Osservatorio Associativo pag. n. 1/22

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1 Osservatorio Associativo pag. n. 1/22

2 Struttura dei dati Il Data Base è suddiviso in due grosse componenti: Dati relativi ai soci persone fisiche; Dati relativi ai soci persone giuridiche Dati relativi ai soci persone fisiche Codice sede Avis Numero tessera Codice fiscale Cognome Nome Sesso Data di nascita Luogo di nascita Nazionalità Indirizzo Cap Località Titolo di studio Professione Stato associativo avis Telefono Cellulare Gruppo Sanguigno Kell Fattore Rh Data iscrizione socio Data cessazione socio Condizione non professionale Dati relativi ai soci persone giuridiche Sede Codice sede Denominazione Tipo sede Indirizzo Località Cod ISTAT Cap Provincia Immobile: proprietà AVIS In affitto da privati e/o pubblico In convenzione ASL Recapito Telefonico FAX Sito internet Osservatorio Associativo pag. n. 2/22

3 P. Iva Codice Fiscale Nome e cognome presidente Data di affiliazione Data di costituzione Data di iscrizione al registro del volontariato Numero di autorizzazione Data autorizzazione Accreditamento Totali donazioni per tipologie: sangue intero plasmaferesi multi component Risorse umane Dipendenti Dirigenti Attivisti Servizio civile Risorse finanziarie Rimborsi ASL Donazioni Raccolta fondi Lasciti testamentari Altro Attività istituzionali Produzione materiale: - informativo - promozionale - scolastico - altro Reclutamento donatori Chiamata donatori Raccolta Sangue Attrezzature Informatiche Numero computer Procedure per la gestione di Segreteria Contabilità Donatori Raccolta Assoavis Sito Web Indirizzo di posta elettronica Osservatorio Associativo pag. n. 3/22

4 Modalità di accesso Al fine di garantire il massimo della riservatezza l accesso all Osservatorio avviene solo attraverso le pagine della Intranet Associativa, per la quale è necessario farsi riconoscere da un User Name, che per le AVIS corrisponde al codice sede assegnato dall Avis Nazionale, e da una Password, anche questa ultima assegnata dall Avis Nazionale. La password è di due tipi: il primo consente la sola visualizzazione e da accesso a tutte le informazioni senza poterle modificare, il secondo tipo, concede anche la possibilità di gestione e modifica dei dati. La gestione e la modifica può avvenire fino a quando i dati non saranno convalidati, cosa che dovrebbe avvenire entro il 31 marzo di ogni anno, dopo aver eseguite la convalida, l accesso alla Intranet e quindi all Osservatorio è possibile solo con la password di visualizzazione. L accesso con la password di gestione e modifica sarà di nuovo consentito alla apertura del nuovo Data base per l anno di riferimento. La pagina di apertura dell Osservatorio è la seguente: Come User Name si dovrà digitare il codice della sede che l Avis Nazionale ha assegnato ad ogni Avis (per esempio: Avis Imola 2800), la Password assegnata da Avis Nazionale. Osservatorio Associativo pag. n. 4/22

5 Lo User Name è anche importante per la tipologia di dati che potranno essere visualizzati, il data base gestisce la gerarchia delle sedi; in tale modo sarà possibile sarà digitando il codice di un Avis Comunale o di Base visualizzare i dati di propria competenza, digitando il codice di un Avis Provinciale saranno visualizzati i dati relativi ai soci di tutta la Provincia, digitando il codice di un Avis Regionale saranno visualizzati i dati relativi ai soci di tutta la Regione e così per l Avis Nazionale. Di seguito la pagina di apertura dell Osservatorio, nella quale sono messe in evidenza le tre funzioni principali: Osservatorio, Report Statistici, Importazione Anagrafica Soci persone fisiche. Caricamento dati soci persone fisiche Il caricamento dei dati relativi ai soci persone fisiche, si può eseguire in due modalità: una manuale cioè per singolo socio compilando la seguente videata: Osservatorio Associativo pag. n. 5/22

