Milano, Settembre 2004 Revisione Febbraio Gruppo di lavoro Campus One

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1 Milano, Settembre 2004 Revisione Febbraio 2006 Gruppo di lavoro Campus One

2 Guida per le aziende L azienda interessata ad effettuare uno stage in collaborazione con il Servizio Stage attivo presso l Università degli Studi di Milano-Bicocca, deve seguire l iter indicato di seguito. Il sito a cui si fa riferimento è La home page del Servizio Stage di Ateneo 1. Come registrarsi Per poter agire attivamente nel sistema, è necessario registrarsi. La registrazione deve essere effettuata una sola volta. L operazione di registrazione avviene inserendo nell apposito riquadro AZIENDE, raggiungibile a partire dal collegamento posto nella parte destra della home page, il NOME DELL AZIENDA e L DI RIFERIMENTO. L indirizzo inserito viene considerato il riferimento per tutte le comunicazioni inviate dal sistema all azienda. Inseriti i dati, confermare con INVIA.

3 2 - La registrazione dell'azienda Segue una comunicazione in automatico via , con la quale il Servizio Stage rende noto all Azienda USERNAME e PASSWORD con cui accedere alla propria area. Ogni azienda deve essere titolare di un solo USERNAME e una sola PASSWORD, indipendentemente dal numero di stage da proporre o dal numero di dipendenti che lavorano su di essi. USERNAME e PASSWORD devono essere utilizzate per effettuare il LOGIN nell apposito riquadro posto nella parte destra della home page.

4 3 -La pagina principale della sezione aziende Dopo aver effettuato l accreditamento, si accede all area dedicata alle aziende, che risulta composta di tre macro-sezioni: GESTIONE DATI GESTIONE CONVENZIONE GESTIONE STAGE Nella sezione Gestione Dati entrando nella voce Dati Login potrete cambiare lo username e la password con altri di vostra scelta. 2. Come inserire i propri dati Il primo passo da effettuare per dare il via alla procedura di convenzione con l università e di attivazione di uno Stage consiste nell entrare nella sezione GESTIONE DATI per inserire i dati dell azienda.

5 Selezionare il link DATI AZIENDA, nel menù posto nel lato sinistro della pagina, per accedere alla finestra nella quale si visualizzano i dati aziendali richiesti: per compilare i campi è sufficiente cliccare sul pulsante MODIFICA. Una volta inseriti i dati richiesti, premere il pulsante SALVA. 4 - L'inserimento dei dati aziendali È necessario indicare i dati riguardanti la SEDE LEGALE per stipulare la convenzione ed eventualmente gli estremi della SEDE OPERATIVA nella quale si svolgerà lo stage: Se la sede operativa coincide con la sede legale già inserita, è sufficiente cliccare sul pulsante arancione posto nel riquadro SEDI OPERATIVE, poi cliccare SALVA Se la sede operativa NON coincide con la sede legale, cliccare il link DATI AZIENDA del menù posto a sinistra della pagina, inserire gli estremi della sede operativa, poi cliccare SALVA, per confermare l inserimento.

6 5 -L'elenco delle sedi aziendali 6 - L'inserimento di una sede aziendale

7 7 -L'elenco dei dipendenti aziendali Un ulteriore elemento fondamentale ai fini dell attivazione di uno Stage consiste nell indicare i dati del rappresentante legale che firmerà la convenzione per conto dell azienda e di un dipendente designato ad assumere il ruolo di Tutor per il Tirocinante: cliccare quindi il link DIPENDENTI TUTOR STAGE (posto nella parte sinistra della pagina), voce AGGIUNGI DIPENDENTE. 8 - L'inserimento di un nuovo dipendente aziendale

8 3. Come stipulare la convenzione Per poter stipulare una convenzione è necessario aver inserito in precedenza i dati aziendali, come descritto al passo precedente. Accedere quindi alla sezione GESTIONE CONVENZIONE. 9 - La selezione del rappresentante dell'azienda nella convenzione Nel caso di azienda associata ad una delle associazioni convenzionate con l Ateneo, basta selezionarla nella tendina Associazione e quindi ciccare su Procedi ; quindi si inserisce il codice di associazione (se previsto, altrimenti si inserisca una \ ) e si clicca su Invia richiesta verifica : l Ufficio Stage di Ateneo verificherà l effettiva associazione: da quel momento sarà possibile avviare Progetti formativi. Negli altri casi, dopo aver selezionato all interno dell elenco dei dipendenti il rappresentante legale che firmerà la convenzione, si potrà generare la Convenzione semplicemente ciccando sul tasto Genera convenzione.

