MANUALE UTENTI SPORTELLO TELEMATICO CERTIFICATI DI ORIGINE - WebCOA

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1 Indicazioni generali Ufficio E-Commerce e Commercio Estero MANUALE UTENTI SPORTELLO TELEMATICO CERTIFICATI DI ORIGINE - WebCOA WebCO è stato appositamente studiato per informatizzare le problematiche di produzione, gestione e trasmissione delle richieste di rilascio dei Certificati di Origine delle Ditte, Spedizionieri o Agenzie, che richiedono Certificati di Origine e che necessitano di uno strumento 'gestionale' che elimini il cartaceo e che supporti il rapporto telematico con la CCIAA. Con WebCO non è più necessario, da parte del Richiedente, disporre e mantenere in loco la modulistica in bianco perché la stampa del documento, compresi i dati dei riquadri, della richiesta (foglio rosa) ecc., è eseguita direttamente dalla CCIAA nella fase di rilascio e vidimazione. WebCO consente la dematerializzazione dei documenti cartacei propedeutici al CO richiesto, guida nell'apposizione della firma digitale sui documenti che necessitano di essa, trasmette le richieste alla CCIAA, tiene informato in tempo reale il Richiedente sullo stato dell'iter della pratica ed archivia in locale le richieste, i rilasci e la documentazione allegata consentendone il riutilizzo. L'uso di WebCO è concesso dalla Camera di Commercio alla Ditta/Spedizioniere richiedente con l'assegnazione di una password di livello 'Amministratore'. Questa password abilita all'uso di WebCO e a tutte le funzioni, compresa la firma digitale e trasmissione delle richieste. Sono disponibili due modalità di utilizzo dello sportello telematico: 1) WebCO è una modalità molto semplice per chi richiede pochi documenti e che consente un collegamento diretto attraverso internet allo sportello camerale. Non consente salvataggi di modelli o archiviazione di documenti. Occorre anche porre attenzione ai tempi di caricamento, perché essendo tale modalità in collegamento diretto via internet, i tempi a disposizione possono anche essere più brevi rispetto alla successiva modalità di WebCOa. 2) WebCOA è una modalità che richiede un installazione sulla propria rete locale di un applicazione gratuita, che consente di gestire archivi, modelli di documenti e quindi è consigliata alle imprese che normalmente richiedono un numero più consistente di certificati (vedi Appendice 1 pag.26). IN CONSIDERAZIONE DELLE PROBLEMATICHE RILEVATE IN FASE DI COMPILAZIONE E DI TRASMISSIONE DATI, LE IMPRESE POTRANNO UTILIZZARE SOLO IL SISTEMA WEBCOA. Prerequisiti e note per la verifica degli accessi ad Internet Per utilizzare WebCOA come modalità di invio telematico dei Certificati di Origine e necessario che siano soddisfatti i seguenti prerequisiti: - Dispositivo di firma digitale; la firma digitale si rende necessaria in almeno una delle seguenti occasioni: 1. per inviare la richiesta di Certificato di Origine; 2. altre casistiche legate a particolari pratiche; - WebCO necessita dell'apertura sul vs. firewall aziendale della porta TCP 3306 (andata e ritorno) verso gli indirizzi IP e ; - Sistema operativo Windows (98, XP, 7); - Acrobat Reader dalla Ver Browser Internet: Internet Explorer 7+, Mozilla Firefox 3+ 1

2 - Almeno 512 Mb di RAM - Almeno 1,5 Gb di spazio disponibile su disco rigido. - Di seguito sono riportate le note per verificare se l'accesso ad Internet ha le caratteristiche per poter utilizzare WebCOA. Per verificarlo seguire i passi descritti sotto: 1. Da Menu Avvio, nella riga Esegui scrivere cmd, si aprirà una finestra Dos 2. Nella finestra Dos scrivere il comando telnet , quindi INVIO 3. Se c'e l'apertura porta TCP 3306 non ci sono operazioni da fare ulteriormente e il sistema risponde con la seguente schermata: Se il sistema risponde Accesso negato contattare il Vostro responsabile dei sistemi informativi per far aprire la porta TCP 3306 (andata e ritorno) verso gli indirizzi IP e

