DFPA 2013 (Dispositivo Fondo Pensione Aziende)

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1 DFPA 2013 (Dispositivo Fondo Pensione Aziende) MANUALE UTENTE Pagina 1

2 SOMMARIO 1. ACCESSO AL SISTEMA PRIMO ACCESSO ACCESSO SUCCESSIVO PASSWORD DIMENTICATA HOMEPAGE ACQUISIZIONE NUOVA DISTINTA DATA ENTRY Stampa della ricevuta Stampa della distinta Stampa del bonifico UPLOAD STORICO DISTINTE RICERCHE E FILTRI VISUALIZZAZIONE DETTAGLIO DISTINTE ANNULLAMENTO DISTINTE DISTINTE ABBINATE ESPORTAZIONE FILE STORICO BONIFICI ESPORTAZIONE FILE GESTIONE ANOMALIE DI RICONCILIAZIONE GESTIONE CESSATI POSIZIONE PERSONALE DETTAGLIO ADESIONE MODIFICA Pagina 2

3 1. ACCESSO AL SISTEMA Il sistema FONDIP WEB è accessibile all utente Azienda inserendo user e password nell apposita maschera di login. Occorre distinguere se si sta effettuando un: Primo accesso (prima volta che si accede all applicativo) Accesso successivo 1.1 PRIMO ACCESSO Se è la prima volta che l azienda accede all applicativo, dovrà cliccare sul pulsante E il primo Accesso? nella maschera di Login: Verrà visualizzata la seguente mappa: Il campo Tipologia utente è preimpostato alla voce Azienda e non va modificato. Nel campo Codice azienda occorre inserire il codice identificativo assegnato dal fondo ARCA a ciascuna azienda. Nel campo Partita I.V.A. la partita Iva dell azienda. Pagina 3

4 Cliccando sull icona si aprirà, in una nuova finestra del browser, un documento contenente le norme di utilizzo del servizio, per accettare le quali l utente dovrà selezionare la casella Dichiaro di aver preso visione delle norme di utilizzo del servizio. La possibilità di proseguire nell autenticazione è subordinata all accettazione delle norme di presa visione: selezionando la casella corrispondente si abilita il pulsante Attivazione. Se si desidera uscire dall applicativo o tornare alla maschera di Login, cliccare sul pulsante Indietro. Se si desidera procedere cliccare sul pulsante Attivazione. L applicativo carica la seguente mappa: I campi Codice Azienda e Ragione Sociale sono precaricati e non modificabili. Pagina 4

5 L utente dovrà inserire una password a sua scelta nel campo Nuova password con le seguenti caratteristiche minime: stringa alfanumerica di lunghezza minima 8 caratteri contenente almeno un numero, una lettera maiuscola e una lettera minuscola Le caratteristiche della password sono illustrate dalla nota (*) in fondo alla mappa. L utente dovrà ridigitare la password nel campo Conferma password. Inoltre dovrà selezionare una delle domande precaricate nel menù a tendina Scegli una domanda e digitare la corrispondente risposta nel campo Digita la risposta come di seguito illustrato: La domanda selezionata e la relativa risposta dovranno essere memorizzate dall utente e non divulgate perché gli consentiranno di resettare la password in caso di dimenticanza della stessa. Infine occorrerà indicare obbligatoriamente l indirizzo e ridigitarlo nei campi Indirizzo e Conferma . La nota (**) in fondo alla mappa avverte l utente che l sarà presa a riferimento per le future comunicazioni del Fondo. Se si desidera uscire dall applicativo o tornare alla maschera precedente cliccare sul pulsante Annulla. Se si desidera procedere cliccare sul pulsante Conferma. 1.2 ACCESSO SUCCESSIVO Per gli accessi successivi sarà sufficiente che l azienda inserisca nella mappa di login, come username il codice identificativo ricevuto da Arca e come password la stringa indicata in fase di primo accesso. Pagina 5

6 Cliccanso sul pulsante Entra si avrà accesso all homepage dell applicativo. 1.3 PASSWORD DIMENTICATA In caso di dimenticanza della password l utente, cliccando sul pulsante Password dimenticata?, potrà accedere alla seguente maschera: Dopo aver inserito il Codice utente e l , cliccando sul pulsante Procedi, l applicativo, dopo aver controllato la coerenza dei dati inseriti, procederà al caricamento della seguente mappa: Per poter procedere al reset della password l utente dovrà indicare la domanda e la risposta selezionati in fase di primo accesso e cliccare sul pulsante Conferma. In caso di esito positivo dell operazione l utente potrà rieffettuare la procedura di Primo accesso. Pagina 6

