PROVINCIA DI FERRARA SPORTELLO ECOPRASSI

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1 PROVINCIA DI FERRARA SPORTELLO ECOPRASSI Linee guida per l apertura luglio 2002

2 LA SOLUZIONE SCELTA Lo sportello fisico L opzione scelta prevede uno sportello fisico aperto al pubblico. Lo sportello dovrà garantire buoni livelli di servizio e quindi andrà prevista un apertura per almeno tre giorni ala settimana. La sede sarà nei locali dell assessorato. Il personale impiegato dovrà avere una buona preparazione tecnica e dovrà allo stesso tempo saper affrontare il cliente e gestire le relazioni. Aspetto Risorse umane Sede e logistica Strumenti Sede Sportello Esigenze Dipendenti interni/collaboratori Qualificate dal punto di vista tecnico Con attitudine alla gestione del cliente Formazione Banca dati buone prassi Documentazione (guide, corsi, eventi, mostre) Schede informative -2 -

3 RISORSE UMANE PERSONALE 1 risorsa part-time per impostazione della fase di avvio e della prima fase di sperimentazione 1 risorsa part-time 1 risorsa full time FORMAZIONE La costruzione degli strumenti operativi da parte delle risorse coinvolte sarà utile per una prima autoformazione tecnica sulla conoscenza degli argomenti trattati Valutare la necessità di brevi corsi (eventualmente in formazione a distanza) su: approccio al cliente, comunicazione, gestione di progetto -3 -

4 SEDE E LOGISTICA Disposizione ufficio La sede sarà presso l assessorato. Sarà necessario un ufficio di ca. 20/30 mq. (per la gestione della documentazione, illavoro di back-office e il ricevimento del pubblico). Eventualmente si potrà prevedere il ricevimento del pubblico nella sal riunioni del primo piano. L atrio dell assessorato potrà essere utilizzato per esposizioni e mostre. Spazio per affissione materiale (1 parete e mezzo) Archivio per materiale di documentazione (3 armadi 1m x 2m) Classificatori (2 classificatori per documenti) Ingresso su corridoio -Scrivania -Seggiole per operatore e utenti -Pc portatile (o fisso) -Secondo monitor (piatto) per utenti -Segreteria telefonica Spazio in corridoio per esposizioni (4 bacheche 2m x 2m) -4 -

5 SEDE E LOGISTICA Cosa serve COSA SERVE (e specifiche per acquisti verdi) Computer portatile, secondo schermo (piatto) (verificare presenza Ecolabel) Scrivania e 3 seggiole (verificare presenza Ecolabel) Armadio e raccoglitori (verificare la possibilità di acquisto di arredi in cartone riciclato) Segreteria telefonica Espositori per documentazione (verificare la possibilità di acquisto materiali in plastica o in carta riciclata) Bacheche per esposizioni da utilizzare nell atrio centrale (pannelli per poster e treppiedi da esposizione) Altro materiale per esposizioni (da comprare in un secondo momento) Lampade a basso consumo elettrico Cancelleria: carta riciclata e alga-carta, penne ecologiche in materiale bio, ecc. (verificare se i fornitori abituali hanno a disposizione i prodotti) Contenitori in materiale riciclato (in plastica riciclata, in tetra-pack riciclato, ecc.) -5 -

6 SEDE E LOGISTICA Orari di apertura e attività RICEVIMENTO Il ricevimento del pubblico è previsto su tre mezze giornate alla settimana (martedì pomeriggio, giovedì pomeriggio e sabato mattina). Previo appuntamento (per telefono, su segreteria telefonica, via ) si potrà prendere appuntamento per il ricevimento in altri orari. Una mezza giornata alla settimana servirà per preparare gli incontri con il pubblico (risposte a domande, preparazione appuntamenti, ecc.). ORGANIZZAZIONE CORSI, EVENTI, ESPOSIZIONI Per l organizzazione dei corsi (predisposizione dispense e organizzazione corsi), degli eventi esterni e delle esposizioni si può prevedere due mezze giornate alla settimana. AGGIORNAMENTO DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO Per l aggiornamento della documentazione sarà necessaria due mezze giornate alla settimana. LUN MAR MER GIO VEN SAB MAT. Org. eventi Prepar. ricev. Org. eventi Agg. doc. Agg. doc. Pubblico POM. Pubblico Pubblico -6 -