9 10 -La generazione della convenzione Una volta generata la Convenzione, viene inviato all indirizzo dell Azienda la comunicazione dell avvenuta compilazione. La Convenzione va quindi stampata, firmata in duplice copia dal Rappresentante Legale ed inviata all Ateneo al seguente indirizzo: Università degli Studi di Milano-Bicocca Ufficio Stage, U6-4 piano Piazza dell'ateneo Nuovo Milano per l apposizione della firma del Rettore. La compilazione in forma telematica permette di avviare la pratica prima dell arrivo all università della convenzione firmata.

10 11 - La convenzione stipulata 4. Come proporre uno Stage Una volta terminate le operazioni relative alla Convenzione, è possibile passare alla stesura della Proposta di Stage. Esistono due tipologie di Proposta di Stage: la proposta aperta a tutti gli studenti dei Corsi di Laurea desiderati (Stage Aperto), oppure la proposta indirizzata specificatamente ad uno studente con cui si sono già presi accordi diretti (Stage Assegnato). Stage Aperto All azienda è permesso di proporre uno Stage anche in assenza di una convenzione, per permettere di avviare immediatamente il processo di selezione dei candidati, ma l inizio dello Stage, cioè l avvio del Progetto Formativo, è vincolato alla conferma da parte dell Ufficio Stage di Ateneo della ricezione e dell approvazione della convenzione. Fino ad allora nessuno stage può essere avviato.

11 12 -La sezione "Gestione Stage" Entrare nella sezione GESTIONE STAGE e cliccare sul link Stage aperto La proposta di un nuovo stage - I dati iniziali

12 Si apre una pagina nella quale vengono richiesti i seguenti dati: SEDE COINVOLTA : selezionare dal menu a tendina una delle sedi aziendali precedentemente inserita nella sezione Gestione Dati TUTOR AZIEDALE : selezionare dal menu a tendina la persona responsabile dello stage in azienda; dovrà essere stata precedentemente inserita nella sezione Gestione Dati TITOLO STAGE : utilizzare al massimo 120 caratteri. Dopo aver compilato i campi richiesti, cliccare sul pulsante AVANTI. Si entra così nella pagina dedicata all individuazione dei Corsi di Laurea destinatari della Proposta di Stage: la scelta è facilitata dalla possibilità di applicare i filtri per AREA, FACOLTÀ e TIPO DI LAUREA. Dopo aver effettuato la scelta dei Corsi di Laurea, premere AVANTI La proposta di un nuovo stage - La selezione dei Corsi di Laurea

13 15 - La proposta di un nuovo stage - I dati di dettaglio Appare una schermata contenente due riquadri:il primo propone l elenco del/dei CdL scelti al passo precedente; il secondo, denominato NUOVO STAGE, permette la compilazione degli elementi essenziali per la stesura della Proposta: TITOLO : precompilato, non modificabile. DATA PROPOSTA : precompilato, non modificabile.

