GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE E DELLE REGISTRAZIONI

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1 1. SCOPO GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE E DELLE REGISTRAZIONI La presente procedura definisce i principi per la gestione della documentazione del Sistema Gestione Qualità, la documentazione interna ed esterna e del Sistema Gestione Qualità, che include anche le registrazioni della qualità fissando i criteri, le modalità e le responsabilità di elaborazione, identificazione, distribuzione e controllo. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura si applica a tutta la documentazione necessaria per attuare e tenere aggiornato il SGQ stesso e per sostenere un efficace ed efficiente operatività dei processi dell Ente. Con riferimento alla documentazione di base del SGQ, la procedura è applicabile per assicurarne: l identificazione e la leggibilità; l emissione (redazione ed approvazione) ed il riesame; la modifica, l aggiornamento e l indicazione della stato di revisione; la distribuzione alle funzioni interessate all applicazione; la conservazione e la disponibilità nei luoghi di utilizzo; ed evitare l uso involontario di copie superate. Con riferimento specifico alle registrazioni della qualità la procedura è applicabile per: l identificazione; l archiviazione; la protezione; la reperibilità; la conservazione (durata). Con riferimento specifico al sito web la procedura è applicabile per: la redazione; Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 1 di 14

2 la validazione; la protezione; la modifica; la conservazione e disponibilità nei luoghi di utilizzo. Con riferimento alla documentazione di origine esterna costituita da: normativa di Gestione della Qualità; guide, leggi e regolamenti cogenti; documentazione dei fornitori (manuali d uso, listini prezzi, schede tecniche di prodotto e strumentazioni, certificazioni) e dei portatori d interesse. La presente procedura è applicabile per assicurarne: l identificazione; la distribuzione; la conservazione. 2.1 DOCUMENTAZIONE DEL SGQ La documentazione del SGQ è costituita da: Politica per la qualità; Manuale della qualità; Procedure operative e generali; Registrazioni della qualità (vedi par. 2.3); Schema per la stesura dei Piani della Qualità Identificazione L identificazione della documentazione avviene sulla base dei seguenti elementi: logo aziendale; codice di identificazione (legato alla tipologia del documento); indice di revisione; titolo; la numerazione della pagina progressiva sul totale delle pagine che costituiscono il documento. Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 2 di 14

3 2.1.2 Codifica La codifica utilizzata ai fini dell identificazione della documentazione è la seguente: A) Manuale della Qualità Codice MQ xx ove xx rappresenta il riferimento alla corrispondente sezione della norma UNI EN ISO 9001:2000 Ciascuna sezione prevede, a titolo introduttivo, il modello modifiche PG6-E ove necessario, l illustrazione sintetica del contenuto della stessa (paragrafo SCOPO), per poi articolarsi negli stessi paragrafi definiti della norma, ma strutturati secondo tre elementi descrittivi: - RESPONSABILITÀ; - FUNZIONI COINVOLTE; - ATTIVITÀ. B) Procedure Le procedure sono suddivise in: Procedure relative ai processi dei servizi per i lavoratori: codice PL-x; Procedure relative ai processi dei servizi per le imprese: codice PI-x; Procedure relative ai processi dei servizi per gli Enti collegati: codice PE-x; Procedure relative ai processi generali: codice PG-x; Procedure relative ai processi del SGQ: codice PGQ-x; Ogni procedura è strutturata con: Una Copertina dove sono evidenziate: 1. Scopo (definizione dell obiettivo descrittivo della procedura); 2. Campo di applicazione (definizione dell ambito di applicazione della procedura); 3. Responsabilità (identificazione del responsabile della corretta attuazione del processo descritto); 4. Allegati (moduli da utilizzare per le registrazioni richiamati nella procedura, numerati progressivamente). Diagramma di flusso (presentazione grafica sequenziale delle attività del processo); Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 3 di 14

