Regolamento RG04 ISPEZIONI

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1 S e de: Vi a T r i t o n e 4 / A P A L E RM O / Regolamento RG04 ISPEZIONI Regolamento per la erogazione dei servizi di ispezione impianti ai sensi del D.P.R. 162/99 Il presente regolamento è reso disponibile a mezzo pubblicazione sul sito internet societario: Copia: controllata N Distribuita a : X non controllata Rev. n Data Motivo della revisione Redatta Riesaminata e Approvata 1 02/04/14 Modificate descr. modalità operative 0 03/09/13 Emissione

2 INDICE Rev SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI RESPONSABILITÀ, Diritti e DOVERI Responsabilità, Diritti e Doveri del Cliente Responsabilità, Diritti e Doveri di SFERACERT DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ Richiesta offerta, quotazione e contratto Erogazione del Servizio di ispezione Emissione del verbale di ispezione Riesame della verifica Gestione delle non conformità ispezione con esito negativo Azioni correttive e rimessa in servizio Modalità di gestione delle verifiche straordinarie contestuali alle verifiche periodiche Modalità di gestione delle verifiche straordinarie non programmate Trattamento dei dati personali Riservatezza, Imparzialità, Integrità del personale che esegue le attività di ispezione Ricorsi e Reclami ARCHIVIAZIONE RIFERIMENTI NORMATIVI...8 Pag. 2

3 1. SCOPO La SFERACERT è un organismo notificato, identificato con il numero CE 2351, che svolge attività di certificazione e ispezione su ascensori e montacarichi in conformità a quanto prescritto dalla vigente legislazione nazionale e comunitaria. Il presente regolamento descrive le responsabilità e le modalità operative per lo svolgimento delle attività di ispezione di ascensori e montacarichi ai sensi del D.P.R. 162/99 e piattaforme elevatrici ai sensi D.P.R. 214/10. In dettaglio il presente regolamento definisce le modalità operative per l esecuzione delle seguenti attività: per la verifica Periodica richiesta di Verifica Periodica da parte del Cliente; verifica insussistenza cause di incompatibilità e accettazione dell incarico da parte di SFERACERT; ispezione, prove sull impianto e analisi documentale; riesame della pratica da parte del CT e delibera di approvazione rilascio esito dell ispezione. per la verifica Straordinaria richiesta di Verifica Straordinaria da parte del Cliente; verifica insussistenza cause di incompatibilità e accettazione dell incarico da parte di SFERACERT; ispezione, prove sull impianto e analisi documentale; riesame della pratica da parte del CT e delibera di approvazione rilascio esito dell ispezione. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE. Il presente regolamento si applica alle attività di ispezione di ascensori e montacarichi ai sensi del D.P.R. 162/99 e piattaforme elevatrici ai sensi D.P.R. 214/ DEFINIZIONI. La terminologia adoperata nel presente regolamento è quella utilizzata nei documenti elencati al paragrafo 7 Riferimenti normativi con l'aggiunta delle seguenti definizioni: Non conformità: deviazione dalle disposizioni di legge e/o dalle norme tecniche cogenti. Prescrizioni: definizione delle azioni correttive richieste per eliminare la non conformità rilevata durante l'attività di ispezione. Verbale di verifica: documento rilasciato al termine dell ispezione dal personale SFERACERT contenente l esito delle prove eseguite e le eventuali prescrizioni. Cliente: Soggetto richiedente l ispezione. Impianto: ascensore, montacarichi o piattaforma elevatrice oggetto dell ispezione. Pag. 3

