Autorità di Certificazione del Consiglio Nazionale del Notariato. Come attivare la firma digitale del Notaio
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- Diana Marino
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1 Autorità di Certificazione del Consiglio Nazionale del Notariato Versione: 10 Data: 04/04/2019 Versione: 10 Data: 04/04/2019 Nome file: firma_guida_rapida_notaio.pdf
2 SOMMARIO PREMESSA COSA OCCORRE PER L ATTIVAZIONE? Prerequisiti di attivazione Collegarsi a WebRA Installare il plugin e configurare il browser ATTIVARE LA FIRMA DIGITALE CON SMART CARD LA FIRMA DIGITALE REMOTA Perché usare la Firma Digitale Remota Come attivare la firma remota Richiedere il dispositivo OTP per la firma remota Emettere la firma remota DOCUMENTAZIONE E CONTATTI APPENDICE CONFIGURARE UNA NUOVA POSTAZIONE CASI D USO Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 1 di 21
3 PREMESSA Questo manuale è una guida rapida per l attivazione della firma digitale del notaio, sia con la tradizionale smartcard, sia con la Firma Remota, ovvero la possibilità di firmare digitalmente solo con l utilizzo di telefono cellulare o tablet di un token. Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 2 di 21
4 1. COSA OCCORRE PER L ATTIVAZIONE? 1. Un computer con sistema operativo Windows o MAC (per le versioni dei sistemi operativi si veda la pagina Strumenti > Software di WebRA 2. Una connessione Internet attiva. 3. Un browser (programma per navigare in internet) : Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox (per le versioni si veda la pagina Strumenti > Software di WebRA). 4. La nuova smart card 5. La nuova scratch card con i codici riservati PIN PUK per lo sblocco del PIN nel caso si sia bloccato codice di enroll) Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 3 di 21
5 6. Un lettore smart card (i nostri modelli sono il minilector o il token USB) Il driver della smart card non deve essere aggiornato se sul pc è già presente il driver della smart card Nel caso si debba configurare una nuova postazione dal proprio browser puntare al sito: Seguire il percorso Strumenti > Software > Driver Smart Card Scaricare la versione corretta per il sistema operativo che si sta utilizzando (per i dettagli vedi par. 5 Appendice configurare una nuova postazione). 7. Il tempo medio di attivazione è quindici minuti Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 4 di 21
6 1.1 Prerequisiti di attivazione La procedura di attivazione ha i seguenti prerequisiti: 1) Collegamento al portale WebRA per lo scarico del plug in necessario al punto 3 2) Installazione del plug in 3) Configurazione del browser con il plug in scaricato. 1.2 Collegarsi a WebRA Per gli utenti RUN: Dal proprio browser digitare sulla barra degli indirizzi Per autenticarsi cliccare sul tasto Per Utenti RUN clicca qui e digitare le proprie credenziali di accesso alla RUN Per i notai che non utilizzano i servizi della RUN Dal proprio browser digitare sulla barra degli indirizzi Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 5 di 21
7 Il mio codice fiscale Inserire il proprio CODICE FISCALE (IN MAIUSCOLO) e la password trovata nella scratch card. Per conoscere la password occorre grattare la zona evidenziata in figura (password di primo accesso): Al primo accesso è necessario cambiare la password con una personale. Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 6 di 21
8 Cliccare su Torna alla tua home page per andare alla pagina dei servizi. 1.3 Installare il plugin e configurare il browser Il plugin SCTP (smart card toolkit plugin) è il software che consente al browser di interagire con la smart card. Dal browser digitare sulla barra degli indirizzi e andare nella sezione Software > Strumenti Scaricare il plugin per i relativi browser come evidenziato in figura. Istruzioni per il Sistema Operativo Windows ed i browser Internet Explorer Chrome e Firefox Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 7 di 21
9 Scaricare il pacchetto e seguire la procedura di istallazione comune per tutti Al termine: Se si utilizza Chrome o Firefox aggiungere l estensione al browser cliccando sul tasto Aggiungi Cliccando sul link aggiungi si ottiene il seguente risultato Cliccare su Aggiungi Estensione Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 8 di 21
10 Se si utilizza Firefox aggiungere l estensione al browser cliccando sul tasto Aggiungi Istruzioni per il sistema operativo MAC OS X Lanciare il file SCTPmac.pkg che viene per default scaricato nell area download per Mac. Se non partisse al doppio click, scegliere Apri dal menu contestuale. Quindi parte l installazione guidata Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 9 di 21
11 A seconda della configurazione del sistema operativo può essere richiesta la password per l utente Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 10 di 21
