L opportunità di coniugare trasparenza con efficienza

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1 L opportunità di coniugare trasparenza con efficienza Aziende Sanitarie di Reggio Emilia Stefania Gherri Responsabile Interaziendale Anticorruzione Trasparenza e Integrità Roberto Ligabue Servizio Tecnologie Informatiche e Telematiche Coordinatore Area Informatica Amministrativa

2 L opportunità di coniugare trasparenza con efficienza D.lgs. 33/2013 D.lgs. 97/2016 Molteplicità degli adempimenti: come garantire rispetto delle norme con impegno e risorse? Analisi organizzativa Analisi supporti informatici

3 Risorse e organizzazione Responsabile della prevenzione dell anticorruzione, della trasparenza e dell integrità Responsabile della gestione documentale Modalità di lavoro che già favorivano processi interdisciplinari di collaborazione Investimento sui temi dell etica, dell equità e dell integrità ancor prima che divenissero «obbligatori» «Comitato anticorruzione» costituito da più professionisti espressione di altrettante strutture coinvolte nei nuovi processi (studio, comunicazione, consulenza, controllo interno) Stile di Direzione Forte commitment aziendale su questi temi

4 Funzionalità Servizi Supporto Informatico Gestione documentale interaziendale Pratiche Pec Protocollo Serie Documentali Work flow Atti e delibere Firma Digitale Servizi Schedulabili DOC Rendering L utente e i suoi diritti Unicità della gestione documentale

5 Il Progetto Razionale Competenze legali, archivistiche, informatiche: studiare le norme, i processi e declinarli con le opportunità informatiche Attenzione alla gestione documentale dal punto di vista informatico e amministrativo Struttura convenzionata PARER (Polo archivistico regionale) che fornisce servizi di conservazione digitale Aggiornamenti / nuove funzionalità e/o release Comunicazione/Formazione Controlli/Monitoraggi

6 Il Progetto Razionale Acquisire i dati laddove sono conservati Farli lavorare a chi li detiene e li conosce Coinvolgimento di tutti gli attori nel work flow Lo strumento è volutamente «pervasivo» rispetto all organizzazione sia in senso fisico sia in senso logico Revisione del modo di lavorare Manuale Operativo per una buona pratica di gestione del sito Amministrazione Trasparente Responsabili della pubblicazione

7 Il Progetto Il sistema integra dati e documenti aziendali e si configura come uno strumento per Pubblicazione guidata ed automatica Soluzione è parte integrante del Sistema Informativo Aziendale Si integra con altri sistemi gestionali Pubblicazione contestuale su una o più sezioni del sito Pubblicazione pilotata dal back-end applicativo su cui convogliano i dati provenienti da più applicativi

8 Un esempio

9 Un esempio Gestione archivistica

10 Un esempio

11 Funzionalità Servizi L opportunità di coniugare trasparenza con efficienza Docsuite interaziendale Extranet Amministrazione Trasparente Albo Pretorio Online Pratiche/fascicoli Pec Archivi / Serie Documentali Work flow Servizi Schedulabili Firma Digitale Protocollo Atti e Delibere L utente e i suoi diritti DOC PDF Rendering La pubblicazione diviene parte integrante del procedimento amministrativo

12 L opportunità di coniugare trasparenza con efficienza Dati ANAC (Ex AVCP) Tavolo di condivisione per redazione dei documenti Proposta ODG Raccolta firme digitali Adozione PEC Organi di Controllo Protocolli Pubblicazione Albo Pretorio Online Esecutività Fascicolo Amministrazione Trasparente ANAC Conservazione Digitale Conservazione Digitale (Anticipata) demo

13 L opportunità di coniugare trasparenza con efficienza L.190/2012 art.1 c. 32 D.lgs. 97/2016 art. 37 c. 1 lett.a): Struttura proponente Oggetto del bando Operatori invitati Aggiudicatario Importo di aggiudicazione Tempi di completamento Somme liquidate Rendicontazione affidamenti beni e servizi

14 L opportunità di coniugare trasparenza con efficienza Gestione Documentale Amministrazione Trasparente Gare Contratti Cig SmartCig Bilancio e pagamenti

15 Formazione tabella riassuntiva beni e servizi

16 Formazione tabella riassuntiva beni e servizi

17 Formazione tabella riassuntiva beni e servizi 1. Gestione Documentale Atti/Delibere 2. Gestionale appalti e gare 3. Gestionale pagamenti 4. Archivio registrazioni pro-anac generato automaticamente 5. Preparazione automatica XML arente/avcpdocument?idseriesitem= Pubblicazione

18 Formazione tabella riassuntiva beni e servizi

19 Benefici Implementazione del confronto e della cooperazione in azienda Conferma dell approccio multidisciplinare Rivisitazione del work flow: processi di distribuzione e condivisione dei documenti tra le diverse unità organizzative aziendali, miglioramento dei profili di autorizzazione e del trattamento dei dati Circolazione delle informazioni migliorata sicuramente tra servizi amministrativi Trasparenza verso l esterno ma anche verso l interno

20 Benefici Riduzione del rischio di duplicazione delle attività o di gestione dei dati Nessun aumento dei costi per risorse umane Responsabilizzazione «diffusa» degli incaricati Riduzione della possibilità di eludere e/o non gestire informazioni importanti ai fini della trasparenza e della prevenzione alla corruzione Graduale riduzione dei costi analogici (sono diminuiti i processi cartacei) Ristrutturazione più efficiente dei processi affrontati

21 Quello che sembrava un inciampo è diventato un gradino per raggiungere la meta Minor White (fotografo e scrittore statunitense)