REGOLAMENTO DEL SISTEMA DI BUDGET E DEL CONTROLLO DIREZIONALE

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1 REGOLAMENTO DEL SISTEMA DI E DEL CONTROLLO DIREZIONALE INDICE 1. Inquadramento 1 2. Budget: definizione 2 3. Budget: finalità 2 4. Budget: struttura Centri di tà () Centri di Attività (CdA) 3 Centri di Costo (CdC) Centri di Risorsa (is) Comitato di budget 4 5. Budget: percorso di definizione 5 6. Raccordo tra budget e bilancio preventivo annuale 5 7. Budget: monitoraggio 6 8. Budget: variazioni 6 9. Valutazione degli obiettivi di budget e raccordo con il sistema di valutazione delle risorse umane Budget: tempistica del processo 8 1. Inquadramento Sulla base della pianificazione e dell indirizzo politico regionale, i processi di programmazione e controllo si articolano nelle seguenti dimensioni: I) pianificazione strategica, affidata alla direzione strategica, la quale definisce le finalità dell azienda mediante l atto aziendale ed il piano attuativo locale (PAL) triennale e, per il sistema socio-sanitario, attraverso la partecipazione al piano di zona (PdZ); II) programmazione attuativa, in capo alla programmazione e controllo su indirizzo della direzione strategica, che declina gli obiettivi strategici in obiettivi aziendali annuali tramite la definizione e l approvazione del PAL annuale. La programmazione annuale è volta a definire, per l intera Azienda e per le strutture operative, gli obiettivi annuali e le politiche gestionali. Queste ultime indicano gli interventi necessari in merito alla struttura organizzativa, ai processi operativi e direzionali, alle risorse, alle dinamiche del personale ed, infine, agli investimenti da effettuare nell anno, in conformità con la pianificazione regionale e con il programma pluriennale aziendale (L.R. n. 49/1996, Titolo III, artt.17-18); III) controllo direzionale, di competenza della programmazione e controllo di gestione, che garantisce l attuazione delle strategie e, in particolare, della programmazione attuativa. Il processo di controllo direzionale è costituito dalle seguenti fasi: - budgeting; - misurazione degli obiettivi; - controllo a consuntivo; - reporting e valutazione; IV) controllo operativo, che si concretizza attraverso la realizzazione di specifici compiti e che compete alle singole strutture operative aziendali. 1

2 2. Budget: definizione Il budget è lo strumento formale con cui si quantificano i programmi d azione, se ne verifica la fattibilità economica, tecnica e finanziaria, si allocano le risorse coerentemente agli obiettivi da perseguire. Il budget è un sistema gestionale che attiene al controllo direzionale e che si caratterizza per i seguenti fattori: a) è globale, ovvero interessa l Azienda nella sua visione olistica. Il processo di budget richiede il coordinamento e l integrazione degli obiettivi perseguiti dai singoli Centri di tà () in un ottica unitaria della gestione aziendale. b) definisce obiettivi, espressi in termini di risultati da conseguire e di risorse correlate; c) presenta obiettivi riferiti ai. Tali obiettivi sono: - espressi in termini prevalentemente quantitativi ed in forma sintetica; - misurabili, al fine di consentire un utile parametro di riferimento per il controllo e per la valutazione; - controllabili dal cui sono assegnati; - condivisi. d) ha durata annuale e prevede processi di valutazione intermedia, per consentire un significativo confronto tra gli obiettivi di budget, i progressivi risultati conseguiti ed i relativi riflessi economici. Prevede un sistema informativo a supporto dell attività gestionale delle strutture aziendali e richiede un analisi sistematica del contesto in cui esse operano, delle interdipendenze sia al loro interno sia con le altre strutture. Per raggiungere tali scopi il budget sottende un processo previsionale, accurato e coordinato, che utilizza in modo organico tutti gli elementi conoscitivi aziendali. 3. Budget: finalità Il sistema di budget è lo strumento d indirizzo che ha la finalità di responsabilizzare tutti i professionisti al conseguimento degli obiettivi aziendali secondo una logica sistemica. Attraverso il periodico confronto con i risultati, il budget ha anche lo scopo di favorire un sistema di apprendimento del personale volto al miglioramento continuo. 