REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DEL CENTRO CONGRESSI PALAZZO COELLI

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1 REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DEL CENTRO CONGRESSI PALAZZO COELLI CONCESSIONE IN USO TEMPORANEO AD UTENTI ESTERNI DELLE SALE DI PALAZZO COELLI DI PROPRIETA DELLA FONDAZIONE CASSA DI RISPARMIO DI ORVIETO E GESTITO DALLA SOCIETA STRUMENTALE OACS SRL

2 REGOLAMENTO ART.1 Il presente Regolamento disciplina la concessione in uso temporaneo delle sale di Palazzo Coelli in considerazione delle responsabilità e degli oneri che derivano dalla concessione per la rispondenza dell uso, per il rispetto delle vigenti norme antinfortunistiche, di sicurezza e di prevenzione incendi. Compatibilmente con le esigenze istituzionali della Fondazione Cassa di Risparmio di Orvieto, proprietaria della struttura e della società strumentale Orvieto Arte- Cultura- Sviluppo Srl (d ora in poi denominata OACS Srl) che la gestisce, i locali del Palazzo possono essere concessi in uso a Enti, Istituzioni, Ordini e Collegi Professionali, Associazioni, Altri Organismi per lo svolgimento di attività e manifestazioni di carattere culturale, scientifico, economico, sociale e didattico. ART. 2 La OACS Srl può concedere in uso temporaneo ad utenti esterni, alle condizioni indicate nel presente Regolamento, le seguenti sale di Palazzo Coelli: Sala Plenaria:110 posti Sala Incontri: 60 posti Sala Cristallo: 20 posti Sala Multimediale: 28 posti Sale Frittelli: 4 sale satellitari, stampa o poster ART.3 Gallerie Prencipe: 2 sale satellitari, stampa o poster Sale Banqueting: 4 sale interne o un giardino architettonico esterno I richiedenti l utilizzo delle sale devono presentare, con almeno 40 giorni di anticipo, istanza scritta alla OACS Srl sottoscrivendo un apposito modulo. L istanza, a firma del legale rappresentante soggetto richiedente, deve contenere dichiarazione di accettazione integrale e incondizionata del presente Regolamento, oltre ai seguenti dati, impegni e clausole: denominazione del richiedente e relativi dati fiscali; generalità e domicilio della persona responsabile della manifestazione; 1

3 denominazione e descrizione delle caratteristiche della manifestazione: indicazione sommaria degli argomenti trattati e dei nominativi dei relatori; durata della manifestazione e numero previsto di partecipanti; sala scelta per l evento, data e orari; dichiarazione di esonero da ogni responsabilità della Fondazione e della OACS Srl per danni che dovessero comunque derivare a terzi o al materiale impiegato per lo svolgimento dell evento, ivi compreso il furto e l incendio, nonché per atti o fatti illeciti che dovessero verificarsi in occasione o nel corso dell evento; impegno ad assolvere gli adempimenti previsti dalla legislazione fiscale, dalle norme in materia di sicurezza o da norme particolari applicabili agli argomenti di discussione (permessi o autorizzazioni, diritti d autore, ecc) e a limitare l affluenza del pubblico ai soli posti a sedere contenuti nella sala richiesta, con esonero della Fondazione e della OACS Srl da ogni responsabilità per eventuali inosservanze o inadempimenti; dichiarazione di accettazione delle sale nella disposizione in cui si trovano e con le attrezzature di cui sono dotate. Qualora si prospetti la necessità di allestimenti o attrezzature particolari tali da modificare l assetto delle stesse, il richiedente deve presentare un progetto completo e dettagliato, corredato con tutti i dati tecnici; impegno a versare mediante bonifico bancario o vaglia postale (con le modalità di seguito specificate) il corrispettivo pattuito, le quote derivanti da prestazioni e servizi straordinari non inclusi nelle tariffe, le penali previste in caso di disdetta o di no-show, nonché l eventuale successivo risarcimento per danni che venissero prodotti alla struttura, all arredo e agli impianti relativi. L istanza di richiesta sarà sottoposta all esame della OACS Srl, la quale risponderà con atto scritto e motivato nel termine di 15 giorni dalla presentazione. ART.4 Potranno essere accolte unicamente richieste concernenti iniziative che siano per l oggetto, per le caratteristiche intrinseche, per le modalità di svolgimento e per la natura degli Enti promotori culturalmente qualificate, tali da essere compatibili con le finalità istituzionali della Fondazione. Saranno escluse manifestazioni di proselitismo o contrarie all ordine pubblico ed al buon costume. ART.5 Il concessionario e i soggetti da questi autorizzati all'utilizzazione dei locali e degli spazi del Centro sono responsabili di eventuali danni arrecati a cose o persone nello 2

