RESIDENZA RIVIERA DEL BRENTA CENTRO DI SOGGIORNO PER ANZIANI

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1 1 Prot. RESIDENZA RIVIERA DEL BRENTA CENTRO DI SOGGIORNO PER ANZIANI DOLO (VE) - Via Garibaldi, 73 - Tel. (041) Fax (041) Codice Fiscale Partita IVA Data, CIG E4F CAPITOLATO SPECIALE PROCEDURA APERTA AFFIDAMENTO SERVIZIO DI ELABORAZIONE CENTRALIZZATA DEGLI STIPENDI DEL PERSONALE E ADEMPIMENTI CONNESSI, PERIODO 01/01/ /12/2013. Art.1 - SERVIZIO DI ELABORAZIONE PAGHE a) AVVIO DELLE PROCEDURE Il recupero e caricamento di tutti i dati presenti nella procedura attualmente in uso presso l ente; i dati anagrafici contrattuali, contabili e previdenziali dei dipendenti, lavoratori assimilati e co.co.co., allo stato ritenuti esaurienti, dovranno essere la base di partenza per la gestione della nuova procedura. La ditta aggiudicataria, pertanto, dovrà, precisare puntualmente ogni modalità operativa che intende adottare per il preciso caricamento dei dati necessari per l attivazione del servizio. Tutti gli oneri e costi relativi all intera attività di caricamento dei dati base iniziali, necessaria per l attivazione del servizio devono intendersi compresi nell offerta economica presentata e avvenire sotto la propria responsabilità, facendosi carico, anche nei confronti di terzi, di ogni errato inserimento. La migrazione dei dati dovrà avvenire in tempi e modi congrui, affinché la procedura sia correttamente operativa dal 01/01/2009. L attuale procedura paghe consente l estrazione dei dati su applicativi Microsoft, la ditta aggiudicataria dovrà precisare quale modalità intende seguire per importare i dati e il formato in cui gli stessi potrebbero essere estrapolati. La ditta aggiudicataria, dovrà inoltre, fornire, compreso nel costo dell offerta economica, il software necessario per la gestione paghe e l estrazione dei dati, formando e istruendo il personale dell ente affinché lo stesso sia in grado di utilizzare adeguatamente e correttamente la procedura. b) TRASMISSIONE DATI L ente è per legge tenuto a pagare le retribuzioni ai propri dipendenti il 27 di ogni mese; a tal fine ogni mese invierà tramite software predisposto dalla ditta le variazioni avvenute nel periodo (assunzioni, licenziamenti, malattie, aspettative ) e, mediante l acquisizione di tracciati derivati dal sistema di rilevazione delle presenze, i dati stipendiali variabili collegati alla presenza in servizio dei dipendenti ( le procedure in uso utilizzano la piattaforma Windows ). Tutte le spese di trasporto ed eventuali oneri connessi sono a carico della ditta aggiudicataria. Le spedizioni dell aggiudicatario devono essere accompagnate da distinte indicanti i riepilogativi predisposte in duplice copia. Tutte le spese di trasporto ed eventuali oneri connessi con le spedizioni dei plichi sono a carico della ditta aggiudicataria, la quale deve effettuare tutte le consegne presso gli uffici destinatari indicati dal contratto, senza oneri o altre spese. c) ELABORAZIONI MENSILI invio cedolino per verifica a video;

2 2 foglio paga dipendenti in formato A4 imbustato; foglio paga Amministratori in formato A4; calcolo integrazione TFR a carico Ente; riepilogo generale (indicante i totali voci retributive, i totali imponibili con relativi oneri per ogni singolo ente previdenziale, le ritenute fiscali, ed il netto); riepilogo per capitolo di spesa e/o centro di costo; distinta allegato al mandato in ordine alfabetico; distinta allegato al mandato per capitolo di spesa e/o centro di costo; tracciato setif per Tesoreria; creazione file per invio telematico DM10; creazione file per invio telematico denuncia EMENS; modello F24 (IRPEF-DM10) su modello ministeriale; elenco mensile contributi INADEL - CPDEL - F.P.C. per dipendente; denunce mensili INADEL CPDEL - F.P.C. su quardo Z2; invio telematico cartolarizzazione crediti INPDAP; invio per verifica a video e predisposizione DMA per invio tramite entratel riepilogo voci utilizzate e relativi importi, totalizzati per capitolo di spesa; riepilogo situazione ferie; prospetto contribuzione complementare, con invio flusso trimestrale dati contributivi degli aderenti, direttamente da CBA (se introdotto dalla legge); stampa riepilogo Irap; mensilmente la base dati per elaborazioni mediante esportazione di TUTTI i dati inerenti le paghe, in Word o Excel; d) ELABORAZIONI PERIODICHE O SU RICHIESTA elaborazione tredicesima mensilità (entro i termini contrattuali); ricalcolo automatico di conguagli periodi pregressi, relativi a variazioni fisse o tabellari, previo invio relativi dati (rinnovo CCNL o accordi aziendali) ; lista imponibili e oneri fiscali/previdenziali per ciascun dipendente; stampa modello CUD per dipendenti cessati in corso d anno; stampe inerenti ai centri di costo; possibilità di estrapolazione/trasmissione dati per controllo di gestione ; circolari con modifiche software riferite alla normativa vigente nel periodo. e) ELABORAZIONI ANNUALI gestione percipienti (professionisti, collaboratori, espropri, ecc.); prospetto denuncia annuale IRAP; elaborazione controllo modello 770; denuncia 770 (tutti i quadri) su modulo; denuncia 770 (tutti i quadri) su supporto magnetico; stampa modello CUD; stampe per denuncia annuale INAIL;