4 Tabella delle specifiche di processo che esplicita, per ciascuna attività identificata nel diagramma di flusso, le responsabilità, il personale impiegato, i documenti da elaborare, le norme i regolamenti a cui fare riferimento, l output dell attività e il destinatario Emissione, approvazione e distribuzione della documentazione L emissione della documentazione avviene attraverso delle fasi che prevedono: la preparazione / redazione del documento sulla base di esigenze e informazioni di partenza; il riesame della documentazione da parte delle funzioni competenti (Dirigenti di Area, Direttore e Ufficio Direzione Qualità); l approvazione del documento da parte del Consiglio della Cassa edile di PR che verifica il rispetto dei requisiti di riferimento e conferisce allo stesso validità all utilizzo. Le suddette fasi si ripetono nei casi di aggiornamento della documentazione finalizzata a garantire l adeguatezza di quest ultima allo sviluppo del SGQ. La distribuzione del Manuale e delle procedure avviene secondo i seguenti criteri: l originale viene gestito in via informatica su PC, in apposita cartella con accesso limitato ad RDQ; per il restante personale della Cassa Edile di PR, viene predisposta un apposita cartella il cui accesso è garantito per sola visualizzazione; almeno una copia cartacea del Manuale Qualità viene predisposta per garantirne la visibilità ed il consulto da parte di terzi. Su questa copia custodita da RDQ è presente la dizione Copia Controllata. La garanzia che il requisito di leggibilità della documentazione permanga nel tempo è assicurata da parte di RDQ attraverso le Verifiche ispettive interne. Viene predisposto da parte del RDQ un apposito elenco (Mod. 04-A) con lo stato di revisione del manuale della Qualità. L elenco viene inserito nella cartella di rete assieme al materiale relativo al Sistema di Gestione della Qualità. Nel caso in cui venissero consegnate sia internamente che a personale esterno, copie cartacee del Manuale della Qualità, verrà richiesta la compilazione della lista di distribuzione (Mod. PG-6B). La documentazione entra in vigore a partire dalla data di revisione indicata in prima pagina. I documenti superati sono conservati nel loro stato di revisione, in apposita cartella di rete accessibile solo ad RDQ Accesso e salvataggio dei dati L accesso ai documenti ed ai dati è disciplinato in considerazione: della tipologia; Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 4 di 14

5 della normativa cogente in tema di trattamento di dati ed informazioni (legge 196/2003). Si fa riferimento a quanto indicato nel mod. PG6-A per l identificazione delle responsabilità connesse alla loro gestione. Sono garantite, per le informazioni ed i dati gestiti a livello informatico, le attività relative alla archiviazione e conservazione attraverso il back up automatico (vd. Procedura PGQ-01 Gestione della rete informatica) Indice di edizione L indice di edizione della documentazione di sistema qualità è costituito da numeri. La prima emissione di ogni documento ha come numero di riferimento lo 0. La revisione dell indice è conseguenza di rilevanti modificazioni della documentazione o del rinnovo della certificazione del sistema qualità Indice di revisione L indice di revisione della documentazione di Sistema Qualità è costituito da numeri. La prima emissione di ogni documento ha come numero di riferimento lo 0. La revisione è conseguenza dell aggiornamento della documentazione di SGQ Modifiche ai documenti La modifica ad un documento può essere eseguita in seguito ad una necessità individuata internamente all ente dai Dirigenti di Area o dagli addetti di processo o da richieste esterne dei portatori di interesse. Tale richiesta deve essere formalizzata sul modello PG6-D da parte del Responsabile di Area competente e deve ottenere l autorizzazione del CdA. La modifica di un documento ne determina l aggiornamento nell indice di revisione, che viene incrementato di una unità numerica. La rintracciabilità del testo modificato è garantita dalla conservazione della versione precedente del documento in opportuna cartella di rete. 2.2 DOCUMENTAZIONE DI ORIGINE ESTERNA Normativa della Qualità Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 5 di 14

6 L acquisizione della normativa per la Qualità, Regolamenti e Guide è demandato all RDQ, che è anche responsabile della archiviazione di tale documentazione e della eventuale sua distribuzione. Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 6 di 14

