FAQ - FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

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1 FAQ - FREQUENTLY ASKED QUESTIONS Sommario 1. Che cosa devo fare per partecipare al programma Erasmus? Posso candidarmi anche se non ho tutti i requisiti? Come funziona la selezione Erasmus? La borsa di studio Erasmus è prevista per tutti? Dove trovo le informazioni sui corsi (offerta didattica) da svolgere all estero? Non posso partecipare all incontro per l assegnazione delle destinazioni Erasmus: cosa devo fare? Sono assegnatario di destinazione Erasmus (con o senza borsa di studio), cosa devo fare? Devo rinunciare alla partecipazione al programma erasmus: cosa devo fare? Che cos è il transcript of records? Cos è il learning agreement (LA)? Non c è corrispondenza in termini di crediti ECTS fra i corsi offerti dall università partner e quelli di UNITN: è un problema? Posso fare attività di tirocinio durante il periodo Erasmus per studio? Durante il periodo Erasmus posso sostenere esami di lingua straniera (anche diversa da quella dell università partner) e chiederne poi il riconoscimento? Durante il periodo Erasmus posso svolgere attività di ricerca per tesi? C è un numero massimo di crediti da conseguire all estero? Posso sostenere all estero esami che non corrispondono ad alcun corso nel mio piano di studi? Che cosa sono i crediti in sovrannumero? Che cosa sono i settori scientifico disciplinari? Dove trovo informazioni sulle possibilità di alloggio presso l universitá partner? Mi serve il visto dell ambasciata/consolato? Devo pagare le tasse anche presso l università partner? Che cosa sono il Departmental coordinator e l Institutional coordinator?

2 23. Cosa devo fare una volta arrivato a destinazione? Che cosa sono il MODULO A e il MODULO B e a cosa servono? Cosa devo fare per modificare il learning agreement (CHANGES to the learning agreement)? Cosa devo fare per ridurre/prolungare la durata del mio periodo Erasmus? Posso sostenere esami presso l università partner in data successiva a quella indicata sul MODULO B, ossia dopo la conclusione del periodo erasmus? Cos è il transcript of records (TOR) che mi sarà rilasciato dall università partner a conclusione del periodo Erasmus? Posso consegnare documenti in formato pdf o in fotocopia? Sono sicuro che gli esami sostenuti all estero verranno riconosciuti? Cosa devo fare per ottenere il riconoscimento delle attività svolte all estero? Come avviene la conversione dei voti degli esami sostenuti all estero? Andrò in Erasmus, ma voglio laurearmi non appena avrò concluso l esperienza Erasmus: è possibile? Sono uno studente di laurea triennale e sono stato in Erasmus: in cosa consiste la sostituzione della tesi finale con due report scritti in lingua straniera?

3 1. Che cosa devo fare per partecipare al programma Erasmus? Per partecipare al Programma Erasmus (studio o tirocinio/placement) devi: 1. Leggere attentamente il Bando Erasmus, che viene pubblicato annualmente, controllare la lista delle destinazioni disponibili nella tabella delle destinazioni allegata al Bando e verificare di essere in possesso dei requisiti di partecipazione (livello linguistico, numero minimo di crediti, ecc.); 2. Verificare direttamente nell offerta formativa dell università straniera se esistono dei corsi che potrebbero sostituire gli esami del tuo percorso di studio di Trento. È importante scegliere una destinazione che ti permetta di fare un buon numero di esami così da evitare perdite di tempo e di rischiare di dover restituire la borsa di studio Erasmus per il mancato ottenimento del numero minimo di crediti richiesti. 3. Seguire le istruzioni riportate nel bando per la compilazione della domanda di candidatura, assicurandosi di aver allegato tutti i documenti richiesti, di aver indicato le destinazioni preferite in ordine di priorità con relative motivazioni didattiche, prima di inviare la candidatura; 4. Rispettare le scadenze indicate, a pena di esclusione dalla selezione. 2. Posso candidarmi anche se non ho tutti i requisiti? No. 3. Come funziona la selezione Erasmus? Alla scadenza del Bando le candidature complete e correttamente ricevute vengono valutate dalla Commissione Erasmus. Viene stilata una graduatoria sulla base dei criteri stabili dal bando e dalla Commissione Erasmus. La graduatoria viene quindi pubblicata e gli studenti vengono convocati ad un incontro dove vengono assegnate le destinazioni Erasmus. NB! Le destinazioni vengono assegnate seguendo l ordine della graduatoria, sulla base delle preferenze indicate dagli studenti in domanda di candidatura (=nella domanda di candidatura gli studenti devono indicare le destinazioni preferite in ordine di priorità). 4. La borsa di studio Erasmus è prevista per tutti? Non sempre. L assegnazione della borsa di studio Erasmus dipende dalla disponibilità di fondi assegnati all Università di Trento dalla Commissione Europea e dal numero di studenti selezionati. Il numero di mensilità coperte con borsa di studio così come l importo della borsa sono indicati nel Decreto di pubblicazione del bando. 3