4 Auditor o ispettori o personale di SFERACERT: Personale interno o collaboratori esterni in possesso dei requisiti prescritti dalla legislazione vigente e dalle procedure interne di qualifica ispettori per lo svolgimento delle attività di ispezione. 4. RESPONSABILITÀ, DIRITTI E DOVERI 4.1 Responsabilità, Diritti e Doveri del Cliente Il cliente che intende sottoporre a verifica periodica e/o straordinaria un impianto deve assicurare che siano rispettate le seguenti condizioni: garantire al personale SFERACERT, nonché ad eventuale personale di Accredia e/o del Ministero dello Sviluppo Economico (MISE), l accesso ai locali dell impianto in condizioni di sicurezza, mettendo a disposizione eventuali apprestamenti necessari; garantire la disponibilità dell impianto per tutto il tempo necessario al sopralluogo; indicare la ditta di manutenzione delegata ad assistere il personale di SFERACERT durante il sopralluogo; adoperarsi per prevenire ed eventualmente rimuovere prontamente qualsiasi ostacolo che possa interferire con lo svolgimento dell ispezione; rendere disponibile i verbali di ispezione più recenti effettuati da altri organismi di ispezione; rendere disponibile i verbali di ispezione semestrali più recenti effettuati dalla ditta di manutenzione; fornire al personale di SFERACERT tutte le informazioni riguardanti rischi specifici presenti sull'impianto e nei locali interessati alle attività di ispezione; Inoltre il cliente, qualora lo ritenga opportuno può: inoltrare per iscritto alla SFERACERT reclami con le modalità descritte al successivo paragrafo 5.7; chiedere la sostituzione dell'ispettore SFERACERT nel caso in cui sussistano motivati conflitti di interesse o se esistano motivi per dubitare dell'obiettività dell operato dell'ispettore; compilare e inviare alla SFERACERT il questionario di Customer Satisfaction al fine di permettere all Organismo di migliorare la qualità del servizio svolto. 4.2 Responsabilità, Diritti e Doveri di SFERACERT SFERACERT svolge tutte le attività di ispezione previste nel presente regolamento in conformità con la propria politica di qualità e nel pieno rispetto del Codce Etico adottato. La politica per la qualità e il Codice Etico di Sferacert sono riportati in calce al presente regolamento e sul sito societario SFERACERT nell ambito delle attività di ispezione descritte al paragrafo 5 ha il dovere di: svolgere il servizio in accordo con il presente regolamento; emettere il verbale al termine dell ispezione; trattare i dati dei clienti e dei proprietari, raccolti al fine di ispezionare l impianto in esame, in conformità con il D. Lgs. 196/03 in materia di Tutela dei dati personali, aggiornando gli stessi quando pertinente. disporre di polizza di assicurazione prevista dalle normative applicabili; Pag. 4

5 impiegare per le attività di ispezione personale abilitato da SFERACERT in conformità con le normative applicabili e in accordo con le indicazioni di ACCREDIA; garantire che il personale SFERACERT che svolge le attività di ispezione sia informato sulla natura dei rischi specifici dell'attività di ispezione e sia opportunamente formato e addestrato sulle misure di sicurezza da adottare per minimizzare tali rischi; interrompere la verfica nel caso in cui il cliente non adempia ai propri doveri elencati al paragrafo 4.1; svolgere le attività di ispezione rispettando i principi di imparzialità, indipendenza, riservatezza, integrità adottati con il proprio Codice Etico. 5. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ 5.1 Richiesta offerta, quotazione e contratto. Le richieste di offerta vengono inviate a SFERACERT dal Cliente interessato all ispezione di un impianto. Queste devono contenere almeno le seguenti informazioni: il numero di impianti da ispezionare, la zona in cui sono installati gli impianti e il tipo di ispezione richiesta (periodica o straordinaria). Per le richieste il cliente può utilizzare il modulo Richiesta Offerta pubblicato sul sito societario oppure inviare una mail contenente i dati necessari alla formulazione della proposta economica all indirizzo contatti@sferacert.it. La SFERACERT, dopo aver verificato l insussistenza di cause di incompatibilità, invia al Cliente l offerta/contratto compilato da sottoscrivere ove sono indicati, costi, tempi e clausole contrattuali per lo svolgimento delle attività. Tra le clausole deve essere espressamente esposta e sottoscritta dal cliente quella che prevede che lo stesso non possa inoltrare domanda di verifica ad alti Organismi Notificati durante il periodo di validità del contratto con Sferacert. In caso di approvazione dell offerta e sottoscrizione del contratto da parte del cliente, SFERACERT programma le attività necessarie per la ispezione. 5.2 Erogazione del Servizio di ispezione In caso di richiesta di verifica periodica SFERACERT da incarico ad un proprio ispettore di ispezionare l impianto ed eseguire le prove previste dalla normativa vigente. In caso di richiesta di verifica straordinaria a seguito di sostituzioni di parti dell impianto il Cliente o la ditta di manutenzione invia la relativa documentazione alla SFERACERT prima del sopralluogo. SFERACERT da incarico ad un proprio ispettore di valutare la documentazione e, in caso di esame preliminare positivo, di ispezionare l impianto ed eseguire le prove previste per la verifica della rispondenza dell impianto alla normativa vigente. La data di esecuzione dell ispezione deve essere concordata fra l ispettore e la ditta di manutenzione che informerà il Cliente. Il Cliente dovrà informare le altre persone eventualmente coinvolte durante l ispezione (es. il proprietario dell edificio, il portiere, il RSPP, ecc.). Pag. 5