4 svolgimento delle attività da essi realizzate. La OACS Srl resta esonerata da qualsivoglia responsabilità in ordine a tali attività. Il concessionario dovrà attenersi puntualmente alle eventuali prescrizioni che verranno fornite con l'atto di concessione; dovranno, comunque, essere rispettate le sopra richiamate norme vigenti in materia antinfortunistica, sicurezza e prevenzione incendi. A tal fine, il concessionario comunicherà le eventuali misure di prevenzione e protezione che intende porre in essere per garantire la salute e la pubblica sicurezza relativamente all'attività svolta nei locali concessi in uso. I locali stessi dovranno essere riconsegnati nel medesimo stato nel quale erano al momento della loro messa a disposizione. Sarà cura del concessionario vigilare affinché: non vengano modificate o manomesse le parti fisse degli immobili, non venga affisso nulla alle porte o alle pareti, né praticati fori nelle strutture in genere; non vengano danneggiati o trafugati arredi, attrezzature, suppellettili e quant altro messo a disposizione; siano rispettati i divieti di fumare nelle sale, di non toccare i beni esposti negli ambienti, di non accedere negli spazi adibiti locali tecnici o ad uffici amministrativi e di non introdurre animali; siano lasciati liberi e ben visibili le uscite di sicurezza, gli estintori e i cartelli segnaletici. La OACS Srl ha facoltà di effettuare in ogni momento appositi sopralluoghi, eseguiti da proprio personale, al fine di verificare il rispetto di quanto contemplato nel presente Regolamento e in caso di accertata inosservanza, di adottare gli opportuni provvedimenti. ART.6 Durante la manifestazione dovranno essere presenti obbligatoriamente, alle condizioni economiche riportate nel tariffario allegato, due incaricati della OACS Srl addetti rispettivamente alla sorveglianza e all assistenza tecnica. Il personale di sala, sia reperito dal concessionario che messo a disposizione dalla OACS Srl alle condizioni riportate nel tariffario allegato, dovrà essere presente negli orari di svolgimento della manifestazione nelle seguenti misure: 2 unità per la Sala Plenaria; 1 unità per la Sala Incontri; 1 unità per la Sala Cristallo; 2 unità per le sale Frittelli; 2 unità per le Gallerie Prencipe. 3

5 La OACS Srl assicura in ogni caso il servizio di apertura e chiusura degli spazi utilizzati e il controllo dell accesso ai locali. Il personale addetto ai servizi aggiuntivi potrà essere sia reperito dal concessionario che messo a disposizione dalla OACS Srl alle condizioni riportate nel tariffario allegato. Eventuali richieste di prestazioni da parte del personale della OACS Srl durante lo svolgimento della manifestazione saranno valutate al momento e quantificate dopo la chiusura della manifestazione. ART.8 Le Sale potranno essere concesse gratuitamente, a insindacabile giudizio della OACS Srl, per ospitare manifestazioni connesse alle attività della Fondazione. La OACS potrà, altresì stipulare apposite convenzioni per l utilizzo delle strutture con Enti pubblici o privati sulla base del presente Regolamento. ART.9 Per le concessioni a titolo oneroso si applicherà il tariffario allegato al presente Regolamento che avrà validità per tutto l anno 2014 e che sarà aggiornato anno per anno entro il mese di dicembre. Il concessionario è tenuto a versare alla OACS Srl nel momento in cui riceve la conferma di prenotazione, una caparra pari al 30% del corrispettivo totale stabilito per l uso della sala e per la prestazione dei servizi straordinari richiesti. La caparra potrà essere versata tramite bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate: Orvieto Arte Cultura Sviluppo Srl Cassa di Risparmio di Orvieto Spa Sede Centrale Codice IBAN. Il saldo del corrispettivo dovrà avvenire entro i 10 giorni successivi all ultimo giorno di utilizzo della sala stessa. Il concessionario è tenuto, altresì, a versare alla OACS Srl entro i 10 giorni successivi dalla prima data prevista di utilizzo della struttura l eventuale differenza tra la caparra prevista al comma 2 del presente articolo e la misura delle penali nei casi e nelle misure di seguito riportati: - disdetta entro 15 giorni dalla prima data prevista di utilizzo della struttura: 30% del valore del corrispettivo totale; 4

6 - disdetta dal 15 al 3 giorno antecedente la prima data prevista di utilizzo della struttura: 40% del valore del corrispettivo totale; - disdetta successiva al 3 giorno antecedente la prima data prevista di utilizzo della struttura o di no-show: 50% del valore del corrispettivo totale. ART.10 Per quanto non espressamente previsto nel presente Regolamento accordo si applicano le norme di legge vigenti. 5