MANUALE PER LA GESTIONE DELLE ADOZIONI 2009/10 PER GLI ISTITUTI CHE NELL A.S. 2008/2009 NON HANNO UTILIZZATO AXIOS

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1 MANUALE PER LA GESTIONE DELLE ADOZIONI 2009/10 PER GLI ISTITUTI CHE NELL A.S. 2008/2009 NON HANNO UTILIZZATO AXIOS Questo manuale ha lo scopo di spiegare in modo dettagliato tutte le operazioni da eseguire per la corretta gestione delle adozioni 09/10 con relativa generazione dei dati da inviare all AIE SI RACCOMANDA VIVAMENTE DI LEGGERE ATTENTAMENTE TUTTO IL MANUALE PRIMA DI EFFETTUARE QUALSIASI OPERAZIONE, AL FINE DI EVITARE ERRORI ED INCONGRUENZE. Area Alunni 1) Generazione Archivi A.S. 2009/10 2) Inserimento di eventuali nuove classi 3) Cancellazione classi che non verranno gestite per A.S. 2009/10 Area Libri di Testo 4) Importazione adozioni file AIE anno precedente 5) Procedura Cambio Anno 6) Aggiornamento prezzi da catalogo libri 7) Associazione Libri alle Classi 8) Esportazione catalogo AIE Procedure Operative Area Alunni 1) Generazione Archivi A.S. 09/10 Aprire l area Alunni, posizionarsi su A.S. 2008/09 e dal menù File->Tabelle->Didattica->Classi verificare la correttezza e/o la presenza della Sez. AIE. La Sez. AIE deve essere espressa in lettere e deve essere uguale alla prima lettera contenuta nel campo Sezione, (es. Anno Corso 1, Sezione B, la Sez.Aie sarà B; Anno Corso 1, Sezione AS, la Sez.Aie sarà A) se ci sono più classi con la stessa Sezione inserire una lettera fittizia (es. Y, J, K..).

2 Dal menù Annuali->Passaggio Anno Successivo-> Generazione Archivi Alla voce Archivi da generare inserire flag SOLO su Classi e Ass. Prof/Materie, cliccare sul tasto Genera. 2) Inserimento eventuali nuove classi Posizionarsi su A.S. 2009/10. Dal menù File->Tabelle->Didattica->Classi cliccare sul pulsante nuovo record e inserire tutti i dati della nuova classe.

3 3) Cancellazione classi che non verranno gestite per A.S. 2009/10 Posizionarsi su A.S. 2009/10. Per eliminare una classe è necessario prima togliere l associazione Prof./Materie dal menù Periodiche->Assegnazione Prof./Materie. In questa finestra selezionare il docente, selezionare la classe associata da cancellare e cliccare sul tasto elimina record Eseguire la stessa procedura per tutti i docenti associati alla medesima classe. A questo punto è possibile eliminare la classe dal menù File->Tabelle->Didattica->Classi cliccando sul tasto elimina record

4 Area Libri di Testo 4) Importazione adozioni file AIE anno precedente Questa procedura consente di creare in modo automatico l archivio dei testi adottati dall Istituto nell anno scolastico 2008/09 N.B. PRIMA DI PROCEDERE È NECESSARIO CONTATTARE IL SERVIZIO DI ASSISTENZA AXIOS MUNITI DI CODICE MECCANOGRAFICO E INDIRIZZO E- MAIL PER RICHIEDERE IL FILE DELLE ADOZIONI DELL ANNO PRECEDENTE. Posizionarsi su A.S. 2008/09. Dal menù Utilità->Importazione File AIE Selezionare il file file815.dbf (ricevuto in allegato tramite e salvato su desktop) dal tasto e cliccare su Legge.

5 N.B. Durante la procedura di importazione, il sistema potrebbe non associare automaticamente la materia al testo. In questo caso occorre associare al testo in questione la materia corretta come riportato in figura: 5) Procedura di Cambio Anno Aprire l Area Libri di Testo, posizionarsi su A.S. 08/09 ed entrare sul menù Annuali->Cambio Anno Lasciare la spunta su Libri di testo e cliccare su Genera.

6 Dopo la procedura di Cambio Anno posizionarsi su A.S. 2009/10 ed entrare su File->Tabelle->Mappa Classi Verificare la presenza della Sez. AIE per tutte le classi ed inserire il numero presunto degli alunni per l anno scolastico 2009/10 6) Aggiornamento prezzi da catalogo libri Dal menù Utilità->Allineamento prezzi da catalogo libri scolastici

7 Inserire le spunte su Forza aggiornamento prezzi adozioni anno corrente e Forza aggiornamento titolo libri da catalogo libri scolastici e cliccare sul tasto Allinea Questa procedura provvederà ad aggiornare i prezzi ed i titoli dei testi già in uso dall Istituto. 7) Associazione Libri alle Classi Dopo la procedura di aggiornamento dei prezzi e dei titoli come da catalogo Aie 2009/10 si passa all associazione dei libri alle classi tramite il menù Periodiche->Gestioni Classi per Libro o da Periodiche-> Gestione Libri per Classi. A questo punto basterà semplicemente aggiungere (qualora si utilizzano dei nuovi testi), rimuovere (nel caso in cui non siano più in uso) o modificare i libri associati alle classi per l A.S. 09/10

8 8) Esportazione catalogo AIE Dopo aver associato i libri alle classi si passa all esportazione del file da inviare all AIE per le adozioni2009/10 tramite il menù Utilità->Esportazione file AIE Cliccare sul tasto Genera Il sistema genererà 4 file in formato txt da inviare all AIE che saranno contenuti nel percorso C:/AXIOS/APP/LTS/PRG/EXT/Aie/Out