6 Il personale SFERACERT sarà dotato di tutte le attrezzature necessarie per le prove previste delle norme applicabili e di eventuali dispositivi di protezione individuali. La ditta di manutenzione deve fornire a SFERACERT assistenza tecnica qualificata per poter permettere l esecuzione delle prove. Il Cliente dovrà espressamente garantire il libero accesso ai locali e alle parti costituenti l impianto sia per il personale di Sferacert, che per il personale di Accredia e/o del Ministero dello Sviluppo Economico che volessero assistere alle attività sul campo. 5.3 Emissione del verbale di ispezione Il verbale di verifica è compilato dagli ispettori di Sferacert su specifico modello CL 05 nella revisione corrente. Tali verbali sono numerati progressivamente, senza distinzione fra verifiche periodiche e straordinarie, dal N e sono assegnati per blocchi da 25 verbali agli ispettori che eseguono l attività. L assegnazione dei blocchi è registrata nel modello Registro Blocchi dei Verbali in tal modo dal n stesso del verbale è facilmente rintracciabile il nominativo dell esecutore. Al termine delle prove e delle verifiche previste, gli ispettori di SFERACERT rilasciano il verbale di ispezione contenente una previsione dell esito. L ispettore può altresì completare il verbale inserendo osservazioni pertinenti e, limitatamente alle verifiche straordinarie, la lista delle parti sostituite. Non è permesso inserire all interno del verbale prescrizioni. In caso di previsione di esito positivo una copia del verbale viene rilasciata/inviata al committente e al manutentore. L altra copia verrà consegnata dall ispettore al CT per la delibera di approvazione del verbale stesso. In caso di esito negativo la verifica viene gestita come indicato al paragrafo Riesame della verifica Ciascuna verifica eseguita da Sferacert, sia essa periodica che straordinaria, viene riesaminata entro il termine massimo di 30 giorni dal Comitato Tecnico. Il riesame deve essere effettuato sempre da personale indipendente da chi ha eseguito la verifica sul campo. Eventuali rischi, per la perdità dell imparzialità da autovalutazione, sono gestiti sostituendo i componenti del CT che hanno partecipato alle attività sul campo con componenti che non vi hanno preso parte. il CT, seguendo l iter descritto nel RG 02, effettua il riesame della verifica analizzando puntualmente: - Verbale di verifica di periodica/straordinaria Mod CL Incarico del committente Se il riesame ha avuto esito positivo il CT delibera la sua validità apponendo in calce al verbale esito e firma. Da questo momento in avanti la verifica potrà considerarsi effettivamente conclusa. La pratica potrà essere inoltrata all amministrazione per la regolarizzazione degli aspetti economico-finanziari connessi. Pag. 6

7 5.5 Gestione delle non conformità ispezione con esito negativo In caso di esito negativo della ispezione SFERACERT fornisce al Cliente una descrizione dettagliata delle carenze riscontrate. Le stesse vengono formalizzate sul verbale di verifica. L ispettore SFERACERT comunica immediatamente l esito negativo del verbale al Cliente, consegnandogli una copia del verbale; analogamente avviene con la ditta di manutenzione e con la sede SFERACERT. Se vi è pericolo immediato nell uso dell impianto la responsabilità del blocco dell impianto è della ditta di manutenzione (vedi D.P.R.162/99 art.15 comma 7). Analogamente a quanto previsto per i verbali con esito positivo, la pratica verrà sottoposta al CT per il riesame. Il CT delibera la sua validità apponendo in calce al verbale esito e firma. Con l esito negativo del verbale l ispettore dispone il fermo dell impianto. Di coseguenza la SFERACERT informerà, entro il termine massimo di 30 giorni, l ufficio competente del Comune per i provvedimenti di competenza. E facolta del comune disporre l invio dei vigili urbani per apporre i sigilli sull impianto. Da questo momento in avanti la verifica potrà considerarsi effettivamente conclusa. La pratica potrà essere inoltrata all amministrazzione per la regolarizzazione degli aspetti economico-finanziari connessi. 5.6 Azioni correttive e rimessa in servizio Il cliente che intende rimettere in servizio un impianto a seguito di un verbale negativo, ottempera alle prescrizioni dettagliate nel verbale di ispezione e chiede di programmare un ispezione straordinaria sull impianto. SFERACERT riattiva l ispezione nei modi descritti al paragrafo Modalità di gestione delle verifiche straordinarie contestuali alle verifiche periodiche Qualora l ispettore, durante l esecuzione di una verifica periodica, ravveda la sostituzione di parti dell impianto che rendano obbligatoria l esecuzione della verifica straordinaria, contatta per le vie brevi il committente e concorda di operare in conformità a quanto stabilito nel contratto con Sferacert. Provvederà pertanto all esecuzione di una verifica straordinaria, rilasciando un verbale specifico. AL termine della verifica straordinaria eseguirà la prevista verifica periodica. 5.8 Modalità di gestione delle verifiche straordinarie non programmate Qualora venga richiesta da un committente l esecuzione di una verifica straordinaria urgente, il RCOM contatta il RT che allerterà il primo ispettore disponibile e autorizzerà l esecuzione della verifica sul campo. L iter per la verifica seguirà quanto prescritto nel presente regolamento 5.9 Trattamento dei dati personali I dati che i Clienti forniscono a SFERACERT sono trattati in conformità a quanto stabilito dal D.L. 196/2003, rispettando i principi di liceità e riservatezza. Il Cliente, alla firma del Pag. 7

