GESTIONE INTEGRATA DEI SUGGERIMENTI D ACQUISTO DEGLI UTENTI MEDIANTE SOL

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Oreste Cornelio Chiari
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1 GESTIONE INTEGRATA DEI SUGGERIMENTI D ACQUISTO DEGLI UTENTI MEDIANTE SOL Dal sito web delle biblioteche comunali il link Suggerimento d acquisto rinvia gli utenti all utilizzo dei servizi FO di SOL. Sull OPAC è attivo il tasto suggerimento d acquisto che rinvia sempre ai servizi FO di SOL. Il testo che compare sopra ai campi username e password nella pagina d accesso ai servizi di FO di SOL è il seguente: La gestione dei suggerimenti d acquisto tramite SOL sfrutta a pieno le potenzialità di comunicazione automatica di SOL: gli utenti provvisti d ricevono sul loro indirizzo tutte le comunicazioni relative ad accettazione, rifiuto, arrivo, prenotazione e notifica; in ogni caso gli utenti ricevono gli avvisi sul loro spazio personale nei servizi FO di SOL.

Il testo che compare sopra ai campi username e password nella pagina d accesso ai servizi di FO di SOL è il seguente: La gestione dei suggerimenti d acquisto tramite SOL sfrutta a pieno le

2 1. SUGGERIMENTI INSERITI DIRETTAMENTE DAGLI UTENTI DALLO SPAZIO PERSONALE SU OPAC Gli utenti hanno la possibilità di inserire suggerimenti d acquisto dal loro spazio personale su OPAC (FO di SOL) e di poter leggere sempre nello spazio personale le risposte della biblioteca e lo stato d avanzamento delle richieste. I dati che l utente può inserire sono: - Biblioteca (scelta fra Biblioteche in cui è abilitato) - Titolo - Autore - Anno - Editore - Prezzo - Note utente I suggerimenti d acquisto vengono inseriti nel database del gestionale SOL e sono visibili dagli operatori dal menù: Acquisizioni > Proposte d acquisto > Suggerimenti d acquisto 2. SUGGERIMENTI INOLTRATI DAGLI UTENTI MEDIANTE ALTRE MODALITA : modulo cartaceo, Per una gestione integrata dei suggerimenti d acquisto, le segnalazioni degli utenti pervenute in altra forma sono inserite in SOL lato back office (BO di SOL) dagli operatori abilitati mediante la funzione Suggerimenti d acquisto (Acquisizioni> Proposte d acquisto > Suggerimenti d acquisto). Gli inserimenti effettuati dagli operatori rientrano nel database dei suggerimenti insieme a quelli inseriti dagli utenti dal loro spazio personale. 3. GESTIONE DEI SUGGERIMENTI E COMUNICAZIONE AGLI UTENTI La gestione dei suggerimenti si effettua sempre a partire dalla funzione Suggerimenti d acquisto (Acquisizioni > Proposte d acquisto > Suggerimenti d acquisto). RICERCA Nel Back Office il bibliotecario può effettuare una ricerca dei suggerimenti d acquisto immessi tramite i parametri: intervallo di data di inserimento codice oppure nome dell'utente parte iniziale del titolo (compreso l articolo) del documento di cui si suggerisce l'acquisto stato del suggerimento: Nuovo, Accolto, Rifiutato, Documento arrivato Se la ricerca ottiene un solo risultato viene direttamente visualizzato il dettaglio del suggerimento, se invece si ottengono più risultati, dalla lista è possibile selezionare un suggerimento cliccando sopra uno dei dati visualizzati per accedere al suo dettaglio. La ricerca per STATO del suggerimento permette di ridurre il numero dei suggerimenti visualizzati: ad esempio solo i nuovi suggerimenti inseriti, oppure solo quelli in stato di accolto.

I dati che l utente può inserire sono: - Biblioteca (scelta fra Biblioteche in cui è abilitato) - Titolo - Autore - Anno - Editore - Prezzo - Note utente I suggerimenti d acquisto vengono inseriti

3 NUOVO La funzione è presente nella videata della maschera di ricerca, nella lista di risultati e nel dettaglio di un suggerimento. La creazione di un nuovo suggerimento prevede la compilazione dei seguenti dati: Utente (obbligatorio): ricercabile per codice oppure per nome cliccando sull icona di help Dati del documento: Titolo (obbligatorio), Autore, Anno, Editore, Prezzo Nota dell'utente GESTIONE ITER Sono inoltre presenti, per gestire l'iter del suggerimento: Stato: al momento dell'inserimento lo stato precompilato è Nuovo. Si consiglia di aggiornare i dati inseriti dall utente (titolo, autore, editore, anno) in modo da rendere efficace la ricerca del titolo in una fase successiva: Al ricevimento il bibliotecario lo può aggiornare in Suggerimento accolto oppure in Suggerimento rifiutato, e, all'arrivo del documento ordinato, in Documento arrivato Risposta: dal menù a tendina è possibile dare una risposta standardizzata all'utente (l'elenco è personalizzabile a livello di polo) ACCOLTO 01 Suggerimento accolto. Il documento è IN CORSO DI ACQUISIZIONE. ACCOLTO 02 Il documento è IN CORSO DI ACQUISIZIONE. Già richiesto in precedenza da altri utenti. ACCOLTO 03 Suggerimento ACCOLTO, ti invitiamo a consultare periodicamente l'opac. RIFIUTATO 04 È in corso una VERIFICA DELLA DISPONIBILITÀ presso il fornitore. RIFIUTATO 05 DATI INSUFFICENTI per procedere all'acquisto. Prego integrare. Grazie RIFIUTATO 06 Richiesta NON COMPATIBILE con le raccolte della biblioteca. RIFIUTATO 07 RIFIUTATO 08 Titolo NON COMPATIBILE con le raccolte della biblioteca. Puoi richiedere prestito interbibliotecario. Suggerimento non accolto. Il documento NON È DISPONIBILE sul mercato editoriale. RIFIUTATO 09 Il titolo precedentemente accolto NON È DISPONIBILE sul mercato editoriale. RIFIUTATO 10 RIFIUTATO 11 RIFIUTATO 12 Documento NON DISPONIBILE sul mercato. Puoi richiedere prestito interbibliotecario. Suggerimento non accolto perché il documento è già PRESENTE IN BIBLIOTECA. Il documento è PRESENTE IN ALTRE BIBLIOTECHE della provincia. Puoi richiedere prestito interbibliotecario. RIFIUTATO 13 Siamo spiacenti: RICHIESTA RINVIATA causa verifica disponibilità finanziarie.