6 L accesso è avvenuto digitando il codice dell Avis Comunale di Imola, scegliendo la funzione registro soci e successivamente cliccando sul bottone inserimento, si compila la videata, in ogni campo, dove compare Seleziona cliccando sulla freccia a destra, si può scegliere l elemento che comparirà, si salva il contenuto della anagrafica inserita e si procede per quante se ne da inserire. Ovviamente tale procedura non è quella che si consiglia, poiché lunga e laboriosa e con notevoli probabilità di errori. E possibile effettuare un caricamento cumulativo meglio definito come importazione dei dati di tutti i soci, tale importazione può essere effettuata dall Avis Comunale o di Base, oppure dall Avis Provinciale per tutte le sedi Avis gestite, oppure dall Avis Regionale per tutte le sedi Avis di propria competenza. Per effettuare tale importazione è necessario creare un file in formato TXT, creato da un programma di esportazione dei dati dalla propria procedura di gestione dei soci, contenente tutte le informazioni richieste dall Osservatorio. Di seguito si elencano le specifiche (è consigliabile verificare sempre integralmente la pagina on-line qui sotto riportata): Osservatorio Associativo pag. n. 6/22

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9 Per le Avis che utilizzano Assoavis, è prevista una procedura di creazione del file richiesto, alla quale si accede dal menù utilità, scegliendo esportazione per Osservatorio associativo Rispondendo SI, compare la videata successiva Si selezionano le sedi Avis che si intendono esportare, ciò vale per le Avis cosiddette di coordinamento che gestiscono più sedi, le Avis Comunale o di Base selezioneranno solo la propria, per facilitare il compito è prevista la funzione seleziona tutte, si clicca su OK e parte la creazione del file di esportazione, completata l operazione il programma comunica dove reperire il file creato. Osservatorio Associativo pag. n. 9/22

10 Le Avis che utilizzano un altra procedura dovranno creare un file di esportazione con le caratteristiche elencate sopra. Il caricamento dei dati nel Data Base dell osservatorio, avviene dal menù scegliendo la terza funzione Importazione anagrafica soci, cliccando su sfoglia, compare la videata normale di risorse del computer, Osservatorio Associativo pag. n. 10/22

11 si seleziona il file da importare che, come si evince dalla figura sopra descritta, si trova in: C:\Programmi\Assoavis5\Osservatorio.txt, si da invio ed automaticamente si avvia il caricamento, il programma esegue una serie di controlli di compatibilità, se vengono trovati degli errori e/o incongruenze, vengono segnalate, ciò al fine di rettificare tali errori e proseguire poi per il caricamento definitivo. Una volta caricati i dati è possibile vedere l elenco completo oppure effettuare delle ricerche per nominativo, tale funzione si attiva dal menù Registro soci, si clicca sul bottone cerca e si scrive il cognome e nome del socio da ricercare Il risultato della ricerca è la videata sotto riportata: Osservatorio Associativo pag. n. 11/22

12 Per vedere in dettaglio i dati si può cliccare sulla V di visualizza nella terzultima colonna, oppure se vi sono dei dati da modificare si clicca sulla M della penultima colonna di destra e compaiono tutti i dati del socio: Come si può vedere in alto nell intestazione AVIS Intranet, sulla destra a fianco di User compare il codice della sede Avis ( 2800 ), che ha chiesto di accedere Osservatorio Associativo pag. n. 12/22

13 all Osservatorio e che è stata abilitata, in quanto riconosciuta, un altra Avis Comunale non potrà vedere i dati di un socio dell Avis comunale di Imola come nell esempio. La visualizzazione dei dati relativi al socio Marabini è garantita all Avis Provinciale di Bologna, all Avis Regionale dell Emilia Romagna e all Avis Nazionale, presso le quali è iscritto il socio Marabini. Osservatorio Associativo pag. n. 13/22

14 Osservatorio Avis on-line L Osservatorio è suddiviso per anni, ciò consentirà in futuro di fare dei reports comparativi per vedere l andamento della composizione dei soci dell Avis. Infatti l Osservatorio è predisposto per ottemperare al compito di redigere il registro soci, che dovrà essere aggiornato ogni anno, con le modalità e i tempi che l Avis Nazionale emanerà, ma contemporaneamente, sarà possibile appunto costruire dei reports comparativi tra più anni, ciò è possibile poiché l Osservatorio è suddiviso in sottoinsiemi annuali. Come detto in precedenza, è molto importante la modalità di accreditamento, giacché in funzione di tale accreditamento, si potranno visualizzare le informazioni riguardanti la sede accreditata. Eseguito il Login, compare la seguente videata: che corrisponde alla pagina di apertura o meglio al menù principale; posizionandosi con il cursore su: Osservatorio AVIS 2006 vai e cliccando compare la prima videata, che suddivisa in due parti: la colonna di sinistra, che elenca le varie funzioni che si possono svolgere, la parte di destra comprende i dati relativi alla funzione scelta Osservatorio Associativo pag. n. 14/22