3 Adesione al servizio WebCOA Per accedere all'applicazione WebCOA e necessario iscriversi al servizio telematico attraverso il sito Tramite apposito link ci si collega al servizio telematico e si accede alla schermata di benvenuto: Selezionando la voce Iscriviti al servizio WebCO, si aprirà una maschera dove è necessario inserire il Codice REA (N.B.: solo le cifre), selezionale la CCIAA di Genova, leggere e accettare le condizioni d'uso, quindi confermare premendo il bottone Continua e si può entrare nella maschera di inserimento dati anagrafici. CODICE DI SICUREZZA ATTENZIONE: NONOSTANTE INDICAZIONE DEL SISTEMA NON INSERIRE PEC O LEGAL MAIL CERTIFICATA PER EVITARE PROBLEMI DI COMUNICAZIONE CON L UFFICIO. 3

4 Inserire le informazioni anagrafiche richieste nei campi. I dati obbligatori sono contraddistinti dall'asterisco, gli altri sono opzionali. Copiare il codice di sicurezza nell'apposito campo. Si sottolinea che la password di accesso sarà successivamente inviata dalla Camera di Commercio alla mail indicata nel campo con l asterisco e non a quella del referente. Al termine della compilazione cliccare su Conferma Iscrizione (in basso a destra dello schermo). Si apre la seguente schermata nella quale è necessario accettare le clausole selezionando i campi Letto e accettato,quindi click su Accetta e stampa richiesta. Verrà creato un file.pdf e quindi apparirà la seguente schermata: Salvare il file in locale con il pulsante Salva. Si tratta di un file contenente la richiesta di password con i dati precedentemente inseriti e l accettazione delle clausole di utilizzo dello sportello telematico. Quando la richiesta di iscrizione al servizio verrà accettata, la Camera di Commercio invierà all'indirizzo di posta elettronica specificato nel modulo di inserimento dati anagrafici la password per utilizzare il servizio. La password non è modificabile a piacere, ma gestita dall applicazione pertanto un'eventuale richiesta di cambio password deve essere inoltrata alla CCIAA che reinvia una mail all'indirizzo di riferimento con la nuova password. 4

5 2: In appendice 1 è disponibile la procedura integrale di installazione di WebCOA. 5

6 Utilizzo WebCOA Le schermate di WebCOA sono impostate mantenendo la stessa struttura delle informazioni riportate sui moduli cartacei. Ad esempio, i riquadri 1-5 corrispondono alle caselle da 1 a 5 del certificato e sono dedicate a speditore, destinatario, paese di origine, indicazioni riguardanti il trasporto, osservazioni. I riquadri 6-7 corrispondono alle caselle 6 per la descrizione della merce e 7 per la quantità. 6

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10 Menù principale Da questa schermata è possibile accedere a tutti i menù di WebCO. Lista delle richieste ancora in compilazione Lista delle richieste compilate ma in attesa di essere inviate alla Camera di Commercio Lista delle richieste inviate alla Camera di Commercio. N.B.: Per verificare lo stato delle richieste inviate: - quelle che hanno il campo Note vuoto sono in attesa di approvazione da parte della Camera di Commercio; - le richieste che hanno un commento nel campo Note, sono state esaminate dalla Camera di Commercio. Sono possibili 2 stati: 1. Se riportano il commento Rilasciato seguito dal numero di protocollo, vuol dire che la richiesta è stata accettata, e quindi è possibile andare a ritirare il modulo cartaceo presso la CCIAA. 2. Se riportano il commento Respinto con una descrizione del motivo, è possibile recuperare la richiesta, modificarla secondo le richieste della CCIAA e rinviarla (per il recupero della richiesta cliccare sull icona in fondo alla riga) 10