12 2. ATTIVARE LA FIRMA DIGITALE CON SMART CARD Inserire la smart card nel lettore, con il chip rivolto verso l alto. Nel menu a sinistra della pagina dei servizi cliccare sulla voce Attiva Dispositivo di firma Lettore smart card Inserire il codice di Enroll che si trova sulla scratch card, grattando la zona evidenziata in figura (codice di enroll), e cliccare su Inserisci Il codice di ENROLL Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 11 di 21
13 A questo punto, se non è stato già installato il nuovo plugin, automaticamente viene proposto di scaricarlo ed installarlo. Dopo aver inserito il codice di enroll si procede con l inserimento del PIN della smart card che si trova sulla scratch card, grattando la zona evidenziata in figura (PIN/PUK), per generare le chiavi di firma: Il PIN della smart card Attendere qualche istante, e la procedura di attivazione si conclude con il messaggio seguente: La smart card ora è attiva. Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 12 di 21
14 3. LA FIRMA DIGITALE REMOTA 3.1 Perché usare la Firma Digitale Remota SÌ A ORGANIZZAZIONE E COLLABORAZIONE Favorisce la collaborazione e l organizzazione interne: ad esempio i collaboratori possono condividere i files da firmare in un area dedicata ed il notaio in qualunque momento, dopo le opportune verifiche, può apporre la sua firma ai documenti condivisi; SÌ A NUOVI DISPOSITIVI Apre la possibilità di firmare attraverso dispositivi mobili (smartphone, tablet) a cui non si possono collegare token o lettori di smart-card; SÌ ALLA SICUREZZA Con una password dinamica OTP, valida per un lasso di tempo limitato, e per una singola operazione di firma; SÌ ALLA COMPATIBILITA Elimina le problematiche legate all'incompatibilità di particolari dispositivi (Lettori, Smart Card e Token USB) con determinate piattaforme Hardware o Software. 3.2 Come attivare la firma remota Per attivare la firma remota è necessario avere a disposizione il dispositivo OTP fisico o un dispositivo OTP virtuale (app esignotp scaricabile su smartphone o tablet). Una volta attivato il certificato di firma remota, sarà possibile cambiare tipo di dispositivo OTP. ATTENZIONE: se la prima scelta è stata di un OTP virtuale, il passaggio da OTP virtuale ad OTP fisico richiederà la revoca del certificato di firma remota. Ciò non sarà necessario se la prima scelta ricade su un OTP fisico. Nel paragrafo seguente le indicazioni su come richiederlo. Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 13 di 21
15 3.3 Richiedere il dispositivo OTP per la firma remota Dal browser digitare sulla barra degli indirizzi Accedere a WebRA inserendo le proprie credenziali. Per richiedere la prima volta il dispositivo OTP per la firma remota, nel menu a sinistra della pagina dei servizi, cliccare sulla voce Preferenze Dispositivo Impostare la scelta del tipo di dispositivo OTP fisico o OTP virtuale (l app esignotp sul proprio cellulare o tablet) e cliccare su Salva : A questo punto, in caso di scelta del dispositivo OTP fisico, la Notartel provvederà ad inviare all indirizzo comunicato su Webra il dispositivo OTP e presso il suo distretto la nuova scratch card, associati alla sua firma remota. Nel caso di scelta di OTP virtuale, riceverà solamente la nuova scratch card associata alla sua firma remota e dovrà scaricare l app esignotp, disponibile sugoogle Play Store e Apple App Store. Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 14 di 21
16 N.B. Se si vogliono modificare le impostazioni di firma remota, è necessario, PRIMA di richiedere un nuovo certificato di firma remota, ritornare nella sezione Preferenze Dispositivo e selezionare il tipo di OTP desiderato, fisico o virtuale. 3.4 Emettere la firma remota Nel menu a sinistra della pagina dei servizi cliccare sulla voce Attiva Dispositivo di firma Inserire il codice di Enroll che si trova sulla scratch card, grattando la zona evidenziata in figura (codice di Enroll), e cliccare su Inserisci Dopo aver inserito il codice di enroll si procede con: Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 15 di 21
17 1. l inserimento del PIN della scratch card, grattando la zona evidenziata in figura: 2. lo scansionamento del QR code (solo nel caso in cui si sia scelto l OTP virtuale), per attivare l OTP virtuale o, in alternativa, il codice di attivazione (indicato in verde nella figura seguente) dell OTP virtuale 3. l inserimento del codice temporaneo generato dal dispositivo OTP attivo: o OTP fisico: o OTP virtuale (viene trasmesso sull app istallata sul cellulare): Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 16 di 21
18 Attendere qualche istante e la procedura di attivazione si conclude con il messaggio seguente: 4. DOCUMENTAZIONE E CONTATTI Se si riscontrano problemi durante l attivazione della sua firma digitale è consigliabile consultare i manuali nell area riservata (accessibili in WebRA > Sezione Strumenti > Documentazione): - Manuale della WebRA per il notaio - Manuale utente esign oppure contattare il Customer Care-Assistenza Clienti Notartel: Customer Care - Assistenza Clienti Tel Mail: helpdesk@notariato.it Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 17 di 21
