PROCEDURA ORGANIZZATIVA RIUNIONI AZIENDALI

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1 PROCEDURA ORGANIZZATIVA RIUNIONI AZIENDALI XPS PO 04 QUALITA 1. GENERALITA' 1.1 SCOPO Scopo della presente procedura è descrivere i criteri e definire le responsabilità e le modalità operative e il monitoraggio adottate dalla Xpres per Tenere periodicamente sotto controllo l andamento di tutte le attività operative dell azienda sia a preventivo che a consuntivo attraverso delle riunioni informative sullo stato di avanzamento delle attività. 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutte le riunioni aziendali ufficiali. 1.3 DEFINIZIONE DEI TERMINI Valgono i termini definiti nella Norma UNI EN ISO 9001:2008 Allegato termini e definizioni specifiche. 1.4 REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate. 1.5 MODULI E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO - Codice Civile e leggi specifiche - Manuale della Qualità - Documenti legati alla normativa sulla Sicurezza sul lavoro ( Legge 626 ) - Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati - Modulo MO 04 V 01 DEL 27/08/2015 Verbale Base Riunioni 1.6. ARCHIVIAZIONE Tutti i documenti relativi a tale procedura vengono scansionati e archiviati in formato digitale sul Sistema Gestionale Mago nella sezione Easy Attachment secondo il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati e conservati per un periodo minimo di 10 anni. REVISIONE V2.0 EMITTENTE VERSIONE APPROVATA DATA DI EMISSIONE QUA DG PAG DI PAGG DI 5

2 I documenti cartacei sono archiviati in raccoglitori nel rispetto delle procedure della gestione degli archivi SISTEMA INFORMATIVO INTRANET - Processi / Funzioni - SETTORE Direzione - DIVISIONE Segreteria generale - UFFICIO Riunioni - CARTELLA anno 2. RESPONSABILITÀ 2.1 Addetto segreteria generale Organizza le riunioni in funzione delle richieste che riceve dalle direzioni o dai responsabili, assicura la preparazione della riunione e del relativo verbale. 2.2 Responsabile (richiedente la riunione) Richiede la riunione alla segreteria generale e per conoscenza alla Direzione di settore e alla Direzione generale. 2.3 Direzione di settore Richiede e approva le richieste dei suoi responsabili di riunione del settore. Vi partecipa e approva il verbale conclusivo. 2.4 Direzione Generale Definisce le strategie aziendali, supervisionare le Direzione dei settori, approva i target e i relativi consuntivi di settore. Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle eccezioni concedendo particolari autorizzazioni o sblocchi. Approva le procedure operative. 2.5 Responsabile qualità Sorveglia la corretta applicazione della presente procedura, verificando che le attività svolte dalla XPRES siano effettuate in accordo con quanto prescritto nei documenti di riferimento e nel Manuale della Qualità. Revisione 2 27 AGOSTO 2015 Pag. 2 di 5

3 3. MODALITÀ OPERATIVE 3.1 TIPO DI RIUNIONI I tipi di riunioni fondamentali sono : Riunione di direzione definiscono le strategie dell azienda e i budget e i consuntivi aziendali partecipano le direzione di settore. Riunioni operative definiscono procedure target e obbiettivi di settore analizzano NC, partecipano i responsabili di settore Riunioni settore comunicano decisioni e procedure aziendali per settore, partecipano responsabili e addetti del settore. Riunioni aziendale comunicano decisioni aziendali, partecipano responsabili e addetti Riunioni urgenti riunioni urgenti dovute a cause eccezionali che possono causare pregiudizievoli gravi o per gravi non conformità insorte Convocazione Riunione normale La segreteria generale predispone almeno 3gg prima una mail di convocazione che contiene: Luogo data e ora della riunione Durata della riunione Argomenti trattati. Lista partecipanti. Documenti richiesti Dati da fornire nella riunione. E la invia via a tutti i partecipanti con conferma di lettura Convocazione Riunione urgenti La segreteria generale predispone almeno 2 ore prima una convocazione che contiene: Luogo e ora della riunione Durata della riunione (max 1 ora) Revisione 2 27 AGOSTO 2015 Pag. 3 di 5

4 Argomenti trattati. Motivo urgenza E la invia via a tutti i partecipanti con conferma di lettura Preparazione riunione La Segreteria generale predispone un verbale della riunione secondo il modulo MO 04 v 01 Riunioni aziendali. La Segreteria generale si dota di NB con cui verranno verbalizzati gli interventi e le relative decisioni. La Segreteria Generale prenota la sala riunione secondo il numero di partecipanti La Segreteria generale predispone il computer e il display (monitor o proiettore) La Segreteria Generale verifica il collegamento con l esterno in caso di videoconferenza. La Segreteria Generale,30 minuti prima dell inizio della riunione, informa telefonicamente tutti i partecipanti e raccomanda la massima puntualità Svolgimento riunione I partecipanti si presenteranno 5 minuti prima dell inizio della riunione con: il quaderno delle riunioni, NB assegnato in dotazione eventuali documenti richiesti e che si intendono presentare. La responsabilità della riunione spetta a chi l ha richiesta, egli illustrerà quanto oggetto della riunione e dirigerà la riunione avendo la responsabilità del rispetto dei tempi previsti. I singoli componenti delle riunione possono fare interventi dopo che si è completata l esposizione della responsabilità della riunione che deciderà quale e cosa verbalizzare. Gli interventi debbono essere brevi concisi e non debbono essere interrotti. Revisione 2 27 AGOSTO 2015 Pag. 4 di 5

5 Alla conclusione della riunione verranno verbalizzate le decisioni il presidente della riunione approva il verbale e la segreteria generale provvede a comunicare il verbale a tutti i partecipanti ed eventualmente agli altri coinvolti non partecipante che il presidente vuole coinvolgere, attraverso la della segreteria generale. Il file della riunione codificato secondo il seguente schema: ( RO / data / oggetto riunione / Argomento/Motivo/Problemi / Analisi / Decisioni/Obiettivi) con i suoi allegati saranno archiviati nell intranet Xpres, della divisione Segreteria Generale Cartella Riunioni Cartella Anno. Revisione 2 27 AGOSTO 2015 Pag. 5 di 5