3 3 stampa bilancio di previsione costo del personale; invio telematico 770; ulteriori adempimenti obbligatori per legge; conteggio autoliquidazione premio INAIL a richiesta/pagamento. Art.2 - MODALITA DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO La ditta dovrà garantire l attivazione del servizio entro 8 giorni lavorativi dalla data di comunicazione dell aggiudicazione, che potrà avvenire anche via fax; farà fede la data di conferma di ricezione avvenuta. La ditta aggiudicataria si impegna, pertanto, a garantire che il servizio sia attivo e perfettamente funzionante entro il 01/01/2009; tale termine non è soggetto a proroghe. La ditta aggiudicataria si impegna, quindi, a svolgere presso la propria sede il servizio di gestione centralizzata degli stipendi come sopra descritto, elaborando e spedendo: - entro il giorno 14, i dati relativi alle elaborazioni mensili pervenute dall ente entro il giorno 7; entro il giorno 17, quelli pervenuti dal giorno 8 al giorno 10; - in tempo utile rispetto alla scadenza di legge, i prospetti a supporto delle denunce annuali e gli altri prospetti. A tal fine l ente si impegna ad inviare mensilmente e nei termini, tramite supporto magnetico o modem la documentazione riferita alle variazioni avvenute nel periodo (assunzioni, licenziamenti, ferie, straordinari, malattie, aspettative, ecc.) e a trasmettere i dati di propria competenza in tempo utile per consentire l elaborazione e la consegna da parte della ditta aggiudicataria di tutti i prospetti. Per tutta la durata del contratto la ditta si impegna a fornire i servizi di assistenza tecnica necessari ad assicurare il corretto funzionamento e utilizzo delle procedure. In particolare durante l orario di apertura dell ufficio dell ente, deve garantire: - proprio personale raggiungibile tramite assistenza telefonica e telematica; - la consulenza ed il supporto per il miglior utilizzo del software lato client ; - il corretto recepimento da parte del personale dell ente delle modalità e servizi erogati; - collaborazione per la soluzione di problemi pratici di natura tecnica, giuridica, contrattuale; - rimozione di anomalie e/o malfunzionamenti derivanti dal software utilizzato per le elaborazioni. - rimozione di qualsivoglia errore che comporti la non conformità dei dati elaborati alla normativa vigente in materia di contratto regioni autonomie locali - Del software fornito la ditta deve garantire il buon funzionamento, assumendo l obbligo di eliminare le anomalie e/o i malfunzionamenti, qualsiasi sia la causa. L ente è obbligato a informare prontamente la ditta di ogni malfunzionamento e/o delle anomalie che si verifichino, specificando le caratteristiche; la ditta si impegna ad intervenire e ripristinare la piena funzionalità entro un massimo di 24 ore. In caso di inadempimento, si applicano le sanzioni previste nel successivo art.5. Art.3 - DECORRENZA E DURATA Il servizio viene attivato con decorrenza dal 01/01/2009 al 31/12/2013. Al termine del servizio per scadenza del termine la ditta aggiudicataria è tenuta a restituire all ente i data base ovvero l insieme complessivo di tutti i dati elaborati, nel periodo di durata contrattuale, in formato leggibile e sui supporti ritenuti più idonei da parte dell ente. Tali adempimenti dovranno essere effettuati entro il termine massimo di 15 giorni naturali e consecutivi dalla scadenza naturale del contratto o in caso di esercizio del diritto di recesso.

