L inserimento dati con il software OKKIO

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1 L inserimento dati con il software OKKIO Corso di Avvio Okkio alla salute 2012 I Modulo Febbraio 2012 Federica Pascali Luciano Dabove Antonella Carpi

2 Di cosa parleremo: Note iniziali Installazione del software Primo accesso Inserimento e invio questionario su scuola e salute Inserimento e invio di ciascuna classe Utilizzo del software su computer senza collegamento internet

3 Note iniziali: il software Cos è il software OKkio? Programma che consente l inserimento e l invio via internet dei dati rilevati con il materiale cartaceo su scuole, classi, attività, bambini e genitori. Non è una base dati: una volta inviati al server, i dati saranno disponibili in internet in formato MDB

4 Note iniziali: il software Semplice installazione e utilizzo Compatibilità con i più diffusi sistemi operativi (windows, linux, mac) Software leggero Non necessita di privilegi particolari Sistema autoinstallante (setup_okkio.exe)

5 Note iniziali: le linee guida Prima di procedere all inserimento dati, leggere attentamente le linee guida per l inserimento dati, scaricabili da internet. In esse è spiegato: Come inserire dati in modo omogeneo (per esempio: se il bambino ha scritto a penna degli alimenti che sono presenti nell elenco predisposto, barrare l alimento senza trascriverli) Il comportamento da adottare per risolvere eventuali incongruenze (per esempio: se sul questionario dei genitori alla domanda su chi ha compilato il questionario sono barrate sia la madre che il padre, inserire solo la madre)

6 Installazione del software Per scaricare il software di installazione di Okkio sul proprio computer bisogna accedere all area riservata del sito internet: effettuare il download e scaricare sul desktop del computer il software per l installazione del programma: troverete un icona come la seguente Cliccandoci sopra due volte con il tasto sinistro del mouse il programma installerà il software sul vostro computer.

7 Installazione del software Per procedere all installazione, accettare la licenza d uso e scegliere dove deve essere installatookkio (per semplicità confermare, e okkio apparirà sul desktop)

8 Installazione del software Il programma verrà installato in automatico sul vostro computer. Se compaiono messaggi di notifica, cliccate sempre sul bottone Sì.

9 Installazione del software A installazione completata, appariranno due nuove icone sul desktop: la prima avvia il programma, la seconda è una cartella che contiene il programma e i dati che immetterete.

10 Primo accesso Cliccare due volte sull icona Se compaiono messaggi di notifica, cliccate sempre sul bottone Sì o OK

11 Primo accesso

12 Primo accesso

13 Primo accesso Cliccare due volte sull icona Se compaiono messaggi di notifica, cliccate sempre sul bottone Sì o OK Il programma utilizza il vostro Browser, per cui può succedere che il browser vi richieda di autorizzare l attivazione del programma. In questo caso autorizzate il contenuto bloccato, come illustrato di seguito

14 Primo accesso Consentire contenuto bloccato

15 Primo accesso Al primo accesso dovrete configurare il programma scegliendo la Regione e l ASL di appartenenza in dei menù a tendina. Attenzione: questa operazione non può essere ripetuta e quindi non potranno essere corretti eventuali errori, è quindi importante inserire Regione e ASL corrette.

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17 Si seleziona la Regione dal menù a tendina

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19 Prima si seleziona la ASL dal menù a tendina

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21 Si conferma la scelta effettuata, che sarà immodificabile in futuro

22 Definizione di Regione e ASL La Regione e l ASL vengono inserite al primo accesso e non potranno essere modificate successivamente (questo evita all operatore di doverle selezionare per ogni scuola o classe che inserisce, diminuendo così gli errori) Nel caso si vogliano inserire dati appartenenti ad ASL diverse, bisognerà installare il programma su computer diversi, oppure su chiavette USB (una per ogni ASL)

23 Mario Rossi L operatore si registra, scrivendo il proprio nome e cliccando sul tasto Registrati: il software memorizzerà il suo nome per futuri accessi. Più operatori possono registrarsi sullo stesso PC

