PROCEDURE GESTIONE QUALITA GESTIONE ASSENZE DEL PERSONALE

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1 Questo Documento è emesso con distribuzione riservata e non può essere riprodotto senza il benestare del Liceo Artistico Statale Paolo Candiani. Revisione Data Capitolo/Paragrafo Modifiche modificato 01 02/09/13 Logo 02 22/07/14 Aggiunti loghi musicale e coreutico Fasi Redazione Verifica Approvazione Funzioni RGQ RGQ DS Nominativi Rosario Commisi Rosario Commisi Andrea Monteduro Data 22/07/14 30/10/14 30/10/14 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. RESPONSABILITA' 4. MODALITA' OPERATIVE 4.1 Programmazione, calendarizzazione e realizzazione 4.2 Gestione richieste, concessioni, rilascio documenti, emissioni decreti 4.3 Gestione assenze brevi e permessi Personale Docente Personale ATA 4.4 Gestione non conformità 4.5 Monitoraggio e misurazione del servizio 4.6 Archiviazione registrazione 5. RIFERIMENTI 6. ALLEGATI Pagina 1 di 6

2 1. SCOPO Definire le modalità operative, le responsabilità e la documentazione utilizzata per la gestione delle assenze del personale, al fine di assicurare il rispetto dei diritti dei lavoratori della scuola e degli utenti. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica alle operazioni inerenti la gestione di tutti i tipi di assenze del personale, ed è relativa sia al personale docente sia al personale ATA. 3. RESPONSABILITA' I responsabili della presente procedura sono: l'assistente amministrativo dell'ufficio della segreteria amministrativa (AM) designato dal DSGA per la preparazione della documentazione necessaria; Il Collaboratore Vicario per la sostituzione dei docenti assenti; L'Addetto Gestione Personale (AGP) per la raccolta e l'archiviazione della documentazione relativa; L'assistente amministrativo dell'area delle retribuzioni (AR) designato dal DSGA per le relative liquidazioni al personale che effettua le sostituzioni. 4. MODALITÀ OPERATIVE Gli obiettivi del processo risultano essere: Assicurare corrette informazioni ed un supporto al quadro normativo; Garantire la trasparenza di ogni fase operativa; Fornire al personale in tempo utile tutte le informazioni riguardanti le pratiche individuali; Garantire agli studenti la continuità del servizio. 4.1 Programmazione, calendarizzazione e realizzazione La disciplina delle assenze del personale docente ed ATA è regolata dal Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (CCNL). Essa è sostanzialmente uguale per il Pagina 2 di 6

3 personale docente ed ATA, salvo le specificità relative alla posizione economico giuridica nella quale il dipendente è inserito. Le modalità di richiesta e concessione sono stabilite dalle normative contrattuali e legislative vigenti. 4.2 Gestione richieste, concessioni, rilascio documenti, emanazione decreti All'inizio di ogni anno scolastico, il DSGA designa l'assistente amministrativo addetto al servizio, comunica la designazione a tutte le componenti mediante affissione all'albo e aggiorna l'organigramma dell'ufficio di segreteria. Il personale in servizio che ha bisogno di informazioni si rivolge all'assistente amministrativo addetto in orario di sportello, oppure ad un suo sostituto. Il personale che intende presentare domanda per un qualsiasi tipo di assenza ritira, in orario di sportello, il modulo predisposto, lo compila e lo consegna al personale in servizio. Ogni richiesta è controllata dall'assistente amministrativo addetto che ne verifica la completezza dei dati e la trasmette al protocollo, il quale rilascia al personale, che lo richieda, gli estremi dell'assunzione al protocollo. Ogni richiesta protocollata è inserita nel libro posta/firma del Dirigente Scolastico. Il Dirigente Scolastico esamina le domande presentate, verifica e controlla il rispetto della normativa e trasmette, secondo i casi, i dati: al docente collaboratore delegato alla gestione supplenze giornaliere per procedere alle sostituzioni, come previsto al paragrafo 4.2.2; all'assistente amministrativo delegato per la ricerca di personale, per le assenze che prevedono la ricerca e l'assunzione di personale con contratto a tempo determinato; all'assistente amministrativo delegato alla gestione supplenze giornaliere del personale ATA per procedere alla sostituzione, secondo le disposizioni vigenti. Le comunicazioni di assenze per sopraggiunte cause sono comunicate telefonicamente entro le ore Il personale in servizio che riceve la telefonata, la smista all'addetto amministrativo, il quale provvede ad informare il docente collaboratore in caso di assenza del personale docente o il DSGA nel caso di assenza del personale ATA. Il personale assente deve successivamente inviare e/o consegnare ogni documentazione prevista dalla normativa. L'assistente amministrativo delegato, preso atto delle domande, raccoglie tutta la Pagina 3 di 6