4 Gli studenti beneficiari di borsa di studio Erasmus e di borsa dell Opera Universitaria hanno diritto ad un ulteriore integrazione da parte dell Opera Universitaria. L importo dell integrazione viene stabilito annualmente dall Opera Universitaria, mentre il pagamento avviene contestualmente al pagamento della borsa di studio Erasmus (una rata successivamente alla partenza ed una rata a conguaglio dopo il rientro a Trento). 5. Dove trovo le informazioni sui corsi (offerta didattica) da svolgere all estero? Informazioni sull offerta didattica sono disponibili sui siti delle università partner alle pagine web dedicate alla mobilità internazionale e solitamente indicate come International/ Exchange Students/ Erasmus, ecc. Lo studente può chiedere eventuali chiarimenti o informazioni di dettaglio sull offerta didattica dell università partner contattando direttamente l International Office straniero tramite . Infine, per ogni destinazione Erasmus è stato individuato presso il Dipartimento un docente di riferimento (Responsabile di destinazione/departmental Coordinator) al quale lo studente deve rivolgersi per concordare le attività da svolgere all estero in vista del loro riconoscimento. 6. Non posso partecipare all incontro per l assegnazione delle destinazioni Erasmus: cosa devo fare? Se sei impossibilitato a partecipare di persona all incontro per l assegnazione delle destinazioni Erasmus puoi delegare una persona. Per fare ciò è necessario che tu faccia una delega scritta con fotocopia del documento di identità da consegnare alla persona delegata. Assicurati di dare tutte le informazioni necessarie affinché la persona delegata possa accettare in tua vece la destinazione Erasmus. Una volta accettata la destinazione non è possibile cambiare. L unica possibilità rimane eventualmente la rinuncia al Programma Erasmus. NB! L assenza all incontro previsto per le assegnazioni Erasmus sarà considerata come una rinuncia. 7. Sono assegnatario di destinazione Erasmus (con o senza borsa di studio), cosa devo fare? Lo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento comunica alle Università partner i nominativi degli studenti selezionati ed avvisa gli studenti dell avvenuta comunicazione. A questo punto lo studente deve attivarsi per svolgere direttamente le seguenti pratiche: a) Iscrizione presso l Università partner: avviene mediante invio di una APPLICATION FORM (in formato elettronico oppure cartaceo a seconda di quanto richiesto dai partner) all università partner. L application form è composta da una serie di documenti contenenti varie informazioni (dati personali dello studente, elenco degli esami sostenuti presso l Università di Trento con relativi voti e crediti [=TRANSCRIPT OF RECORDS], certificazioni/attestazioni del livello linguistico, elenco delle attività da svolgere all estero, ecc.). Solitamente i partner contattano direttamente lo studente 4

5 fornendo informazioni sulle procedure da seguire ed i documenti da inviare. Nel caso in cui questo primo contatto non si verificasse, è compito dello studente accertarsi che le informazioni sulla procedura da seguire non siano già disponibili sul sito dell università partner alle pagine web dedicate alla mobilità internazionale e solitamente indicate come International/ Exchange Students/ Erasmus, ecc., oppure scrivere ai partner per chiedere indicazioni. È responsabilità dello studente procedere nel rispetto delle modalità e tempistiche previste dai partner (incluso l ottenimento di eventuali livelli linguistici o requisiti specifici): in caso contrario i partner possono anche rifiutare l iscrizione dello studente, senza possibilità di intervento da parte dello Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento. NB! Documenti da inviare ai partner che necessitino di essere prodotti e/o firmati o timbrati da parte dello Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento o dai responsabili di destinazione (=Departmental coordinator e Institutional coordinator) devono essere richiesti o consegnati dallo studente agli uffici/persone competenti con congruo anticipo, pena l impossibilità di rispettare le scadenze fissate dai partner. b) Richiesta di alloggio (laddove disponibile): avviene mediante invio (in formato elettronico oppure cartaceo a seconda di quanto richiesto dai partner) all università partner di una serie di documenti (application form) contenenti varie informazioni. Solitamente i partner contattano direttamente lo studente fornendo informazioni sulle procedure da seguire ed i documenti da inviare. Nel caso in cui questo primo contatto non si verificasse, è compito dello studente accertarsi che le informazioni sulla procedura da seguire per la richiesta di alloggio non siano già disponibili sul sito dell università partner alle pagine web dedicate alla mobilità internazionale e solitamente indicate come International/ Exchange Students/ Erasmus, ecc. oppure scrivere ai partner per chiedere indicazioni. È responsabilità dello studente procedere nel rispetto delle modalità e tempistiche previste dai partner: in caso contrario i partner possono anche negare l alloggio in studentato allo studente, senza possibilità di intervento da parte dello Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento. c) Richiesta di visto per motivi di studio (solo per studenti Erasmus con cittadinanza NON COMUNITARIA o per studenti Erasmus con destinazione Turchia o altri Paesi fuori dall area Schengen). d) Concordare il Learning Agreement (vedi punto 5) con il responsabile di destinazione e consegnarlo allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento entro le scadenze indicate. e) Attivarsi per recuperare eventuali debiti in termini di livello linguistico richiesto dai partner o da UNITN. 8. Devo rinunciare alla partecipazione al programma erasmus: cosa devo fare? Lo studente comunica la propria intenzione di rinunciare alla partecipazione al programma Erasmus mediante: 5