4. Budget: struttura La struttura del sistema di budget prevede: definizione di un piano dei, aggiornato annualmente; definizione del contenuto di responsabilità di ciascun, ossia degli elementi sui quali il responsabile del può esercitare un ragionevole grado di controllo e rispetto ai quali può, di conseguenza, essere responsabilizzato; definizione dell organizzazione a supporto del sistema di budget che comprende: - comitato budget, organo preposto all indirizzo e alla supervisione del budget; - struttura di programmazione e controllo, supporto tecnico-operativo all intero processo. 4.1 Centri di tà () Con il sistema di budget l azienda assegna ai obiettivi misurabili, controllabili e raggiungibili, allocando contestualmente le risorse necessarie al loro conseguimento. I sono aggregazioni di attività e di processi decisionali omogenei la cui manifestazione economica è attribuita alla diretta responsabilità di un dirigente o di un funzionario dell Azienda, secondo i criteri e gli indirizzi previsti dal regolamento di organizzazione aziendale (Decr. PGR n.198/1999, art. 8, c.1). I corrispondono, di norma, a strutture organizzative aziendali, dotate di risorse umane, materiali, tecnologiche e finanziarie, preposte al raggiungimento di specifici obiettivi aziendali. I sono altresì tenuti al perseguimento degli obiettivi definiti dal PAL annuale, obiettivi che possono essere inseriti anche tra quelli di budget. I si distinguono in Centri di Attività (CdA) e in Centri di Risorsa (is). 2

3 4.1.1 Centri di Attività (CdA) Sono Centri di Attività le strutture responsabili dello svolgimento dei processi di produzione ed erogazione dei servizi. A tali centri compete l efficace ed efficiente perseguimento degli obiettivi dei budget di attività, ovvero di obiettivi sanitari e/o assistenziali e/o di supporto ad essi, integrati da obiettivi economici relativi all utilizzo dei diversi fattori produttivi assegnati. Ai CdA, quindi, viene di norma assegnato anche un budget economico che trova corrispondenza nelle specifiche voci del conto economico preventivo, al netto di un eventuale fondo di riserva da utilizzare in caso di revisione dei budget aziendali. I CdA sono individuati annualmente, tramite decreto di budget, in relazione alla rilevanza strategica e/o economica degli obiettivi e dei fattori produttivi assegnati e possono essere modificati in funzione di un eventuale riorganizzazione della struttura aziendale. A livello dipartimentale vengono negoziati esclusivamente le risorse e gli obiettivi condivisi tra le diverse strutture/servizi/equipe/uffici afferenti. I CdA si differenziano tra intermedi, di supporto e di servizio ad altri CdA, e finali, responsabili di processi produttivi e servizi rivolti ai cittadini e agli utenti. A ciascun CdA corrisponde almeno un Centro di Costo, entità utile ai fini della rivelazione dei consumi di natura economica. Ai responsabili di budget di attività può essere delegato, da parte del Direttore Generale, un fondo economale per l acquisizione diretta di beni di consumo destinati al medesimo CdA. Il suddetto fondo ha una funzione assimilabile a quella di un is e costituisce, pertanto, budget di risorsa. Il responsabile del CdA: si fa carico del raggiungimento degli obiettivi di budget definiti con la direzione mediante il miglior impiego delle risorse assegnate; garantisce l attuazione degli obiettivi previsti dal PAL per il proprio CdA e trasmette alla struttura di programmazione e controllo, entro fine gennaio, il materiale utile ai fini della valutazione del loro raggiungimento; governa, gestisce ed organizza le risorse umane ed i fattori produttivi assegnati nell ambito del valore del budget concordato e nel rispetto della normativa vigente in materia di organizzazione del lavoro; può modificare l utilizzo dei prodotti sanitari, non sanitari, manutenzioni e servizi nel rispetto della previsione complessiva del budget, dei vincoli contrattuali e di quanto definito nel presente regolamento; predispone un documento di previsione dei consumi dei prodotti e servizi da trasmettere ai responsabili di risorsa, per l attivazione delle procedure di acquisizione secondo la