8 contratto riceve l informativa sul trattamento dei propri dati personali per le finalità e gli adempimenti connessi al servizio richiesto. Nell informativa, pubblicata sul sito societario è inclusa la possibilità di comunicazione dei dati personali del cliente ad Organismi Esterni alla SFERACERT (es. ACCREDIA, Ministero dello Sviluppo Economico, Guardia di Finanza, ecc.) e ai Comitati interni alla SFERACERT (Comitato Tecnico, Comitato di Salvaguardia dell Imparzialità) Riservatezza, Imparzialità, Integrità del personale che esegue le attività di ispezione Il personale SFERACERT che esegue le attività di ispezione è stato opportunamente formato e addestrato al rispetto del Codice Etico di SFERACERT. Gli ispettori hanno inoltre assunto un obbligo formale sul rispetto dei principi di imparzialità, indipendenza, riservatezza, integrità. Tutto il personale ha pertanto l obbligo di riservatezza riguardo i dati personali e le informazioni necessarie per lo svolgimento delle attività di ispezione. Fanno eccezione i casi previsti dalla legge (ad es. in caso di richiesta di informazioni dall Autorità Giudiziaria) Ricorsi e Reclami Il cliente che ravveda nel corso delle attività di ispezione il mancato rispetto del presente regolamento o del codice etico adottato da SFERACERT o che abbia osservazioni da fare per comportamenti del personale di SFERACERT ritenuti non appropriati, può presentare ricorso alla SFERACERT nei modi seguenti: per posta elettronica all indirizzo direzione@sferacert.it; per posta ordinaria all indirizzo della sede societaria reperibile sul sito per posta elettronica al Comitato per la Salvaguardia dell Imparzialità CSI@sferacert.it. Il reclamo dovrà contenere, oltre ad un recapito del reclamante, elementi sufficienti per l individuazione dell impianto oggetto del reclamo e riportare le motivazioni del reclamo in maniera dettagliata. Per tutti i reclami ricevuti la direzione effettua un analisi di quanto accaduto, eventualmente ricorrendo o ad un esame documentale o a colloqui con i soggetti coinvolti nell attività di ispezione. Per quei reclami ove sia stato fornito un recapito del reclamante, SFERACERT fornisce una risposta scritta con l indicazione del trattamento per i casi nei quali il reclamo stesso risultasse fondato. Eventuali reclami di competenza del Comitato per la Salvaguardia dell Imparzialità, vengono inoltrati al Comitato stesso. 6. ARCHIVIAZIONE SFERACERT archivia la documentazione delle attività di ispezione in fascicoli cartacei e/o informatici per un periodo di almeno 10 anni dalla conclusione delle attività 7. RIFERIMENTI NORMATIVI Direttiva 95/16/CE ASCENSORI - Direttiva del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 29 Giugno 1995, per il riavvicinamento delle legislazioni degli Stati Membri relative agli ascensori. G.U. n. 213 del 07/09/1995 Pag. 8

9 D.P.R. 162/99 - Decreto del Presidente della Repubblica del 30 Aprile 1999 n "Regolamento recante norme per l'attuazione della direttiva 95/16/CE sugli ascensori e di semplificazione dei procedimenti per la concessione del nulla osta per ascensori e montacarichi nonchè della relativa licenza di esercizio" - G.U.R.I. n. 134 del 10/06/1999 D.P.R 214/10 - Decreto del Presidente della Repubblica del 5 ottobre 2010, n Regolamento recante modifiche al decreto del Presidente della Repubblica 30 aprile 1999, n.162, per la parziale attuazione della Direttiva 2006/42/CE relativa alle macchine e che modifica la Direttiva 95/16/CE relativa agli ascensori. RG-03 ACCREDIA - "Regolamento per l'accreditamento degli Organismi di Ispezione" ISO/IEC "Criteri Generali per il funzionamento dei vari tipo di organismi che effettuano l attività di ispezione" Pag. 9