6 1. consegna allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento dell apposito modulo (in originale) debitamente compilato e firmato sia dal diretto interessato che dal docente responsabile di destinazione. Sul modulo lo studente indica le motivazioni della rinuncia. Il modulo di rinuncia va consegnato, senza penalizzazione, entro le scadenze indicate agli studenti; 2. comunicazione tramite all università partner (con in CC mobility-ssh@unitn.it) della rinuncia e relative motivazioni; Nel caso le motivazioni della rinuncia non fossero ritenute valide dal Responsabile di destinazione o nel caso di rinuncia presentata oltre le scadenze sopraindicate il Collegio dei Responsabili Erasmus potrà decidere di escludere lo studente dalla partecipazione al programma Erasmus anche negli anni a venire. 9. Che cos è il transcript of records? Il TRANSCRIPT OF RECORDS è l elenco degli esami (con relativi voti e crediti ECTS) svolti presso l Università. a) Il Transcript of Records viene solitamente richiesto dall università straniera come documento da allegare all application form: in questo caso basta scaricare dal profilo personale di Esse3, alla voce Segreteria e MyCertificati il certificato Iscrizione con esami con voto (versione inglese). Gli studenti di laurea magistrale devono inviare il Transcript sia per il percorso di triennale che per quello di magistrale. Gli studenti che hanno conseguito il titolo di laurea triennale presso sede diversa dall Università degli Studi di Trento dovranno richiedere il certificato di triennale direttamente all Università dove hanno conseguito il titolo. Se la versione in lingua inglese non è disponibile lo studente può inviare all Università partner il certificato in lingua italiana degli esami superati ed allegare una traduzione in lingua inglese del documento. Se necessario, lo studente potrà far ufficializzare la propria traduzione rivolgendosi al Giudice di Pace oppure all Ufficio Asseverazioni presso il Tribunale. b) Il Transcript of Records viene rilasciato dall università partner al termine dell esperienza Erasmus: vedi punto Cos è il learning agreement (LA)? È il documento cartaceo che serve per definire il piano di studi per l estero, ovvero l elenco degli esami (con indicazione dei relativi crediti ECTS) che lo studente svolgerà durante il periodo Erasmus. Solo le attività correttamente inserite nel LA e sue eventuali modifiche/changes e preventivamente approvate sia dai responsabili Erasmus di Dipartimento che dai partner possono essere riconosciute. Sulla base dell offerta didattica dell università partner, lo studente concorda con il docente Responsabile di destinazione il contenuto del LA e consegna obbligatoriamente il LA in originale (completo in tutte le sue parti ad eccezione della firma dei partner) allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento entro le scadenze da questo indicate (solitamente giugno per partenze sul primo semestre/intero anno e ottobre per partenze sul secondo semestre). Assieme al LA lo studente deve consegnare anche l Allegato al Learning Agreement, nel quale viene indicata la corrispondenza degli esami stranieri con quelli di Trento. Lo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento invia alle università 6

7 partner il LA in modo che questo possa essere controfirmato dai partner per accettazione, prima della partenza dello studente. NB! Lo studente è autorizzato a partire per la propria destinazione Erasmus solo dopo che il LA è stato controfirmato dai partner. L originale del LA viene restituito allo studente prima della partenza per l estero: lo studente è tenuto a far firmare ai partner l originale del LA non appena giunto a destinazione e a restituire il documento allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento una volta concluso il periodo Erasmus, pena il mancato riconoscimento delle attività svolte all estero. ATTENZIONE! Per la compilazione del LA è indispensabile verificare che: 1. gli esami che si intendono fare all estero siano utili al raggiungimento dei crediti necessari per il conseguimento della laurea; 2. siano rispettati i requisiti in termini di crediti e settori disciplinari previsti dal Regolamento del proprio corso di laurea ( --> Box di download del proprio corso di laurea). 11. Non c è corrispondenza in termini di crediti ECTS fra i corsi offerti dall università partner e quelli di UNITN: è un problema? No, purché il Learning Agreement e le sue eventuali modifiche vengano predisposti in maniera corretta. In particolare, nel caso in cui i corsi stranieri pesino meno di quelli di UNITN, si dovranno accorpare fra loro più corsi stranieri tra loro affini (o comunque riconducibili al medesimo settore disciplinare di UNITN) fino ad ottenere un numero di crediti il più vicino possibile a quello delle attività che si vuole vengano riconosciute. I crediti eventualmente mancanti verranno recuperati mediante integrazione una volta rientrato lo studente a Trento. Nel caso in cui i corsi stranieri pesino di più rispetto a quelli di UNITN, i crediti in esubero potranno essere riconosciuti come crediti liberi (laddove possibile) o come crediti in sovrannumero. In fase di riconoscimento, in linea di massima e fatta salva la discrezionalità di cui dispone ciascun Responsabile di destinazione, si procederà quindi considerando il numero complessivo di crediti ottenuti all estero dallo studente. NB! 1 ECTS = 1 CFU = 6 o 7 ore di lezione. 12. Posso fare attività di tirocinio durante il periodo Erasmus per studio? Sì, ma alle seguenti condizioni: a) Il tirocinio deve far parte dell attività didattica dell Università partner: pertanto dovrà essere riportato nel Learning Agreement (o sue eventuali modifiche) e nel Transcript of Records (TOR) finale rilasciato dall Università partner allo studente al termine del periodo Erasmus; 7

