Ordinanza sul sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche della Direzione consolare

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1 Ordinanza sul sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche della Direzione consolare (Ordinanza SAS-DFAE) del 5 novembre 2014 (Stato 1 gennaio 2015) Il Consiglio federale svizzero, visto l articolo 57h della legge del 21 marzo sull organizzazione del Governo e dell Amministrazione (LOGA); visto l articolo 25 della legge del 21 marzo sull aiuto sociale e i prestiti ai cittadini svizzeri all estero (LAPE), ordina: Sezione 1: Disposizioni generali Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina la gestione e l impiego del sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche (sistema SAS-DFAE). Art. 2 Scopo del sistema SAS-DFAE Nell ambito dei compiti della Direzione consolare (DC) in materia di prestazioni di aiuto sociale concesse ai cittadini svizzeri all estero e di prestazioni di aiuto sociale concesse in virtù di un trattato internazionale ai cittadini stranieri in Svizzera, il Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) impiega il sistema SAS-DFAE per: a. accertare se sono trattati dati relativi a una determinata persona; b. registrare e trattare le richieste di prestazioni di aiuto sociale; c. elaborare statistiche. Art. 3 Gestione Il sistema SAS-DFAE è gestito dalla DC. RS RS RS

2 Svizzeri all estero Sezione 2: Dati e trattamento dei dati Art. 4 Dati delle persone interessate I dati elencati nell allegato 1 relativi alle categorie di persone seguenti sono trattati nel sistema SAS-DFAE, sempre che tale trattamento sia necessario per l esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale: a. richiedente; b. figli del richiedente; c. coniuge o partner registrato; d. figli del coniuge o del partner registrato; e. padre e madre; f. concubino; g. figli del concubino; h. persone che vivono nella stessa economia domestica del richiedente; i. persone di riferimento. Art. 5 Dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier 1 Anche i dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier sono trattati nel sistema SAS-DFAE. 2 I dati da registrare sono elencati nell allegato 2. Art. 6 Documenti Ogni documento relativo alle pratiche registrate elettronicamente può essere registrato nel sistema SAS-DFAE. Art. 7 Durata di conservazione, archiviazione e distruzione dei dati 1 Dopo dieci anni dall ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dalla data di allestimento del dossier, i dati sono offerti all Archivio federale per l archiviazione. 2 I dati che l Archivio federale reputa non degni di essere archiviati sono cancellati. Art. 8 Gestione del sistema 1 Gli amministratori del sistema gestiscono il sistema informatico, la banca dati e l applicazione. 2 Il responsabile dell applicazione funge da interfaccia tra gli amministratori del sistema e gli utenti. È aggregata alla DC. 2

3 O SAS-DFAE Art. 9 Concessione di diritti di accesso individuali 1 Il responsabile dell applicazione accorda diritti di accesso individuali ai collaboratori della DC e del servizio del DFAE cui compete l archiviazione, sempre che tale accesso sia necessario all adempimento dei loro compiti legali. 2 Ogni anno verifica se sussistono ancora le condizioni che giustificano il diritto di accesso. Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica Art. 10 Diritto d informazione e diritto di rettifica 1 Ogni persona può chiedere alla DC, per iscritto e documentando la propria identità, informazioni sui dati che la concernono e rettificare i dati inesatti. 2 Le informazioni sono rilasciate per iscritto e sono gratuite. Art. 11 Obbligo di diligenza 1 La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni in vigore. 2 Controlla a intervalli regolari la correttezza dei dati registrati. 3 I dati inesatti devono essere rettificati d ufficio. Art. 12 Sicurezza informatica 1 La sicurezza informatica è retta: a. dall ordinanza del 14 giugno relativa alla legge federale sulla protezione dei dati; b. dalle disposizioni della sezione sulla sicurezza informatica fissate nell ordinanza del 9 dicembre sull informatica nell Amministrazione federale; c. dalle istruzioni del Consiglio federale del 14 agosto sulla sicurezza TIC nell Amministrazione federale. 2 La DC emana un regolamento relativo al trattamento dei dati. Quest ultimo disciplina i provvedimenti organizzativi e tecnici volti ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati. 3 RS RS FF

4 Svizzeri all estero Art. 13 Verbalizzazione Gli accessi al sistema SAS-DFAE e le modifiche che vi sono effettuate sono costantemente verbalizzati. I verbali sono conservati per un anno a decorrere dalla data del loro allestimento. Art. 14 Vigilanza 1 La DC provvede affinché siano rispettate la protezione e la sicurezza dei dati. 2 Il DFAE esercita la vigilanza sul trattamento dei dati nel sistema SAS-DFAE ai sensi della presente ordinanza. Sezione 4: Entrata in vigore Art. 15 La presente ordinanza entra in vigore il 1 gennaio

5 O SAS-DFAE Allegato 1 (art. 4) Dati trattati nel sistema SAS-DFAE e persone interessate Richiedente Figli del richiedente Coniuge o partner registrato Figli del coniuge o del partner registrato Padre e madre Concubino Figli del concubino Persone che vivono nella stessa economia domestica Persone di riferimento Cognomi e nomi x x x x x x x x x Pseudonimo x Sesso x Data e luogo di nascita x x x x x x x Luogo e Cantone di attinenza x x x x x Nazionalità e modo di acquisizione x x x x x x x Stato civile x x x x x x Lingua di corrispondenza x x Lingua materna x x Professione x x x 5

6 Svizzeri all estero Richiedente Figli del richiedente Coniuge o partner registrato Figli del coniuge o del partner registrato Padre e madre Concubino Figli del concubino Persone che vivono nella stessa economia domestica Persone di riferimento Formazione x x x Indirizzi x x x x x x x x x Domicilio x x x x x x x x Luogo di residenza x x x x x x Durata del soggiorno x x x x x Dati riguardanti le prestazioni di aiuto sociale x x x x x x Certificato medico x x x x x Cure mediche x x x x x Beneficiario di una rendita AI x x x x x Affiliazione a un assicurazione x x x x x Dati sulla capacità di guadagno x x x x x Dati sull alloggio x x x x x Reddito x x x x x x x Patrimonio x x x x x x x Debiti x x x x x x x 6

7 O SAS-DFAE Richiedente Figli del richiedente Coniuge o partner registrato Figli del coniuge o del partner registrato Padre e madre Concubino Figli del concubino Persone che vivono nella stessa economia domestica Persone di riferimento Tipo di relazione con le persone di riferimento x 7

8 Svizzeri all estero Dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier 1. Dati relativi alla localizzazione del dossier. 2. Numeri progressivi generati dal sistema di gestione. Allegato 2 (art. 5 cpv. 2) 8