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18 AVVERTENZE Nella compilazione delle richieste on line DEVONO essere seguite le normali regole per la compilazione dei certificati di origine. In caso di dubbi, si consiglia di verificare le istruzioni e le slides scaricabili dal sito della Camera di Commercio di Genova alla pagine dedicate. Non è più necessario, da parte del Richiedente, disporre e mantenere in azienda la modulistica in bianco perché attraverso la richiesta on line viene anche effettuato lo scarico di moduli di co quante sono le richieste stesse, in quanto il sistema è direttamente collegato al magazzino. Non è quindi più necessario allegare il modulo di richiesta per certificati in bianco. Nella Descrizione della richiesta indicare preferibilmente il nome del cliente e il numero della fattura. FATTURE: Non è necessario che il file relativo alla fattura sia firmato digitalmente. Viene richiesto però di inserire l indicazione se la fattura è a copertura TOTALE (quindi il co certifica TUTTA la merce inserita nella fattura indicata) oppure PARZIALE (quindi NON per tutta la merce inserita in fattura viene richiesta certificazione di origine). Nel caso la fattura sia a copertura totale, ovviamente non potrà più essere ripresentata con altra richiesta di certificato di origine. INFORMAZIONI AGGIUNTIVE: La sola indicazione aggiuntiva obbligatoria è il PAESE DI DESTINAZIONE (SI PREGA DI INSERIRE LA DESTINAZIONE FINALE DELLA MERCE ) DICHIARAZIONI DI ORIGINE: E stato riportato integralmente il testo delle dichiarazioni che compaiono sul formulario cartaceo. E chiaro che per la richiesta on line è possibile compilare SOLO il paragrafo 1 e 2 (merce di origine comunitaria), mentre per la merce di origine extra-ue è necessario depositare presso l Ufficio E-Commerce e Commercio estero non soltanto la richiesta cartacea,ma anche gli originali dei documenti comprovanti l origine estera. Le prima clausola fa riferimento alle dichiarazioni che devono essere effettuate dal firmatario delle richiesta in relazione alla veridicità delle indicazioni e degli eventuali documenti giustificativi sull origine e sull impegno a presentare ulteriori indicazioni/informazioni, in conformità con quanto inserito sul modulo rosa della richiesta cartacea. La seconda clausola riguarda gli impegni del richiedente in relazione all utilizzo del sistema informatico. La terza clausola è la liberatoria sulla privacy. N.B.: QUESTE TRE CLAUSOLE DEVONO ESSERE OBBLIGATORIAMENTE ACCETTATE E QUINDI LA MANCANZA DELLA SPUNTA SU LETTO E ACCETTATO IMPEDIRA DI PROSEGUIRE CON LA RICHIESTA. CLAUSOLA NUMERO 4: SI TRATTA DELLA DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO NOTORIO (DSAN) RELATIVAMENTE ALLE INDICAZIONI SULL ORIGINE DELLA MERCE. L ACCETTAZIONE DI TALE CLAUSOLA E FACOLTATIVA E QUINDI IL SISTEMA CONSENTE DI PROSEGUIRE CON LA RICHIESTA. NEL CASO DI DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA SOTTOSCRITTA, LA VIDIMAZIONE DEL CERTIFICATO AVRA LA PRIORITA (COMPATIBILMENTE A TUTTE LE RICHIESTE ON LINE O MENO - IN CUI C E DSAN). SE INVECE IL CAMPO NON E STATO FLEGGATO, LA RICHIESTA SEGUIRA L ORDINE CRONOLOGICO DI TUTTE QUELLE PRESENTATE SENZA DSAN ALLO SPORTELLO (VIRTUALE O FISICO). 18

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32 RITIRO DEI CERTIFICATI DI ORIGINE RILASCIATI CON WEBCOA: Attendere che compaia nella casella Note l indicazione dell accettazione della richiesta da parte della Camera di Commercio, prima di recarsi presso l Ufficio E-Commerce e Commercio estero per il ritiro del documento. Per chiarimenti tecnici, rivolgersi a IBS SAS Tel.: Mail: ibs@ibssas.it Per ulteriori informazioni rivolgersi all Ufficio E-Commerce e Commercio estero Tel.: Mail: commercio.estero@ge.camcom.it 32

33 INDICE INDICAZIONI GENERALI PAG. 1 PREREQUISITI E NOTE PER LA VERIFICA DEGLI ACCESSI A INTERNET PAG. 1 ADESIONE AL SERVIZIO TELEMATICO WebCOA PAG. 3 INSTALLAZIONE WebCOA PAG. 5 MENU PRINCIPALE PAG. 7 OPERAZIONE DI BASE PAG. 11 Gestione collaboratori PAG. 11 Configurazione dispositivo di firma digitale PAG. 14 Gestione modelli PAG. 15 AVVERTENZE PAG. 18 GESTIONE RICHIESTE PAG. 19 Creazione di una nuova richiesta PAG. 19 Dichiarazioni retro PAG. 22 APPENDICE 1 PAG. 26 Download e installazione di WebCOA PAG. 26 APPENDICE 2 PAG. 27 Installazione WebCOA in rete PAG. 27 APPENDICE 3 PAG. 29 Firma digitale differita PAG