24 Registrazione dell operatore Più operatori possono registrarsi e lavorare con lo stesso programma sullo stesso computer Ciascuno vedrà i dati inseriti anche dagli altri, ma i dati di ciascun operatore saranno sempre contraddistinti con il suo nome

25 Questo è il menù iniziale, da cui accedere alle varie funzionalità del software

26 Inserimento e invio questionario su scuola e salute Il software è diviso in due parti indipendenti, con struttura simile: Questionari scuole (sfondo azzurro) Schede classi, schede e questionari bambini e genitori (sfondo sabbia) Iniziamo con la parte che riguarda il Questionario su scuola e salute

27 Ci sono tre pulsanti: Uno per inserire i dati di un nuovo questionario su scuola e salute Uno per visualizzare i questionari di cui abbiamo già inserito tutti i dati, per poterli modificare e inviare Uno per visualizzare i questionari già inviati alla base dati

28 Si inizia inserendo le risposte al questionario di una scuola

29 Si procede all inserimento dei dati: un operatore li legge e controlla, l altro li inserisce ripetendoli ad alta voce Il codice classe da inserire nel questionario scuola è un campo obbligatorio attivo a partire dalla raccolta dati 2010 Se nel questionario scuola non è stato inserito nessun codice classe, per poter inviare il questionario è obbligatorio inserire il codice: -1

30 Per facilitare la compilazione del campo Comune si è passati dal campo aperto del 2010 al menu a tendina del 2012

31 Quando si salva il questionario appare un messaggio di conferma. Se si seleziona Menù, si esce senza salvare il questionario!

32 Istituto Plesso Comune Data raccolta Operatore Carducci Flli. Boni Castelfranco 27/04/2008 Mario Rossi Pascoli Scalo Rivetta 13/05/2008 Mario Rossi Verga Montagna Lurago 04/05/2008 Pinco Pallo Carducci Flli. Boni Castelfranco 27/04/2008 Mario Rossi I questionari salvati sono memorizzati in Questionari scuole da inviare. Pascoli Scalo Rivetta 13/05/2008 Mario Rossi Verga Montagna Lurago 04/05/2008 Pinco Pallo Da qui è possibile modificarli e inviarli (singolarmente o tutti insieme) Carducci Flli. Boni Castelfranco 27/04/2008 Mario Rossi Pascoli Scalo Rivetta 13/05/2008 Mario Rossi Verga Montagna Lurago 04/05/2008 Pinco Pallo Carducci Flli. Boni Castelfranco 27/04/2008 Mario Rossi

33 Si può accedere a Questionari scuole da inviare anche dal menù iniziale

34 I questionari inviati vengono rimossi da Questionari scuole da inviare e messi in Archivio

35 In Archivio si trovano i questionari delle scuole già inviati. In caso di errori di compilazione scoperti dopo l invio è possibile modificarli: una volta modificati torneranno automaticamente in Questionari scuole da inviare. È anche possibili cancellarli definitivamente (sconsigliato!). NB quando si modifica un questionario precedentemente inviato e, dopo la modifica si rinvia al server, non si sovrascrive l informazione ma si duplica il questionario. Contattare l helpdesk per un controllo!

36 Inserimento e invio dati su classi, bambini e genitori Il software è diviso in due parti indipendenti, con struttura simile: Questionari scuole (sfondo azzurro) Schede classi, schede e questionari bambini e genitori (sfondo sabbia) La parte che riguarda i dati raccolti nelle classi è un po più articolata di quella sulle scuole

37 Inserimento e invio di ciascuna classe Il materiale da inserire per ciascuna classe è: Scheda classe Diario degli operatori Questionari alunni Questionari genitori Attenzione: i dati sono da inserire nel software esattamente in quest ordine!