15 Per default il programma prevede che venga attivata la prima funzione che corrisponde al registro sedi Immediatamente compare la videata sopra riportata e in funzione della velocità della linea di connessione ad Internet, di come ci si è fatti riconoscere, cioè del livello di autorizzazione: Comunale, Provinciale, Regionale o Nazionale, compariranno i dati delle sedi consultabili. Nel caso specifico, il Login è stato eseguito con il codice dell Avis Emilia Romagna: Osservatorio Associativo pag. n. 15/22

16 Ciò che compare è una sintesi del registro, se si vuole visualizzare l intero elenco è sufficiente collocarsi con il cursore sulla freccia rivolta a destra a fianco di cognome_pres., cliccare e compare l intera riga, per vederla tutta si dovrà fare scorrere sulla destra il video Se si vogliono visualizzare rapidamente i dati relativi ad una sede, si può attivare la funzione cerca, la ricerca può avvenire per codice, cioè digitando il codice della sede che si desidera visualizzare, se non si conosce tale codice, si può fare una ricerca per nome, si selezione il tipo di sede, si scrive la denominazione e si avvia la ricerca Osservatorio Associativo pag. n. 16/22

17 sotto il risultato delle ricerca Gli unici dati che sono modificabili sono quelli relativi a: i locali sono; Osservatorio Associativo pag. n. 17/22

18 data di iscrizione al registro del Volontariato, Numero di autorizzazione alla raccolta Data di autorizzazione Accreditamento Totali donazioni per tipologie, tutti gli altri dati sono modificabili solo dalla Sede Nazionale, ciò al fine di garantire una univocità dei dati relativi alle sedi, dati che sono estremamente importanti per eventuali comunicazioni ed altro. Come si può vedere dall esempio il codice sede che compare a fianco di User è: 3645 che corrisponde alla sede Regionale dell Emilia Romagna, anche in questo caso un Avis di un altra Regione non potrà visualizzare i dati relativi alla sede dell Avis di Imola, tale operazione sarà possibile solo all Avis Regionale. Per ogni sede è prevista la raccolta di altri informazioni che sono raggruppate nelle seguenti categorie: Risorse umane Risorse finanziarie Attività istituzionali Attrezzature informatiche Per raggiungere le categorie di cui sopra dell Osservatorio è sufficiente cliccare sul nome della categoria che si vuole raggiungere, che compare sulla colonna di sinistra, il risultato della ricerca è in funzione del numero di sedi che hanno dati significativi, ciò è molto importante per le sedi di coordinamento: Provinciale, Regionale e Nazionale. Sotto si riporta un esempio di ricerca, del risultato ed eventualmente della modifica dei dati. Osservatorio Associativo pag. n. 18/22

19 Nella Regione Emilia Romagna solo due sedi hanno dati significativi relativi alle risorse umane, cliccando sulla V di visualizza della sede Avis 2800, si può vedere il dettaglio Osservatorio Associativo pag. n. 19/22

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21 Report statistici on-line Dalla pagina di apertura a login avvenuto, si può accedere alla sezione Report Statistici on-line cliccando su Report Statistici vai, oppure su segui link. In funzione di come ci si fatti riconoscere si vedranno le statistiche relative, per l Avis Comunale o di Base vedrà solo le sue, l Avis Provinciale vedrà in un report solo le statistiche relative ai soci di tutte le sedi avis sotto ordinate, cosi via per le Avis Regionale e per l Avis Nazionale. Osservatorio Associativo pag. n. 21/22

22 Convalida dei dati Terminato l inserimento, la modifica, la correzione di tutti i dati della propria sede, quando si è sicuri di non dover più effettuare alcuna modifica o integrazione ai dati, è necessario effettuare la convalida dei dati, cliccando sull ultima voce della colonna di sinistra Convalida dati. Il sistema visualizzerà una schermata di richiesta di conferma al fine di prevenire convalide accidentali. Una volta convalidati i dati non sarà più possibile modificarli o integrarli. Contestualmente la password utilizzata fino a quel momento per accedere alla modifica dei dati sarà disabilitata e non più attiva nemmeno per l accesso all area intranet. Per accedere alla intranet e alla visualizzazione dei propri dati nell Osservatorio, dopo la convalida dei dati, bisognerà utilizzare la password di sola Visualizzazione assegnatavi dall Avis nazionale insieme a quella di Modifica dei dati. Osservatorio Associativo pag. n. 22/22