4 4 Art.4 - DEPOSITO CAUZIONALE DEFINITIVO La ditta aggiudicataria, entro 10 giorni dalla data di comunicazione della aggiudicazione, dovrà prestare deposito cauzionale, nella misura del 10% dell importo complessivo dell offerta economica. La garanzia valida fino alla scadenza del contratto, è a garanzia di tutti gli obblighi del contratto stipulato, nonché a risarcimento dei danni derivanti dall inadempimento degli obblighi stessi. Il deposito cauzionale verrà svincolato solo a seguito di regolare esecuzione del contratto, a richiesta della ditta. Art.5 - RISOLUZIONE DEL CONTRATTO - PENALI L ente si riserva la facoltà di dichiarare risolto il contratto con proprio provvedimento motivato, senza obbligo di diffida o di altro atto giudiziale con l obbligo di risarcire ogni conseguente spesa o danno, nei seguenti casi: a) se entro 20 giorni dal 01/01/2009 si prospettasse una situazione di migrazione e predisposizione dei dati tale da rendere impossibile l inizio della elaborazione delle paghe a regime, entro il termine fissato; a) mancato o il ripetuto grave ritardo nella consegna degli elaborati/cedolini rispetto ai termini previsti e, quindi, dopo il quinto giorno lavorativo. b) mancata effettuazione del servizio da parte della ditta; c) gravi violazioni o carenza qualitativa del servizio offerto dalla ditta; d) gravi violazioni delle clausole contrattuali o gravi errori di qualunque genere nelle elaborazioni tali da compromettere correttezza e la regolarità del servizio; e) cessione del contratto, senza autorizzazione preventiva dell ente. Fatto salvo il risarcimento di ulteriori danni eventualmente patiti dall ente, verranno applicate penali: 50,00, per ogni giorno lavorativo di ritardo nella consegna dei cedolini mensili, imputabile alla ditta; 100,00, per ogni giorno lavorativo di ritardo a partire dal terzo giorno; 50,00, per ogni giorno lavorativo di ritardo per adempimenti dovuti, diversi dal cedolino mensile, imputabile alla ditta; L ente applicherà le suddette penali nelle misure su esposte o mediante la decurtazione del corrispettivo dovuto alla ditta e stabilito in sede contrattuale, senza obbligo di preventivo esperimento di azione giudiziaria o, rivalendosi del deposito cauzionale definitivo. Art.6 - CORRISPETTIVO La fatturazione dei compensi relativi al servizio sarà effettuata alla fine di ogni mese di elaborazione. I pagamenti saranno effettuati nei 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura. ART.7 - INFORMATIVA ART. 13 D.Lgs n. 196 In ottemperanza alle disposizioni di cui all art. 13 della legge 196/2003 ed in conseguenza delle procedure di gara, si comunica che i dati riguardanti codesta ditta sono oggetto di trattamento da parte di questa istituzione, nel rispetto della normativa della legge, secondo le seguenti modalità: a) finalità e modalità del trattamento cui sono destinati i dati: il trattamento riguarda qualunque operazione e complesso di operazioni svolti con o senza l ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernenti la raccolta, la registrazione, l organizzazione, la conservazione, l elaborazione, la modificazione, la selezione, l estrazione, il raffronto, l utilizzo, l interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione dei dati; i dati verranno trattati per le finalità istituzionali inerenti alla attività di questo Ente ed, in particolare, per l esecuzione della gara e delle successive procedure previste da regolamenti

5 5 o disposizioni di legge (deliberazioni relative alla gara ed alla aggiudicazione, pubblicazione esito, ecc.); il trattamento dati avverrà con procedure atte a garantirne la sicurezza; la natura del conferimento di dati è obbligatoria; b) conseguenze dell eventuale rifiuto a rispondere e conferire i dati: impossibilità ad effettuare l ammissione della ditta alla gara. c) i dati sono utilizzati e comunicati, per fini istituzionali, all interno dell ente tra gli incaricati del trattamento ed all esterno in adempimento a specifiche disposizioni di legge o di regolamento quali la pubblicazione degli esiti di gara, la trasmissione di copie di documenti amministrativi effettuata a seguito applicazione del diritto di accesso ai sensi della legge 241/90, o ad altri enti pubblici in ottemperanza a specifici adempimenti normativi; d) ciascuna ditta ha diritto di conoscere, cancellare, rettificare, aggiornare, integrare, opporsi al trattamento dei dati, nonché alla applicazione degli altri diritti riconosciuti dall art. 7 del D.Lgs. n 196/2003. Per l esercizio dei propri diritti il/la concorrente potrà rivolgersi all Ufficio Segreteria dell Ente; e) il titolare del trattamento dati è la Residenza Riviera del Brenta Via Garibaldi n.72 Dolo ( Ve ) 041/ f) il rappresentante legale dell ente è il Presidente pro-tempore - Zampieri Giampaolo g) il responsabile del trattamento dati è il Segretario-Direttore Altissimo Paola Il Segretario-Direttore Altissimo Dott.ssa Paola