14 DESCRIZIONE : obbligatorio; la descrizione deve essere succinta e chiara, e riassumere in minimo di 50 ed un massimo di 800 caratteri obiettivi e modalità dello stage. SCADENZA VALIDITÀ : obbligatorio; a quella data la proposta cesserà di essere visibile sul sito. NUMERO STUDENTI : obbligatorio. DURATA : obbligatorio; espressa in mesi. REQUISITI Stage Assegnato Per permettere di avviare immediatamente gli stage già assegnati ad uno studente (detti anche stage espresso ), è richiesta la presenza della convenzione in formato digitale (vedi Paragrafo 3) e la relativa approvazione da parte dell Ufficio Stage di Ateneo. Analogamente agli stage aperti, entrare nella sezione GESTIONE STAGE e cliccare quindi sul link Stage assegnato. Dopo aver inserito la Matricola ed il Cognome dello studente a cui si desidera assegnare lo stage, il sistema verifica la correttezza dei dati; quindi il processo di generazione della proposta di stage segue gli stessi passi descritti nella sezione precedente, partendo dalla Figura 13 in avanti. La gestione degli Stage La Proposta di Stage, una volta compilata, viene sottoposta al procedimento di approvazione da parte dell ufficio centrale, superato il quale viene pubblicata ed è visibile sul sito sia per l azienda sia per gli studenti dei corsi di laurea selezionati in fase di proposta. Il processo di approvazione dello stage è visibile all azienda accedendo alla voce STAGE PROPOSTI, dove gli stessi vengono suddivisi tra IN APPROVAZIONE, APPROVATI e SCADUTI. Gli Stage approvati possono essere rimossi qualora l azienda non avesse più interesse a realizzarli. Dopo la pubblicazione, l Azienda ha la possibilità di monitorare la situazione della/delle Proposte di Stage di cui è promotrice: è sufficiente entrare nella voce di menù STUDENTI, aprendo così una pagina nella quale sono riportati gli elenchi riassuntivi riguardanti: STAGE PRENOTATI STAGE CON PROGETTI FORMATIVI IN APPROVAZIONE STAGE CON PROGETTI FORMATIVI IN CORSO

15 16 - Gli stage proposti 17 - Gli stage prenotati

16 Le ultime due voci riportano le informazioni riguardanti gli Stage a cui corrispondano Progetti Formativi avviati o in corso di approvazione da parte delle apposite commissioni istituite all interno dell Ateneo e permettono all azienda di controllare lo stato dei processi. 5. Come avviare un progetto formativo La prima voce del menù, STAGE PRENOTATI, consente all azienda di visualizzare gli studenti interessati alle proprie proposte di Stage. Lo studente appare come prenotato dopo aver essersi candidato allo Stage nella propria area e dopo che la segreteria di competenza lo abbia valutato idoneo alla candidatura. Selezionando la voce STUDENTI a fianco dello Stage di interesse è possibile visione l elenco degli studenti interessati allo svolgimento dello Stage La selezione dello studente L azienda può visionare i dati dello studente prenotatosi selezionando la voce DETTAGLI a fianco del nominativo. Una volta selezionato lo studente, l azienda accetta la candidatura cliccando sulla voce SELEZIONA. Nella schermata successiva vengono richieste le informazioni necessarie alla stesura del Progetto Formativo. Alcune voci sono precompilate a partire dalla proposta di Stage che ha originato il Progetto. I dati richiesti sono: TITOLO STAGE : precompilato, non modificabile. NUMERO CONVENZIONE : precompilato, non modificabile.

17 DATA INIZIO : obbligatorio. DATA FINE : obbligatorio. OBIETTIVI : precompilato con la Descrizione inserita nella proposta FACILITAZIONI TEMPI DI ACCESSO SETTORE DI INSERIMENTO TUTOR AZIENDALE : obbligatorio; può essere diverso dal responsabile che era stato assegnato allo stage in fase di proposta L'avvio del progetto formativo Le date inserite nel Sistema Stage sono puramente indicative; infatti oltre ad essere oggetto di approvazione da parte della Commissione d Ateneo preposta alla verifica delle procedure inerenti l istituzione degli Stage, sono suscettibili di eventuali

18 modifiche da parte della stessa. Si precisa che, nella fase di stesura del Progetto Formativo, l Azienda può indicare, quale tutor aziendale, un nominativo diverso da quello precedentemente inserito in fase di compilazione della Proposta di Stage. Nel momento in cui l Azienda crea il Progetto Formativo quest ultimo viene inserito nell elenco degli STAGE CON PROGETTI FORMATIVI IN APPROVAZIONE ; dopo l approvazione da parte della Commissione d Ateneo, lo stesso migra nell elenco degli STAGE CON PROGETTI FORMATIVI IN CORSO, dove è possibile visualizzare e stampare la versione del documento in formato pdf. Tale documento dovrà essere firmato dallo studente e dai due tutor, e consegnato all ufficio stage di facoltà prima dell inizio dello stage.