7 2. HOMEPAGE Dopo aver effettuato l accesso, l homepage dell azienda si presenta nel seguente modo: Nella finestra principale sono presenti due liste: in quella di sinistra vengono riportate le distinte dell azienda non abbinate, in quella di destra la lista dei bonifici non riconciliati. Le informazioni relative alle distinte sono: Progressivo distinta Periodo di riferimento Importo Stato Le informazioni relative ai bonifici sono: Data contabile Data valuta Importo Le distinte sono elencate per periodo di riferimento decrescente; i bonifici per data valuta decrescente. Nel caso in cui le distinte siano tutte abbinate e/o i bonifici riconciliati le due liste sopra illustrate non sono presenti. Nella parte sinistra sono posizionati due menù: in alto a sinistra sono riportate le informazioni relative all utente e alla versione del prodotto. In basso a sinistra sono visibili le funzionalità a disposizione dell azienda: Acquisizione nuova distinta Data entry Upload Storico Distinte Storico Bonifici Gestione cessati Posizione Personale Modifica Pagina 7

8 3. ACQUISIZIONE NUOVA DISTINTA Due sono le modalità con cui l azienda può acquisire la distinta contributiva: Data entry Upload 3.1 DATA ENTRY Nel primo caso l azienda deve compilare manualmente la distinta contributiva inserendo importi e date nella mappa così fatta: I nominativi dei dipendenti dell azienda sono precaricati dall applicativo e per essi vengono attivati in automatico i campi da compilare. Nell immagine sopra riportata, ad esempio, per nessun dipendente è possibile inserire il TFR silente perché le loro adesioni non sono di tipo silente. L azienda deve compilare i seguenti campi: Periodo di riferimento (nel formato mm-aaaa) Data valuta (nel formato gg-mm-aaaa) e indicare gli importi per testa e canale contributivo (iscritto, azienda e TFR): Pagina 8

9 Per poter escludere dalla lista un nominativo in quanto non più dipendente, ossia cessato, vedi il paragrafo Gestione cessati. Dopo aver inserito i dati, cliccando sul pulsante Ricalcola totali, è possibile visualizzare nei campi a piè di lista i totali degli importi per canale contributivo e il totale complessivo. Pagina 9

10 Per terminare l acquisizione della distinta è necessario cliccare sul pulsante Invia Distinta. L applicativo a questo punto archivia i dati inseriti e presenta una mappa con il riepilogo delle informazioni: In fondo alla lista contributiva l utente ha a disposizione tre pulsanti per effettuare la: stampa della ricevuta stampa della distinta stampa del bonifico Stampa della ricevuta La ricevuta può essere stampata come promemoria della distinta inserita. Vi sono reperibili le seguenti informazioni: Identificativo della distinta Periodo di riferimento Importo totale Pagina 10

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12 3.1.2 Stampa della distinta La stampa della distinta si presenta nel seguente modo: E riporta tutta la lista di dettaglio dei dati contributivi dei dipendenti nonchè i totali Stampa del bonifico Si tratta del prototipo del bonifico che la distinta dovrebbe effettuare: vi sono riportati tutti i dati salienti per poter effettuare il pagamento. La stampa si presenta nel seguente modo: Pagina 12

13 3.2 UPLOAD Selezionando la voce Upload dal menù delle funzionalità è possibile acquisire una distinta anche effettuando l upload di un file excel che abbia i seguenti requisiti: nella prima riga del file devono essere presenti le intestazioni di colonna: Codice fiscale dipendente (colonna A) Quota azienda (colonna B) Quota dipendente (colonna C) Quota TFR (colonna D) Quota TFR silente (colonna E) le righe successive devono essere popolate con i valori della distinta contributiva facendo attenzione a impostare lo zero per gli importi non valorizzati Di seguito riportiamo un esempio: Pagina 13

