Oggetto: Operatività in Business con il nuovo decreto sviluppo e cessione di prodotti agricoli e agroalimentari

Transcript

1 Forlì, 23 ottobre 2012 Oggetto: Operatività in Business con il nuovo decreto sviluppo e cessione di prodotti agricoli e agroalimentari Sommario Sintesi delle problematiche introdotte... 1 Operatività in Business net Modifica ai report di stampa... 2 Separazione degli articoli in base alla scadenza (30 o 60 gg)... 6 Calcolo della Data di Scadenza delle fatture... 8 Sintesi delle problematiche introdotte Questo documento non fornisce informazioni di tipo normativo/fiscale ma si limita ad evidenziare gli aspetti della normativa che influiscono sul modo di lavorare e darne soluzione con l uso di Business Net. Per tutti i quesiti ed i dubbi relativi all argomento occorre consultarsi con Laura Pedulli (CNA Alimentare) per gli aspetti normativi, e/o col proprio consulente fiscale. Non essendo ancora definiti con certezza tutti gli aspetti di questa norma è possibile che intervengano a breve modifiche. Gli aspetti che prendiamo in considerazione sono questi: 1) Contratto o ddt integrato: Per la consegna di prodotti alimentari (o che rientrano nell articolo in questione) DEVE esistere un contratto con determinate caratteristiche. In mancanza di contratto già inviato al cliente, è possibile aggiungere la dicitura : Assolve gli obblighi di cui all articolo 62, comma 1, del decreto legge 24 gennaio 2012, n.1, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 marzo 2012, n. 27 sui documenti che accompagnano il bene, per sfruttare quello stesso documento come contratto giornaliero. Ovviamente in questo caso TUTTE le informazioni previste dal contratto dovranno essere presenti (per esempio il prezzo pattuito) 2) Tempi di pagamento adeguati alla scadenza dei prodotti: prodotti che scadono entro 30 giorni devono avere un tempi MASSIMO di incasso di 30gg dalla fine del mese di RICEVIMENTO della fattura da parte del cliente. Prodotti con scadenza più lunga avranno data scadenza pagamento di 60gg dalla stessa data di ricevimento fattura. Questo obbliga, in alcuni casi, una bollettazione e fatturazione separata per i due tipi di prodotto. Il ritardo del pagamento da parte del cliente implica l obbligo di calcolo interessi di mora maggiorati del 2%. Pagina 1 23/10/

2 Operatività in Business net 2011 Modifica ai report di stampa In base all art 3.c.3 del decreto di attuazione tutti gli elementi essenziali dei contratti possono essere contenuti anche nei documenti di consegna e negli ordini purché questi siano integrati con l apposita dicitura Assolve gli obblighi di cui all art. 62, comma 1, del decreto legge 24 gennaio 2012, n. 1, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 marzo 2012, n. 27. Attenzione: sembra che l'adeguamento per l'art.62 dei contratti antecedenti al 24 ottobre possa essere fatto entro il , non sarebbe quindi necessario adeguare i contratti o esporre la dicitura da subito, sulle forniture che si ritiene facenti parte di un contratto già attivo. Rimane inteso che per ogni nuovo cliente/contratto dopo il 24 ottobre 2012 dovranno essere rispettati tutti i commi dell'art.62, inoltre andranno rispettate da subito il limite massimo delle scadenze di pagamento legati alla durabilità dei prodotto consegnati dopo il 24 ottobre con eventuale separazione dei prodotti in più fatture. Per questa possibilità come per tutte le domande sulla norma rivolgetevi al Vostro consulente! In Business, in mancanza di un contratto separato, si rende necessario che nelle stampe degli ordini/impegni e/o DDT emessi/fatture compaia il testo previsto, oltre che sia definita la DURATA DEL CONTRATTO (che potrebbe essere assimilata alla data del ddt emesso), il PREZZO di vendita (CHE DEVE ESSERE ESPOSTO SUL CONTRATTO/DDT!) e qualche altro campo normalmente già presente sui doc. di trasporto Per inserire il testo abbiamo valutato due ipotesi: 1) Modificare fisicamente i REPORT mettendo SEMPRE dicitura come TESTO FISSO in fondo al documento. Questa soluzione, che inizialmente ci sembrava la più corretta, introduce però alcuni limiti importanti: a. Il testo apparirebbe SEMPRE, anche in caso di ristampa di ordini/bolle/fatture vecchie e quindi non equiparabili ad un contratto b. Il testo apparirebbe anche in documenti non inerenti a merci alimentari, per esempio anche nel caso di un DDT trasporto per un reso a fornitore (magari di un macchinario industriale) c. L operatore non potrà in nessun caso togliere o modificarne il testo d. Il testo apparirebbe per tutti i clienti, mentre se per qualcuno si sceglie la strada del contratto separato, tale indicazione sul ddt NON DOVREBBE APPARIRE. 2) Utilizzare il campo NOTE del piede del documento e farsi proporre il testo in modo automatico solo sui NUOVI DOCUMENTI: si tratta di un campo che già viene stampato su tutti i moduli (salvo casi particolari), introducendo questo sistema non ci sono i limiti della prima ipotesi e l operatore potrebbe intervenire modificando o togliendo il testo qualora non lo desideri. Riteniamo più corretto suggerire la seconda strada, anche per evitare che futuri adeguamenti normativi possano dover far rivedere nuovamente tutti i report. Qui sono ci sono le istruzioni da seguire per farsi proporre, in modo completamente automatico, le note compilate con testo previsto. COME FARSI PRORRE LA NOTA AUTOMATICAMENTE: Aprire GESTIONE DOCUMENTI DI MAGAZZINO, cliccare col TASTO DESTRO sulla barra del titolo e scegliere APRI REGISTRO DI BUSINESS Pagina 2 23/10/

