Fattura PA: Conservazione Digitale

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1 Il modulo di Conservazione Digitale della Gestione Documentale consente di attribuire e mantenere inalterato nel tempo il valore legale dei documenti per i quali esiste l'obbligo di conservazione ai fini civilistici e fiscali, rendendo superflua la materializzazione su supporto cartaceo. Il processo di conservazione provvede a creare i pacchetti di versamento e le relative evidenze informatiche. Il processo si chiude con l'apposizione della firma del Responsabile della conservazione e della marca temporale sulle evidenze informatiche del pacchetto di versamento (PdV). Configurare la Conservazione Digitale dei Documenti: Marche temporali Approvvigionarsi delle marche temporali acquistandole dal sito: Impostare in Gestione Documentale>Configurazione>Parametri Operativi, alla voce «Conservazione Sostitutiva» le credenziali di accesso al servizio fornito da Infocert relativamente alle marche temporali e verificare il numero di marche a disposizione utilizzando il pulsante <Situazione marche> Marche Temporali: Servizio a pagamento offerto da un Certificatore Accreditato (Infocert) che certifica il Riferimento Temporale, rendendo data ed ora opponibili a terzi 1

2 Configurare la Conservazione Digitale: Abilitare le ditte alla Conservazione digitale In Gestione Documentale>Configurazione>Configurazione Gestione Documentale è possibile abilitare le ditte alla conservazione digitale in modalità massiva. o Posizionarsi sul tab «Impostazioni per Tipologia di Documento», selezionare la Tipologia 5027-Documenti Iva Vendite e 5028-Documenti Iva Vendite Importati, cliccare in alto sul pulsante «Variazione multipla-intermediari Conservazione-Abilita-In house Configurare la Conservazione Digitale: Abilitare le ditte alla Conservazione digitale o Posizionarsi sul tab «Impostazioni per Ditta», selezionare le ditte interessate alla conservazione e cliccare in alto sul pulsante «Conservazione Digitale>Abilita>In house 2

3 Configurare la Conservazione Digitale: Definire il Responsabile della Conservazione In Gestione Documentale>Gestione Tabelle>Conservazione Digitale è necessario definire il Responsabile della conservazione e il Soggetto Conservatore per conto del quale esplica l attività il soggetto conservatore Soggetto Conservatore: soggetto che eroga il servizio di conservazione quindi nell ambito di uno studio il soggetto conservatore è lo studio mentre nell ambito di un azienda il soggetto conservatore è l azienda Responsabile della conservazione: il responsabile della conservazione può coincidere con il soggetto conservatore ma normalmente è un soggetto interno all organizzazione La Distinta di Conservazione La Distinta di Conservazione è lo strumento organizzativo con cui si governa il processo di Conservazione Digitale. In estrema sintesi è costituita dall'elenco dei documenti da conservare. La distinta di conservazione si crea utilizzando la seguente voce di menù: Gestione Documentale > Conservazione Digitale > Distinte di Conservazione Le fasi del processo di conservazione corrispondono a 3 distinti stati che può assumere la distinta: 1. In creazione: la distinta è creata e sono stati identificati i documenti da inserire. In questa fase è possibile aggiungere altri documenti e firmarli 2. Inviata in Conservazione: i documenti associati alla distinta vengono passati al sistema di conservazione creando una cartella sul sistema, in cui vengono organizzati in pacchetti di versamento e per ciascun pacchetto di versamento un file xml (rapporto di versamento) firmato digitalmente dal responsabile della conservazione. 3. Conservata: per ciascun pacchetto di archiviazione viene generato un file XML (indice del pacchetto di conservazione) firmato digitalmente dal responsabile della conservazione e su cui viene apposta la marca temporale 3

4 Creare la Distinta di Conservazione Avviare la funzione «Distinte di Conservazione» da Gestione Documentale>Conservazione Digitale>Distinte di Conservazione Controllare di essere posizionati sull anno cui fanno riferimento i documenti da conservare. E possibile cambiare l anno cliccando direttamente sull anno proposto Cliccare sul pulsante «Nuovo» per creare una nuova distinta di conservazione Creare la Distinta di Conservazione Compilare i campi richiesti, selezionando come «Tipo Proprietario» l opzione «Ditta» e selezionando la ditta per la quale si vuole procedere alla conservazione 4

5 Creare la Distinta di Conservazione Inserire in distinta i documenti da conservare cliccando sulla voce «Documenti» Cliccare sul pulsante «Inserisci» e nella maschera successiva filtrare i documenti da conservare utilizzando il pulsante «Tipologia Documento» Creare la Distinta di Conservazione Avviare la ricerca con il pulsante «Avvia Ricerca», controllare l elenco dei documenti derivati, deselezionando i documenti da non conservare e salvare 5