14 La mappa dell upload si presenta nel seguente modo: La data valuta e il periodo di riferimento sono precaricati dal sistema e modificabili, la data di caricamento è precaricata e non modificabile. Le date devono avere il formato mm-aaaa e gg-mmaaaa. Qualora il periodo di riferimento della distinta non fosse mensile, il campo periodo di riferimento dovrà essere compilato con l ultimo mese del periodo in questione. Cliccando sul pulsante Sfoglia l azienda potrà aprire esplora risorse e selezionare il file excel che desidera acquisire. Dopodichè l utente dovrà completare l upload cliccando sul pulsante Carica distinta. Al termine dell operazione sarà caricata una mappa con il dettaglio della distinta acquisita. In fondo alla lista contributiva l utente avrà a disposizione tre pulsanti per effettuare la: stampa della ricevuta stampa della distinta stampa del bonifico Per maggiori dettagli sulle stampe fare riferimento ai e seguenti. Pagina 14

15 4. STORICO DISTINTE Questa sezione consente all utente di visualizzare la lista delle distinte acquisite con il rispettivo stato. Qualora le distinte presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all altra l utente potrà utilizzare i tasti freccia presenti a piè di lista: oppure inserire il numero della pagina che si desidera visualizzare nel campo Vai a pagina e poi cliccare sull icona alla sua destra: Le informazioni riportate per una distinta sono le seguenti: Progressivo distinta Data caricamento Periodo di riferimento Importo distinta Stato N riconciliazione Note Utente Tipo distinta Il progressivo distinta è un numerico attribuito automaticamente dal sistema in fase di inserimento di una distinta che ne consente l identificazione univoca. La Data caricamento è la data in cui è stata caricata la distinta ed ha il formato gg-mm-aaaa. Pagina 15

16 Il Periodo di riferimento è il mese-anno a cui si riferisce la distinta ed ha il formato mm-aaaa. L importo distinta è l importo totale della distinta, indipendentemente dal canale contributivo. Nel caso in cui più distinte siano state riconciliate con uno stesso bonifico (o con n bonifici), tale campo riporterà la somma degli importi delle distinte. Lo stato assume i valori seguenti in concomitanza con le diverse fasi di elaborazione: Non riconciliata -> Distinta acquisita sul sistema ma non ancora riconciliata con un bonifico Riconciliata -> Distinta acquisita sul sistema e riconciliata con uno o più bonifici Annullata -> Distinta acquisita e poi cancellata dall utente o dal Gestore Amministrativo In errore -> Distinta acquisita, riconciliata con il bonifico ma con errori bloccanti Di conseguenza una distinta appena acquisita nel sistema sarà caratterizzata dallo stato non abbinata. Il N di riconciliazione è un numero univoco che lega la distinta con il bonifico con cui è stata riconciliata. Il colore azzurro dell iconcina del campo Note è indice della presenza di una Nota, in corrispondenza della distinta, compilata dall utente nel caso in cui la distinta sia stata annullata. Fermandosi con il mouse sopra l icona sarà possibile leggere il contenuto della nota: Il campo Utente può assumere i valori: Azienda Amministratore in base all utente che ha inserito la distinta sull applicativo. Il campo Tipo distinta può assumere i valori: Singola=se è stata riconciliata 1 sola distinta con uno o più bonifici Multi=se sono state riconciliate N distinte con uno o più bonifici 4.1 RICERCHE E FILTRI Al primo caricamento della mappa le distinte sono presentate in ordine decrescente in base al periodo di riferimento e, a parità di questo, in base alla data caricamento, indipendentemente dallo stato. Per l utente è sempre possibile inserire uno o più criteri di ricerca per i seguenti campi: Data caricamento (nel formato gg/mm/aaaa) Periodo di riferimento (nel formato mm/aaaa) Importo Pagina 16

17 Stato Numero di riconciliazione Tipo distinta E cliccare sul pulsante Cerca per popolare la lista con i risultati. Per compilare il campo di ricerca data caricamento l utente potrà utilizzare lo strumento calendario a destra del campo oppure digitare la data desiderata. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto Backspace. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante Pulisci filtri a piè di lista. 4.2 VISUALIZZAZIONE DETTAGLIO DISTINTE Per visualizzare il dettaglio dei versamenti relativi ad una data distinta l utente potrà cliccare sull iconcina corrispondente alla selezione desiderata. L applicativo caricherà la seguente mappa di consultazione: Per tornare alla mappa precedente sarà sufficiente cliccare sul pulsante Esci. 4.3 ANNULLAMENTO DISTINTE Le distinte possono essere annullate cliccando sull icona in corrispondenza della distinta che si desidera annullare. L annullamento può essere effettuato solo se la distinta non è ancora stata riconciliata, dunque solo se si trova in stato non abbinata. Cliccando sull icona di annullamento si aprirà la finestra delle Note, in cui l utente dovrà obbligatoriamente indicare il motivo dell operazione per proseguire. Cliccando sul pulsante Conferma si procederà all annullamento, selezionando il pulsante Esci si potrà tornare alla mappa dello Storico Distinte annullando l operazione. Pagina 17

