PROCEDURA ORGANIZZATIVA ARRIVI MERCE

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1 PROCEDURA ORGANIZZATIVA ARRIVI MERCE XPS PO 51 OPERATION 1. GENERALITA 1.1 SCOPO Scopo della presente procedura è descrivere i criteri e definire le responsabilità e le modalità operative adottate dalla Xpres per l'attività di ricezione, codificazione ed ubicazione della merce inviata dai fornitori. 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica ogni qualvolta pervengano delle forniture di merce dal Fornitore al magazzino della XPRES SRL. 1.3 DEFINIZIONE DEI TERMINI - Valgono i termini definiti nella Norma UNI EN ISO 9001: Allegato termini e definizioni specifiche - Bundle: insieme di prodotti differenti venduti congiuntamente, con unico codice. - Part Number: codice applicato dal Fornitore ad identificazione del prodotto. - Documento di Trasporto (DDT): documento che accompagna le merci durante il trasporto. - Lettera di vettura: documento del corriere che accompagna il DDT. 1.4 REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate. 1.5 MODULI E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO - Codice Civile e leggi specifiche - Manuale della Qualità - Interpello procedure qualificazione clienti/fornitori ingresso e uscita merce - Documenti legati alla normativa sulla Sicurezza sul lavoro ( Legge 626 ) REVISIONE 2.0 MOTIVO RIESAME APPROVAZIONE DATA DI EMISSIONE QUA ADL PAG DI PAG. 22 SETTEMBRE DI 7

2 - Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati - (eventuali moduli) 1.6 ARCHIVIAZIONE Tutti i documenti relativi a tale procedura vengono scansionati e archiviati in formato digitale sul Sistema Gestionale Mago nella sezione Easy Attachment secondo il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati e conservati per un periodo minimo di 10 anni. I documenti cartacei sono archiviati in raccoglitori nel rispetto delle procedure della gestione degli archivi. 1.7 SISTEMA INFORMATIVO MAGO - Processi Funzioni mago - Aree acquisti - Gruppi bolle carico - Funzioni bolle di carico - Report di Mago (Vari) - Processi funzioni Kyrio -Area entrata merce -Gruppi cruscotto autorizzazione entrata merce -Funzione pre-carico e bollettazione massiva -Report (Vari) 2. RESPONSABILITÀ 2.1 ADDETTO CONTABILITA DI MAGAZZINO È responsabile dei seguenti processi: Accettazione merce, precarico merce in arrivo, contestazioni fornitori, gestione non conformità fornitori, archiviazione documenti 2.2 ADDETTO AL MAGAZZINO INGRESSO MERCE E responsabile dei seguenti processi: scarico e posizionamento merce, verifica integrità merce, riscontro conformità prodotti rispetto al precarico, creazione bolla di carico. 2.3 RESPONSABILE DELLA LOGISTICA 22 SETTEMBRE 2015 Pag. 2 di 7

3 È responsabile dei seguenti processi e controlli delle non conformità segnalate dagli operatori, controlla il rispetto di tutte le procedure 2.4 DIREZIONE OPERATION E responsabile di tutti i processi del settore. Predispone le Procedure Operative e ne monitorizza l esecuzione, definisce i target e il relativi consuntivi di periodo, è responsabile dei seguenti processi e controlli. Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle eccezioni concedendo particolari autorizzazioni o sblocchi.direzione GENERALE definisce le strategie aziendali, supervisionare le Direzione dei settori, approva i target e i relativi consuntivi di settore. Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle eccezioni concedendo particolari autorizzazioni o sblocchi. Approva le procedure operative. 2.5 DIREZIONE OPERATION È responsabile delle procedure, coordina l attività del settore e se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle eccezioni concedendo particolari autorizzazioni o sblocchi. 2.6 ADDETTO QUALITA Sorveglia per la corretta applicazione della presente procedura, verificando che le attività svolte dalla XPRES siano effettuate in accordo con quanto prescritto nei documenti di riferimento e nel Manuale della Qualità. 3. ARRIVI MERCE Il responsabile della Logistica ingresso merci sulla base del report ordini a fornitori concorda le date di ricezione merce con i corrieri e i fornitori per ordini con un numero di item superiore a 100. Tale attività viene effettuata tramite il report ordini a fornitori che evidenzia gli ordini da valutare. L addetto alla contabilità di magazzino giornalmente verifica l arrivo delle copie dei documenti di spedizione in corso che i fornitori inviano all indirizzo mail fatturefornitori@xpres.it ed effettua un pre-carico della merce in arrivo. 22 SETTEMBRE 2015 Pag. 3 di 7

4 3.1. Accettazione della Merce L'Addetto contabilità di magazzino riceve il corriere e verifica: - l aspetto formale e legale del D.d.T. o della lettera di vettura del vettore - che il destinatario della merce sia la XPRES S.r.l. - che la sede di spedizione sia quella corretta - che vi sia un ordine fornitore aperto - che vi sia un pre-carico effettuato - a correttezza dell addebito della spedizione (porto franco o assegnato e codice di addebito) - nel caso in cui la consegna non avviene tramite un corriere qualificato (BRT, GLS, DHL, TNT, UPS, SDA, SCHENKER ) l addetto prenderà documento di riconoscimento della persona che consegna la merce e targa del mezzo con cui è stata effettuata la consegna. Se tutto è conforme autorizza lo scarico della merce ed il posizionamento nell area arrivo merci da parte dell addetto magazzino ingresso merce. Nel caso vi siano delle non conformità formali, verranno segnalate nella scheda storico eventi nell anagrafica fornitori come un evento negativo con gravità bassa e viene segnalato tramite una all indirizzo logistica@xpres.it. Completato lo scarico controlla la corrispondenza del numero dei colli rispetto ai documenti del corriere e controlla l integrità degli stessi, apponendo su tutti i documenti del corriere rispettivamente: un timbro di accettazione della merce con riserva di quantità e qualità, la data della ricezione della merce, propria firma leggibile. L'Addetto agli Arrivi trattiene almeno una copia del DDT per la XPRES e consegna copia del documento firmato al vettore. Nel caso in cui il corriere effettua la consegna tramite palmare, l addetto 22 SETTEMBRE 2015 Pag. 4 di 7