8 b) Il tirocinio NON può essere svolto contemporaneamente all attività di studio, ma deve precederla o seguirla. In alternativa lo studente può chiedere il riconoscimento del tirocinio a fronte del sostenimento all estero di esami di materie inerenti il percorso di studio e per crediti pari a quelli richiesti per il tirocinio. Si ricorda che esiste un programma espressamente dedicato allo svolgimento di tirocini a tempo pieno presso enti e/o aziende di Paesi che aderiscono al network Erasmus: il programma Erasmus Placement. Per maggiori informazioni su questo programma ci si può rivolgere allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento. 13. Durante il periodo Erasmus posso sostenere esami di lingua straniera (anche diversa da quella dell università partner) e chiederne poi il riconoscimento? Sì, ma alle seguenti condizioni: a) Il corso di lingua deve far parte dell offerta didattica dell Università partner: pertanto dovrà essere riportato nel Learning Agreement (o sue eventuali modifiche) e nel Transcript of Records (TOR) finale (o certificazione apposita) rilasciato dall Università partner allo studente al termine del periodo Erasmus; b) Il corso di lingua deve: essere di livello almeno pari a quello richiesto dal corso di UNITN (B1 per la triennale, B2 per la magistrale); prevedere un esame finale: non verranno riconosciuti crediti a fronte della presentazione di semplici attestazioni di frequenza; prevedere un numero di crediti pari a quello previsto dall esame di UNITN (come per tutte le altre attività didattiche inserite nel learning agreement). NB! Non verranno riconosciuti a sostituzione delle prove di lingua previste dal piano degli studi di triennale e/o di magistrale: esami svolti IN lingua straniera, ma di materie diverse da quelle linguistiche; esami di lingue diverse da quelle previste nel piano di studi di Trento (es. esame di polacco non può sostituire la Prova di lingua inglese). Questi esami di lingua non possono neppure essere riconosciuti come esami liberi, ma vanno in sovrannumero. 14. Durante il periodo Erasmus posso svolgere attività di ricerca per tesi? Sì, ma SOLO se lo studente è di laurea magistrale (per gli studenti di laurea triennale vedi punto 34) ed alle seguenti condizioni: 8

9 a) Se nel Learning Agreement è prevista solo attività di ricerca per tesi lo studente deve: presentare una dichiarazione controfirmata dal relatore di tesi con la quale si impegna a conseguire il titolo di laurea entro il mese di ottobre dell anno di rientro dal periodo Erasmus; terminare il periodo Erasmus entro il mese di agosto; completare il proprio elaborato finale all estero e conseguire il titolo di laurea magistrale entro e non oltre il mese di ottobre dell anno di rientro dal periodo Erasmus; b) nel caso in cui quanto previsto al punto precedente non fosse possibile, allora lo studente è tenuto ad inserire nel Learning Agreement altre attività didattiche, oltre all attività di ricerca tesi. In questo caso verranno riconosciuti solo i crediti relativi agli esami svolti. 15. C è un numero massimo di crediti da conseguire all estero? No, se non espressamente indicato dai partner. L unico obbligo in termini di crediti che viene richiesto agli studenti è un minimo di crediti, come specificato nel bando Erasmus. Non è invece stabilito un tetto massimo di crediti che si possono ottenere all estero, ma gli studenti dovrebbero ottenere all incirca 30 ECTS per semestre. Attenzione! Il riconoscimento di crediti in sovrannumero non deve eccedere la metà del totale dei crediti inseriti nel learning agreement. 16. Posso sostenere all estero esami che non corrispondono ad alcun corso nel mio piano di studi? Sì, purché comunque coerenti con il proprio percorso di studi, questi esami potranno essere riconosciuti al posto di crediti a libera scelta oppure, in via residuale, come crediti in sovrannumero. È responsabilità dello studente di triennale verificare il rispetto di eventuali prerequisiti di iscrizione alla laurea magistrale di proprio interesse. Attenzione! Il riconoscimento di crediti in sovrannumero non deve eccedere la metà del totale dei crediti inseriti nel learning agreement. 17. Che cosa sono i crediti in sovrannumero? Crediti che non contribuiscono al raggiungimento dei crediti necessari al conseguimento del titolo (es. 180 crediti per laurea, 120 crediti per laurea magistrale). I voti dei crediti che vanno in sovrannumero non contribuiscono al calcolo della media ponderata. Attenzione! Il riconoscimento di crediti in sovrannumero non deve eccedere la metà del totale dei crediti inseriti nel learning agreement. 18. Che cosa sono i settori scientifico disciplinari? 9

