Indice. Allegato 7 Gestione della materialità Pagina 2 di 7

Transcript

1 Equitalia S.p.A. Capitolato tecnico descrittivo del servizio di notifica a mezzo messo notificatore degli atti e documenti della riscossione, di rendicontazione delle attività, di digitalizzazione e di gestione della materialità Allegato 7 Gestione della materialità

2 Indice Gestione della materialità CRITERI DI CONFEZIONAMENTO DEGLI ATTI PER IL RITIRO Caratteristiche delle scatole Caratteristiche dei pallet CRITERI DI CONFEZIONAMENTO DEGLI ATTI PER LA RESTITUIZIONE PRESSO IL CGD... 6 Allegato 7 Gestione della materialità Pagina 2 di 7

3 Gestione della materialità Per ogni commessa di affido è previsto l allestimento della materialità come di seguito riportato. L allestimento della materialità sarà effettuato per singola commessa a livello di ambito territoriale. La Società Contraente si riserva la facoltà di modificare le modalità di allestimento della materialità mediante l accorpamento di commesse di più ambiti territoriali appartenenti alla stessa Direzione Regionale; la modifica sarà comunicata al Fornitore con un preavviso di 60 giorni. Allegato 7 Gestione della materialità Pagina 3 di 7

4 1 CRITERI DI CONFEZIONAMENTO DEGLI ATTI PER IL RITIRO Gli atti saranno confezionati in scatole e pallet allestiti secondo le modalità descritte nei paragrafi che seguono. Gli atti saranno tipicamente confezionati impiegando buste di formato C5 (per atti costituiti da un numero di fogli inferiore a 20) e buste in formato C4 per atti costituiti da un numero di fogli da 20 a Caratteristiche delle scatole Gli atti saranno confezionati e aggregati in scatole le cui caratteristiche sono di seguito descritte. Dimensioni scatole (± 5 cm) Altezza cm 16 Larghezza cm 24 Lunghezza cm 52 Tabella 1 - Dimensioni scatole Ogni scatola conterrà al più 200 atti ed il suo peso non sarà comunque superiore a 10 Kg. Gli atti saranno raggruppati in scatole mantenendo, laddove possibile, l ordinamento per CAP di destinazione. Ogni scatola sarà corredata di un apposita etichetta sulla quale saranno riportate le seguenti informazioni o un sottoinsieme di esse: Ragione sociale della Società Contraente; Tipologia di atto; Punto di ritiro della materialità; Data di messa a disposizione della materialità; Numero commessa; Numero atti; Numero progressivo della scatola (x di y); Numero progressivo di stampa del primo ed ultimo atto contenuti nella scatola. La Società Contraente si riserva la facoltà di effettuare la modifica o l inserimento di ulteriori informazioni sull etichetta delle scatole. Tutte le informazioni potranno essere rappresentate in caratteri alfanumerici, barcode e/o aggregate in opportuni datamatrix. Allegato 7 Gestione della materialità Pagina 4 di 7

5 1.2 Caratteristiche dei pallet Le scatole saranno aggregate in pallet confezionati in modo tale da garantire l integrità durante il trasporto e la movimentazione. Tutte le scatole rientreranno nella sagoma del pallet. Le etichette apposte sulle scatole saranno posizionate esternamente al pallet in modo tale da essere ben visibili. Il pallet sarà avvolto da cellophan. Le dimensioni dei pallet sono riportate nella seguente Tabella 2. Dimensioni Pallet Larghezza cm 80 Lunghezza cm 120 Altezza massima cm 150 Altezza minima cm 50 Volume minimo m 3 0,5 Tabella 2 - Dimensioni pallet In alternativa possono essere utilizzati pallet con misure modulari (cm 80 x cm 60, cm 120 x cm 120). In ogni caso, un pallet non potrà mai contenere più di 36 scatole (6 livelli da 6 scatole ciascuno). Ogni pallet sarà corredato di un apposita etichetta sulla quale saranno riportate le seguenti informazioni o un sottoinsieme di esse: Ragione Sociale del Service di Stampa della Società Contraente; Ragione sociale della Società Contraente; Ragione Sociale del Fornitore del servizio di notifica; Punto di ritiro della materialità; Data di messa a disposizione della materialità; Tipologia Atto; Numero commessa; Numero atti; Numero progressivo del pallet (x di y); Scatole contenute da x a y di z totali. La Società Contraente si riserva la facoltà di effettuare la modifica o l inserimento di ulteriori informazioni sull etichetta dei pallet. Tutte le informazioni potranno essere rappresentate in caratteri alfanumerici, barcode e/o aggregate in opportuni datamatrix. Allegato 7 Gestione della materialità Pagina 5 di 7

6 2 CRITERI DI CONFEZIONAMENTO DEGLI ATTI PER LA RESTITUIZIONE PRESSO IL CGD La materialità prodotta nel corso delle attività necessarie alla notifica degli atti e destinate al CGD, come previsto dal Capitolato al paragrafo 8.10, deve essere fisicamente riposta all interno di faldoni a loro volta contenuti in scatole le cui dimensioni sono: faldoni (37 X 29 X 9 cm) scatole (48 X 39 X 31 cm) Su ogni documento dovrà essere stampato il progressivo cartaceo o il codice univoco immagine riportato nel flusso immagini di cui all allegato 2. Sul dorso di ciascun faldone deve essere apposto il numero del faldone, come riportato nel flusso immagini, in codice a barre standard code 3 of 9. In ciascuna scatola, delle dimensioni indicate, deve essere garantito il maggior numero possibile di faldoni al fine evitare che ci siano spazi solo parzialmente utilizzati. In ciascun faldone deve essere inserito il maggior numero possibile di documenti, fino a saturazione dello spazio. Ogni scatola non potrà comunque superare i 18 kg di peso. Sulla scatola deve essere apposto un secondo codice a barre con il medesimo standard di cui sopra indicante il numero della scatola come riportato nel flusso immagini. La semantica del codice a barre da apporre su scatole e faldoni contenenti la documentazione relativa al processo di notifica dovrà rispettare le seguenti regole nel prefisso. Lotto Prefisso Prefisso Codice Scatola Codice Faldone Nord S41 X41 Centro S42 X42 Sud S40 X40 Le scatole devono essere organizzate per il trasporto assicurandosi che il codice a barre sia sempre ben visibile in modo da agevolare le attività di controllo alla restituzione. Allegato 7 Gestione della materialità Pagina 6 di 7

7 I pallet devono essere formati in maniera omogenea da scatole appartenenti alla stessa distinta e per lotto, nel caso in cui il Fornitore sia aggiudicatario di più lotti. Le scatole devono essere restituite al CGD sito in Via Osvaldo Licini 12, Roma, dalle 8.00 alle e dalle alle dal lunedì al venerdì dei giorni feriali. Allegato 7 Gestione della materialità Pagina 7 di 7