6 Creare la Distinta di Conservazione Selezionare i documenti non ancora firmati o con certificato di firma scaduti, contrassegnati da uno specifico warning (i documenti da conservare devono avere una firma valida al momento della conservazione) Cliccare sul pulsante «Firma» Inviare i Documenti in conservazione Per inviare i documenti in conservazione cliccare sul pulsante «Pacchetti di versamento» Cliccare sul pulsante «Invia in Conservazione» 6

7 Conservare la Distinta Cliccare su «Pacchetti di Archiviazione» e successivamente sul pulsante «Conserva Distinta» per concludere il processo di Conservazione. Cliccando su Conserva Distinta viene apposta la firma digitale del Responsabile della conservazione e la Marca Temporale. Creare supporti (cd o dvd) Utilizzare la voce «Supporti» per masterizzare il contenuto della distinta. La masterizzazione può essere avviata anche dall elenco delle ditte e in questo caso il supporto può contenere anche più distinte, avendo cura di selezionare le distinte di una sola ditta o di un solo intermediario. Creazione distinte in modalità multipla Utilizzare la voce «Avviate la funzione "Distinte di Conservazione " e, dal tab "Distinte di Conservazione", selezionare la funzione <Nuovo - Creazione multipla>. Il programma esegue un'analisi delle ditte per le quali, per l'anno di riferimento, è abilitata la Conservazione Digitale. Delle ditte individuate elenca quelle per le quali sono presenti in archiviazione documenti da conservare. Le ditte esposte si presentano già selezionate per creare agevolmente le distinte, tuttavia potete deselezionare le ditte per le quali non desiderate creare le distinte di conservazione. Utilizzare il tasto <Documenti> per visualizzare i documenti da conservare riferiti alla ditta che risulta selezionata. I documenti si presentano già selezionati per essere inseriti agevolmente nella distinta, tuttavia è possibile deselezionare i documenti che intendete escludere dalla conservazione. Ritornare all'elenco delle ditte ed utilizzare la funzione <Crea distinte> per concludere la fase di creazione multipla delle distinte. La procedura esegue un'analisi dei documenti non ancora firmati inseriti in distinta e, se presenti, vi richiede di avviare il ciclo di firma. 7

8 Manuale della conservazione Il Manuale della Conservazione è un documento informatico redatto ai sensi dell'art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013 e DMEF 17 giugno 2014, che descrive l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli degli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo e ogni altra informazione utile alla gestione del sistema di conservazione. Il Manuale della Conservazione è un documento del soggetto conservatore. Il documento redatto in formato PDF deve essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione e conservato in solo formato digitale. Per una generazione semplice e veloce di questo documento, SISTEMI fornisce un modello standard i cui contenuti costituiscono un'ottima base di partenza, fatta salva la facoltà di modificarne i dati proposti. Manuale della conservazione Il Manuale della Conservazione può essere creato dalla seguente voce di menù: Gestione Documentale > Conservazione Digitale > Documenti del soggetto conservatore > Manuali della Conservazione 8

9 Manuale della conservazione Cliccare sul pulsante «Nuovo» e nella maschera successiva selezionate il soggetto conservatore e il modello di documento richiamandolo dai modelli standard predisposti da Sistemi Altri documenti del soggetto conservatore E possibile generare gli altri documenti del soggetto conservatore dal menù Gestione Documentale > Conservazione Digitale > Documenti del soggetto conservatore > Altri Documenti utilizzando i modelli standard predisposti da Sistemi il mandato di affidamento della Conservazione Digitale: documento con cui la ditta cliente affida al soggetto conservatore il servizio di conservazione digitale dei documenti il prospetto delle tipologie documento da conservare: nel caso in cui il soggetto conservatore intenda conservare i propri documenti deve redigere un prospetto con l elenco dei documenti da conservare l'atto di nomina del responsabile della conservazione la delega delle attività del responsabile della conservazione 9

10 Conservare i documenti del soggetto conservatore I documenti del soggetto conservatore devono essere conservati utilizzando la seguente voce di menù Gestione Documentale > Conservazione Digitale > Documenti del soggetto conservatore >Distinte di conservazione Tale Distinta di Conservazione recupera e conserva i seguenti documenti: 1. Tutti i Rapporti di Versamento prodotti dal sistema di conservazione in house 2. Il Manuale di Conservazione 3. Gli altri documenti predisposti dal soggetto conservatore I documenti del soggetto conservatore devono essere conservati entro l anno successivo dalla loro produzione 10

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