18 4.4 DISTINTE ABBINATE Nel caso in cui la distinta sia in stato Abbinata il campo N. Riconciliazione è valorizzato e negli ultimi quattro campi a destra nella lista sono riportate le informazioni salienti relative al bonifico o ai bonifici con cui la distinta è stata riconciliata. Può inoltre verificarsi il caso in cui n distinte risultino riconciliate con uno od n bonifici: in tal caso le distinte saranno raggruppate per numero di riconciliazione per cui sarà visibile un unica distinta complessiva (come nell immagine su riportata), caratterizzata da: assenza di progressivo assenza di periodo di riferimento importo pari alla somma degli importi delle distinte tipo distinta valorizzato a Multi Cliccando sull icona di dettaglio, in questo la mappa caricata presenterà una lista delle distinte riconciliate, precaricando, nella seconda sezione della maschera, il dettaglio della prima distinta. Se si desidera visualizzare il dettaglio delle altre distinte, sarà sufficiente cliccare sulla riga corrispondente, come mostrato nell immagine sottostante. Pagina 18

19 Le informazioni relative al bonifico, riportate nella storico delle distinte, sono le seguenti: Data valuta Data contabile Importo bonifico Tipo bonifico Il campo Tipo bonifico può assumere i valori: Singolo=se il bonifico riconciliato con la distinta è 1 solo Multi=se i bonifici riconciliati con la distinta sono n Cliccando sull iconcina l utente potrà avere accesso al dettaglio del bonifico. Nel caso di bonifico di tipo multi il dettaglio si presenterà nel seguente modo: Per tornare alla mappa dello Storico Distinte è sufficiente cliccare sul pulsante Esci. 4.5 ESPORTAZIONE FILE La lista delle distinte nella mappa Storico Distinte può essere esportata in un file con i seguenti formati: Pdf Csv Excel Word Utilizzando le icone disposte a piè di lista: Pagina 19

20 4.6 STORICO BONIFICI In questa sezione dell applicativo l utente può visualizzare i bonifici riconciliati e non riconciliati. Al primo caricamento la mappa presenta una lista dei soli bonifici non riconciliati per data valuta dalla più recente alla più vecchia. Selezionando la voce Riconciliato dal menù a tendina sotto l intestazione di colonna Stato e cliccando sul pulsante cerca sarà possibile visualizzare i bonifici in stato riconciliato. E possibile affinare i criteri di ricerca utilizzando i seguenti campi: Data valuta (nel formato gg/mm/aaaa) Data contabile (nel formato gg/mm/aaaa) Importo Per compilare i campi di ricerca Data valuta e Data contabile l utente potrà utilizzare lo strumento calendario a destra dei campi oppure digitare la data desiderata. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto Backspace. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante Pulisci filtri a piè di lista. Qualora i bonifici presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all altra l utente potrà utilizzare i tasti freccia presenti a piè di lista: oppure inserire il numero della pagina che si desidera visualizzare nel campo Vai a pagina e poi cliccare sull icona alla sua destra: L utente può visualizzare le seguenti informazioni relative al bonifico: Data valuta Data contabile Importo Stato Numero riconciliazione Pagina 20

21 Ordinante Causale Note Il colore azzurro dell iconcina del campo Note è indice della presenza di una Nota, in corrispondenza del bonifico, compilata dal Gestore Amministrativo. Fermandosi con il mouse sopra l icona sarà possibile leggere il contenuto della nota. 4.7 ESPORTAZIONE FILE La lista dei bonifici nella mappa Storico Bonifici può essere esportata in un file con i seguenti formati: Pdf Csv Excel Word Utilizzando le icone disposte a piè di lista: Pagina 21

22 5. GESTIONE ANOMALIE DI RICONCILIAZIONE Arca procederà all abbinamento di bonifici e distinte solo se di pari importo. In caso di errore nell invio del bonifico o della distinta l azienda deve intervenire come segue: Bonifico < distinta Bonifico > distinta Distinta errata Annullo la distinta (cfr. 4.3) Annullo la distinta (cfr. 4.3) Bonifico errato Invio bonifico integrativo a) Annullo la distinta (cfr. 4.3) e ne inserisco una nuova per importo pari al bonifico e recupero l importo versato in eccesso con la prossima distinta b) Chiedo la restituzione ad Arca e invio un nuovo versamento Pagina 22