7 2.2.2 Documentazione dei fornitori Essa fa riferimento a: manuali d uso, schede tecniche di prodotto, schede di sicurezza e certificazioni attestanti conformità, prove e collaudi dei prodotti HW utilizzati; manuali d uso, schede tecniche di prodotto e di sicurezza, certificati di conformità degli strumenti e delle attrezzature utilizzate per l erogazione dei servizi. L elenco tipologico di detta documentazione e delle relative modalità gestionali è riportato nel modulo PG6-A Norme e leggi di riferimento Per quanto riguarda la documentazione relativa a leggi e normative che regolano l attività istituzionale dell Ente, le fonti di aggiornamento sono da individuare nelle pubblicazioni su riviste specializzate (Il Sole 24Ore, G.U.,Comunicazioni CNCE, ANCE ecc.), oltre che da specifiche ricerche via Internet, come specificato nel Manuale Qualità sez. MQ04. L elenco della principale normativa utilizzata è riportato nel Mod. 02-A. L aggiornamento delle norme UNI viene assicurato mediante: 1. Consultazione del sito internet dell UNI: 2. Consultazione del catalogo normativo UNI Tutti i documenti, qualunque sia la loro natura e tipologia, se relativi a specifiche e/o edizioni precedenti, qualora conservati devono essere classificati con dicitura SUPERATO. 2.3 REGISTRAZIONI DELLA QUALITÀ Le registrazioni della qualità sono costituite dai documenti e/o dalle registrazioni elettroniche che dimostrano: la conformità del servizio ai requisiti specificati; la corretta ed efficace attuazione del sistema qualità. Esse comprendono: 1. registrazioni e documenti generati da enti esterni e per uso interno quali: documentazione dei fornitori (certificati, dichiarazioni di conformità ecc..); rapporti di verifiche ispettive dell organismo di certificazione (nel caso si richiedesse la certificazione del sistema qualità); Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 7 di 14

8 2. registrazioni e documenti relativi alla verifica dell'efficacia e dell'adeguatezza del SGQ, quali: rapporti sul riesame da parte della Direzione; rapporti di verifiche ispettive interne della qualità; verbali di riunione/formazione. 3. documenti e dati di registrazione della qualità, generati durante lo svolgimento delle attività, idonei ad evidenziare che il servizio fornito sia conforme ai requisiti definiti, quali ad esempio: rapporti di non conformità; documentazione connessa all erogazione ed al controllo dei servizi da parte degli Uffici registrazioni sulla formazione/addestramento del personale Identificazione e codifica modulistica I moduli di registrazione della qualità presentano le seguenti caratteristiche: sono richiamati dalla Sezione del Manuale e/o dalla procedura di riferimento; sono identificati con un codice univoco che ne consente il collegamento alla Sezione del Manuale o alla procedura di riferimento (esempio Mod. PG-6A); sono contraddistinti da un proprio indice di revisione. Ciascun modulo riporta inoltre: titolo; logo aziendale; numerazione della pagina progressiva sul totale delle pagine che costituiscono il documento Emissione, approvazione e distribuzione modulistica L emissione del modulo è contestuale a quella del documento che ne richiama l applicazione (Manuale o procedura). L emissione può avvenire anche solo come inserimento nella cartella di rete della modulistica. La modifica del modulo ne determina l aggiornamento nell indice di revisione, che viene incrementato di una unità numerica. Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 8 di 14

9 2.4 SITO WEB Il sito web rappresenta uno degli strumenti utilizzati dall Ente per comunicare con i vari portatori di interesse. Esso pertanto contiene tutta una serie di informazioni utili per potere interagire con la Cassa Edile di PR. Tra queste sono di particolare rilevanza per l SGQ, l area dedicata ai reclami/suggerimenti oltre alle guide per l espletamento di alcune pratiche e la modulistica. Sorge pertanto la necessità di tenere sotto controllo tutte le informazioni strettamente correlate con le procedure dell SGQ Aggiornamento, emissione, approvazione e pubblicazione delle pagine web L aggiornamento delle procedure e della modulistica viene comunicato a tutti gli uffici tramite pubblicazione sul sito Intranet e invio delle mail a tutti i dipendenti. La redazione e manutenzione delle pagine web viene curata da un operatore interno dietro indicazione del Dirigente dell Area preposto. All atto della pubblicazione, la/le pagine web vengono stampate, verificate a cura dell operatore mediante apposizione di sigla su ogni singola pagina e validate dal Dirigente di Area preposto (Mod. PG6-C). La pubblicazione avviene a cura di personale abilitato con accesso mediante password autorizzativa. 3. RESPONSABILITÀ Il Consiglio di Amministrazione della Cassa Edile di PR approva il Manuale Qualità, e riesamina ed approva le modiche alla documentazione di Sistema Qualità. Gli addetti di processo redigono le Procedure, approvate dal Dirigente dell Area Competente. Il Responsabile della Gestione della Qualità fa predisporre, mantiene aggiornata, distribuisce ed archivia la documentazione del SGQ, tramite la messa a disposizione nella rete informatica. Nel modulo Elenco della documentazione e delle registrazioni di qualità (mod. PGQ6-A) sono evidenziate, per tipologia di documento le responsabilità relative all identificazione, redazione, approvazione, distribuzione, conservazione ed aggiornamento della documentazione. Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 9 di 14