19 5. APPENDICE CONFIGURARE UNA NUOVA POSTAZIONE Per approfondimenti utilizzare le guide complete presenti su WebRA > Strumenti > Documentazione. Per Windows Per usare la nuova smart card su una nuova postazione è necessario installare i driver. Se si vuole configurare una nuova postazione occorre recarsi nella sezione di WebRA > Strumenti > Software >Driver Smart Card ( e scaricare la versione corretta per il sistema operativo che si sta utilizzando. Dopo aver scaricato il software Driver Smart Card 2014 e 2017 Universal Middleware lanciare il setup e seguire il wizard di installazione del software Al termine è preferibile riavviare il pc. Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 18 di 21
20 Per MAC OS X Dopo aver scaricato il software Driver Smart Card 2014 e 2017 Universal Middleware per Mac lanciare il setup e seguire il wizard di installazione del software Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 19 di 21
21 6. CASI D USO Di seguito sono riportate alcune casistiche di attivazione/disattivazione Notaio che utilizza la smart card fisica e vuole attivare la firma remota con OTP fisico 1. Accede alla webra; 2. Indica nelle preferenze dispositivo OTP Fisico ; 3. Riceve all indirizzo comunicato su WebRA il dispositivo fisico OTP che genera i codici temporanei; 4. Riceve presso il Consiglio Notarile Distrettuale di appartenenza, la scratch card associata alla firma remota; 5. Attiva la firma remota (come da manuale). Notaio che utilizza la smart card fisica e vuole attivare la firma remota con OTP virtuale 1. Accede alla webra; 2. Indica nelle preferenze dispositivo OTP virtuale ; 3. Riceve presso il Consiglio Notarile Distrettuale di appartenenza, la scratch card associata alla firma remota; 4. Scarica sul cellulare o sul tablet l app esignotp; 5. Attiva la firma remota (come da manuale) e, allo stesso tempo, attiva esignotp. Notaio che vuole passare da un OTP fisico a virtuale 1. Accede alla webra; 2. Nella gestione OTP, seleziona Passaggio da OTP fisico a OTP virtuale ; 3. Effettua il passaggio (come da manuale). Notaio che vuole passare da un OTP virtuale a fisico 1. Accede alla webra; Se il notaio ha attivato la firma remota con OTP Fisico: 2. Nella gestione OTP, seleziona Passaggio da OTP virtuale a OTP fisico ; 3. Effettua il passaggio (come da manuale). Se il notaio ha attivato la firma remota con OTP Virtuale: 2. revoca il certificato di firma remota; 3. indica nelle preferenze dispositivo OTP fisico ; 4. richiede un nuovo certificato di firma remota; 5. attiva la firma remota (come da manuale) Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 20 di 21
22 Notaio utilizzatore di firma con smart card e firma remota con OTP fisico che si trasferisce da un distretto ad un altro e vuole riattivarle entrambe 1. Il Presidente del Consiglio Notarile di provenienza revoca entrambi i certificati (da questo momento il notaio non ha alcun certificato attivo); 2. Il Notaio richiede presso il nuovo Consiglio Notarile una nuova smart card fisica (passaggio obbligato senza il quale non è possibile attivare una firma remota ); 3. Riceve al Consiglio Notarile di destinazione una prima scratch card associata alla smartcard; 4. Riceve all indirizzo comunicato su WebRA la nuova smart card; 5. Attiva la nuova smart card (come da manuale); 6. Indica nelle preferenze dispositivo OTP Fisico; 7. Riceve all indirizzo comunicato su WebRA il dispositivo fisico che genera i codici temporanei; 8. Riceve presso il Consiglio Notarile di appartenenza una seconda scratch card associata alla firma remota; 9. Attiva la firma remota (come da manuale); Notaio utilizzatore di firma con smart card e firma remota con OTP virtuale che si trasferisce da un distretto ad un altro e vuole riattivarle entrambe 1. Il Presidente del Consiglio Notarile di provenienza revoca entrambi i certificati (da questo momento il notaio non ha alcun certificato attivo); 2. Il Notaio richiede presso il nuovo Consiglio Notarile una nuova smart card fisica (passaggio obbligato senza il quale non è possibile attivare una firma remota ); 3. Riceve al Consiglio Notarile di destinazione una prima scratch card associata alla smartcard; 4. Riceve all indirizzo comunicato su WebRA la nuova smart card; 5. Attiva la nuova smart card (come da manuale); 6. Indica nelle preferenze dispositivo OTP Virtuale; 7. Riceve presso il Consiglio Notarile di appartenenza una seconda scratch card associata alla firma remota; 8. Configura l app esignotp installata sul proprio smartphone o tablet con un nuovo OTP; 9. Attiva la firma remota (come da manuale). Versione: 09 Data: 14/01/2019 Pagina 21 di 21
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