10 I settori scientifico disciplinari (SSD) sono dei contenitori all interno dei quali vengono raggruppati più insegnamenti (=corsi). Sono composti da un codice alfanumerico per es. SECS-P/01. Informazioni sui settori scientifico disciplinari relativi ad ogni esame si trovano nel Regolamento Didattico di ciascun corso di laurea e in Esse3 nella scheda informativa di ogni esame. 19. Dove trovo informazioni sulle possibilità di alloggio presso l universitá partner? Solitamente le Università partner mettono a disposizione degli studenti Erasmus dei posti letto in studentato o in residenze universitarie. Informazioni sulle tipologie di alloggio disponibili sono presenti sul sito web delle Università partner alle pagine dedicate alla mobilità internazionale e solitamente indicate come International/Exchange Students/Erasmus, ecc. Generalmente i posti alloggio destinati agli studenti Erasmus sono in numero limitato e vengono assegnati sulla base del principio first come, first served : è quindi responsabilità dello studente attivarsi per tempo in modo da garantirsi una sistemazione. Nel caso in cui non vi fossero posti alloggio disponibili in studentato, lo studente dovrà attivarsi per ricercare una sistemazione sul mercato privato. In questo caso buona parte delle università straniere è in grado di fornire indirizzi o link di agenzie immobiliari e/o associazioni (es. ESN- Erasmus Student Network) a cui lo studente possa rivolgersi per aiuto. Il supporto degli studenti nella ricerca dell alloggio non rientra fra le competenze dello Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento. 20. Mi serve il visto dell ambasciata/consolato? Il visto (per motivi di studio) è richiesto esclusivamente agli studenti Erasmus con cittadinanza NON COMUNITARIA o agli studenti Erasmus (di qualsiasi cittadinanza) con destinazione Turchia o altri Paesi fuori dall area Schengen. È responsabilità dello studente avviare per tempo le procedure di richiesta del visto per motivi di studio sulla base delle indicazioni eventualmente fornite dai partner. Il visto va richiesto al Consolato e/o Ambasciata in Italia del Paese di destinazione. Va richiesto un visto per motivi di studio e NON un visto turistico poiché quest ultimo (benché a volte più facile da ottenere) ha validità temporale limitata (solitamente 90 giorni) ed al suo scadere non può essere convertito in visto per motivi di studio, obbligando così lo studente al rientro in Italia. 21. Devo pagare le tasse anche presso l università partner? No. Gli accordi Erasmus consentono agli studenti di trascorrere un periodo di studio all estero senza necessità di pagare tasse di iscrizione presso l Università ospitante. Le tasse universitarie vanno pagate regolarmente presso l Università di Trento: la partecipazione al programma Erasmus è infatti possibile solo per gli studenti che risultino regolarmente iscritti all Università di Trento dal momento della selezione a quello di conclusione del periodo Erasmus. Pertanto anche durante il periodo Erasmus lo studente continua a pagare le tasse esclusivamente presso l Università di Trento. 10

11 In alcuni casi (es. Germania), l Università partner può richiedere allo studente di pagare un contributo di importo variabile (solitamente euro a semestre) che non rappresenta una tassa di iscrizione, bensì un contributo per l accesso a servizi quali mensa, mezzi di trasporto pubblici, connessione internet, ecc. 22. Che cosa sono il Departmental coordinator e l Institutional coordinator? Il Departmental coordinator è il docente di riferimento per ciascuna destinazione Erasmus (=responsabile di destinazione come indicato nella tabella delle destinazioni allegata al Bando Erasmus). È il docente con cui concordare il piano di studi da svolgere all estero e il riconoscimento degli esami. L Institutional coordinator è il docente delegato di Dipartimento per il programma Erasmus. Ha funzione di supervisione e coordinamento di tutte le attività legate al Programma Erasmus. NB! Figure analoghe sono presenti anche presso l università di destinazione. Maggiori informazioni saranno date direttamente a ciascuno studente dai partner. 23. Cosa devo fare una volta arrivato a destinazione? A prescindere dalle indicazioni specifiche che possono essere date da ciascuna università partner, una volta a destinazione lo studente deve necessariamente e obbligatoriamente: a) Fare datare e firmare ai partner il MODULO A ed entro 3 giorni provvedere all invio del modulo tramite fax (i PDF non verranno accettati) allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento; b) Far firmare ai partner l originale del Learning Agreement iniziale (obbligatorio anche nel caso in cui si rendessero necessarie modifiche sostanziali a quanto indicato in questo documento - vedi sotto punto c); c) Verificare la necessità di apportare eventuali modifiche al Learning Agreement, concordare il tutto con il Responsabile di destinazione tramite e quindi procedere alla compilazione ed invio del modulo CHANGES (vedi punto 25); d) Solitamente all arrivo a destinazione lo studente è tenuto a partecipare alle attività di benvenuto e di orientamento organizzate dai partner per tutti gli studenti Erasmus. Molto spesso durante gli incontri di benvenuto i partner provvedono alla firma dei Learning Agreement e/o danno informazioni sulla loro modifica; e) A conclusione del periodo Erasmus lo studente chiederà ai partner di datare e firmare il MODULO B; f) Informarsi presso i partner su modalità e tempistiche di invio del Transcript of Records finale. 24. Che cosa sono il MODULO A e il MODULO B e a cosa servono? Il MODULO A determina l inizio dell esperienza Erasmus. 11