38 Ci sono tre pulsanti: Uno per inserire i dati di una nuova classe (classe, bambini, genitori) Uno per visualizzare i dati delle classi già inserite, per poterle completare, modificare e inviare Uno per visualizzare le classi già inviate alla base dati

39 Si inizia inserendo la scheda di una nuova classe

40 Si procede all inserimento dei dati: un operatore li legge e controlla, l altro li inserisce ripetendoli ad alta voce NB: le informazioni inserite in questa sezione (bambini iscritti, presenti, assenti, rifiuti ecc) devono essere uguali a quelle inserite nella sezione riservata ai questionari bambini. Verificare, quindi, che NON vi siano incongruenze tra scheda classe e questionari bambini!

41 Quando si salva il questionario appare un messaggio di conferma. Se si seleziona Menù, si esce senza salvare il questionario.

42 Quando si salva la scheda classe, si genera la pagina per la gestione dei dati di quella classe.

43 Informazioni identificative della classe: il programma le ricava dai dati inseriti nella scheda classe

44 Codice classe Data raccolta dati Nome dell operatore che ha raccolto i dati Schede e questionari bambini inseriti / totale da inserire Questionari genitori inseriti / totale da inserire

45 Il passo successivo è inserire i dati del diario dell operatore

46 Finito di riportare i dati si salva e si torna alla pagina di gestione dei dati della classe

47 Il passo successivo è inserire i dati dei bambini

48 Si inseriscono i dati della scheda antropometrica e del questionario di un bambino. È importantissimo inserire il segno di spunta quando il bambino è un consenso assente o è un rifiuto presente. Poi si clicca sull etichetta del bambino successivo e si procede con l inserimento dei dati. Se il bambino è un rifiuto assente vanno barrate entrambe le caselle!!!

49 26/ NB: si inserisce la spunta solamente quando si è proceduto al controllo della correttezza e coerenza dei dati inseriti dal bambino sul suo questionario. Tale controllo deve essere effettuato al momento della rilevazione antropometrica in classe! Una volta completato l inserimento dati, si salva e si torna alla pagina di gestione dei dati della classe

50 20/ Se si deve interrompere l inserimento dati prima di aver completato tutti i questionari dei bambini, si può usare il tasto Salva incompleto : il programma ricorderà all operatore che non ha inserito tutti i questionari (colorandoli in rosso) e non permetterà l invio dei dati della classe fino al completamento di tutti i questionari

51 Codici ID dei questionari dei bambini inseriti 8/26

52 8/26 Il passo successivo è inserire i dati dei genitori

53 8/ Il software accetta un Codice ID solo se corrisponde a quello inserito per uno dei bambini della classe

54 8/ Si inseriscono i dati del questionario di un genitore. Poi si clicca sull etichetta del genitore successivo e si procede con l inserimento dei dati.

55 8/ Finito di riportare i dati si salva e si torna alla pagina di gestione dei dati della classe

56 8/ Se si deve interrompere l inserimento dati prima di aver completato tutti i questionari dei genitori, si può usare il tasto Salva incompleto : il programma ricorderà all operatore che non ha inserito tutti i questionari (colorandoli in rosso) e non permetterà l invio dei dati della classe fino al completamento di tutti i questionari

57 Codici ID dei questionari dei genitori 10/26 6/26

58 10/26 6/26 I codici dei questionari dei bambini per cui non si è inserito un questionario del genitore sono evidenziati in blu (NB: in rosso quelli non completi!)

59 In ogni momento è possibile andare al menù iniziale o a Classi da completare e inviare

60 Codice classe Data raccolta Operatore Schede e questionari bambini Questionari genitori Carducci 27/04/2008 Licio Petti 16/26 0/24 Completa Invia Pascoli 13/05/2008 Anna Marito 20/25 0/20 Completa Invia Verga 04/05/2008 Rosa Bianca 23/23 0/21 Completa Invia Carducci 27/04/2008 Luca Veroni 18/18 10/14 Completa Invia Pascoli 13/05/2008 Luca Veroni 24/24 21/21 Modifica Invia I dati delle classi salvate sono memorizzati in Classi da completare e inviare. Verga 04/05/2008 Anna Marito 28/28 28/28 Modifica Invia Carducci 27/04/2008 Licio Petti 19/19 15/15 Modifica Invia Pascoli 13/05/2008 Rosa Bianca 24/24 21/21 Modifica Invia Da qui è possibile completarli, modificarli e inviarli (singolarmente o tutti insieme) Verga 04/05/2008 Lello Erena 28/28 28/28 Modifica Invia

