OPERATIVITA WEBTEC LATO STUDIO PER GESTIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B

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1 OPERATIVITA WEBTEC LATO STUDIO PER GESTIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B PRIMO ACCESSO ALLA PIATTAFORMA DOPO IL RICEVIMENTO DELLE CREDENZIALI Accedendo alla piattaforma con le credenziali dell operatore responsabile della piattaforma viene proposta la presa visione e l accettazione dei contratti Premendo sul titolo di ciascun documento, verrà effettuato il download del documento stesso nella cartella predefinita del browser oppure verrà richiesto dove effettuarne il salvataggio. Così facendo, l icona relativa alla visualizzazione del contratto diventerà da gialla a verde. Inoltre, sarà necessario accettare le clausole che vengono esposte per ciascun contratto. PAG. 1

2 Per procedere, utilizzare l azione Conferma presente alla fine del dialogo. Così facendo sarà possibile utilizzare la piattaforma. Contestualmente, verrà inviata una mail all indirizzo specificato in fase di creazione del DB che contiene i dettagli relativi all accettazione dei contratti stessi con in allegato i documenti stessi. PAG. 2

3 CREAZIONE DATABASE NUOVA AZIENDA CON FUNZIONALITA FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B Selezionare la voce Inserisci per procedere con la creazione di un nuovo DB: compilare la sezione Attivazione nuova licenza sul cliente attivare tutti gli articoli presenti nel gruppo PIATTAFORMA FATTURAZIONE B2B/PA FLAT 2018 premere azione Avanti presente alla fine del dialogo compilare la sezione del rappresentante legale indicando i campi Codice fiscale, Cognome, Nome e . Impostando il flag Invia credenziali al cliente, verrà inviata una mail contenente le credenziali all indirizzo specificato nel campo . Nella parte finale del dialogo successivo, scegliere come Terzo intermediario PA Digitale: verrà configurata automaticamente la PEC e la firma di Pa digitale (fe.pad@sicurezzapostale.it) ai fini dell invio e per la ricezione delle fatture elettroniche Attenzione: scegliere Nessuno solamente nel caso si voglia impostare sia una pec che utilizzare una firma digitale propria per l invio delle fatture. premere l azione Genera per avviare la creazione del DB. AZIENDA - PRIMO ACCESSO ALLA PIATTAFORMA CON OPERATORE PAG. 3

4 Accedendo alla piattaforma con le credenziali ricevute con la mail di attivazione, verrà richiesto il cambio password. Dopo aver cambiato la password, sarà possibile accedere al servizio. Il dialogo successivo propone la presa visione e l accettazione dei contratti Premendo sul titolo di ciascun documento, verrà effettuato il download del documento stesso nella cartella predefinita del browser oppure verrà richiesto dove effettuarne il salvataggio. Così facendo, l icona relativa alla visualizzazione del contratto diventerà da gialla a verde. Inoltre, sarà necessario accettare le clausole che vengono esposte per ciascun contratto. PAG. 4

5 Per procedere, utilizzare l azione Conferma presente alla fine del dialogo. Così facendo sarà possibile utilizzare la piattaforma. Contestualmente, verrà inviata una mail all indirizzo specificato in fase di creazione del DB che contiene i dettagli relativi all accettazione dei contratti stessi con in allegato i documenti stessi. ATTIVAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA AZIENDA Per poter gestire la trasmissione delle fatture elettroniche attive, è necessario accedere al punto di menu Fattura elettronica/gestione/utilità/gestione Soggetti Fattura Elettronica e impostare il flag in corrispondenza della colonna Abilita FE Attiva. Per rendere definitiva l operazione, utilizzare l azione Conferma. NB. Non effettuando il presente passaggio, sarà possibile inserire le fatture attive in stato Bozza, ma sarà impedita la trasformazione della fattura in stato Definitiva e il suo relativo invio. Accanto alla denominazione del cedente/prestatore sarà visibile un icona di divieto che evidenzia l impossibilità di trasmissione della fattura. CONFIGURAZIONE DELLA PEC PER LA RICEZIONE E INVIO DELLE FATTURE ELETTRONICHE (Solo se si desidera utilizzare una PEC diversa da PA DIGITALE) Nel caso in cui il cliente decida di gestire tramite propria PEC la ricezione e/o l invio delle fatture elettroniche potrà configurare la propria PEC : Accedere al menu: Gestione Azienda e selezionare l anagrafica tramite l icona gestione PAG. 5