tempistica programmata, entro il 30 ottobre dell anno precedente a quello di competenza. Il documento di previsione dei consumi costituisce un indicazione per la definizione del bilancio previsionale. Sarà inoltre revisionato in sede di definizione del budget annuale; monitora e verifica l attività generata e i costi prodotti sulla base di propri strumenti di controllo e di specifici report predisposti dalla programmazione e controllo, in collaborazione con il sistema informativo; comunica al Direttore Sanitario/Direttore Amministrativo a seconda delle competenze e al responsabile della programmazione e controllo gli scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati; assicura il presidio dei conti del piano approvato dal regolamento di contabilità generale, ove previsto da determina della struttura di programmazione e controllo. Centri di Costo (CdC) Il Centro di Costo rappresenta un'entità autonoma ed omogenea di rilevazione delle voci di costo inerenti ad una data attività/servizio/prestazione. Ogni CdC afferisce ad un determinato. Ad un possono competere più CdC. Per finalità operative un CdC può essere articolato in più livelli gerarchici tramite la creazione di sub-centri di Costo ad esso afferenti. Un CdC/sub-CdC viene aperto su richiesta motivata, via e- mail, da parte del responsabile del alla struttura di programmazione e controllo di gestione. Quest ultima valuterà l opportunità dell attivazione in relazione all entità dei costi previsti per l oggetto (di norma superiori a per un CdC e per un sub-cdc) e alla significatività di tale specificazione all interno dell intero processo di controllo di gestione. 3

4 4.1.2 Centri di Risorsa (is) I Centri di Risorsa sono le strutture deputate a supportare i processi produttivi attraverso la previsione, l acquisizione, la distribuzione delle risorse e dei fattori produttivi necessari all espletamento delle attività istituzionali da parte dei CdA, nel rispetto del principio di economicità. I is sono individuati annualmente, tramite decreto di budget, in relazione alla rilevanza strategica e/o economica delle risorse e dei fattori produttivi aziendali e possono essere modificati in funzione di un eventuale riorganizzazione della struttura aziendale. L assegnazione dei budget di risorsa è effettuata, di norma, in chiusura del processo di budget consolidando i budget dei singoli CdA ed integrandoli con le politiche di gestione o di sviluppo previste per ciascun fattore produttivo. Nel caso in cui sia stato adottato il bilancio economico preventivo, ma non siano stati ancora definiti i budget per i CdA, l assegnazione dei budget ai is può essere effettuata sulla base dei valori del bilancio preventivo e, per il Coordinamento Socio Sanitario, anche su quelli del bilancio preventivo del sociale, al netto di un eventuale fondo di riserva. I is costituiscono di norma anche CdA intermedi, di supporto e di servizio ai CdA finali, per la parte di competenza. Per l attività di presidio di specifiche risorse, il cui utilizzo si caratterizza per elevati volumi e significativa incidenza economica, il responsabile del is è coadiuvato dal responsabile tecnico del CdA di riferimento. Il responsabile del is: si fa carico dei risultati di efficacia e di economicità dei processi di acquisizione, razionalizzazione, distribuzione e dismissione dei fattori produttivi/risorse nonché delle convenzioni di competenza; assicura il governo dei conti - in riferimento al piano dei conti approvato dal regolamento di contabilità generale - indicati, tramite determina, dalla struttura di programmazione e controllo; cura le previsioni quantitative e qualitative dei fattori produttivi/risorse di competenza; assicura il governo dei conti del piano approvato dal regolamento di contabilità generale, come indicato da determina della struttura di programmazione e controllo; supporta i responsabili dei CdA in merito alle modalità di utilizzo e di gestione delle risorse e dei fattori produttivi da essi utilizzati; fornisce eventuali pareri richiesti dal comitato di budget sull assegnazione ed il monitoraggio di risorse ai CdA; attiva tutte le procedure amministrative e gestionali per garantire la disponibilità dei fattori produttivi dei CdA e per ottenere le migliori acquisizioni dei fattori produttivi; rileva e monitora mensilmente il proprio budget di risorsa con riferimento al maturato o, ove possibile, all ordinato; comunica al Direttore Amministrativo e al responsabile del controllo di gestione gli scostamenti (sia in negativo sia in positivo) di prezzo e/o di consumo rispetto alla spesa programmata. 