Documenti digitali ed analogici

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Federico Alessi
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1 Documenti digitali ed analogici Pubblicato il 24 gennaio 2007 L utilizzo dei documenti informatici in materia fiscale è stato disciplinato dal decreto del Ministero dell economia e delle finanze del 23 gennaio Con tale norma è stato fissato il significato dei vocaboli tecnici usati è stata richiamata l applicazione delle disposizioni del Dpr. 28 dicembre 2001, n. 445, in materia di emissione, conservazione ed esibizione di documenti informatici, nonché, in materia di conservazione di documenti analogici. sono state richiamate le norme previste dal Codice dell amministrazione digitale decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 è stato chiarito che non rientrano nel dettato normativo in 1

2 trattazione i libri paga e matricola la cui conservazione deve avvenire secondo i dettami della circolare 33/2003 del Ministero del lavoro. è stata dichiarata la esclusione dalle presenti disposizioni dei documenti relativi 1. al settore delle dogane 2. al settore delle accise 3. al settore delle imposte di consumo Rientrano, invece, in tali disposizioni le dichiarazioni fiscali, la modulistica, le fatture ed i documenti simili. Ed, ancora, il libro giornale, e il libro degli inventari, le scritture ausiliare nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, le scritture ausiliarie di magazzino, il registro dei beni ammortizzabili, il bilancio di esercizio ( stato patrimoniale, conto economico ed eventuale nota integrativa ), i registri Iva. 2

3 La circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006, detta le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali in relazione ai documenti tenuti in forma analogica o informatica, e chiarisce molti punti del decreto che di seguito esponiamo. Il documento informatico è quello che materialmente non esiste. Esso viene creato direttamente in via informatica e deve contenere il riferimento temporale ( data e ora ) e l apposizione della firma elettronica qualificata. E un documento statico, nel senso che una volta creato non è più modificabile. Il documento analogico è quello emesso secondo i metodi tradizionali su carta, pellicole fotografiche, cassette o nastri magnetici ma che, ai fini della conservazione ( detta anche analogica sostitutiva ) o di una rapida consultazione, può essere memorizzato con tecniche digitali che ne garantiscano la conformità all originale e la inalterabilità nel tempo. Alcuni documenti, come le fatture, possono essere emesse, a scelta, su carta o in forma elettronica ( documento informatico ). Altri, come le ricevute fiscali, devono essere compilati necessariamente in forma cartacea, in duplice copia, una delle quali deve essere consegnata al cliente. Le copie delle ricevute rimaste alla ditta possono essere 3

4 conservate in formato digitale. Allo stesso modo, gli scontrini fiscali devono essere emessi soltanto in forma cartacea dagli appositi registratori di cassa certificati allo scopo. Per questi ultimi, eventualmente, è possibile fare un documento analogico del giornale di fondo ( in cui vengono riportati i totali degli scontrini emessi ) per la conservazione elettronica dei dati. La circolare n. 36/E precisa al punto che anche il documento di trasporto ( d.d.t. ) può essere emesso in formato elettronico, essendo completo in ogni sua parte fin dall origine. La memorizzazione dei documenti analogici ed informatici può essere scelta anche per una sola o per alcune categorie e non, necessariamente, per tutti i documenti. Una importante distinzione viene fatta dalla circolare ai punti 6 e 7, in cui viene rilevata la differenza sostanziale tra archiviazione e conservazione elettronica. La archiviazione è una procedura libera, non tipizzata e non obbligatoria che non garantisce la immodificabilità dei documenti. La conservazione elettronica, invece, avviene secondo 4

5 procedure stabilite per legge, che garantiscono la immodificabilità nel tempo dei documenti. La conservazione delle fatture deve essere effettuata, fatti salvi i termini di cui agli articoli 23, 24 e 25 del D.p.r. 633/72, almeno, entro quindici giorni dalla emissione o dal ricevimento della stessa. La registrazione degli altri documenti diversi dalle fatture, almeno, ogni anno. Il decreto 23 gennaio 2004 distingue il documento analogico in originale o copia. Quello originale può essere un originale unico, come i libri sociali elencati nell articolo 2421 del Codice civile, oppure un originale non unico. La differenza consiste nel fatto che il contenuto dei documenti non unici è riproducibile da altri documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Per esempio, gli elementi di una fattura possono essere ricavati dai registri in cui è stata caricata. Per converso, sono originali unici quelli il cui contenuto non può essere desunto dal altri documenti o scritture obbligatorie. La circolare, al punto 4, chiarisce che ci sono documenti che, benché, nascano come originali unici, possono diventare originali non unici ; e cita, ad esempio, alcuni titoli di credito come l assegno o la cambiale. Questi titoli nascono come originali unici per poi diventare originali non unici dopo la 5

6 registrazione sui libri contabili del soggetto Iva che li riceve. Nel puntualizzare la distinzione tra documenti originali unici e documenti originali non unici, la circolare precisa che, ai fini della conservazione elettronica, è richiesta l apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione da parte di un pubblico ufficiale, solo per i documenti originali unici. Tale posizione è stata assunta dall Agenzia delle entrate sulla base delle disposizioni dettate in materia dal Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione, in sigla CNIPA, per il quale l unicità dei documenti originali impone, per maggiore cautela, la presenza di un notaio o di un pubblico ufficiale. Al punto 8.3 viene specificato quali sono i pubblici ufficiali che possono intervenire nel processo. La conservazione dei documenti avviene sotto la responsabilità di un soggetto a ciò preposto, che appone al termine dell operazione la firma elettronica qualificata. Tale firma, diversamente da quella semplicemente elettronica, attesta oltre alla veridicità del documento, anche la sua connessione unica al firmatario. Ai sensi dell articolo 5 del decreto23 gennaio 2004, il soggetto 6

7 interessato o, se designato, il responsabile della conservazione, deve inviare all Agenzia delle entrate, l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione la sottoscrizione elettronica la marca temporale Per il significato di tali definizioni estremamente tecniche, si rinvia all articolo 1 del decreto in argomento o al punto 13 della circolare. L invio deve avvenire entro il mese successivo alla scadenza dei termini di presentazione delle dichiarazioni. In caso di controlli, ispezioni o verifiche, i documenti analogici o informatici devono essere leggibili e, a richiesta, disponibili su supporti cartacei, o informatici presso il luogo di conservazione. Le Agenzie fiscali possono chiederne l esibizione anche in via telematica, secondo 7

8 modalità ancora da stabilire con provvedimento del direttore dell Agenzia delle Entrate. In ultimo, la circolare chiarisce le particolari modalità di assolvimento dell imposta di bollo per tali documenti, disposte dall articolo 7 del decreto 23 gennaio Il soggetto interessato deve presentare, all ufficio territorialmente competente, una dichiarazione con l indicazione del numero di atti che presuntivamente saranno emessi, e degli estremi dell avvenuto versamento della relativa imposta. Entro il mese di gennaio dell anno successivo, dovrà essere presentata una dichiarazione consuntiva dalla quale emergerà un conguaglio da versare o una imposta a credito da compensare con quella dovuta per l anno in corso. Ercole Bellante Gennaio

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