7 STRUMENTI DI GESTIONE Attività da svolgere alo sportello (1/2) Linee di servizi Proposta buone prassi Verranno forniti strumenti, informazioni, ecc. rispetto a iniziative eco-sostenibili, con un approccio concreto e pratico. Attività prevalenti costruzione data base interno buone pratiche raccolta data base esterni per consultazione impostazione e aggiornamento sito internet predisposizione di guide buone pratiche (es. Compostaggio) ricevimento del pubblico Tutoraggio su progetti e informazioni (anche in collegamento con altri uffici) Si fornirà assistenza nella ricerca di finanziamenti, nella raccolta di informazioni o nella compilazione di modulistica. raccolta materiale ricevimento del pubblico per assistenza compilazione modulistica mappatura uffici e referenti mappatura procedimenti/incentivi costruzione schede informative raccolta modulistica e documentazione ricevimento del pubblico -7 -

8 STRUMENTI DI GESTIONE Attività da svolgere alo sportello (2/2) Linee di servizi Organizzazione corsi Lo sportello dovrà preparare il materiale necessario per fare i corsi di formazione (dispense, esercitazioni, ecc.). Si potrà fornire assistenza all organizazione dei corsi. Attività prevalenti definizione piano annuale delle attività raccolta materiale di documentazione predisposizione supporti per corsi assistenza all organizzazione di corsi Organizzazione eventi Si tratterà di organizzare mostre temporanee per esporre oggetti eco-sostenibili, eventi esterni di sensibilizzazione, ecc.. definizione piano annuale delle attività raccolta materiale di documentazione preparazione documentazione organizzazione logistica assistenza all organizzazione dell evento -8 -

9 STRUMENTI DI GESTIONE Piano dell attività Proposta buone prassi Sito internet Attività Descrizione Tempi Prodotti finiti Costruzione e aggiornamento sito internet entro Settembre Sito Completamento data base Completamento data base buone pratiche con elenco iniziative e supporto sito internet entro Settembre Archivio informativo sul sito Manuali informativi Manuali/guide su: compostaggio, consumi domestici elettrici/idrici, ecc. da Dicembre a Marzo Guide pubblicate Tutoraggio su progetti e informazioni Schede informative Costruzione schede per procedimenti, incentivi o progetti di altri uffici da Luglio a Ottobre Mappa degli uffici, elenco degli incentivi/progetti, schede informative Modulistica Raccolta modulistica Ottobre Modulistica da distribuire -9-

10 STRUMENTI DI GESTIONE Piano dell attività Organizzazione corsi Materiale corsi Attività Descrizione Tempi Prodotti finiti Preparazione di materiale di supporto ai corsi da Novembre a Marzo Dispense per corsi di formazione Organizzazione corsi Organizzazione di corsi tematici su: Gennaio Kit per l organizzazione del corso Organizzazione eventi Eventi di sensibilizzazione Organizzazione di eventi di sensibilizzazione Febbraio Mostre/esposizione Organizzazione di esposizioni tematiche nei locali dell assessorato ( Ottobre Materiale di documentazione -10-

11 STRUMENTI DI GESTIONE Schede informative ESEMPIO COSA: incentivi per nuove costruzioni edilizie TIPOLOGIA DI INCENTIVO: A CHI E RIVOLTO: CONDIZIONI: INFORMAZIONI DI DETTAGLIO: A CHI RIVOLGERSI: MODULISTICA, DOCUMENTI: riduzione degli oneri di concessione edilizia fino al 50% a chi deve costruire o ristrutturare un edificio i materiali che vengono utilizzati nella costruzione o ristrutturazione devono soddisfare alle prerogative indicate nel regolamento edilizio del Comune Ufficio edilizia privata del Comune vedi documentazione necessaria per presentare la concessione edilizia -11-

12 STRUMENTI DI GESTIONE Indicatori di monitoraggio Indicatore Target Mese 1 Mese 2 Mese 3 Mese 4 Mese 5 Mese 6 Mese 7 Mese 8 Generale n. utenti per buone prassi (al mese) n. utenti per tutoraggio (al mese) n. utenti per informazioni ( al mese) n. telefonate (al mese) n. accessi al sito (al mese) n. contatti (al mese) % risposte fornite (sul totale utenti) % x x x x x x x x Proposta buone prassi n. buone prassi in archivio n. guide pubblicate Tutoraggio su progetti e informazioni n. schede procedimenti informative n. tipologie di modulistica/progetti n. funzionari altri uffici coinvolti Organizzazione corsi n. materiale corsi preparati n. corsi n. partecipanti 8 4 Organizzazione eventi n. eventi organizzati n. partecipanti 4-12-

13 PIANO DI LAVORO Titolo Titolo Luglio Agosto Settembre Ottobre Individuazione personale Formazione Piano di attività della sper. Arredo ufficio Mappa uffici e incentivi Schede informative Preparazione eventi/corsi Logo Preparazione inauguraz. Apertura Sperimentazione 8 MESI -13-