4.2 Comitato di budget Il comitato di budget è un organo consultivo del Direttore Generale che collabora alle funzioni di indirizzo, supervisione e controllo del processo di budget, in particolare per quanto attiene all individuazione degli obiettivi e delle relative risorse da assegnare ai. Il comitato, inoltre, partecipa al monitoraggio del grado di perseguimento degli obiettivi, al controllo del relativo andamento della spesa, sulla base della reportistica predisposta dalla struttura di programmazione e controllo e, qualora richiesto, esprime pareri su eventuali richieste di variazione di budget. Il comitato di budget si riunisce almeno una volta all anno su convocazione del Direttore Generale, che lo presiede. Può essere inoltre convocato su richiesta di un responsabile di. E composto da: direzione strategica; responsabili della struttura di programmazione e controllo e del controllo di gestione. A seconda delle esigenze è prevista la partecipazione dei responsabili dei Centri di Risorsa/Centri di Attività, nonché di altri referenti aziendali. 4

5 5. Budget: percorso di definizione Il percorso di definizione di budget si articola nelle seguenti fasi: 1) linee d indirizzo strategico: la direzione strategica, con il supporto del comitato di budget, predispone, di norma entro il 30 settembre dell anno precedente a quello di competenza, le linee d indirizzo strategico. Tale documento, in sinergia con le linee di gestione del SSR, indica gli indirizzi aziendali che costituiscono riferimento per la redazione del PAL e del budget annuale. 2) proposta di budget: il comitato di budget predispone entro fine febbraio una proposta di budget per ciascun CdA (intermedio e finale) nella quale sono definiti: - obiettivi con relativi indicatori e valori attesi; - risorse a disposizione. I responsabili dei CdA si fanno parte attiva affinché la proposta di budget venga orientata all attuazione delle strategie aziendali. La proposta di budget viene, inoltre, inviata all Organismo Indipendente di Valutazione che esprime un parere in merito alla coerenza tra obiettivi e relativi indicatori. 3) valutazione della proposta di budget: i responsabili dei CdA valutano, congiuntamente ai proprio collaboratori, la proposta di budget e comunicano eventuali integrazioni ed osservazioni alla programmazione e controllo (e al Direttore di Dipartimento se afferenti a tale struttura), entro le due settimane successive alla ricezione della proposta di budget. La programmazione verifica la compatibilità e la coerenza delle diverse proposte ricevute con le strategie aziendali e, sulla base di ciò, predispone la scheda di budget per la negoziazione. 4) negoziazione del budget: il comitato di budget organizza con i responsabili di ciascun CdA, di norma entro le due settimane successive alla valutazione della proposta di budget, un momento di confronto formale nel quale sono concordati obiettivi e risorse delle schede di budget. Alle negoziazioni dei budget dei CdA dei Dipartimenti partecipano anche i Direttori di Distretto, e viceversa. 5) approvazione del budget: con la sottoscrizione della scheda di budget il responsabile del CdA assume formalmente l impegno a conseguire gli obiettivi ivi indicati. La scheda di budget viene approvata dal Direttore Generale e dal responsabile del CdA. 6) approvazione del budget consolidato: il Direttore Generale approva, di norma entro il 31 marzo di ogni anno, il budget consolidato, contenente le schede di budget di tutti i CdA per l anno di competenza. 