23 6. GESTIONE CESSATI In tale sezione l utente può visualizzare tutti i dipendenti dell azienda che aderiscono al fondo. Tale funzionalità è utile nei casi in cui si desidera escludere un ex dipendente o reintegrarlo nella lista contributiva per potergli inserire gli ultimi contributi dovuti al fondo. Le informazioni disponibili sono: Codice fiscale Cognome Nome Stato Dove il campo Stato può assumere i seguenti valori: attivo -> dipendente cessato -> ex dipendente Tutti i dipendenti, che risultano avere lo stato attivo in tale mappa, vengono precaricati dal sistema nella lista di nominativi per i quali effettuare il data entry della distinta contributiva, nella sezione Data Entry dell applicativo (vedi paragrafo Acquisizione Nuova Distinta Data entry ). Per eliminare uno o più nominativi dalla distinta contributiva l utente può selezionare la casella in corrispondenza della posizione desiderata e cliccare sul pulsante Chiudi posizioni : Pagina 23

24 Così facendo, il dipendente selezionato passa dallo stato attivo allo stato cessato : Dopodichè, accedendo alla sezione Acquisizione Nuova Distinta Data entry, l utente potrà constatare che il soggetto in questione non compare più nella lista contributiva. Se si desidera reintegrare il nominativo nella lista è sufficiente ripetere le operazioni sopra descritte e cliccare sul pulsante Attiva posizioni. N.B. E possibile eseguire l operazione di reintegrazione di un dipendente (passaggio dallo stato cessato alla stato attivo ) solo 1 volta. Pagina 24

25 7. POSIZIONE PERSONALE Questa sezione è dedicata alla visualizzazione delle informazioni relative all aderente. Al primo caricamento l applicativo mostra tutti i dipendenti dell azienda ordinati per codice fiscale. Sono a disposizione dell utente i seguenti criteri di ricerca: Identificativo sottoscrittore (id) Cognome Nome Dopo aver valorizzato uno o più dei suddetti campi l utente dovrà cliccare sul pulsante Cerca. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto Backspace. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante Pulisci filtri a piè di lista. Qualora i dipendenti presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all altra l utente potrà utilizzare i tasti freccia presenti a piè di lista: oppure inserire il numero della pagina che si desidera visualizzare nel campo Vai a pagina e poi cliccare sull icona alla sua destra: Cliccando su una occorrenza della lista si può accedere alle informazioni di dettaglio relative all adesione e alla contribuzione del dipendente selezionato (vedi immagine sovrastante). Pagina 25

26 7.1 DETTAGLIO ADESIONE La prima mappa caricata dal sistema riporta i dati di dettaglio dell adesione e si presenta suddivisa in dieci sezioni (vedi immagine sottostante): Dati iscritto o Codice fiscale, o Cognome o Nome o Tipo adesione o Codice e denominazione azienda Dati del collocatore o Abi/Cab o codice promotore Anagrafica iscritto o dati anagrafici dell aderente o dati relativi al documento di riconoscimento Dati residenza o dati di residenza dell aderente ed Dati recapito o dati di recapito dell aderente Dati generali o tipo lavoratore o identificativo iscritto, data di iscrizione al fondo Anagrafica Tutore o Dati anagrafici di un eventuale tutore o Dati di residenza e recapito di un eventuale tutore Comparti di contribuzione o linee di investimento e percentuali suddivise per canale contributivo (iscritto, azienda e TFR) Comparti montante trasferito o linee di investimento e percentuali suddivise per canale contributivo (iscritto, azienda e TFR) su cui investire un eventuale capitale trasferito da altro fondo Consensi e comunicazioni o Consensi al trattamento dei dati personali e alle comunicazioni del fondo Pagina 26

27 E possibile ridurre o espandere ciascuna delle sezioni cliccando sull icona Pagina 27

28 Per tornare alla lista è sufficiente cliccare sul pulsante Indietro. 8. MODIFICA Tale funzionalità consente all azienda di modificare il proprio indirizzo . La mappa si presenta nel seguente modo: Tutti i dati presenti in mappa sono in sola visualizzazione ad eccezione di: Nuova Conferma Dopo aver digitato il nuovo indirizzo nei due campi sopra indicati, per confermare l operazione di variazione l utente deve cliccare sul pulsante Salva. Pagina 28