(obbligatorio), Autore, Anno, Editore, Prezzo Nota dell'utente GESTIONE ITER Sono inoltre presenti, per gestire l'iter del suggerimento: Stato: al momento dell'inserimento lo stato precompilato è

4 DOCUMENTO ARRIVATO 14 Il titolo che hai richiesto è IN FASE DI CATALOGAZIONE. DOCUMENTO ARRIVATO 15 ACCOLTO 16 DOCUMENTO ARRIVATO 17 Il titolo richiesto è IN FASE DI CATALOGAZIONE. La tua prenotazione è in coda ad altre. Suggerimento accolto. Il documento verrà INSERITO NEL PROSSIMO ORDINE D'ACQUISTO Il tit. richiesto sarà disponibile al prestito nei tempi di legge stabiliti (D.Lgs 9/4/2003 n 68) Le risposte n 02 e n 15 sono da utilizzare nel caso in cui si tratti di documenti già richiesti da un altro utente. A COLORO CHE AVRANNO PROPOSTO L ACQUISTO DEL MEDESIMO DOCUM. PER SECONDI (O PIÙ) SCRIVEREMO: ACCOLTO 02 RIFIUTATO DOCUMENTO ARRIVATO 15 Il documento è IN CORSO DI ACQUISIZIONE. Già richiesto in precedenza da altri utenti. UNA QUALSIASI DELLE RISPOSTE PREIMPOSTATE Il titolo richiesto è IN FASE DI CATALOGAZIONE. La tua prenotazione è in coda ad altre. Note bibliotecario NOTA BIBLIOTECARIO Compare nel messaggio inviato all utente. Utilizzare solo nel caso si voglie effettivamente comunicare informazioni all utente. NON INSERIRE MEMO PERSONALI O PER I COLLEGHI. [Se il suggerimento di acquisto in stato Nuovo viene collegato ad un ordine, viene aggiornato dal sistema allo stato Suggerimento accolto; se l'ordine viene annullato oppure ne viene registrato l'arrivo materiale, viene aggiornato dal sistema agli stati Suggerimento rifiutato oppure Documento arrivato] DOCUMENTO DISPONIBILE Il documento arrivato dovrà essere prenotato a nome della/e persona/e che ne ha/hanno fatto richiesta. Al termine di questo procedimento il documento passerà in consegna agli addetti ai servizi al pubblico che provvederanno a notificare all utente la disponibilità. CANCELLA La funzione è presente nel dettaglio di un suggerimento e nella lista di risultati, dove è possibile cancellare più suggerimenti.

Lgs 9/4/2003 n 68) Le risposte n 02 e n 15 sono da utilizzare nel caso in cui si tratti di documenti già richiesti da un altro utente. A COLORO CHE AVRANNO PROPOSTO L ACQUISTO DEL MEDESIMO DOCUM.

5 4. FEEDBACK UTENTE Per ognuno dei tre stati viene prodotta automaticamente dal sistema una comunicazione per il lettore che lo informa, con testi preimpostati nelle configurazioni di polo, che il suo suggerimento è stato accolto oppure rifiutato o che i documenti richiesti sono arrivati in biblioteca. Se la biblioteca ha impostato le comunicazioni tramite oppure tramite recapito preferenziale e l'utente ha l' inserita nell apposito campo e come recapito preferenziale, la comunicazione viene spedita al lettore tramite dal sistema. Il bibliotecario sa dell invio del messaggio di conferma. Nei report, il bibliotecario ne può visualizzare il testo. L'utente visualizza nel suo spazio in Front Office i suggerimenti d acquisto suddivisi tra Suggerimenti in corso e Suggerimenti storici. Il suggerimento rimane tra i suggerimenti in corso: sempre se rimane nello stato Nuovo; per un determinato numero di giorni se lo stato è stato aggiornato dal bibliotecario o dal sistema. Il Numero di giorni è configurabile in Amministrazione sistema > Polo oppure Biblioteca > Parametri di Servizio (FO PREST: Circolazione documenti Front Office).

Se la biblioteca ha impostato le comunicazioni tramite e-mail oppure tramite recapito preferenziale e l'utente ha l'e-mail inserita nell apposito campo e come recapito preferenziale, la comunicazione

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