4 documentazione prevista e provvede alla preparazione dei relativi decreti e all'aggiornamento delle schede personali. Per assenze che comportino riduzioni o sospensioni di stipendio sono effettuate tutte le comunicazioni obbligatorie all'ufficio della Ragioneria Provinciale e alla Direzione Provinciale del Tesoro. La documentazione viene protocollata e sottoposta alla firma del Dirigente Scolastico per quanto riguarda il personale docente oppure alla firma del DSGA per il personale ATA. Adeguate comunicazioni sono fornite al personale nel caso di riduzione o sospensione dello stipendio. 4.3 Gestione assenze brevi e permessi Personale Docente Entro l'inizio dell'anno scolastico, il Dirigente Scolastico affida l'incarico della gestione assenze dei docenti ad un docente collaboratore (Collaboratore Vicario). Giornalmente il Collaboratore Vicario, ricevute le comunicazioni delle assenze, da parte dell'assistente amministrativo, provvede alla sostituzione. I criteri utilizzati nell'assegnare le supplenze brevi, in ordine di priorità, sono: docenti a disposizione; docenti della stessa classe; docenti della stessa materia; docenti di classi/materie diverse. Le sostituzioni vengono riportate su apposito modulo (vedi allegato) parte integrante del foglio di presenza. Ogni mese il Collaboratore Vicario invia all'assistente amministrativo, incaricato alla liquidazione degli emolumenti, la comunicazione delle ore effettuate. Copia di tale comunicazione è depositata in segreteria Personale ATA All'inizio dell'anno scolastico ogni unità di personale comunica al DSGA la propria disponibilità a sostituire i colleghi assenti. L'Addetto Amministrativo delegato, ricevuta la comunicazione dell'assenza, informa il DSGA che, con ordine di servizio interno, dispone la sostituzione. Il compenso dell' attività prestata in sostituzione del personale assente, Pagina 4 di 6

5 concordato in sede di contrattazione decentrata con i Rappresentanti Sindacali (RSU), viene stabilito sotto forma di recupero o in forma mista recupero e/o retribuzione. Il DSGA ogni mese provvede al conteggio e alla registrazione delle ore effettuate. Il personale comunica al DSGA la quota delle ore effettuate che intende utilizzare come ferie/permessi e quella che deve invece essere retribuita come ore di straordinario. Il DSGA, preso atto della proposta presentata dal personale, dispone il calendario dei recuperi e trasmette all'assistente amministrativo incaricato alla liquidazione degli emolumenti l'elenco nominativo con il numero delle ore da liquidare come straordinario sulla base dei criteri stabiliti con la RSU. 4.4 Gestione non conformità Chiunque rilevi, durante l'erogazione del servizio, una situazione di non conformità rispetto alle prescrizioni della presente procedura applica quanto indicato nella procedura PGQ Gestione delle Non Conformità. 4.5 Monitoraggio e misurazione del servizio La gestione assenze del personale ATA è monitorata attraverso strumenti informatici. La responsabilità di tale gestione è del Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi. La gestione assenze è monitorata e misurata attraverso i seguenti indicatori: % N. ore di lezioni non effettuate/n. ore dovute % N. ore di servizio non effettuato/n. ore dovute 4.6 Archiviazione e registrazioni Le domande di assenza del personale e la relativa documentazione vengono archiviati dall'assistente amministrativo designato nei fascicoli del personale in servizio. Pagina 5 di 6

6 5. RIFERIMENTI CODICE UNI EN ISO 9001:2008 MGQ Sez. 06 TITOLO Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti Sezione 06 - Gestione delle Risorse CCNL Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro Comparto scuola 6. ALLEGATI Richiesta permesso Comunicazione ore da retribuire Ordine di servizio per personale ATA Pagina 6 di 6