12 Il MODULO B sancisce il termine dell esperienza Erasmus. NB! Le date riportate sul MODULO A e sul MODULO B devono corrispondere rispettivamente a quella di inizio e fine dell attività didattica: pertanto potrebbero anche non coincidere con quelle di effettivo arrivo e partenza dello studente (ad es. nel caso in cui lo studente sia arrivato a destinazione con notevole anticipo rispetto all inizio dell attività didattica per ragioni personali o per cercare alloggio oppure decida di posticipare il rientro in Italia rispetto alla fine delle lezioni per fare turismo o altro motivo). La durata effettiva del soggiorno Erasmus (=numero di mesi di permanenza all estero) è calcolata sulla base delle date indicate dai partner sul MODULO A (data di inizio soggiorno Erasmus) e sul MODULO B (data di fine soggiorno Erasmus). Pertanto le date indicate sul modulo A e sul modulo B determinano il periodo entro il quale lo studente gode dello status di studente Erasmus ed è quindi autorizzato a frequentare corsi e sostenere esami presso l Università straniera. La durata del periodo ricompreso tra la data indicata sul modulo A e quella sul modulo B DEVE: - rispettare il numero di mesi dal bando di selezione Erasmus (a meno che lo studente faccia regolare richiesta di prolungamento/riduzione del soggiorno Erasmus) (vedi punto 26); - concludersi entro il 30 settembre dell anno successivo a quello di assegnazione della destinazione Erasmus ed in ogni caso non può superare i 12 mesi. Una volta arrivato a destinazione, lo studente deve far firmare e datare il MODULO A dai partner ed entro 3 giorni provvedere all invio del modulo tramite fax (i PDF non verranno accettati) allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento. A conclusione del periodo Erasmus lo studente chiederà ai partner di datare e firmare il MODULO B ed in questo caso provvederà entro 10 giorni lavorativi alla consegna in originale di tutta la documentazione allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento. 25. Cosa devo fare per modificare il learning agreement (CHANGES to the learning agreement)? Una volta arrivato a destinazione ed in ogni caso non oltre 30 giorni dall inizio delle lezioni, lo studente ha la possibilità di apportare delle modifiche al proprio LA iniziale utilizzando l apposito modulo CHANGES TO THE LEARNING AGREEMENT (CHANGES) e relativo Allegato: a) Le modifiche al LA vanno preventivamente concordate con il Responsabile di destinazione tramite ; b) Il modulo CHANGES deve essere debitamente compilato e firmato dallo studente e dai partner per accettazione; c) Il modulo CHANGES (e Allegato) va inviato tramite fax o allo Staff per l Internazionalizzazione per la firma dei responsabili di Trento. Sul modulo CHANGES lo studente deve indicare esclusivamente le variazioni rispetto al LA iniziale inserendo i corsi da cancellare e/o da aggiungere e barrando la corrispondente casella DELETED or ADDED. Il modulo CHANGES può essere utilizzato per comunicare anche eventuali variazioni nel peso in crediti ECTS o nel nome di corsi già indicati nel LA iniziale. 12