3 Posizionarsi nella cartella BSVEBOLL\OPZIONI (nella struttura ad albero di sinistra), otterrete quindi a destra l elenco delle opzioni già attive sul Vostro programma. Occorre andare su di una riga nuova e digitare (o prelevarla dallo Zoom con F5 e poi SELEZIONA) la proprietà di registro NoteNuoviDocumenti, nella colonna di griglia VALORE indicare poi il testo Assolve gli obblighi di cui all art. 62, comma 1, del decreto legge 24 gennaio 2012, n. 1, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 marzo 2012, n. 27 come in figura (magari fate copia/incolla del testo scritto qui sopra) Fatta questa operazione, chiudere e riaprire la scelta Gestione Documenti di Magazzino. Alla creazione di un nuovo documento ( di qualunque tipo, sia DDT,Fattura immediata ma anche Nota di accredito ecc ) le note saranno proposte come previsto. Pagina 3 23/10/

4 Che sarà stampato sui documenti nello spazio per le note (caso del ddt emesso e della Fattura Accompagnatoria) Quando sarà composta la fattura DIFFERITA RIEPILOGATIVA, le note saranno prelevate dal PRIMO DDT EMESSO RAGGRUPPATO IN QUELLA FATTURA, entreranno quindi in modo automatico anche sulla fattura differita Per chi volesse la stessa nota anche sui ORDINI/IMPEGNI è possibile attivare la stessa opzione NoteNuoviDocumenti anche dal programma Gestione Ordini Impegni, in questo caso il DDT emesso eredita le note del primo Impegno agganciato alla bolla. Pagina 4 23/10/

5 Quanto ipotizzato funziona con il programma in modalità standard, esistono casi particolari di utilizzo (con opzioni di registro attivate o report personalizzati particolari) che influiscono sulla composizione e stampa delle note. Per questo motivo chiediamo alle aziende di controllare che compiano le note durante il primo ciclo di bollettazione e fatturazione e nel caso queste non apparissero, contattate l assistenza per valutare una modifica o la scelta delle note fisse sui documenti. ATTENZIONE: la nota indicata attesta che il documento presente è un sostituto del CONTRATTO E QUINDI INDISPENSABILE CHE IL DDT ABBIA I PREZZI ESPOSTI, oltre che le altre informazioni previste. Per esporre i PREZZI SUI DDT occorre, nel tab VARIE del ddt mettere la spunta in STAMPA PREZZI IN BOLLA Se volete che questo Check sia proposto automaticamente è sufficiente indicarlo sul TIPO BOLLA FATTURA che usate per comporre i ddt emessi (scelta 1,K,G) come in figura: Pagina 5 23/10/