5 accetterà il materiale apponendo la firma direttamente sul dispositivo. In caso di riserva si compilerà l apposito modulo non conformità arrivo merce che verrà controfirmato dal corriere stesso. Nel caso vi siano delle non conformità sostanziali, verranno segnalate nella scheda storico eventi nell anagrafica fornitori come un evento negativo con gravità media e viene segnalato tramite una all indirizzo logistica@xpres.it Riscontro merce in arrivo L'Addetto magazzino ingresso merci agli Arrivi effettua i seguenti controlli: Controllo sull'integrità fisica dei prodotti o In caso di non conformità il prodotto viene collocato presso l apposita area merce da rendere a fornitore e viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino, viene poi aperta una pratica di non conformità fornitore su Mago contestando l anomalia ed inserendo un evento negativo nell anagrafica fornitore con gravità media se il valore della contestazione è inferiore a 100, gravità alta se superiore. Controlla che non ci siano etichette di corrieri o altri distributori salvo quelle del produttore. o In caso i prodotti etichettati sono inferiori a 10 pz il magazziniere provvede alla rimozione e viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino. o Nel caso i prodotti etichettati siano maggiori di 10pz viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino, viene poi aperta una pratica di non conformità fornitore su Mago contestando l anomalia inserendo un evento negativo nell anagrafica fornitore con gravità media se il valore della contestazione è inferiore a 100, gravità alta se superiore, l autorizzazione alla rimozione delle etichette avviene tramite il responsabile della logistica. Controlla che in caso di prodotti soggetti a scadenza non vi sia una data inferiore ad un anno dalla ricezione o In caso di non conformità il prodotto viene collocato presso l apposita area merce da rendere a fornitore e viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino, viene poi aperta una pratica di non conformità fornitore su Mago contestando l anomalia inserendo un evento negativo nell anagrafica fornitore con gravità media se il valore della contestazione è inferiore a 100, gravità alta se superiore. Controlla tramite terminale portatile la corrispondenza del singolo item tramite il 22 SETTEMBRE 2015 Pag. 5 di 7

6 codice ean del prodotto normalmente presente sullo stesso e sul nostro sistema informativo. o In caso di non conformità il prodotto viene collocato presso l apposita area merce non conforme e viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo al responsabile della logistica che verifica: Se si tratta di una mancanza di EAN nell anagrafica prodotto provvede all inserimento Se si tratta di un errore di pre-carico provvede alla modifica dello stesso Se si tratta di una mancanza di EAN sul prodotto provvede alla stampa dell etichetta Se si tratta di un errore del fornitore il prodotto viene collocato presso l apposita area merce da rendere a fornitore e viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino, viene poi aperta una pratica di non conformità fornitore su Mago contestando l anomalia inserendo un evento negativo nell anagrafica fornitore con gravità media se il valore della contestazione è inferiore a 100, gravità alta se superiore. Controllo tramite terminale portatile il numero dei pezzi presenti sparando i singoli cod. a barre prodotti o i seriali nei casi che è previsto dalle procedure. In caso di non conformità dovuta a mancanza di prodotto viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo al responsabile della logistica che valuta l evento e se si tratta di un errore del fornitore viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino, viene poi aperta una pratica di non conformità fornitore su Mago contestando l anomalia inserendo un evento negativo nell anagrafica fornitore con gravità media se il valore della contestazione è inferiore a 100, gravità alta se superiore. In caso di non conformità dovuta a eccesso di merce il prodotto viene collocato presso l apposita area merce da rendere a fornitore e viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino che avviserà il fornitore della anomalia riscontrata Carico di magazzino In caso di riscontro senza anomalie, l addetto al magazzino ingresso merce provvede al carico di magazzino rendendo il materiale disponibile nell apposita area BAIA DI INGRESSO ai magazzinieri per il trasferimento nelle ubicazioni di destinazione secondo la procedura immagazzinamento e trasferimento dei prodotti in caso di riscontro con anomalie l addetto al magazzino ingresso merce provvederà a segnalare il problema al responsabile della logistica che valuterà le azioni correttive da intraprendere. 22 SETTEMBRE 2015 Pag. 6 di 7

7 Alla conclusione del carico l operatore apporrà sul documento del fornitore l apposito timbro contenente data, protocollo progressivo assegnato dal gestionale e firma dell operatore Tutto il processo è registrato sul sistema informativo Mago e Kyrio, i documenti cartacei vengono archiviati dall ufficio contabilità di magazzino secondo le procedure di archiviazione previste 4. Monitoraggio Settimanalmente vengono monitorate tutte le non conformità verso i fornitori come previsto dalla procedura non conformità fornitori tramite il report Lista richieste note di credito fornitore nell area acquisti del sistema Mago. La mancata soluzione entro 30 gg comporta il coinvolgimento della direzione per attivare il blocco pagamenti ed eventualmente il blocco legale del fornitore 22 SETTEMBRE 2015 Pag. 7 di 7