10 4. ALLEGATI Mod. PGQ6-A: Elenco documentazione e registrazioni qualità Mod. PGQ6-B: Lista di distribuzione Mod. PGQ6-C: Validazione contenuto pagine sito WEB (esempio) Mod. PGQ6-D: Richiesta modifiche procedura Mod. PGQ6-E: Modifiche procedura Mod. 02-A: Elenco documentazione esterna Mod. 04-A: Documentazione di base del SGQ (esempio) Mod. 04-B: Pianificazione obiettivi 5. STORIA DELLE REVISIONI Revisione Data Note sulla revisione Rev /02/2013 Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 10 di 14

11 Esigenza di revisione di una procedura esistente 1) Viene rilevata l'esigenza di una nuova procedura/modifica di una esistente dalla struttura operativa 2) La richiesta viene inviata al Responsabile area/gestione per la valutazione sulla fattibilità della nuova/modifica procedura NO La richiesta viene archiviata SI 3) Valuta se inviare la richiesta alla direzione SI 8) Il Responsabile Area assieme al Responsabile della Qualità predispongono la bozza della procedura che viene inviata alla commissione punto 9) 4) la richiesta viene passata alla Direzione per la valutazione sulla fattibilità NO La richiesta viene archiviata SI 5) La Direzione valuta se inviare la richiesta al CDP NO 8) Il Responsabile Area assieme al Responsabile della Qualità predispongono la bozza della procedura che viene inviata alla commissione punto 9) SI 6) La Direzione pone all'attenzione del CDP la richiesta di nuova procedura/modifica Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 11 di 14

12 7) sulla base di quanto deciso in CDP la direzione da mandato al responsabile della qualità e al responsabile Area di predisporre la procedura o la modifica di quella esistente 8) Il Responsabile Area assieme al Responsabile della Qualità predispongono la bozza della procedura che viene inviata alla commissione 9) Entro 5 giorni la commissione deve produrre eventuali osservazioni alla bozza di procedura proposta 10) in caso di osservazioni si ritorna al punto 8) 11) Se non si ricevono osservazioni, la procedura viene considerata approvata e resa operativa con la pubblicazione nell'area riservata qualità Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 12 di 14

13 Procedura facoltativa riguardante le Parti sociali per la redazione di una nuovo accordo Territoriale 1) Le parti sociali per ottemperare ad una nuova norma o per dare esecuzione ad un nuovo accordo, predispongono una bozza di verbale di accordo. 2) Viene preventivamente inviata al Direttore la bozza del nuovo accordo. 3) Il Direttore pianifica con il Responsabile Area un'incontro al fine di verificare gli impatti del nuovo accordo e per evidenziare i punti critici per la sua attuazione operativa. 4) se non ci sono criticità si torna al punto 1) 5) Se ci sono criticità viene predisposto un documento di sintesi con le eventuali criticità tecniche all'applicazione del nuovo accordo che viene inviato alle parti sociali per la discussione. Si torna al punto 1) Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 13 di 14

14 Necessità di una nuova procedura/modifica relativa a nuovo accordo proveniente dalle Parti sociali 1) Presa d' atto in CE tramite CDA di un nuovo Verbale di Accordo proveniente dalle Parti Sociali 2) Il Direttore consegna al Responsabile Area il nuovo Accordo con il quale pianifica un'incontro per la sua attuazione operativa 5) Rinvio del documento alle Parti Sociali (Vedere PGQ06 Procedura facoltativa Parti sociali) 3) Se ci sono criticità viene predisposto un documento di sintesi con le eventuali criticità tecniche all'applicazione del nuovo accordo SI 4) Il documento di sintesi con le eventuali criticità tecniche viene inserito dal Direttore nell'ordine del giorno del CDP e discusso in quella sede. No 7) Il Responsabile Area insieme al Responsabile della qualità formalizza la bozza della nuova procedura da sottoporre all'approvazione della Commissione qualità 6).Rinvio del documento al CDA 8)La Commissione qualità richiede delle modifiche alla procedura? No 10) La procedura viene approvata dalla commissione qualità ed inserita all'ordine del giorno del primo CDA successivo per la ratifica. SI 9) La bozza della nuova procedura con le modifiche richieste viene inviata nuovamente al Responsabile della qualità.e al Responsabile Gestione 11) Ottenuta l'approvazione del CDA tramite documento di DELIBERA, il Resposnabile della Qualità la rende operativa con la pubblicazione nell'area riservata Ed. 00 Rev. 00 del 18/02/2013 Pagina 14 di 14