6 Se NON SI DESIDERA ESPORRE I PREZZI IN BOLLA occorre che il contratto sia redatto a parte e sul DDT non dia presente la dicitura di cui sopra. Si potrebbe usare un ORDINE/IMPEGNOCLIENTE che potreste aver generato prima di fare la bolla (a cui il ddt fa automaticamente riferimento). Questo ordine/impegno DEVE ESSERE GIA STATO INVIATO AL CLIENTE nelle modalità previste dalla norma, ovviamente l uso degli impegni cliente agevola molto la composizione dei ddt e potrebbe essere questa una strada per evitare l esposizione dei prezzi. Separazione degli articoli in base alla scadenza (30 o 60 gg) Ai fini di gestire l applicazione del regime introdotto dall art 62 in Business Net 2011 sono state introdotte alcune opzioni di registro per IMPEDIRE raggruppare in una unica bolla ARTICOLI CON SCADENZA DIVERSA (inferiore o superiore ai 30 Giorni). In questo modo sarà possibile permettere che queste bolle siano fatturare separatamente perché legate a condizioni di pagamento differenti. Queste opzioni di registro sono presenti SOLO NELLA VERSIONE BUSINESS NET 2011 con gli ultimi aggiornamenti distribuiti e controllano il campo TIPO dell anagrafica articoli. Queste opzioni INTERESSANO SOLO LE AZIENDE CHE ATTUALMENTE TRATTANO, PER LO STESSO CLIENTE, articoli con data di scadenza inferiore ai 30 giorni insieme a prodotti con scadenza superiore con condizioni di pagamento superiori ai 30 gg dalla data di ricevimento della fattura. Se non avete di questi casi potete passare al successivo Calcolo della Data di Scadenza Se invece siete in queste condizioni contattate l assistenza per caricare gli aggiornamenti ed attivare le opzioni necessarie. Attivata queste opzioni, la distinzione tra articoli deteriorabili e non deteriorabili si basa sul valore del campo Tipo dell anagrafica articoli. Per gli articoli che rappresentano prodotti agro-alimentari classificabili come deteriorabili si può indicare nel Tipo Articolo il valore A Pagina 6 23/10/

7 Invece i prodotti agroalimentari classificabili come non deperibili si può indicare nel Tipo articolo il valore B Pagina 7 23/10/

8 In fase di emissione di documenti (in gestione ordini se attivata l opzione specifica ) al momento del salvataggio il programma avvisa che si stanno facendo documenti con prodotti di tipo diverso e blocca il salvataggio L utente dovrà fare due DDT o fatture accompagnatorie indicando un codice pagamento diverso,coerente con la data di scadenza dei prodotti consegnati. Calcolo della Data di Scadenza delle fatture Cosa prevede la norma: Per quanto riguarda il pagamento del corrispettivo l art. 5 c.1 del decreto stabilisce che: 1. per le merci deteriorabili deve essere effettuato entro trenta giorni; 2. per tutte le altre merci entro sessanta giorni; 3. Il termine di decorrenza è l ultimo giorno del mese di ricevimento della fattura 4. Il cedente deve emettere fattura separata per cessioni di prodotti assoggettati a termini di pagamento differenti In questo modo se oggetto della cessione fossero prodotti per loro natura assoggettati a termini di pagamento diversi dai 30 giorni (ad es. per i prodotto non deteriorabili- termine a 60 giorni), si renderà necessaria l emissione di fatture distinte. Nel caso di mancato rispetto dei termini del pagamento sono applicati immediatamente gli interessi al tasso degli interessi legali di mora a decorrere dal giorno successivo della scadenza del termine. In questo caso il saggio di interesse è maggiorato di ulteriori due punti percentuali ed è improrogabile. In base all art.5 c.3 ai fini della determinazione degli interessi dovuti al creditore in caso di ritardo di pagamento la data di ricevimento della fattura è validamente certificata solo nel caso di consegna della fattura a mano, di invio a mezzo A.R., di posta elettronica certificata (PEC) o di impiego del sistema EDI (Eletronic Data Interchange) o altro mezzo equivalente. In mancanza di certezza circa la data di ricevimento della fattura, si assume che la fattura sia ricevuta nella data di consegna dei prodotti ai fini della decorrenza dei termini. I paragrafi in grassetto rosso sottolineato sono quelli che comporteranno una possibile modifica della operatività in Business. Pagina 8 23/10/