13 Il modulo CHANGES deve essere inviato entro 30 giorni dall inizio dell attività didattica (sia per il primo che per il secondo semestre) e comunque con congruo anticipo rispetto alla data prevista dell esame così da consentire al Responsabile di destinazione di approvare le modifiche prima del sostenimento dell esame da parte dello studente. Lo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento provvede quindi ad inviare allo studente e ai partner una a conferma dell avvenuta approvazione della modifica. NB! Esami sostenuti, ma non preventivamente autorizzati tramite corretta compilazione del LA e dell eventuale modulo CHANGES non possono essere riconosciuti. Lo studente conserva l originale del modulo CHANGES firmato dai partner e lo consegna allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento al termine del periodo Erasmus. 26. Cosa devo fare per ridurre/prolungare la durata del mio periodo Erasmus? RIDUZIONE: una volta a destinazione ed almeno 30 giorni prima della conclusione del periodo Erasmus, lo studente comunica la propria intenzione di ridurre la durata del periodo Erasmus mediante invio tramite fax (i PDF non sono ammessi) allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento dell apposito modulo debitamente compilato (incluse le motivazioni della riduzione). Lo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento provvede a far firmare per accettazione il modulo al docente responsabile di destinazione e ne invia copia allo studente. Al termine del periodo Erasmus lo studente deve consegnare l originale del modulo di riduzione allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento. PROLUNGAMENTO: una volta a destinazione ed almeno 30 giorni prima della conclusione del periodo Erasmus (e non oltre il 30 giugno), lo studente comunica la propria intenzione di prolungare la durata del periodo Erasmus mediante invio tramite fax (i PDF non sono ammessi) allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento dell apposito modulo debitamente compilato (incluse le motivazioni del prolungamento) e firmato sia dal diretto interessato che dall Università partner. Lo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento provvede a far firmare per accettazione il modulo al docente responsabile di destinazione e ne invia copia allo studente. Si precisa che: a) la richiesta di prolungamento deve essere preventivamente approvata dai partner. Nel caso di parere negativo da parte dei partner (per qualsiasi ragione), lo studente deve obbligatoriamente rientrare al termine del periodo inizialmente concordato; b) I mesi di prolungamento non sono coperti con borsa di studio, ma sono interamente a carico dello studente; c) Il prolungamento è ammesso solo per ragioni di tipo didattico e richiede eventualmente la compilazione del modulo di modifica al Learning Agreement (CHANGES TO THE LEARNING AGREEMENT) per indicare le attività che lo studente svolgerà durante i mesi di prolungamento; 13

14 d) Al termine del periodo Erasmus lo studente deve consegnare l originale del modulo di prolungamento allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento. 27. Posso sostenere esami presso l università partner in data successiva a quella indicata sul MODULO B, ossia dopo la conclusione del periodo erasmus? No. La data indicata sul MODULO B determina la fine del periodo Erasmus e la conseguente perdita per lo studente dello status di studente Erasmus. Ciò significa che a partire dalla data indicata sul MODULO B lo studente non è più autorizzato a svolgere attività didattica presso l Università partner. Eventuali esami sostenuti oltre la data indicata sul MODULO B non potranno in nessun caso essere riconosciuti. 28. Cos è il transcript of records (TOR) che mi sarà rilasciato dall università partner a conclusione del periodo Erasmus? Al termine del periodo Erasmus l Università partner certifica il superamento degli esami da parte dello studente Erasmus mediante il rilascio di un documento cartaceo (i PDF non vengono accettati) denominato TRANSCRIPT OF RECORDS (TOR). Su questo documento devono essere necessariamente riportati i seguenti dati minimi: titolo dell esame, voto e peso in crediti (nel caso in cui l Università straniera non avesse ancora adottato il sistema ECTS, il peso in crediti sarà riportato secondo il sistema locale ed accompagnato dall indicazione del fattore di conversione per la trasformazione in crediti ECTS). Condizione per il riconoscimento degli esami svolti all estero è il ricevimento del TOR in originale da parte dello Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento. Solitamente il TOR viene emesso dopo la partenza dello studente (da alcune settimane a due-tre mesi dopo) e viene quindi spedito tramite posta allo studente e/o allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento. Nel caso in cui lo studente abbia svolto esclusivamente attività di ricerca per tesi, il TOR è sostituito da una dichiarazione (in formato cartaceo ed in originale) rilasciata dal docente straniero tutor o dall International Office a conferma del lavoro svolto dallo studente. È responsabilità dello studente informarsi presso i partner sui tempi e modi di rilascio del TOR (o della dichiarazione sull attività di ricerca per tesi), questo soprattutto nel caso in cui lo studente intenda laurearsi subito dopo il rientro in Italia. In particolare si raccomanda agli studenti in Erasmus in Germania di verificare con i partner (International Office e/o Prüfungsamt) quale sia la procedura da seguire per ottenere il rilascio del TOR a sostituzione dei singoli SCHEINE. 29. Posso consegnare documenti in formato pdf o in fotocopia? No, perché a PDF e fotocopie non è riconosciuto valore legale. I documenti fondamentali per l erogazione della borsa di studio (laddove prevista), e comunque per il riconoscimento delle attività svolte all estero, sono: Learning Agreement + Allegato Eventuali moduli di modifica al Learning Agreement (CHANGES) + Allegato 14

