonomie locali Sanità Scuola Università AFAM -7-

8 Gruppo 3: ASI, CNEL, ENAC Inserire i dati richiesti nella schermata denominata Scelta Ente. Per agevolare l operazione si consiglia di: a) iniziare indicando il Comune ove l Ente ha sede. Man mano che si scrive la denominazione del comune, si aprirà un menù a tendina che propone i nomi dei comuni corrispondenti alle lettere digitate. Cliccare sul Comune prescelto per selezionarlo; -8-

9 b) procedere digitando il nome dell Ente. Anche in questo caso man mano che si procede con l indicazione del nome comparirà un menù a tendina che agevola la scelta. Cliccare sul nome dell Ente proposto dal programma; c) il campo tipologia dell Ente verrà compilato automaticamente dal sistema; d) solo qualora tutti i campi siano stati compilati correttamente, si attiverà il pulsante - Procedi - posto in alto a destra. -9-

10 Laddove tra le denominazioni proposte non comparisse l Amministrazione cercata, verificare prima di tutto la correttezza delle operazioni effettuate. Se il problema persiste probabilmente l Amministrazione non è stata ancora censita dal sistema. In tal caso occorre contattare l Aran mediante invio di all indirizzo Qualora, invece, compaia il messaggio di errore utente registrato per questo Ente significa che un altro utente, in qualità di RLE, ha già proceduto ad iniziare e/o concludere la procedura di accredito. In tal caso, laddove all Amministrazione non risulti tale precedente registrazione, è necessario contattare l Aran mediante l invio di all indirizzo Compilare la schermata relativa alla Scheda anagrafica dell Ente avendo cura di completare tutti i campi obbligatori, indicati con (*)

11 Con riferimento alla scheda anagrafica dell Amministrazione, i dati richiesti sono: Codice Fiscale dell Ente Denominazione per esteso dell Ente Acronimo dell Ente - Solo se esistente - Si ricorda che l acronimo è un nome formato con le lettere o le sillabe iniziali o finali di determinate parole, leggibili come se fossero un'unica parola. Ad esempio, ARAN è l acronimo di Agenzia per la rappresentanza negoziale delle Pubbliche amministrazioni. Recapiti dell Ente Per le amministrazioni articolate in più sedi occorre inserire i dati relativi alla sede principale certificata tutte le amministrazioni che hanno già attivato un indirizzo di posta certificata devono compilare questa casella al fine di consentire maggiore celerità e sicurezza nelle comunicazioni tra Aran e l Amministrazione

12 in alternativa, qualora l Amministrazione non sia in possesso di un indirizzo di posta certificata, dovrà compilare il campo , indicando, ove possibile, un indirizzo riferito ad una struttura e non ad una persona fisica Sito Web indicare l indirizzo internet del proprio sito web Il sistema proporrà automaticamente i dati già presenti nell archivio. Tali dati vanno in ogni caso VERIFICATI ed, eventualmente, corretti. Una volta completata la compilazione della Scheda, cliccare sul pulsante - Procedi - posto in alto a destra per accedere alla schermata successiva Compilare la schermata riferita al Responsabile Legale Ente Per Responsabile Legale dell Ente (RLE) si intende, come già chiarito a pag. 3, il rappresentante legale o, in alternativa, il soggetto che

13 all interno dell Amministrazione è funzionalmente proposto alla gestione. Il Responsabile Legale è tenuto a custodire con cura le credenziali di accesso al sito, della cui conservazione ed utilizzo sarà ritenuto unico responsabile. Le credenziali inviate al Responsabile Legale consentiranno a quest ultimo di accedere all Area riservata. Con riferimento alla scheda Responsabile Legale dell Ente, i dati richiesti sono: Nome, Cognome, Data di nascita, Comune di nascita, e Codice fiscale - del responsabile legale Telefono e Fax del responsabile legale - attenzione, i numeri devono essere inseriti di seguito senza separare il prefisso dal numero (es e non 06/ ) del responsabile legale - attenzione, verificare attentamente la correttezza dell indirizzo inserito (conferma) si tratta di un campo di conferma, finalizzato a ridurre le possibilità di errore di digitazione. Ripetere l indirizzo del responsabile legale inserito nella casella precedente Qualifica - Esempio Dirigente, Presidente, Direttore generale, ecc Inoltre, è necessario che la persona che compila il form espliciti a che titolo richiede l accredito. Dovrà, quindi, dichiarare se egli è il Rappresentante legale o un Soggetto funzionalmente preposto alla gestione, munito dei necessari poteri. Una volta completata la compilazione della Scheda, cliccare sul pulsante - Procedi - posto in alto a destra per accedere alla schermata successiva