9 Per il calcolo della data di scadenza la decorrenza è dalla fine mese dalla data di ricevimento della fattura o in mancanza dalla data di consegna della merce. Questo punto crea notevoli problemi perché il calcolo delle date di scadenza non può essere automatizzato essendo dipendente, oltre che dalla durata degli articoli venduti, anche dalla data in cui il cliente RICEVERA la fattura. E fondamentale quindi scegliere una modalità di consegna che renda certa e celere la consegna della fattura al cliente, PEC, RACCOMANDATA A/R, consegna a mano ecc Definito il tipo di consegna della fattura, anche sulla base della periodicità di fatturazione potremmo avere degli scenari ipotetici classificabili come segue: A. Caso di vendita di latte e quindi prodotto agro-alimentare deperibile la cui decorrenza è 30 gg. dalla fine del mese del ricevimento della fattura. Fatturazione ogni quindici giorni Data emissione DDT Data fatturazione Data (ipotetica) di ricevimento fattura Data decorrenza Data scadenza 04/10/ /10/ /10/ /10/ /11/2012 B. Caso di vendita di latte e quindi prodotto agro-alimentare deperibile la cui decorrenza è 30 gg. dalla fine del mese del ricevimento della fattura. Fatturazione ogni fine mese Data emissione DDT Data fatturazione Data (ipotetica) di ricevimento fattura Data decorrenza Data scadenza 04/10/ /10/ /11/ /11/ /12/2012 All atto dell emissione del documento non si conosce la data in cui il cliente riceverà la fattura e quindi non possiamo calcolarla a priori. Si possono solo fare ipotesi come nell esempio di cui sopra. Le forme di pagamento possono essere impostate, ad esempio in queste modalità alternative: A. codificare tante forme di pagamento a scadenza fissa per quante sono le scadenze possibili (ad es. RIBA AL 30/11/2012, RIBA al 31/12/2011). Perdendo però qualunque automatismo nella proposta delle condizioni di pagamento in fase di scelta del cliente ( a meno di non modificare il codice di pagamento proposto, su ogni cliente) ogni mese o ogni 15 giorni così da farselo proporre per le bolle di quel periodo Pagina 9 23/10/

10 B. Creare una forma di pagamento con tipo Scadenza Data Diversa e poi entrare nel DDT e inserire la data di decorrenza per il calcolo della scadenza AL salvataggio del DDT nel campo Data 1 pag si mette la data fine del mese successivo. Ad es. essendo un DDT di ottobre con fatturazione fine mese si assume che il cliente riceverà la fattura in novembre e quindi dalla fine di novembre si dovrà aggiungere 30 gg. (1 mese commerciale) per il calcolo della data di scadenza che cadrà quindi al 31/12. Pagina 10 23/10/

11 Supponiamo che eseguo la fatturazione al 31/10/2012 In questo modo la scadenza sarà al 31/12/2012. Almeno assumendo, l interpretazione che per 30 gg. si intende un mese mentre per 60 gg. si intendono due mesi. Per cui 30 gg. e 60 gg. sono rispettivamente 30 gg. commerciali e 60 gg. commerciali. Infatti nel calcolo della data di scadenza Business net considera 30 gg come 1 mese e quindi indipendentemente dal fatto che il mese abbia 30 o 31 o 28 gg. Analogo discorso vale per i multipli di 30 gg. In merito a questo calcolo consigliamo gli utenti di Business net di consultarsi comunque con il proprio consulente sull adozione dei giorni commerciali o giorni civili Come risulta evidente questo aspetto complicherebbe notevolmente il lavoro in Business, si possono però adottare scelte meno invasive in accordo col cliente, per esempio: se si definisce una modalità di pagamento classica di 30 giorni fine mese è evidente che questa data scadenza coprirà senz altro l indicazione della normativa dei prodotti con scadenza 30gg, costringendo il cliente ad anticiparla in qualche caso. Stessa cosa per i prodotti con durata maggiore, per i quali una condizione di pagamento 60 gg fine mese adempie a quanto richiesto Esempio 30 gg fine mese Data emissione Data Data (ipotetica) Data decorrenza Data scadenza Data Pagina 11 23/10/

12 DDT fatturazione di ricevimento fattura (dalla norma = 30 gg dal ricev. Fattura) In Business (30gg) scadenza massima dalla norma 04/10/ /10/ /10/ /10/ /11/ /11/ /10/ /10/ /11/ /11/ /11/ /12/2012 Esempio 60 gg fine mese Data emissione DDT Data fatturazione Data (ipotetica) di ricevimento fattura Data decorrenza (dalla norma = 30 gg dal ricev. Fattura) Data scadenza In Business (60gg) Data scadenza massima dalla norma 04/10/ /10/ /10/ /10/ /12/ /12/ /10/ /10/ /11/ /11/ /12/ /01/2013 Un altra alternativa che risolve il problema della data di ricevimento è la consegna del bene con FATTURA ACCOMPAGNATORIA, in questo caso il calcolo della data di scadenza è definito dai 30 giorno (o 60 giorni) dalla fine mese della consegna del bene. Pagina 12 23/10/