6 Censire nella gestione indirizzi di posta elettronica la PEC aziendale utilizzata per la gestione della fatturazione elettronica Nel tab gestione PEC configurare i parametri della PEC e selezionare casella solo b2b Accedere al menu Configurazione fattura elettronica e selezionare nella casella del Terzo intermediario l azienda, in automatico verrà proposta la lista delle PEC configurate, concludere scegliendo la PEC desiderata CREAZIONE OPERATORI Accedendo al punto di menu Azienda/Gestione operatori è possibile creare ulteriori operatori tramite l azione Inserisci operatore : il dialogo richiede l inserimento dei dati anagrafici dell utente da creare. Per rendere definitivo l inserimento bisogna utilizzare l azione Inserisci presente in fondo al dialogo. L utente sarà poi visibile all interno dell elenco degli operatori, con lo stato Non attivo. Sarà necessario, quindi, selezionare l icona in corrispondenza dell operatore appena creato e selezionare la sezione Gestione utenti. Nel dialogo dovrà essere indicato l indirizzo dell operatore, se non censito all interno dell anagrafica creata in precedenza e dovranno essere attivate le funzionalità relative alla fatturazione elettronica. Tramite il link Anteprima Menu Classi Collegate è possibile visualizzare l elenco delle singole voci di menu attivate in base alle classi utente selezionate. Il flag Notifica ricezione fatture B2B permette all operatore di ricevere una mail per ciascuna fattura elettronica ricevuta. In automatico viene proposta una password d ufficio, che può essere modificata contestualmente togliendo il flag Password d ufficio. Diversamente, al primo accesso alla piattaforma da parte dell operatore creato, verrà richiesta la modifica della password direttamente da parte dell utente. PAG. 6

7 Con tale configurazione, l operatore avrà la seguente scrivania: PAG. 7

8 CREAZIONE DATABASE NUOVO STUDIO CON FUNZIONALITA FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B Selezionare la voce Inserisci per procedere con la creazione di un nuovo DB: compilare la sezione Attivazione nuova licenza sul cliente ; attivare tutti gli articoli presenti nel prodotto PIATTAFORMA FATTURAZIONE B2B/PA FLAT 2018 ; premere azione Avanti presenti alla fine del dialogo; compilare la sezione del rappresentante legale indicando i campi Codice fiscale, Cognome, Nome e . Impostando il flag Invia credenziali al cliente, verrà inviata una mail contenente le credenziali all indirizzo specificato nel campo ; Nella parte finale del dialogo successivo, scegliere come Terzo intermediario PA Digitale: verrà configurata automaticamente la PEC e la firma di Pa digitale (fe.pad@sicurezzapostale.it) ai fini dell invio e per la ricezione delle fatture elettroniche PAG. 8

9 Attenzione: scegliere Nessuno solamente nel caso si voglia impostare sia una pec che utilizzare una firma digitale propria per l invio delle fatture premere l azione Genera per avviare la creazione del DB. STUDIO - PRIMO ACCESSO ALLA PIATTAFORMA CON OPERATORE Accedendo alla piattaforma con le credenziali ricevute con la mail di attivazione, verrà richiesto il cambio password. Dopo aver cambiato la password, sarà possibile accedere al servizio. Il dialogo successivo propone la presa visione dei contratti Premendo sul titolo di ciascun documento, verrà effettuato il download del documento stesso nella cartella predefinita del browser oppure verrà richiesto dove effettuarne il salvataggio. Così facendo, l icona relativa alla visualizzazione del contratto diventerà da gialla a verde. Inoltre, sarà necessario accettare le clausole che vengono esposte per ciascun contratto. PAG. 9

10 Per procedere, utilizzare l azione Conferma presente alla fine del dialogo. Così facendo sarà possibile utilizzare la piattaforma. Contestualmente, verrà inviata una mail all indirizzo specificato in fase di creazione del DB che contiene i dettagli relativi all accettazione dei contratti stessi con in allegato i documenti stessi. GESTIONE CONTRATTI TRA LO STUDIO E IL CLIENTE Lo studio/associazione ha la possibilità di avere la gestione dei contratti tramite Point&click per l erogazione del servizio di fatturazione elettronica ai suoi clienti Tale scelta si trova nel menu Configurazione fattura elettronica. Tramite apposito flag sarà possibile: Se attivo obbligare il cliente dello studio all accettazione dei contratti al primo accesso come referente in ASIT (vedere paragrafo dedicato per maggiori info) Se non attivo il cliente dello studio non dovrà accettare alcun contratto all accesso in ASIT. La pre-impostazione di questo campo è attiva perché pensiamo che tale funzionalità semplifichi e aiuti lo studio alla dematerializzazione e alla semplificazione del rapporto contrattuale con il proprio cliente, nel caso lo studio non voglia usufruire di tale servizio disattiverà tale impostazione. ATTIVAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA AZIENDA Per poter gestire la trasmissione delle fatture elettroniche attive, è necessario accedere al punto di menu Fattura elettronica/gestione/utilità/gestione Soggetti Fattura Elettronica e impostare il flag in corrispondenza della colonna Abilita FE Attiva. Per rendere definitiva l operazione, utilizzare l azione Conferma. PAG. 10