7) condivisione degli obiettivi di budget: i responsabili dei CdA comunicano a tutti i collaboratori, tramite incontro verbalizzato da tenersi entro la fine di aprile, gli obiettivi di budget concordati. Tali verbali andranno trasmessi alla struttura di programmazione e controllo entro i 30 giorni successivi alla suddetta riunione. Ad eccezione di specifiche esigenze, il budget di strutture semplici, servizi ed uffici indipendenti è di norma direttamente assegnato al responsabile gerarchico più prossimo. Per gli uffici, servizi e strutture di staff che non sono CdA viene predisposta un apposita scheda di budget. Entro fine aprile i responsabili di direzione, di distretto e di dipartimento possono a loro volta assegnare ai responsabili di strutture semplici, servizi ed uffici indipendenti - tramite accordo formale da trasmettere per conoscenza alla struttura di programmazione e controllo - una quota del proprio budget. 6. Raccordo tra budget e bilancio preventivo annuale Per il principio di quadratura contabile tra la contabilità analitica e la contabilità generale, anche la definizione del budget economico per dovrà prendere a riferimento il bilancio preventivo. Nello specifico: le previsioni economiche dei CdA devono trovare corrispondenza nelle specifiche voci del conto economico preventivo al netto di un eventuale fondo di riserva; il totale delle previsioni economiche dei is e dell eventuale fondo di riserva trovano corrispondenza negli importi complessivi del contro economico preventivo; Viceversa anche la rendicontazione trimestrale del conto economico dovrà trovare corrispondenza in quanto definito in sede di budget e di controllo infrannuale. 5

6 7. Budget: monitoraggio Monitoraggio del budget dei Centri di Attività La struttura di programmazione e controllo monitora i budget attribuiti ai CdA predisponendo la reportistica necessaria e mettendola a disposizione mediante i supporti informativi aziendali. I responsabili dei suddetti centri sono tenuti a compiere una prima valutazione in merito sia ai livelli di conseguimento degli obiettivi ad essi attribuiti sia alle proiezioni di consumo a fine anno, anche con l ausilio di una propria reportistica. I responsabili dei CdA segnalano tempestivamente via , alla direzione sanitaria e alla struttura di programmazione e controllo, eventuali scostamenti nel raggiungimento degli obiettivi e del consumo delle risorse ed essi assegnate. La programmazione provvederà a darne comunicazione al comitato di budget, il quale potrà richiede una convocazione dei diretti interessati per ulteriori approfondimenti. Monitoraggio del budget dei Centri di Risorsa La struttura economico-finanziaria predispone trimestralmente i rendiconti economici per la verifica dell andamento economico complessivo rispetto alle previsioni del bilancio economico preventivo. Il controllo di gestione verifica, invece, l andamento della gestione aziendale in relazione al programma e al budget annuale. l responsabili dei is assicurano la rilevazione ed il monitoraggio mensile e/o trimestrale del proprio budget di risorsa con riferimento al maturato o, ove possibile, all ordinato. Essi sono altresì tenuti ad informare tempestivamente criticità (in positivo e in negativo) inerenti il proprio budget. I responsabili dei is valutano i dati contabili forniti trimestralmente dalla struttura economicofinanziaria e segnalano tempestivamente alla direzione amministrativa e alla struttura economicofinanziaria, via , eventuali scostamenti o trend diversi da quanto previsto in sede di budget. La struttura economico-finanziaria provvederà a darne comunicazione al comitato di budget, il quale potrà richiede una convocazione dei diretti interessati per ulteriori approfondimenti. 8. Budget: variazioni Variazioni di budget dei Centri di Attività Variazioni di obiettivi di budget di attività dovute ad eventi non prevedibili intercorsi successivamente alla definizione del budget vanno comunicate via e- , con motivazione, al Direttore Sanitario e alla programmazione e controllo. Qualora necessario il Direttore Sanitario, in accordo con il Direttore Amministrativo, può proporre al Direttore Generale: - di disporre dell eventuale utilizzo del fondo di riserva, - la diversa allocazione tra fattori produttivi tra CdA, - la revisione del bilancio preventivo. Il responsabile di budget di CdA può modificare, previa verifica di fattibilità con il responsabile del is e comunicazione via al controllo di gestione, l utilizzo dei prodotti sanitari, dei prodotti non sanitari, delle manutenzioni