Procedura autorizzativa online formazione in sede

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1 Procedura autorizzativa online formazione in sede 1

2 PROFILI DI ACCESSO Ufficio Formazione Referente Dipendente 2

3 L ufficio formazione individua: UFFICIO FORMAZIONE i livelli autorizzativi i referenti per la formazione le unità operative e i dipartimenti di competenza. Tramite l apposito modulo, l Ufficio Formazione provvede a creare gli account 3

4 UFFICIO FORMAZIONE Ciascun referente viene associato ai dipendenti in base a 5 criteri: 1. Dipartimento 2. Unità 3. Centro di costo 4. Area contrattuale 5. Professione 4

5 DIPENDENTE Il dipendente accede all area free del portale e si registra inserendo i propri dati personali. Il sistema fornisce in automatico le credenziali di accesso. 5

6 Il sistema mostra al dipendente l ente di appartenenza Il dipendente sceglie la password mentre il nome utente viene assegnato dal sistema Il dipendente si registra tramite il link Registra Professionista presente nell area di libero accesso del portale. 6

7 PROCEDURA AUTORIZZATIVA: FLUSSO ATTIVITÀ La procedura autorizzativa si compone di 4 fasi: A) L ufficio formazione crea l edizione e attiva l iscrizione interna definendo le tipologie per la partecipazione; B) Il dipendente visualizza l offerta formativa e richiede l iscrizione; C) Il referente visualizza le richieste d iscrizione dei dipendenti afferenti la propria struttura ed approva/non approva/inserisce in lista d attesa; D) L ufficio formazione compone l aula. 7

8 PROFILO UFFICIO FORMAZIONE 8

9 Per ciascuna EDIZIONE l ufficio formazione definisce le tipologie di partecipanti che possono iscriversi in base ai seguenti criteri: PROFESSIONE (ecm o non ecm tra quelle previste in maschera di accreditamento) STRUTTURA DI APPARTENENZA N PROFESSIONISTI che possono iscriversi con i requisiti indicati 9

10 Nell esempio, solo gli infermieri appartenenti a una delle unità del DIPARTIMENTO MATERNO INFANTILE potranno iscriversi on-line all edizione 1. I posti disponibili sono 6. 10

11 PROFILO DIPENDENTE 11

12 PROFILO DIPENDENTE IL DIPENDENTE ACCEDE AD UN PROFILO PERSONALE, E DISPONE DELLE SEGUENTI FUNZIONALITA : strumento web mail di comunicazione; visualizzazione della propria anagrafica; visualizzazione dell offerta formativa dell azienda e possibilità di richiesta di iscrizione; agenda dei propri impegni formativi; riepilogo delle proprie richieste di partecipazione ai corsi in sede e fuori sede; Dossier formativo 12

13 VISUALIZZAZIONE OFFERTA FORMATIVA Il semaforo rosso indica che le iscrizioni al corso sono chiuse L icona verde indica che il professionista è già iscritto al corso Selezionando il menù dell offerta formativa, il professionista visualizza tutta l attività formativa accreditata e non accreditata relativa al suo profilo professionale. Il sistema indica tramite delle icone se è ancora possibile iscriversi al corso o meno e se il professionista si è già iscritto. 13

14 Il dipendente verifica tutte le eventuali date disponibili per il corso di interesse. Il sistema lo informa sulla disponibilità o meno di 14 posti

15 ISCRIZIONE AD EVENTI FORMATIVI Il Professionista procede con l iscrizione al corso e verifica le iscrizioni effettuate dal link riepilogo iscrizioni. Il sistema produce un report che il professionista può stampare Selezionando il link ok il Professionista si iscrive al corso ed il sistema produce il report di preiscrizione 15

16 RIEPILOGO ISCRIZIONI Selezionando il link riepilogo iscrizioni, il Professionista può visualizzare lo stato delle diverse iscrizioni effettuate e lo stato di avanzamento della richiesta Nella griglia il Professionista verifica oltre allo stato dell iscrizione anche tutti i dati principali del corso 16

17 DOSSIER FORMATIVO Selezionando il menù dossier formativo il Professionista visualizzerà tutta la formazione registrata a sistema, in sede, fuori sede 17 Il Professionista (Dipendente- Convenzionato dell Azienda) ha la possibilità di visualizzare direttamente l attestato dal Dossier Formativo

18 PROFILO REFERENTE 18

19 IL REFERENTE ACCEDE AD UN PROFILO PERSONALE E DISPONE DELLE SEGUENTI FUNZIONALITÀ: - WEBMAIL - ANAGRAFICA - OFFERTA FORMATIVA - AGENDA - RIEPILOGO ISCRIZIONI - ANAGRAFE CREDITI 19

20 Nel menu ANAGRAFICA l interrogazione PERMESSI REFERENTE consente al referente di visualizzare i permessi assegnati dal profilo ufficio formazione (strutture, aree contrattuali e professioni coordinate) e l elenco dei professionisti coordinati Dall icona PERMESSI REFERENTE è possibile accedere al dettaglio dei permessi assegnati dall ufficio formazione

21 Nella colonna N PROFESSIONISTI ASSOCIATI si visualizza il n dei dipendenti afferenti e si accede all elenco dei professionisti 21

22 Nel link Dossier formativo è possibile consultare sia il proprio dossier formativo sia il dossier dei dipendenti coordinati. 22

23 Dal menù OFFERTA FORMATIVA, il referente visualizza i corsi destinati alla propria struttura organizzativa, suddivisi per metodologia Alla selezione di uno dei link dell offerta formativa si accede all elenco dei corsi e alla gestione delle preiscrizioni online dei dipendenti. 23

24 Il simbolo indica al Referente la presenza di iscrizioni da gestire (richieste di iscrizione di dipendenti coordinati). 24

25 In questa sezione si verifica il numero di iscrizioni da gestire e si procede con la gestione delle iscrizioni o con l iscrizione diretta dei dipendenti coordinati. Il simbolo del semaforo indica se l edizione è ancora gestibile dal referente (semaforo verde); se è in scadenza (semaforo giallo) e se non è più gestibile (semaforo rosso). 25

26 GESTIONE RICHIESTE DI ISCRIZIONE VERDE = APPROVATO ROSSO = NON APPROV. GIALLO= IN ATTESA 26

27 D = Iscrizione effettuata dal dipendente R = dipendente iscritto dal Referente. UF = dipendente iscritto dall ufficio formazione 27 Il referente può gestire le iscrizioni dei dipendenti e/o iscrivere direttamente i dipendenti associati effettuando una ricerca per Cognome/Nome

28 Il menù AGENDA permette di consultare settimana per settimana i corsi a cui partecipano dipendenti che afferiscono alla struttura gestita dal referente SELEZIONANDO LE INFORMAZIONI DEL CORSO SI ACCEDE ALL ELENCO DEI DIPENDENTI DEL REPARTO E CONFERMATI IN AULA 28

29 Nella sezione RIEPILOGO ISCRIZIONI è possibile consultare lo stato delle richieste di iscrizione scegliendo uno o più criteri di ricerca: ricerca per corso (codice/titolo/edizione) ricerca per dipendente (cognome/nome) stato dell iscrizione (da approvare/approvata/non approvata/in attesa st. posti/ in attesa referente/confermato uff. formazione) 29

30 ANAGRAFE CREDITI 30