14 Compilare la schermata relativa all Informativa sulla Privacy Questa schermata contiene l informativa sulla privacy e sul trattamento dei dati inseriti nel sistema. Cliccando sul pulsante - Stampa l informativa sulla privacy - è possibile stampare una copia dell informativa da acquisire agli atti. L accettazione dell informativa sulla privacy, mediante apposizione di una flag sul quadratino in basso al centro dello schermo, è necessaria per poter continuare la registrazione. Solo dopo aver accettato l informativa sulla privacy si attiverà il pulsante - Procedi - posto in alto a destra. Cliccare sul pulsante successiva. - Procedi - per accedere alla schermata

15 Per procedere alla verifica del corretto inserimento dell indirizzo , il sistema invia una all indirizzo indicato nella schermata del Responsabile Legale. Se ci si accorgesse di aver inserito un indirizzo di posta elettronica errato contattare l Aran mediante invio di all indirizzo

16 4.2. CONFERMA DEI DATI Aprire l ricevuta Cliccare sul link completa la registrazione Verificare i dati che compaiono nella schermata Riepilogo Dati Inseriti In particolare, l utente dovrà controllare la correttezza dei dati riferiti al Responsabile legale dell Ente. Se i dati sono corretti, cliccare sul pulsante - Conferma - per confermarli e proseguire. Qualora, invece, sia necessario apportare delle correzioni, cliccare sul pulsante - Modifica - per modificarli. In tal caso la procedura riaprirà la schermata di cui al punto Prendere visione delle Clausole di Responsabilità

17 Questa schermata contiene il contratto di adesione alla procedura di identificazione e accesso dell area riservata alle pubbliche amministrazioni, denominato anche Allegato A. Cliccando sul pulsante - Stampa clausole di responsabilità - è possibile stampare una copia dell Allegato A da acquisire agli atti. L accettazione delle clausole di responsabilità, mediante apposizione di una flag sul quadratino posto in basso al centro dello schermo, è necessaria per poter continuare la registrazione. Solo dopo aver accettato le clausole di responsabilità si attiverà il pulsante - Procedi - posto in alto a destra. Cliccare sul pulsante - Procedi - per accedere alla schermata successiva A questo punto i Dati sono stati registrati dal sistema

18 4.3. INVIO DEL MODULO ALL ARAN Per ultimare la registrazione occorre: Stampare su carta intestata dell Ente l estratto dei dati dichiarati nella registrazione. A tal fine, cliccare sul pulsante Stampa - posto in alto a destra dello schermo Il sistema genererà un file immagine, in formato PDF. L utente dovrà procedere alla stampa del documento su carta intestata cliccando sull icona della stampante posta in alto a sinistra dello schermo

19 E, anche, possibile generare un file PDF da tenere agli atti, cliccando sul pulsante Scarica PDF Firmare, stampata. timbrare e protocollare la richiesta di abilitazione Allegare la fotocopia di un proprio documento di identità in corso di validità Inviare il tutto ESCLUSIVAMENTE a mezzo fax ad UNO dei seguenti numeri: , , Per uscire dalla procedura cliccare sul pulsante - Fine - posto in alto a destra dello schermo

20 4.4. CONCLUSIONE DELLA PROCEDURA Qualche giorno dopo la spedizione del fax, il RLE riceverà via le credenziali di accesso, che consistono in una Username, una Password di accesso ed una Password dispositiva. Qualora la procedura non sia stata correttamente eseguita non sarà possibile procedere all abilitazione dell Utente. In tal caso l Aran segnalerà le problematiche riscontrate. Mediante l utilizzo di tali credenziali il RLE potrà accedere all area riservata alle Amministrazioni, all interno della quale sarà possibile stampare il resoconto della procedura di avvenuto accredito

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