61 Codice classe Data raccolta Operatore Schede e questionari bambini Questionari genitori Carducci 27/04/2008 Licio Petti 16/26 0/24 Completa Invia Pascoli 13/05/2008 Anna Marito 20/25 0/20 Completa Invia Verga 04/05/2008 Rosa Bianca 23/23 0/21 Completa Invia Carducci 27/04/2008 Luca Veroni 18/18 10/14 Completa Invia In rosso sono evidenziati i questionari da inserire: non si possono inviare i dati di una classe fino a che non sono stati inseriti tutti i questionari Pascoli 13/05/2008 Luca Veroni 24/24 21/21 Modifica Invia Verga 04/05/2008 Anna Marito 28/28 28/28 Modifica Invia Carducci 27/04/2008 Licio Petti 19/19 15/15 Modifica Invia Pascoli 13/05/2008 Rosa Bianca 24/24 21/21 Modifica Invia Verga 04/05/2008 Lello Erena 28/28 28/28 Modifica Invia

62 Si può accedere a Classi da completare e inviare anche dal menù iniziale

63 La classi inviate vengono rimosse da Classi da completare e inviare e messe in Archivio

64 In Archivio si trovano le classi già inviate. In caso di errori di compilazione scoperti dopo l invio è possibile modificarle: una volta modificate torneranno automaticamente in Classi da completare e inviare. È anche possibili cancellarli definitivamente (sconsigliato!). NB quando si modifica un questionario precedentemente inviato e, dopo la modifica si rinvia al server, non si sovrascrive l informazione ma si duplica il questionario. Contattare l helpdesk per un controllo!

65 Per uscire dal programma si torna al menù iniziale e si seleziona il bottone Esci

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67 Monitoraggio dati inseriti È stato richiesto ai referenti regionali di indicare le e- mail dei referenti aziendali in modo da fornire, in tempo reale, le informazioni sul numero di scuole, classie sul numero di bambinie genitoriinseriti nel software e inviati al server centrale. Per il solo periodo della raccolta dati, a scadenze regolari, il personale individuato saràaggiornato sull andamento delle rilevazioni nel proprio territorio attraverso delle inviate dalla societàche gestisce il software.

68 Utilizzo del software su computer senza collegamento internet Il software può essere installato su chiavetta USB, per poter effettuare l inserimento dati anche su computer che non hanno un collegamento internet Ovviamente per inviare i dati bisognerà inserire la chiavetta in un computer con collegamento internet

69 Utilizzo del software su computer senza collegamento internet Per installare il programma su chiavetta USB si deve installare il programma sul desktop come descritto, poi copiare la cartella e il file OKkio sulla chiavetta USB Ricordarsi di rimuovere il file e la cartella dal desktop una volta copiati sulla chiavetta

70 Utilizzo del software su computer senza collegamento internet Per effettuare l invio dei dati collegando la chiave USB su un PC con accesso Internet: non copiare i dati sul computer utilizzare esclusivamente il programma dalla chiave USB (attenzione a non utilizzare per errore il programma eventualmente presente sul Desktop)

71 Utilizzo del software su computer senza collegamento internet Per inviare i dati dalla chiavetta, da un computer in cui non è installato il programma: aprire la cartella OKkio sulla chiavetta USB se compaiono messaggi di notifica, cliccate sempre sul bottone Sì procedere all invio

72 Come ottenere assistenza In caso di difficoltà (ove non arrivi il manuale) è possibile contattare MPA Solutions. L indirizzo mail per ottenere assistenza è okkio@mpasol.it Assistenza per via telefonica al numero di telefono dedicato

73 Grazie dell attenzione!