15 Modulo A Modulo B Modulo di prolungamento e/o riduzione Transcript of Records rilasciato dall università partner Richiesta di riconoscimento esami e possono essere anticipati tramite fax, ma devono essere necessariamente ed OBBLIGATORIAMENTE CONSEGNATI IN ORIGINALE secondo le modalità e scadenze indicate dallo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento, pena la richiesta di restituzione della borsa di studio o l impossibilità di riconoscere le attività didattiche svolte all estero. 30. Sono sicuro che gli esami sostenuti all estero verranno riconosciuti? Sì, a condizione che siano stati preventivamente e correttamente inseriti nel Learning Agreement e nelle sue eventuali modifiche e che siano indicati come SUPERATI nel Transcript of Records rilasciato dai partner a conclusione del periodo Erasmus. Si precisa che verranno riconosciuti solo i crediti corrispondenti ad esami effettivamente superati, mentre non saranno riconosciuti crediti per corsi frequentati, ma di cui non si è superato l esame finale. 31. Cosa devo fare per ottenere il riconoscimento delle attività svolte all estero? Per avere il riconoscimento delle attività svolte all estero, lo studente deve consegnare allo Staff per l Internazionalizzazione di Dipartimento: l apposito modulo di riconoscimento debitamente compilato e firmato dal Responsabile di destinazione. La corrispondenza tra attività straniere e attività di UNITN così come la conversione dei voti sono di competenza del Responsabile di destinazione in conformità a quanto indicato nel Learning Agreement più Allegato (e sue eventuali modifiche) e nel Transcript of Records (TOR) rilasciato dai partner. Il TOR in originale (così come eventuali certificati relativi al superamento di esami di lingua o allo svolgimento di attività di ricerca per tesi) deve essere allegato al modulo di riconoscimento. In via del tutto provvisoria ed in attesa di ricevere l originale del TOR, il modulo di riconoscimento potrà essere compilato sulla base di certificati inviati tramite PDF e/o fax o scaricabili dai siti dell Università partner (questo a condizione che le informazioni in merito a esami superati, voti e crediti siano comunque definitivi). La proposta di riconoscimento verrà poi approvata dal Collegio dei Responsabili Erasmus di Destinazione. Lo studente verrà informato via e in seguito verrà fatto l aggiornamento della carriera in ESSE Come avviene la conversione dei voti degli esami sostenuti all estero? 15

16 La conversione dei voti è di competenza del Responsabile di destinazione ed avviene sulla base della tabella di conversione sul sito Erasmus di Dipartimento. 33. Andrò in Erasmus, ma voglio laurearmi non appena avrò concluso l esperienza Erasmus: è possibile? Sì, a condizione che: 1) i partner inviino gli originali del Transcript of Records (TOR) (o della dichiarazione in merito allo svolgimento di attività di ricerca per tesi) in tempo utile, 2) che ci sia tempo sufficiente per completare il riconoscimento degli esami (vedi punto 31) entro le scadenze indicate all Ufficio Offerta Formativa e Gestione Studenti (solitamente almeno 10 giorni prima della data di discussione della tesi). Si fa presente che i tempi di invio del TOR dipendono dall'organizzazione interna dei partner (tempi di correzione degli esami, tempi di registrazione, tempi di stampa del documento): generalmente i partner, se informati di esigenze particolari in merito all'invio del TOR, cercano di venire incontro allo studente. È in ogni caso compito dello studente informare i partner e chiedere loro di inviare il TOR con urgenza. Lo studente deve inoltre informare con il dovuto anticipo il proprio Responsabile di destinazione e lo Staff per l Internazionalizzazione. In via del tutto provvisoria ed in attesa di ricevere l originale del TOR, il modulo di riconoscimento potrà essere compilato sulla base di certificati inviati tramite PDF e/o fax o scaricabili dai siti dell Università partner (questo a condizione che le informazioni in merito a esami superati, voti e crediti siano comunque definitivi). 34. Sono uno studente di laurea triennale e sono stato in Erasmus: in cosa consiste la sostituzione della tesi finale con due report scritti in lingua straniera? Gli studenti di laurea triennale che hanno partecipato al programma Erasmus possono sostituire la tesi di triennale con 2 report (tesine) in lingua straniera riguardanti l'approfondimento di uno o più temi (anche non collegati tra loro) trattati durante il periodo Erasmus. I due report in lingua straniera sono pensati come "approfondimento" di argomenti trattati durante il periodo Erasmus, in molti casi come sviluppo di tesine che lo studente Erasmus potrebbe aver scritto durante il periodo Erasmus per superare i vari esami. Per questo motivo la loro stesura avviene in un momento successivo alla conclusione del periodo Erasmus senza diretto coinvolgimento dei partner. Nulla vieta tuttavia che lo studente possa in piena autonomia iniziare alla loro elaborazione già durante il soggiorno Erasmus, ma non è richiesta la presenza di un tutor straniero, bensì solo l'individuazione di un relatore di tesi presso il dipartimento di Trento. È quindi necessario individuare alcuni possibili argomenti per i due report, contattare un docente di Trento a cui chiedere di fare da relatore e concordare con quest'ultimo argomenti definitivi e struttura dei report. Il tutto viene solitamente fatto una volta rientrati a Trento, ma è consigliabile informare il Responsabile di destinazione Erasmus e chiedere magari qualche suggerimento su come sia più opportuno procedere o a chi ci si possa rivolgere come eventuale relatore. Dovranno comunque essere rispettate le norme di compilazione della tesi. La scelta dei contenuti e delle modalità di redazione della tesi rientra nella sfera di autonomia dello studente ed è soggetta ai suggerimenti del docente che ne segue l'elaborazione. La presentazione potrà essere fatta in italiano o in lingua straniera, 16

17 secondo quanto indicato dal relatore. Per ulteriori informazioni si veda il regolamento di Dipartimento per la Prova finale, disponibile alla pagina 17