11 Nel caso in cui lo studio utilizzi la gestione contratti per i suoi clienti all abilitazione tali anagrafiche verranno marcate come contratto da accettare, Attenzione: per gestire correttamente i contratti l anagrafica del cliente dovrà avere anche l indicazione del Legale Rappresentante nel caso di società altrimenti se la gestione contratti non è attiva tale informazione sarà assente NB. Non effettuando il presente passaggio, sarà possibile inserire le fatture attive in stato Bozza, ma sarà impedita la trasformazione della fattura in stato Definitiva e il suo relativo invio. Accanto alla denominazione del cedente/prestatore sarà visibile un icona di divieto che evidenzia l impossibilità di trasmissione della fattura. CREAZIONE OPERATORI Accedendo al punto di menu Azienda/Gestione operatori è possibile creare ulteriori operatori tramite l azione Inserisci operatore. Il dialogo richiede l inserimento dei dati anagrafici dell utente da creare. Per rendere definitivo l inserimento bisogna utilizzare l azione Inserisci presente in fondo al dialogo. L utente sarà poi visibile all interno dell elenco degli operatori, con lo stato Non attivo. Sarà necessario, quindi, selezionare l icona in corrispondenza dell operatore appena creato e selezionare la sezione Gestione utenti. Nel dialogo dovrà essere indicato l indirizzo dell operatore, se non censito all interno dell anagrafica creata in precedenza e dovranno essere attivate le funzionalità relative alla fatturazione elettronica. Tramite il link Anteprima Menu Classi Collegate è possibile visualizzare l elenco delle singole voci di menu attivate in base alle classi utente selezionate. PAG. 11

12 Il flag Notifica ricezione fatture B2B permette all operatore di ricevere una mail per ciascuna fattura elettronica ricevuta. In automatico viene proposta una password d ufficio, che può essere modificata contestualmente togliendo il flag Password d ufficio. Diversamente, al primo accesso alla piattaforma da parte dell operatore creato, verrà richiesta la modifica della password direttamente da parte dell utente. Con tale configurazione, l operatore avrà la seguente scrivania: STUDIO - CREAZIONE ACCESSO PER REFERENTE AZIENDA PAG. 12

13 Per consentire l accesso alla piattaforma all operatore dell azienda cliente dello studio (denominato referente), è necessario: indicare la mail dello studio che verrà utilizzata come mittente per l invio delle credenziali; censire il referente all interno dell anagrafica del cliente stesso. CONFIGURAZIONE INDIRIZZO MAIL MITTENTE Per poter configurare l indirizzo mail dello studio è necessario accedere al punto di menu, nella sezione Commercialisti, Dati informativi/configurazione referenze e compilare: il campo mittente indicando l indirizzo mail da utilizzare come mittente; nel campo Modello mail abilitazione referente indicare il valore Invio credenziali referenti. Il sistema invierà una mail per ciascun referente censito con il link per l accesso alla piattaforma e le relative credenziali; nel campo Modello mail abilitazione referente indicare il valore Notifica invio credenziali. Il sistema invierà una mail all indirizzo dell azienda, che riepilogherà le abilitazioni fatte. CONFIGURAZIONE REFERENTE Accedendo tramite l icona presente in corrispondenza dell anagrafica del cliente, bisogna posizionarsi nella sezione Gestione referenze. Dovrà essere preventivamente inserita l anagrafica del referente tramite le funzioni di inserimento poste nel dialogo, indicando l indirizzo . Successivamente, selezionando la funzione Inserisci nuovo referente, potrà essere richiamata l anagrafica inserita in precedenza. Nel campo Tipo Referenza specificare il valore Referente azienda e richiamare con la lente posta accanto al campo Indirizzo mail l indirizzo mail inserito in fase di creazione dell anagrafica del referente. Impostando il flag Abilita accesso referente, alla conferma dell inserimento, viene inviata una mail al referente contenente il link di accesso alla piattaforma e le relative credenziali. PAG. 13

14 Se il referente dovrà anche gestire l emissione delle fatture elettroniche, sempre all interno della sezione Gestione referenze, sarà necessario inserire una seconda referenza, specificando nel campo Tipo referenza il valore REFERENTE FEPA. ACCESSO REFERENTE AZIENDA Il referente dell azienda accederà all area Azienda sempre in tasca (ASIT) tramite il link asit.cloudwebtec.it/wt0000xxxx. L operatore configurato potrà quindi accedere alla visualizzazione delle fatture elettroniche ricevute e inviate. PAG. 14

15 Inoltre, se è stata attivata la possibilità di creare le fatture attive, tramite il + presente all interno della funzionalità Fatture elettroniche inviate. PAG. 15