e dei servizi, nel rispetto della previsione complessiva del budget e dei vincoli contrattuali vigenti. Non possono essere variate le previsioni per i fattori produttivi individuati quali specifico obiettivo di budget né quelli relativi al personale e agli investimenti. Variazioni di budget dei Centri di Risorsa Le variazioni di budget dei is si effettuano, di norma, a cadenza trimestrale. Le decisioni in merito alle variazioni tra fattori produttivi all interno di un medesimo is, che non modifichino l ammontare totale delle risorse assegnate al centro, competono al responsabile del is. Un referente del is comunica tali modifiche via al controllo di gestione e, per conoscenza, alla struttura economico-finanziaria. Costituiscono eccezione le modifiche del personale e degli investimenti per le quali verrà applicata la procedura sotto riportata e, per gli investimenti, anche l art. 6 del DPR n. 358/Pres del 25 settembre 2001 Regolamento regionale per l erogazione del saldo dei finanziamenti concessi per interventi d investimento. Per variazioni tra fattori produttivi di is diversi, che non comportino mutamenti nel totale dei costi previsti nel conto economico preventivo, il is interessato trasmette via la richiesta di variazione di budget, specificandone la motivazione, al Direttore Amministrativo e al responsabile del controllo di gestione che attiverà il comitato di budget. 6

7 9. Valutazione degli obiettivi di budget e raccordo con il sistema di valutazione delle risorse umane All Organismo Indipendente di Valutazione (OIV) compete la valutazione in merito all effettiva attuazione, sotto il profilo gestionale, delle scelte contenute negli atti di indirizzo strategico in termini di congruenza tra obiettivi prefissati e risultati ottenuti da parte delle strutture aziendali nonché al conseguimento degli obiettivi di budget da parte di ciascun CdA. A tal fine: i responsabili dei CdA predispongono, validano e trasmettono il materiale utile ai fini della valutazione del raggiungimento degli obiettivi di budget, al responsabile della struttura di programmazione e controllo entro il 31 gennaio dell anno successivo a quello di competenza; la struttura di programmazione e controllo acquisisce, di norma entro il 30 aprile dell anno successivo a quello di competenza, gli eventuali ulteriori dati di sistema; la struttura di politica e gestione delle risorse umane, tramite un proprio referente in materia ed in raccordo con la programmazione e controllo, predispone di norma entro aprile dell anno successivo a quello di competenza, compatibilmente con quanto definito dal regolamento aziendale sulla valutazione del personale, la documentazione finale inerente la valutazione del personale dirigente e di comparto, per consentire il collegamento della valutazione dei risultati con i sistemi incentivanti. L OIV valida altresì la documentazione che evidenzia, a consuntivo, i risultati organizzativi e individuali raggiunti rispetto agli obiettivi programmati e alle risorse, rilevando gli eventuali scostamenti (Decreto del DG n. 485/2010). Propone, inoltre, al Direttore Generale la valutazione annuale relativa ai risultati di gestione complessiva delle singole strutture. 7

8 10. Budget: tempistica del processo Trasmissione PROPOSTA all'oiv CONDIVISIONE OBIETTIVI DI Formalizzazione eventuali PER STRUTTURE SEMPLICI/ SERVIZI/ UFFICI Predisposizione LINEE D'INDIRIZZO STRATEGICO Predisposizione doc di PREVISIONE DEI CONSUMI PROPOSTA PER VALUTAZIONE PROPOSTA conclusione fase di NEGOZIAZIONE APPROVAZIONE CONSOLIDATO Budget + PAL anno precedente: TRASMISSIONE VALUTAZIONE OBIETTIVI ACQUISIZIONE DATI DI SISTEMA da trasmettere all'oiv Predisposizione materiale per VALUTAZIONE DEL PERSONALE 30 set 31 ott 31 gen 28 feb 14 mar 28 mar 31 mar 30 apr 30 set 31 gen 30 apr Direzione Strategica CdA Comitato di Budget Comitato Budget e Direttore Generale e Direttore Generale Programmazione e Controllo Politiche e gestione delle risorse umane I anno Budget + PAL anno precedente: TRASMISSIONE VALUTAZIONE OBIETTIVI II anno (di competenza) Predisposizione LINEE D'INDIRIZZO STRETEGICO per l'anno successivo III anno MONITORAGGIO PERIODICO (mensile/ trimestrale/ semestrale a seconda dell'oggetto) 8